TPE, comment gérer les entrées/sorties de papiers ?


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Vous la connaissez, cette boite qui contient pêle-mêle tout un tas de documents, dans laquelle vous priez pour ne pas avoir besoin d’y fouiller ? Quand on doit se concentrer sur son cœur de métier, il est difficile d’organiser le flux des documents qui arrivent en permanence. Rassurez-vous il y a des solutions !

Avec quelques automatismes, on peut facilement gagner du temps et fiabiliser son système de classement. De plus tous les documents ne sont pas à garder : les documents importants sont ceux qui ont un impact administratif, financier ou juridique sur l’entreprise.


Quels documents ?

En schématisant, il n’y a que 3 types de documents à maitriser :

  • Les documents courants : factures, courriers, devis,…
  • Les documents de gestion : analyse, stratégie, contrats, …
  • Les documents permanents : statuts, actes immobiliers, formalités de création,…

 

La fréquence d’entrée/sortie est inversement proportionnelle à l’importance du document. Les documents courants sont très abondants en quantité et demandent donc beaucoup de temps de traitement mais leur durée d’utilisation est faible. Attention tout de même à leur durée de conservation : si les publicités et magazines peuvent être jetés, tout document servant de justificatif comptable (facture, relevé bancaire) est à conserver 10 ans. Ces documents vont donc être rapidement archivés.

La seconde catégorie (les documents de gestion) génère peu de documents, mais un bon historique pour suivre l’évolution de l’entreprise est primordial pour la stratégie de l’entreprise à moyen et long terme.

Enfin, la 3ème catégorie est peu utilisée mais ces documents ne doivent absolument pas se perdre. Il faut donc les conserver à part et dans l’idéal les scanner pour avoir une copie numérique.

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Définir une arborescence

Un classement efficace permet de gagner du temps. S’il est bien défini, il doit être intuitif dès l’étape de rangement. On retrouve ensuite directement le document voulu, même si quelqu’un d’autre l’a rangé, et même en l’absence de ceux qui l’utilisent habituellement.

Tout passe par une bonne arborescence de départ : créer une arborescence consiste à déterminer un ensemble de dossiers et sous-dossiers permettant de classer tous les documents.

L’arborescence doit donc être compréhensible et accessible à tous les utilisateurs. Elle doit également être évolutive et s’adapter aux changements qui interviennent dans l’entreprise.

 

Avant de commencer, quelques questions permettent de poser les bonnes bases :

  • Qui sont les utilisateurs (au niveau de la production des documents, de la consultation, de la gestion)
  • Quelles sont les activités de l’entreprise ? Quels sont les documents qui en découlent ? ou à l’inverse : à quelle activité se rapportent les différents types de documents ?

Pour définir l’arborescence, n’utilisez pas votre organigramme mais vos activités. Ce sont elles qui doivent servir de base. Il ne s’agit pas forcément des activités commerciales. Pour classer les documents comptables, définissez les différentes « activités » comptables (fournisseurs, clients, fiscal, banque et caisse, personnel)

Attention, l’arborescence ne sera pas forcément identique pour les papiers et les données informatiques.

 

La durée de conservation des contrats et documents commerciaux n’étant pas la même que celle des factures, évitez de tout classer ensemble. Séparez au quotidien les documents courants des autres documents. Vous gagnerez ainsi du temps au moment d’archiver mais aussi en cas de recherche.

Documentation permanente ou de gestion :

Contrats (eau, gaz, électricité, téléphone, internet)

Banque (prêts, contrats)

Fournisseurs (accords, contrats,…)

Personnel (convention collective, contrats de travail,…)

Immobilier (bail, loyer, achat)

Caisses sociales (adhésion, échéanciers)

Partenaires  (comptable, syndicats, …)

Assurances (contrats, échéances)

Formalités de création, reprise (K-bis, annonce légale, statuts,…)

 

Documentation courante :

Banque (relevé de compte) à classer par ordre chronologique

Documents fiscaux à classer par type d’impôt

Clients (devis, commandes, facture) à classer par ordre chronologique

Fournisseurs (commandes, factures) à classer par ordre alphabétique

Social (bulletins de paie, charges sociales) à classer par mois

Immobilisations (factures) à classer par ordre alphabétique

Documentation produits à classer par produit

Documentation professionnelle (revues, abonnements, catalogues…)  à classer par sujet

 

arborescence

 

Classer et stocker

Les documents reçus n’iront pas forcément directement dans le dossier correspondant. S’il y a un traitement à faire ou une action en attente, ils doivent passer par une étape de transition.

Exemple :

  • le double des devis émis ira dans un dossier « attente retour »,
  • le double de la facture émise ira dans un dossier «  attente règlement »,…
  • la facture fournisseur ira dans une bannette « à comptabiliser » puis « à payer »

 

Vient ensuite le moment du classement. Si votre arborescence a bien été définie, le classement est très simple. Evitez au maximum la catégorie « Divers ». Si vous l’utilisez, vérifiez régulièrement ce qu’elle contient : si un même type de document revient plusieurs fois dans cette catégorie, interrogez-vous sur la pertinence de lui attribuer une catégorie à part entière.

Stocker a un coût, au niveau financier, mais aussi en temps de recherche : plus on garde, plus on risque de perdre du temps à retrouver le bon document. Il est donc important d’éliminer tous les brouillons, doublons, anciennes versions, documents qui ne contiennent pas d’informations importantes (convocation à une réunion, …).

 

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Selon le volume de documents que génère votre entreprise, le système de stockage ne sera pas le même. Pour une TPE, une ou plusieurs boîtes d’archives en carton suffisent pour stocker les factures et documents courants de l’année comptable écoulée. Les documents courants de l’année  en cours peuvent être stockés dans des classeurs, par mois ou par ordre alphabétique, ou dans un grand trieur à soufflet.

Concernant les documents de gestion, attention à bien séparer les documents encore en cours tels que les contrats (de tout type) et ceux à archiver (contrats échus).

 

Archivage papier ou électronique ?

Si vous recevez des documents papiers, le fait de les scanner ne remplace pas l’original, du moins avec un scanner de bureau.

Il existe en effet une procédure de numérisation autorisée par l’administration fiscale, mais à ce jour, celle-ci nécessite le respect de plusieurs conditions généralement trop lourdes pour une TPE (signature électronique ou empreinte numérique, horodatage, procédure écrite et contrôle,…).Vous pouvez tout de même consulter l’article 102B du livre des procédures fiscales pour en savoir plus.

Ainsi, si vous scannez vos documents avec un scanner classique, cela ne vous dispense pas de conserver les originaux papiers.

Il faut également stocker vos factures papier dans un endroit « immédiatement accessible à toute requête de l’administration », c’est-à-dire en France, et dans un lieu dont vous avez l’accès.

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Si vous recevez des documents électroniques, vous devez également les conserver sous cette forme. L’impression de ces documents ne constituant pas la facture d’origine, le seul archivage papier ne suffit pas.

Seule exception : l’archivage des doubles des factures de vente. Le B.O.I. N° 4 du 11 janvier 2007 autorise à ne conserver qu’une copie électronique des factures de vente émises aux conditions suivantes :

  • Le document électronique doit être signé numériquement ou gravé sur un support non réinscriptible, afin d’en garantir l’intégrité

  • La date de son enregistrement doit être la plus proche possible de la date d’émission de la facture

 

Vous souhaitez vous faire aider pour la gestion de vos papiers professionnels ? Je vous accompagne dans la mise en place d’un système de classement fiable et pratique au quotidien !

 

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13/12/2017

Noël, avec ou sans cadeaux

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Pourriez-vous fêter Noël sans cadeaux ?
Si la question est plus délicate avec les enfants, elle peut au moins se poser avec les adultes :
Vouloir faire plaisir en trouvant LE cadeau qui fera le bonheur de son destinataire est bien entendu très plaisant. Mais est-ce vraiment le cas à chaque Noël ? Vous êtes-vous déjà retrouvé à faire un cadeau parce que c’est Noël et qu’il faut faire des cadeaux ?
 

Des avantages

Il y a quelques avantages non négligeables à fêter Noël sans faire de cadeaux. Outre le fait d’économiser de l’argent (parce que ça fait assez radin quand même), fêter Noël sans cadeaux vous évite de participer au gaspillage des ressources et à la pollution (car un cadeau nécessite d’être produit, emballé, transporté…), mais aussi d’affronter la cohue à l’approche de Noël, perdu au milieu des rayons à la recherche d’un cadeau sympa et pas trop kitsch. Cela évite également les déceptions dans les deux sens si le cadeau ne plait (chouette, pas besoin de jouer la comédie !).
 

Mais pas que…

En revanche, il faut que tout le monde soit d’accord et joue le jeu, pour éviter le moment gênant où une personne vous offre un cadeau alors que vous n’en avez pas prévu pour elle.
Pour les enfants, c’est une autre histoire. Noël représente pour eux la meilleure occasion de recevoir tout ce qu’ils souhaitent. Ils ne peuvent pas s’acheter ce qu’ils veulent comme un adulte le ferait et n’apprécient donc pas de la même manière les cadeaux qu’ils reçoivent. Ceci est d’autant plus vrai que l’enfant est jeune.
 

Des compromis sont possibles

Entre faire des cadeaux à tout le monde, en partie par obligation et ne pas en faire du tout, il y a des solutions intermédiaires :
- Faire des cadeaux immatériels (tickets de cinéma, entrée pour un parc d’attraction, …) ou offrir une sortie à faire ensemble (faire une marche en montagne et amener le picnic par exemple),
- Soutenir l’économie locale ou une association (humanitaire ou autre) en achetant vos cadeaux chez eux,
- Fabriquer soi-même ses cadeaux (vous trouverez plein d’idées sur internet),
- Faire des cadeaux communs en limitant le montant,
- Faire une tombola : chacun amène un cadeau qui sera distribué en tirant au sort. Cette solution peut être compliquée car il faut trouver un cadeau qui puisse convenir à n’importe qui.
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13/04/2018

Que faire de ses vêtements encore “mettables” ?

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Avez-vous régulièrement des vêtements déjà portés, mais pas suffisamment sales pour les mettre à laver ? Qu’en faites-vous ? Est-ce le tas de linge qui traine dans votre chambre tel un arbre de Noël ?

Au propre, au sale, en tas sur le sol ?

Le tas de linge presque propre ne peut pas être remis avec les vêtements totalement propres (heu… vous suivez ?). Mais comme ces vêtements n’ont été portés que quelques heures, on ne veut pas forcément les mettre dans le panier à linge sale.
Comment faire pour éviter les amas ? Procédons par étape : Lorsque vous retirez un vêtement, mettez-le directement au sale si vous ne pouvez plus le remettre prochainement (pas de « peut-être, on verra ! ») En cas de doute : au sale.

Que faire du reste ?

Plusieurs solutions s’offrent à vous :
  • Aménager un emplacement dans son armoire exprès pour ces vêtements déjà portés. Votre armoire est déjà pleine à craquer et il est impensable pour vous d’y laisser une case toute entière ? Il est peut-être temps d’y faire un peu de tri.
  • Si l’idée de faire du tri ne vous botte pas, vous pouvez tenter d’ajouter une boîte ou une caisse près de votre armoire.
  • Si vous savez que vous n’allez jamais penser à piocher dans le tas s’il n’est pas sous vos yeux en permanence, vous pouvez opter pour des patères, à l’endroit où vous vous habillez (chambre ou salle de bain, le grand débat !). La place y est souvent limitée, mais ça oblige à faire le tri régulièrement.
  • Autre solution : un valet ou même une chaise, si l’aspect esthétique ne vous rebute pas. Personnellement, je trouve que ça fait fouillis mais je suis un peu maniaque.
Pour ma part, j’ai opté pour les patères derrière la porte de la salle de bain.

Et ensuite ?

Bref, vous l’aurez compris, pour que ce linge ne traine plus par terre, il suffit de lui définir une place précise et de s’y tenir. Elle doit donc être la plus pratique et rapide à atteindre pour éviter une crise de flemme aiguë.
Dans tous les cas, avant de piocher dans les vêtements propres, vérifiez d’abord à l’endroit défini s’il y a des vêtements que vous pouvez mettre.
Et si vous voyez des vêtements qui y trainent depuis trop longtemps, pas d’hésitation : au sale !
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17/09/2018

Quand le bazar devient une pathologie

accumulation

Vous avez peut-être déjà entendu parler du syndrome de Diogène, ou plutôt vu dans un reportage une maison remplie de déchets (bouteilles plastiques, …) jusqu’au plafond.

L’encombrement à son extrême est classé comme trouble du comportement, qui associe la plupart du temps l’accumulation d’objets à un isolement social.

 

Qui est touché ?

Le syndrome de Diogène touche majoritairement des personnes âgées, vivant seul. Ce syndrome apparait très souvent suite à un choc psychologique tel que le décès d’un proche. Mais ces cas ne sont pas systématiques et ce syndrome peut se développer dans toutes les classes d’âge et toutes les classes sociales.

 

Comment reconnaitre ce syndrome ?

Si vous avez l’impression de trop accumuler, pas de panique, il faut vraiment être dans l’extrême pour que cette accumulation soit considérée comme pathologique.

Pour diagnostiquer un syndrome de Diogène, on observe principalement une accumulation excessive d’objets : la personne n’a plus la notion de déchet, elle ne fait plus la distinction entre les déchets et les objets et conserve tout. A cela s’ajoute un manque d’hygiène corporelle, ainsi qu’un fort isolement social.

Vos nombreuses collections de souvenirs et autres ne suffisent donc pas à vous rendre atteint par ce syndrome.

 

A ne pas confondre avec la syllogomanie…

Le fait d’amasser un très grand nombre d’objets n’implique pas systématiquement la présence du syndrome de Diogène. Il pourrait en effet être confondu avec la syllogomanie qui elle consiste à collectionner des objets de manière excessive.

La personne souffrant de syllogomanie ne peut pas se résigner à jeter les objets qu’elle possède, et encombre ainsi son domicile au point de réduire son espace vital.

Ces deux troubles sont assez proches mais pas synonymes : si on schématise, la syllogomanie est une accumulation compulsive d’objets se rapprochant plus du TOC, n’incluant pas forcément une mauvaise hygiène.

Elle peut en revanche aboutir au syndrome de Diogène, qui lui est une vraie pathologie, où l’on note un isolement social et un manque d’hygiène en plus d’une accumulation d’objets ET de déchets.

 

Comment ça se soigne ?

Le syndrome de Diogène étant un trouble mental, le coach en rangement ne peut pas soigner les personnes souffrant de ce syndrome. Il faut faire appel à la médecine.

De plus, forcer la personne atteinte à ranger ne suffit pas à la guérir, au contraire. Le rangement peut être un vrai déchirement et n’empêchera pas la situation de revenir.

Enfin, le syndrome de Diogène étant souvent associé à d’autres problèmes psychiatriques, il faut traiter l’ensemble des problèmes pour avoir une guérison efficace.

Malheureusement, le diagnostic n’est souvent pas posé car la personne est devenue tellement isolée qu’elle ne laisse plus personne entrer chez elle et refuse toute aide extérieure. L’état de l’habitat est alors dans de nombreux cas constaté au moment du décès de la personne.

 

Et les collectionneurs ?

Werner Muensterberger, psychanalyste américain définit la collection comme le fait de sélectionner, regrouper et conserver des objets de valeur subjective.

On retrouve donc cette notion d’accumulation, mais de manière plus ordonnée et cadrée. Le collectionneur ne garde pas tout et n’importe quoi mais seulement un type bien précis d’objets (ou plusieurs pour les pluti-collectionneurs).

Comme pour un achat compulsif, l’acquisition d’un nouvel objet dans sa collection procure un plaisir immédiat mais éphémère, qui peut pousser à chercher en permanence de nouveaux objets.

 

collection

 

Le collectionnisme peut-il être pathologique ?

Nous avons quasiment tous commencé un jour ou l’autre une collection (pour ma part, c’était les papiers à lettre Diddl au collègue). Cela n’a rien d’un toc ou d’une pathologie quelconque.

D’après le psychiatre Robert Neuburger, le comportement d’un collectionneur devient dangereux quand « l’aspect passionnel prend le dessus et qu’il perd toute notion de réalité. Ce sont des cas rares, bien sûr. Quant aux collectionneurs “normaux”, même s’ils ne souffrent pas d’une maladie, ils ne guérissent pas du “collectionnisme”. C’est une véritable dépendance. Un peu comme l’alcoolisme ou le jeu. A la différence que cette assuétude est plutôt sympathique”. »

 

Si vous avez un peu de temps à perdre, savez-vous qu’il existe des termes pour désigner une collection en fonction du type d’objet concerné ? Un suidéphile par exemple collectionne ce qui concerne les cochons, un cervalobélophile collectionne les étiquettes de bière …  Lien ici

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