J’aurais pu illustrer cet article avec une photo typique des banques d’images montrant une femme proche du burn-out mais celle-ci est tout de même plus mignonne non ?

La charge mentale, ça vous parle ? Bien qu’il ne soit pas nouveau, le terme de charge mentale a été popularisé par la dessinatrice Emma l’an dernier. Comme à beaucoup de personnes  cette notion de charge mentale m’a tout de suite parlé.

Cela ne veut pas dire que je le vis mal mais ça me parle : le fait de devoir penser à apporter quelque chose chez les amis chez qui nous allons samedi soir (quoi acheter, quand ?), de devoir penser à trouver de nouveaux vêtements pour ma fille qui grandit à toute vitesse, …

Toutes ces questions du quotidien sont fatigantes, la peur d’oublier quelque chose est toujours là car si l’on n’y pense pas, qui va le faire ?

Lorsqu’on vit en couple ou à plusieurs, la solution la plus facile semblerait de partager ces « choses à penser », chacun son domaine par exemple. Mais ce n’est pas toujours possible. Heureusement, il y a d’autres moyens de réduire sa charge mentale :

On simplifie !

Pour commencer, je vous conseille de simplifier : Est-ce que toutes vos tâches à faire, vos « choses à ne pas oublier » valent vraiment le coup ?

Par simplifier, j’entends enlever TOUT ce qui n’est pas vraiment indispensable, se poser la question de l’utilité et de l’importance de ce qu’on fait et de ce à quoi on se sent obligé de penser. Ca peut être se désabonner aux magazines qu’on aimait avant mais qui ne nous intéressent plus tellement (le manque de temps pour les lire est souvent une fausse excuse), faire des repas moins sophistiqués en semaine, acheter un gâteau au lieu de le faire si on n’aime pas cuisiner,…

Ces exemples peuvent sembler superficiels mais c’est bien l’accumulation de toutes ces petites choses récurrentes qui nous encombre la tête.

Bien entendu, un bon désencombrement de son logement, ça aide aussi grandement à y voir plus clair et réagencer ses pensées.

On note

Des to-do-list à rallonge, c’est sûr, ça ne motive pas. Mais garder ce qui est à faire dans sa tête est bien pire. Si vous avez respecté la première étape qui consiste à simplifier au maximum, vos listes seront déjà bien plus courtes.

Concernant les évènements récurrents mais peu fréquents, tel que les vacances, faites une liste la plus complète possible des affaires à emporter. Ce sera toujours ça de moins à cogiter les jours qui précèdent le départ (et vous n’oublierez pas les maillots de bain, comme moi lorsque je n’avais pas encore fait de liste !). Il faudra ensuite conserver cette liste pour la prochaine fois et surtout la retrouver (à ranger dans la valise par exemple).

Pour les tâches plus fréquentes, rien ne vous empêche de créer une liste des courses comportant les produits qu’il vous faut absolument en permanence chez vous, une liste des affaires à emporter lorsque vous sortez avec votre bébé,…

Le fait de noter ce qui vous préoccupe ou que vous avez peur d’oublier va vraiment vous libérer la tête. Si vous avez tendance à cogiter lorsque vous allez dormir ou durant la nuit, vous pouvez noter toutes vos idées sur un papier que vous laissez en permanence à côté de votre lit.

On optimise

Les deux premiers points évoqués vont peut-être vous suffire si le volume de votre charge mentale n’était pas trop élevé de base. Dans certains cas (famille nombreuse, situation particulière ou période difficile),  il faudra peut-être un peu compléter votre système de baisse de charge mentale.

On arrive donc à la partie plus technique avec les classiques de l’organisation : routines, plannings, agenda,… Là, il s’agit vraiment d’automatiser au maximum les tâches pour ne plus avoir à y penser (ou presque).

Les routines sont des habitudes à prendre pour faire des actions de manière automatique. Ça peut être : ouvrir le courrier et trier ses papiers tous les jours en rentrant du travail pour ne pas accumuler, lancer une machine le matin avant de partir, la suspendre dès qu’on rentre le soir (hum hum hum), … Ce ne sont que des exemples à adapter à votre situation.

De ces routines découle un planning familial où vous pourrez noter les tâches que vous souhaitez faire de manière régulière. Attention à toujours prévoir de la marge : le but n’est pas de se faire un planning hyper serré qui ne tiendrait plus au moindre imprévu.

On ne procrastine pas !

J’en arrive au dernier point et non des moindres : la procrastination (le fait de repousser inlassablement des actions à plus tard, demain, un jour, …)

Lorsqu’on remet les choses à plus tard, on les garde en tête jusqu’à ce que ce soit fait. Donc plus vite on fait une tâche, plus vite on peut cesser d’y penser.

Le fait de reporter une tâche à faire puis y penser en permanence est bien plus fatiguant que de la faire tout de suite.

Comment faire ? Voici quelques pistes :

• vous pouvez commencer par réfléchir à votre objectif pour vous motiver
• accordez-vous une récompense lorsque votre travail sera fait
• décomposez votre tâche en plein de petites actions pour la rendre plus « digeste »
• le plus dur est de s’y mettre : entamez la première petite action, vous aurez déjà fait quelque chose ! Attention tout de même à ne pas s’arrêter en si bon chemin.

Vous l’aurez compris, ces solutions vous permettent d’être plus serein-e dans le cas où vous ne pourriez pas déléguer. Si toutefois vous pouvez confier des tâches à une autre personne, discutez au préalable des exigences à respecter. Si vous déléguez puis que vous vous sentez obligé d’être tout le temps derrière, vous ne réduirez pas votre charge mentale. D’où l’intérêt de simplifier au maximum.

Nouveau document, Nouveau document(2), IMG0004952.jpg,  Sans titre,…    
Tous ces fichiers mystères qui trainent sur votre ordinateur, ça vous parle ?

Ca tombe bien, c’est justement le sujet aujourd’hui : comment faire pour retrouver un fichier facilement sur son ordinateur ? Avec la recherche par mot-clé, le classement est-il encore nécessaire ?

Le numérique a assurément beaucoup changé nos habitudes.

On lui prête d’ailleurs bien des avantages.

Vous vous souvenez de l’époque où on recevait tous nos documents par la poste, où il fallait faire développer ses photos puis les classer dans un album photo ?

En numérisant ses documents, on gagne de l’espace. Finies les piles de papiers qui s’entassent. Les démarches administratives sont en principe plus rapides et plus fiables.

Ce serait également plus écologique car on évite d’abattre des arbres pour la fabrication du papier. Attention tout de même, ce point n’est pas si évident si on considère la consommation en ressources nécessaire à la fabrication des appareils électroniques (mais ce n’est pas le sujet aujourd’hui).

La numérisation permettrait également de gagner du temps.
Gagner du temps ? Oui, à condition que le document recherché soit bien identifié.

Avant tout, on pense à bien nommer !

Quand on cherche un document, c’est vraiment énervant de devoir passer en revue pleins d’endroits possibles sur son ordinateur pour le retrouver. Surtout quand le document en question s’appelle « Doc1 ».

Première chose importante : bien nommer tous ses fichiers (photos, fichiers pdf, word, …) dès leur création ou import sur l’ordinateur. Et on le fait tout de suite ! Car si on se dit qu’on va s’en souvenir ou qu’on va le faire plus tard, il y a de grandes chances qu’on oublie. C’est d’ailleurs valable pour les fichiers informatiques mais aussi les dossiers et les favoris internet.

Quel nom définir ? Déjà il faut choisir un nom explicite.  Dans l’idéal il devrait être assez court mais si vous ne trouvez pas un intitulé clair en quelques mots, vous pouvez faire plus long (pas trop non plus !).

N’oubliez pas d’ajouter la date lorsque c’est nécessaire. Un exemple : si vous stockez vos avis d’impôt, indiquez bien de quel impôt il s’agit ainsi que l’année concernée. Ce sera ainsi plus rapide pour retrouver le bon avis.

Au sujet des dates, si vous voulez classer des documents de manière chronologique, préférez le format AAAAMMJJ, à faire figurer en premier dans le nom de votre document.

Et quand il y a beaucoup de documents à renommer ?

Un petit truc très simple pour vous y retrouver facilement dans vos photos numériques : renommer en masse les photos d'un même évènement.

Pas besoin d'un logiciel, c'est très simple :
1. Sélectionnez toutes les photos à renommer avec le même nom
2. Faire un clic droit / Cliquer sur Renommer
3. Saisir le nom souhaité (par exemple le lieu de vos vacances)
4. Appuyer sur "Entrée"
5. Vos photos sont toutes renommées d'un coup

En indiquant un nom explicite à ses documents, on peut ainsi les retrouver plus facilement, par recherche de mots-clés.

Retrouver un document

Le système de classement par dossiers informatiques se calque sur le classement papier : pour retrouver un document, il faut parcourir le chemin, de dossiers en sous-dossiers jusqu’à trouver le fichier voulu.

Le principal problème de cette méthode de classement est qu’il n’y a donc qu’un chemin possible pour chaque fichier. Cette problématique se fait plutôt ressentir au niveau professionnel, lorsque vous avez à partager des documents avec plusieurs personnes mais pas pour les mêmes utilisations. Au niveau personnel, il peut également arriver qu’on hésite entre 2 dossiers différents pour classer un document.

En revanche, en réalisant une recherche par mot-clé, on retrouve immédiatement le ficher voulu, du moment qu’il a bien été nommé.

Mais la recherche de documents peut aller encore plus loin avec la LAD, la Lecture Automatique de Documents. Ce système permet de reconnaitre les informations présentes dans un document. La recherche peut donc se faire sur le titre mais également sur le contenu.

Alors, on n’aurait plus besoin de classer ?

Si par une simple recherche on retrouve immédiatement le document voulu, faut-il continuer à classer ?

A mon sens, OUI sans hésiter. La recherche par mot clé est très pratique mais elle ne résout pas tout.

Tout d’abord, si vous n’avez pas correctement nommé un document, il sera impossible de le retrouver par une simple recherche.

De plus, comment faire le tri dans les documents qui vous sont encore nécessaires si vous n’avez pas une vision globale du contenu d’un dossier ? Le numérique ne prend pas de place physique mais il prend bien une place de stockage numérique. Si vous voulez faire du tri et éliminer les documents devenus obsolètes, il faudra penser par vous-même à tous les mots-clés concernés.

Ca y est, la journée est finie et j’ai encore l’impression de n’avoir rien fait. Bon c’est vrai je n’ai pas ABSOLUMENT rien fait au sens propre. Quand j’y repense j’ai fait plein de petites choses mais pas celles que j’aurais aimé faire. Il me faudrait des journées de 48h !           

On a parfois l’impression de manquer de temps et on ne voit pas comment allonger ses journées. Comment enfin avoir la sensation d’avancer et de faire tout ce qu’on voudrait ?

Avant tout, on se fixe des objectifs précis

En effet, comment avoir l’impression d’avancer si on ne sait même pas où on doit aller ? Se définir des objectifs signifie chercher ce qu’on doit avoir accompli pour être satisfait.

Les objectifs permettent aussi de se rendre compte de l’avancement, du chemin parcouru en cas de mou. Quand on a l’impression de passer son temps à travailler sur un projet (que ce soit professionnel ou personnel) et qu’on n’en voit pas le bout, rien de plus démotivant. Alors que si on a cadré la situation de départ et la situation voulue à l’arrivée, on se rend plus facilement compte de ce qui a déjà été fait.

"S’il n’y avait aucune limite financière, voire familiale, quelle serait ma vie de rêve ? "
Ploum

Le plus difficile dans la définition d’un objectif est sans doute de trouver ce qu’on veut vraiment. Dans le cadre professionnel c’est plutôt facile si on a un supérieur hiérarchique qui nous donne les objectifs à atteindre. Dans le cadre privé par contre c’est entièrement à nous de définir ce dont on a vraiment envie.