Prendre de bonnes habitudes...


habitudes

Combien de fois m’a-t-on dit : « quand je range ça tient quelques jours et c’est à nouveau le bazar ». Ca vous parle ?

Cette situation arrive généralement quand on ne fait que déplacer les objets, sans leur définir une place logique. On a l’impression de ranger mais le désordre est toujours là, il est juste à un autre endroit.

En revanche, si vous avez déjà bien désencombré et organisé votre intérieur de manière logique, le problème réside ailleurs : il faut réussir à maintenir l’ordre établi.

Même avec le meilleur système de rangement/classement, quelques efforts sont encore nécessaires pour remettre régulièrement chaque chose à sa place.

 

Comment être certain que tout est rangé de manière logique ?

Vaste question. On peut déjà retenir 3 principes de base :

  • Faire des catégories
  • Chercher la proximité
  • Tenir compte de la fréquence d’utilisation

 

 

Ces principes sont détaillés dans cet article :
Les 3 règles absolues d’un bon rangement

rangement

 

L'idée est toujours de définir une place logique et facile pour chaque type d’objet. Cette première étape est essentielle pour qu’un logement reste vraiment rangé.
 

Chaque chose à sa place… en permanence !

Il faut ensuite appliquer ce principe dès qu’un nouvel objet entre dans la maison. Je parle d’objet mais ça concerne bien TOUT ce qui entre, notamment les papiers, les objets prêtés, les dessins rapportés de l’école,… bret, TOUT. Car si une place n’est pas attribuée, l’objet en question va se retrouver sur la première surface libre.

Ne cherchez pas compliqué pour autant : pour être sur de toujours remettre les choses à leur place, il faut leur trouver l’endroit le plus simple possible.

Si par exemple vous cherchez souvent vos clés, trouvez l’endroit le plus facile où les poser . Personnellement je les range toujours dans la même poche de mon sac car je l’ai forcément avec moi au moment ou je rentre (et je ne change jamais de sac).

Essayez pendant quelques jours de vous y tenir pour créer une habitude.

ranger-cles

 

Dans l’idéal on définit une place pour chaque chose immédiatement mais on sait bien qu’au moment où on rentre, on n’a pas toujours le temps, ni l’envie de le faire. Et on se dit qu’on verra ça plus tard…

 

Le pire ennemi du rangement : la procrastination

Si chaque catégorie d’objets est définie, tout devrait trouver sa place naturellement, sans avoir à y réfléchir.

Si malgré ça vous n’arrivez pas à vous motiver à remettre des choses à leur place, il y a 2 actions à faire :    

  • Est-ce que c’est trop contraignant ? (chercher un escabeau, sortir une boite du fond du placard, …) Oui, oui on est tous un peu flemmards par nature et s’il y a trop de gestes à faire, on a vite envie d’aller au plus simple.

On peut donc remettre en question ce qui est déjà fait, se focaliser sur son objectif et réfléchir de manière globale pour trouver comment encore simplifier. Il faut parfois perdre un peu de temps pour en gagner plus tard.

 

avant-apres

 

  • Si le problème ne vient pas de là, ou qu’il n’est pas possible de simplifier plus, la seule solution est de transformer son geste en habitude, tellement ancrée qu’on le fait sans réfléchir (un peu comme on se brosse les dents avant d’aller se coucher).

 

Se créer des habitudes

Pour créer une habitude, il faut fournir un certain effort quelques jours. Tenez bon, soyez patient  et surtout n’abandonnez pas ! Récompensez également vos réussites, ça motive à continuer.

Mais en ce qui concerne le rangement, la joie d’avoir tout remis à sa place (et donc de ne plus avoir à le faire plus tard) suffit bien souvent. Quel bonheur de s’être débarrassé de cette corvée, aussi petite soit-elle.

Vous voulez quelques bonnes habitudes concrètes à prendre ? Voici 5 exemples publiés par le magazine Elle.

L’idée générale est bien de faire des petites tâches tout de suite, surtout quand elles sont rapides à faire. C’est tout bête mais ce sont bien ces petits gestes qui vont vous aider.

Concernant la durée nécessaire pour ancrer une habitude, on évoque souvent un délai de 21 jours. Cette durée dépendrait en réalité du caractère de chacun et de l’habitude à prendre. Ce délai peut donc être plus long, mais pour une habitude demandant peu d’efforts (comme ranger tout de suite les choses à leur place), 21 jours semblent raisonnables.

 

Se souvenir de ses habitudes le temps que ça rentre

Vous avez enfin réussi à ranger/débarrasser tout ce qui trainait sur la table !

Maintenant il faut résister pour ne pas l'envahir à nouveau... Car même avec un intérieur bien rangé, il faut toujours un minimum d'entretien pour que ça reste bien organisé.

 

Comme dans tout apprentissage, au début on y pense tout le temps puis à force, ça devient tellement ancré qu'on range sans même y penser.

 

Astuce très moche mais efficace : mettre une petite pancarte indiquant " Ne rien poser ici ".

Pas en permanence, je vous rassure ! Juste le temps de perdre cette habitude de tout poser au premier endroit venu (on a tous cette tendance naturelle mais promis, ça se soigne !)

 

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En résumé, si un rangement ne tient pas dans le temps, il faut revoir son organisation : est-ce un problème de conception ou de procrastination ?

Avez-vous déjà constaté l’un ou l’autre de ces problèmes chez vous ?

Quelques détails font parfois toute la différence et ça vaut vraiment le coup d’y réfléchir.

 

Astuces rangement et organisation

 

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08/06/2021

Comment éviter de perdre ses documents numériques ?

moyens-sauvegardes

On a de plus en plus de fichiers numériques, que ce soient des photos, des vidéos ou des documents administratifs. Une panne du disque dur de votre ordinateur et tout est perdu, mais pas seulement : en cas de virus de type Ransomware, vos données sont chiffrées et on vous demande une rançon pour vous fournir la clé de déchiffrage, sans quoi vos documents sont illisibles.

Voici donc deux bonnes raisons de prendre quelques précautions avec vos fichiers.

 

Pour parer à ces risques, il faut toujours garder deux sauvegardes de vos données.
 

En faisant deux sauvegardes, le seul risque est que les deux appareils pourraient tomber en panne exactement en même temps. Cette probabilité est vraiment très faible, à condition de stocker les deux sauvegardes à deux endroits différents.

Les grandes entreprises  possèdent généralement un système de sauvegarde automatique sur un serveur de fichier. Ce système est mis en place par une société informatique et peut se révéler coûteux.

Pour les plus petites entreprises qui ne peuvent pas y attribuer autant de moyens, un disque dur externe de bonne qualité suffit. Pour renforcer la sécurité, il est possible de répartir les données à sauvegarder sur plusieurs disques durs simultanément selon des techniques de stockage nommées RAID.

 

disque-dur

 

Concernant les supports à utiliser, plusieurs choix sont possibles :
 

Les CD et DVD sont clairement obsolètes et peu fiables dans la durée. Pour vos données personnelles, les supports les plus fréquents sont la clé usb , le disque dur ou le cloud.

Personnellement, j’utilise un disque dur externe car sa capacité de stockage est plus élevée qu’une clé usb. Le seul risque est de se faire voler les deux appareils en même temps ou qu’un incendie détruise les deux. C’est pour cela qu’ils ne sont pas rangés au même endroit.

Du coup les copies doivent se faire manuellement mais je le fais une fois par mois environ ce qui est déjà bien. Cela signifie que si mon ordinateur décide de rendre l’âme, je perds au pire un mois de travail.  Mais il y a un avantage : comme les données ne sont pas synchronisées, si je supprime par erreur un document ou si un virus chiffre mes documents, la seconde copie ne sera pas affectée.

Concernant le cloud, il existe plein de sites, payants ou gratuits. En mettant vos documents en ligne, vous êtes sûrs de les retrouver même en cas d’incendie. Vous pouvez même choisir de les partager avec d’autres personnes.

Mais attention :

  • Même si chaque service de stockage en ligne vous assure la confidentialité de vos données, par principe de précaution n’y mettez pas de photos ou documents que vous ne voudrez jamais diffuser.
  • Ces outils ne sont pas à l’abri de bugs. Il est même déjà arrivé que des sites ferment du jour au lendemain. Gardez donc à l’esprit que le cloud n’est pas 100% sécurisé non plus. On voit bien avec l’incendie d’OVH à Strasbourg en début d’année que les serveurs externes ne sont pas infaillibles non plus.
  • N’oubliez pas que le stockage en ligne est très polluant : pour alimenter les serveurs nécessaires au stockage de vos données, il faut d’énorme datacenters qui ont besoin d’être alimentés et refroidis en permanence. Cette solution est certes pratique mais tout sauf écologique.

 

serveur

 

Un arbitrage à faire
 

Il y a donc plusieurs solutions, ayant chacune ses avantages et inconvénients, à mettre en perspective en fonction de la probabilité des risques. Personnellement, je fais une sauvegarde sur disque dur externe pour parer au risque de panne, de suppression par erreur ou de virus car ces risques me semblent plus probables qu’un incendie ou un vol simultané de mon ordinateur et de mon disque dur. J’exclue le dégât des eaux qui ne peut pas toucher un appareil en hauteur.

De plus, mon disque dur externe n’étant sollicité que lors de mes sauvegardes, cela allonge d’autant sa durée de vie.

 

Quoi sauvegarder au juste ?
 

Il va de soi que pour faire une copie de ses données importantes, encore faut-il qu’elles soient regroupées au même endroit ou au moins dans un nombre limité de dossiers.

Si vous avez des fichiers sur le bureau d’accueil, ainsi que dans des dossiers éparpillés un peu partout, vous ne serez jamais sûr d’avoir tout sauvegardé et c’est autant de manipulations supplémentaires pour les copier.

Prenez la bonne habitude de toujours classer immédiatement vos documents. Comment ? Le mot magique : arborescence !

L’arborescence est une organisation hiérarchique de vos données. Définissez un dossier source puis des sous-dossiers. Ainsi, lors de vos sessions de sauvegarde, vous n’aurez qu’à copier ce dossier source vers votre second support de stockage.

arborescence-informatique

Tant que nous en sommes à l’arborescence, pour s’en sortir, mieux vaut respecter quelques règles :

  • Toujours nommer ses dossiers et ses documents : mieux vaut un long titre qui aura le mérite d’être explicite plutôt que le terme générique «  nouveau dossier »
  • Limiter la profondeur de l’arborescence à quelques niveaux : si le sousdossier contient lui-même des sous-dossiers qui contiennent des sous-dossiers, qui contiennent …. On ne s’en sort plus. Je ne vais pas vous donner un chiffre précis à respecter, car cela dépend aussi du nombre de vos fichiers, mais il s’agit d’un arbitrage à faire entre classer de manière très précise et simplifier ses recherches sans avoir à cliquer sans fin sur le chemin à suivre pour retrouver le document tant cherché.
  • Avant de créer un nouveau dossier, toujours vérifier qu’il n’existe pas déjà. Cela semble évident mais je vous assure que les doublons arrivent très souvent.

 

 

 

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Tout en ordre

20/01/2018

Rangement et désencombrement : avant / après

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Pourquoi je ne publie pas souvent d'avant/après ?

Quand un "chantier" est terminé, quelle joie tant pour le client que pour moi de voir l'espace épuré et bien organisé ! Et pourtant, quand je regarde ensuite les photos avant/après (les rares fois où je pense à en prendre…), quelle déception.

Bien sûr, on voit que c'est mieux après (encore heureux hein !) mais je trouve systématiquement que les photos ne retranscrivent de loin pas tout le travail réalisé.

 

vaisselier avant apres

 

Le rangement n'est pas qu'une question d'esthétisme

 

Quand j’explique ce que je fais, je précise souvent que je ne suis pas là pour juste aligner des objets sur une étagère. Le vrai rangement va bien au-delà du fait de placer des objets dans des meubles.

Le point le plus important que je veux transmettre quand j’interviens chez quelqu’un est de rendre l’endroit plus pratique, pour qu’il reste rangé. Cela signifie que les objets iront en priorité dans un endroit pratique, en fonction de leur utilité. On ne cherche pas à caser le plus de choses dans les placards, mais bien à ré-agencer l’ensemble pour le rendre plus fonctionnel.

Prenons l’exemple des livres : l’esthétique voudrait que les livres soient classés par taille ou par couleur. Mais comment retrouver rapidement un livre lorsqu’ils sont tous mélangés ?

En fonction des besoins du client, je privilégie alors souvent le classement par catégorie, Le rendu est moins joli mais il a le mérite de donner un aperçu direct des types de livres qu’on possède en plus grand nombre (et croyez-moi, on a ainsi souvent de sacrés surprises), mais il permet également de retrouver très vite le livre voulu.

 

bibliotheque-avant-apres

 

Un rangement à deux vitesses

 

Il peut arriver qu’en une séance de 2-3 heures, on élimine très rapidement beaucoup de choses (en général les cassettes VHS, les vêtements, ou encore les bibelots). Dans ce cas, le rendu avant/après est facilement impressionnant en très peu de temps.

Si on s’attaque en revanche aux papiers, une seule pile peut prendre beaucoup de temps si aucun système de classement n’est encore en place.

Le rendu avant/après est donc déconnecté du temps passé à ranger.

A cela s’ajoute la difficulté que qu’on peut éprouver à prendre des décisions. Tout le monde n’est pas égal face à l’attachement aux objets et cela peut dépendre de beaucoup de facteurs, notamment son passé et sa personnalité.

 

chambre-avant-apres

 

On ne se rend pas toujours compte de la situation initiale

 

Lors de mon premier salon en tant qu’exposant il y a quelques mois, j’ai affiché quelques photos sur mon stand pour illustrer mon travail (bien que je ne trouve pas le rendu suffisamment explicite pour les raisons précédemment évoquées).

Sur ce salon, on m’a plusieurs fois demandé si les photos AVANT n’étaient pas mises en scène ? Le ton était souvent dans le style « allez, entre nous, vous avez en avez quand même rajouté, ça ne pouvait pas être à ce point en désordre avant ? ».

 

armoire-avant-apres

 

Outre le fait que ce genre de remarques peuvent vexer les vrais bordéliques (appelons un chat un chat), je trouvais cela vexant pour moi aussi : je ne me vois vraiment pas demander à un client d’en rajouter un peu, histoire d’avoir une jolie photo.

Je n’en vois clairement pas l’intérêt et ce ne serait pas professionnel du tout ! De plus, pourquoi en rajouter exprès alors que le but est justement de ranger ?

 

L’important est d’améliorer le quotidien des gens

 

Les personnes ayant besoin d’une aide pour s’organiser et ranger savent bien à quel point on peut se laisser déborder.

Les photos « avant » traduisent un mal être et une perte de contrôle dans son propre logement.

Lorsqu’un chantier est terminé et que je montre les photos « avant » au client, la réaction est toujours très vive. On oublie très rapidement à quel point la situation était grave au départ.

Cela conforte dans le fait que non, être bordélique n’est pas une fatalité !

 

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29/06/2022

Jetez vos e-mails !

messagerie

Envoyer un e-mail… on n’imaginerait pas que ça pollue, et pourtant !

Les TIC (technologies de l’information et de la communication) ont pris une grande place dans notre quotidien : mails, réseaux sociaux, recherches internet, achats en ligne, …

A priori, elles semblent plutôt écologiques car la dématérialisation réduit la quantité de papiers, les échanges via internet peuvent éviter des déplacements,…

 

Attention, toutes ces données ne sont pas anodines en termes d’impact sur l’environnement. Toutes les données sont stockées sur des serveurs (appelés Datacenters), qui sont eux très énergivores. Leur consommation d’électricité vient surtout du fait qu’il faut les refroidir en permanence. Sans parler des milliers de kilomètres de câbles à travers lesquels circulent les informations d’un serveur à un autre.

 

L’impact des e-mails
 

Chaque e-mail conservé a un impact. Pris individuellement il peut sembler faible, mais au vu des milliards d’e-mails envoyés chaque année, l’impact est bien réel. Si on ajoute des pièces jointes et/ou des destinataires, le bilan est encore plus lourd.

 

Un exemple :

Si au travail, vous envoyez tous les jours 33 e-mails d’1 Mo à deux destinataires, cela revient sur un an à faire plus de 1000km en voiture (source : Ademe)

 

Pourquoi ce bilan ? Lorsque l’on garde des e-mails inutiles, un serveur doit les stocker. Il doit donc être alimenté en électricité et refroidi en permanence car ces e-mails doivent être accessibles à n’importe quel moment.

Et une salle pleine de serveurs ça chauffe beaucoup !

 
 
pourquoi-mail-polluant
 
 

Stocker des e-mails consomme donc de l’énergie en permanence (hormis si ces e-mails sont stockés en local sur votre ordinateur, ce qui est de plus en plus rare).

Autrement dit, supprimer un maximum d’e-mails sur sa messagerie économise donc en permanence de l’énergie. Plutôt facile à faire non ?

 

Help il y en a trop !

 

Si vous ne faites pas le ménage régulièrement dans votre(vos) messagerie(s), il se peut que vous ayez quelques centaines, voire quelques milliers d’e-mails.

Là, forcément la tâche est rebutante.

Déjà, on se rassure : plus un e-mail est lourd, plus il pollue. Or parmi la montagne d’e-mails que vous stockez, il est probable que la majorité d’entre eux soient finalement assez légers en taille. Un e-mail avec uniquement du texte ne pèse pas beaucoup. Ce qui est très lourd, ce sont les pièces jointes.

On peut donc commencer par filtrer les e-mails par taille, du plus lourd au plus léger. Ensuite, on peut détacher les pièces jointes, c'est-à-dire les enregistrer sur l’ordinateur et ainsi les supprimer du mail en question.

trop-emails

 

 

C’est bien pour l’écologie mais tant qu’à faire, autant trier sa messagerie

 

Si vous avez retiré les e-mails les plus lourds, il en reste sans doute encore énormément, notamment des spams et newsletters non lues. Tant qu’à faire, trier toute sa messagerie est intéressant car cela va faciliter vos recherches lorsque vous aurez besoin de retrouver un e-mail.

L’idée n’est pas de vous culpabiliser bien au contraire. Si vraiment vous n’êtes pas à l’aise avec l’informatique, toutes ces démarches de tri peuvent vous sembler compliquées. Ou peut-être que vous n’avez pas envie de vous y attaquer, ce que je comprends parfaitement !

 

Pour faire du tri, il existe une application gratuite et très facile d’utilisation, qui pourrait bien vous aider ! Il s'agit de Cleanfox.

Je vous parle de cette application en particulier car je n’ai pas trouvé d’équivalent. A ce jour, les applications proposant le même service sont soit payantes, soit en Anglais (et gratuites qu’en version d’essai).

Revenons donc à Cleanfox : l'application passe en revue votre messagerie et repère les newsletters et mails récurrents. Vous pouvez ainsi supprimer tous les e-mails d'un expéditeur en 1 clic, et vous désabonner au passage.

 

L'avantage : c'est rapide
Il suffit de rentrer son adresse e-mail et son mot de passe sur le lien suivant : https://www.cleanfox.io/fr/

L'inconvénient : on ne peut pas visualiser les mails, soit on garde, soit on jette tout.

J'aurais bien voulu tester plus mais ma boite mail est bien maigrelette. Une amie a donc accepté de se prêter à l’exercice :

Résultat en image :

 

cleanfox-tri-emails

 

Déjà ça va mieux !

 

 

On termine ensuite par les e-mails restants

 

Vous avez bien sûr le droit de garder des e-mails sur votre messagerie. Dans ce cas, pour que ce soit plus clean dans la boite de réception, on peut créer des dossiers et les classer par thème pour les retrouver plus facilement.

Ces e-mails restants sont de toute façon à traiter au cas par cas.

Sont-ils vraiment importants ? Il est possible de les convertir en pdf pour les stocker sur votre ordinateur mais ce n’est pas forcément pratique. Personnellement j’ai déjà tenté ça avec des e-mails à archiver, par dossier. Au bout de quelques mois j’ai fini par tout supprimer car finalement je ne les regardais jamais.

Ai-je besoin de les retrouver très facilement ? On peut faire un dossier spécifique (ou compiler ces informations importantes dans un fichier sur l’ordinateur (avec double sauvegarde !)

reussir-tri-mails

 

Quelques rappels et conseils pour réduire votre impact

 

  • Ne conservez que ce qui est nécessaire car c’est bien le stockage des e-mails qui pollue le plus. Faites le tri régulièrement, aussi bien dans votre boîte de réception que dans votre boîte d’envoi. Pensez également aux messages envoyés via les réseaux sociaux.    
     
  • Supprimez les spams et désabonnez-vous des newsletters et annonces que vous ne lisez jamais        
     
  • Sauvegardez vos e-mails importants sur votre ordinateur au lieu de les laisser sur le serveur de messagerie
     
  • Limitez vos envois d’e-mails et ciblez bien les destinataires. Lorsque vous répondez à un e-mail envoyé à plusieurs personnes, n’envoyez pas systématiquement votre réponse à tous les destinataires initiaux.
     
  • Lorsque c’est possible, tentez d’optimiser la taille de vos pièces jointes : fichiers compressés, résolution plus basse pour les images, lien hypertexte au lieu du document,…             
     
  • Supprimez les pièces jointes attachées lorsque vous répondez à un e-mail              
     
  • Pensez également à vider la corbeille de temps en temps si celle-ci ne se vide pas automatiquement  

     

 

 

 

 

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