Quand le bazar devient une pathologie


accumulation

Vous avez peut-être déjà entendu parler du syndrome de Diogène, ou plutôt vu dans un reportage une maison remplie de déchets (bouteilles plastiques, …) jusqu’au plafond.

L’encombrement à son extrême est classé comme trouble du comportement, qui associe la plupart du temps l’accumulation d’objets à un isolement social.

 

Qui est touché ?

Le syndrome de Diogène touche majoritairement des personnes âgées, vivant seul. Ce syndrome apparait très souvent suite à un choc psychologique tel que le décès d’un proche. Mais ces cas ne sont pas systématiques et ce syndrome peut se développer dans toutes les classes d’âge et toutes les classes sociales.

 

Comment reconnaitre ce syndrome ?

Si vous avez l’impression de trop accumuler, pas de panique, il faut vraiment être dans l’extrême pour que cette accumulation soit considérée comme pathologique.

Beaucoup de personnes n’arrivent pas facilement à se débarrasser de leurs objets, et cela pour plusieurs causes possibles. Les plus fréquentes sont :

  • La peur d’en avoir besoin un jour : on s’imagine alors facilement une situation très hypothétique dans laquelle on pourrait avoir besoin de cet objet
     
  • L’aspect sentimental de l’objet : on n’ose pas s’en débarrasser notamment lorsqu’il s’agit d’un cadeau car on ne veut pas vexer la personne qui nous l’a offert
     
  • La culpabilité quand un objet nous a couté cher : les erreurs d’achat arrivent à tout le monde mais quand on s’en rend compte, le sentiment de gâcher de l’argent nous empêche de nous débarrasser de l’objet en question
     

Pour diagnostiquer un syndrome de Diogène, on observe principalement une accumulation excessive d’objets : la personne n’a plus la notion de déchet, elle ne fait plus la distinction entre les déchets et les objets et conserve tout. A cela s’ajoute un manque d’hygiène corporelle, ainsi qu’un fort isolement social.

Vos nombreuses collections de souvenirs et autres ne suffisent donc pas à vous rendre atteint par ce syndrome.

 

A ne pas confondre avec la syllogomanie…

Le fait d’amasser un très grand nombre d’objets n’implique pas systématiquement la présence du syndrome de Diogène. Il pourrait en effet être confondu avec la syllogomanie qui elle consiste à collectionner des objets de manière excessive.

La personne souffrant de syllogomanie ne peut pas se résigner à jeter les objets qu’elle possède, et encombre ainsi son domicile au point de réduire son espace vital.

Ces deux troubles sont assez proches mais pas synonymes : si on schématise, la syllogomanie est une accumulation compulsive d’objets se rapprochant plus du TOC, n’incluant pas forcément une mauvaise hygiène.

Elle peut en revanche aboutir au syndrome de Diogène, qui lui est une vraie pathologie, où l’on note un isolement social et un manque d’hygiène en plus d’une accumulation d’objets ET de déchets.

 

Comment ça se soigne ?

Le syndrome de Diogène étant un trouble mental, le coach en rangement ne peut pas soigner les personnes souffrant de ce syndrome. Il faut faire appel à la médecine.

De plus, forcer la personne atteinte à ranger ne suffit pas à la guérir, au contraire. Le rangement peut être un vrai déchirement et n’empêchera pas la situation de revenir.

Enfin, le syndrome de Diogène étant souvent associé à d’autres problèmes psychiatriques, il faut traiter l’ensemble des problèmes pour avoir une guérison efficace.

Malheureusement, le diagnostic n’est souvent pas posé car la personne est devenue tellement isolée qu’elle ne laisse plus personne entrer chez elle et refuse toute aide extérieure. L’état de l’habitat est alors dans de nombreux cas constaté au moment du décès de la personne.

 

Et les collectionneurs ?

Werner Muensterberger, psychanalyste américain définit la collection comme le fait de sélectionner, regrouper et conserver des objets de valeur subjective.

On retrouve donc cette notion d’accumulation, mais de manière plus ordonnée et cadrée. Le collectionneur ne garde pas tout et n’importe quoi mais seulement un type bien précis d’objets (ou plusieurs pour les pluti-collectionneurs).

Comme pour un achat compulsif, l’acquisition d’un nouvel objet dans sa collection procure un plaisir immédiat mais éphémère, qui peut pousser à chercher en permanence de nouveaux objets.

 

collection

 

Le collectionnisme peut-il être pathologique ?

Nous avons quasiment tous commencé un jour ou l’autre une collection (pour ma part, c’était les papiers à lettre Diddl au collègue). Cela n’a rien d’un toc ou d’une pathologie quelconque.

D’après le psychiatre Robert Neuburger, le comportement d’un collectionneur devient dangereux quand « l’aspect passionnel prend le dessus et qu’il perd toute notion de réalité. Ce sont des cas rares, bien sûr. Quant aux collectionneurs “normaux”, même s’ils ne souffrent pas d’une maladie, ils ne guérissent pas du “collectionnisme”. C’est une véritable dépendance. Un peu comme l’alcoolisme ou le jeu. A la différence que cette assuétude est plutôt sympathique”. »

 

Savez-vous qu’il existe des termes pour désigner une collection en fonction du type d’objet concerné ? Un suidéphile par exemple collectionne ce qui concerne les cochons, un cervalobélophile collectionne les étiquettes de bière …

 

 

 

 

Astuces rangement et organisation

 

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Tout en ordre

18/02/2021

Comment gagner du temps en cuisine ?

astuces-cuisine

Combien de temps passez-vous dans votre cuisine chaque jour ? Quand on veut préparer des repas soi-même, le temps à y consacrer est non négligeable, surtout pour ceux qui comme moi n’aiment pas cuisiner.

Pour gagner du temps au quotidien, on commence par bien organiser sa cuisine. Ensuite, avec quelques astuces, on peut également mieux s'organiser lors de la préparation des repas.

 

Comment bien organiser sa cuisine ?

 

La cuisine est l’endroit où l’on sort le plus de choses chaque jour. Il faut faire particulièrement attention à l’aménagement de cette pièce pour pouvoir ranger facilement.

Pour cela, avant de ranger on désencombre ! Ne commencez pas par étudier vos besoins supplémentaires en rangement car en désencombrant vous pourrez peut-être libérer de la place.

 

  • Les ustensiles de cuisine et la vaisselle

Le plus facile est d’éliminer les objets en double ou en triple exemplaire (avez-vous vraiment besoin de deux essoreuses à salade ?). Ne gardez que celui que vous préférez utiliser.

Eliminez également les gadgets jamais utilisés, les ustensiles cassés ou incomplets (les couvercles esseulés par exemple).

 

 

Vous pouvez ensuite définir la quantité nécessaire pour la vaisselle de type assiettes, tasses, bols, couverts,… Là aussi, il n’est pas forcément utile d’avoir 56 assiettes, surtout si elles sont dépareillées. Et si vraiment il vous arrive d’inviter beaucoup de monde, pourquoi ne pas en mettre quelques-unes dans un carton à la cave si vous manquez déjà de place dans la cuisine ?

Le but est d’avoir à proximité ce qui sert vraiment souvent, puis éloigner de plus en plus les objets qui servent le moins. Tenez également compte du moment ou de l’endroit où vous utilisez les objets. Rangez les casseroles à proximité de la cuisinière par exemple.

 

Attention aussi à ne pas entasser : si vous devez systématiquement désempiler toutes les casseroles pour attraper celle du milieu (encore plus si vous n’utilisez jamais celles du dessus), cela fait autant de gestes inutiles chaque jour. Concernant les casseroles justement, il est rare d’utiliser toutes les tailles. Si vous n’utilisez que deux tailles différentes, vous pouvez vous débarrasser des autres.

N’hésitez pas à compartimenter les tiroirs en utilisant des séparateurs. Pour gagner de la place (et en général on n’en a jamais de trop dans une cuisine), vous pouvez utiliser des demi-étagères pour utiliser toute la hauteur des placards sans empiler. Vous pouvez également remplacer les plinthes sous les meubles par des tiroirs pour gagner en espace de rangement.

Avec des crochets adhésifs, vous pouvez accrocher des ustensiles à l’intérieur des portes pour libérer un peu de place dans les tiroirs.

 

 

  • Le petit électroménager

Ne gardez que ce que vous utilisez vraiment. Ces appareils vous font certes gagner du temps (quoi que, si on inclut le temps de lavage parfois ce n’est même pas le cas), mais si vous manquez réellement de place, il faut faire du tri. S’il vous arrive très rarement d’utiliser un appareil, demandez-vous s’il n’y a pas une alternative. Un exemple : si vous avez une crêpière que vous n’utilisez qu’à la chandeleur, pourquoi ne pas faire vos crêpes à la poêle ?

 

Limitez la quantité d’électroménager sur le plan de travail. Celui-ci doit servir avant tout à cuisiner et il sera beaucoup plus rapidement nettoyé si seul le strict minimum y séjourne. N’y laissez donc que les appareils que vous utilisez réellement au moins toutes les semaines.

 

 

  • Le stock de nourriture

Faites le tri et jetez les produits périmés. Donnez les produits que vous ne mangerez jamais (si aucun membre de la famille ne les aime, si vous les avez reçus et que vous ne les cuisinez pas,…).

Rassemblez les produits similaires ensemble : les épices, les féculents, les gâteaux… Vous verrez plus rapidement ce qu’il manque au moment de faire votre liste des courses. Si vous avez beaucoup de petites choses comme les goûters, utilisez des boîtes pour les garder groupées.

Evitez de trop stocker, adaptez votre stock à votre fréquence de courses et rangez à l’avant les aliments qui périment en premier ou les sachets ouverts. Laissez toujours les denrées périssables bien en évidence dans le placard pour ne pas les oublier.

Pour bien se conserver, les épices doivent être rangées dans un endroit frais, sec et à l’abri de la lumière. Pour trouver la bonne épice sans les sortir une à une, placez-les dans une boîte et notez au marqueur le contenu de chaque flacon sur son couvercle.

 

 

  • Le frigo et le congélateur

Excepté pour les réfrigérateurs à  froid ventilé, il existe quatre zones dans un frigo :

- La zone froide (très souvent tout en haut) qui doit contenir la viande, le poisson et les plats cuisinés
- La zone fraiche (en dessous) qui doit contenir les laitages et les légumes cuits
- Le bac à légume qui doit contenir les fruits et légumes crus et non lavés
- La porte qui doit contenir les condiments, les boissons, les sauces en flacon ou tube …

 

Enlevez les emballages des produits avant de les ranger dans le frigo (carton autour des yaourts par exemple).

Certains produits ont un emballage qui empêche leur bonne conservation, par exemple les légumes en sachet qu’il vaut mieux sortir avant de les ranger.

Pensez aussi à bien organiser le congélateur, en étiquetant systématiquement tout ce qui est fait maison, avec la date et le nom du produit. Placez les plus récents en dessous des plus anciens pour respecter un système FIFO (le premier entré = le premier sorti). Enfin répartissez les aliments par type pour les retrouver plus facilement.

N’oubliez pas également d’y faire du tri régulièrement : les surgelés périment aussi, surtout les produits animaux.

 

 

Une fois la cuisine organisée, comment gagner du temps lors de la préparation des repas ?

Ces astuces s’appliquent pour gagner du temps au moment où vous vous dites « bon j’ai faim, qu’est-ce que je peux cuisiner rapidement ? » :

 

  • Cuire plusieurs ingrédients en même temps

Plutôt que de prévoir une casserole pour chaque ingrédient, vous pouvez tout regrouper dans une même grande casserole  ou un  wok, ce qui permet un gain de temps et moins de vaisselle à faire. Ca marche pour cuire des pâtes, du riz, des légumes, de la viande, du poisson,…

Il existe même des livres de cuisine sur ce concept (voir par exemple « Petits plats magiques » de Sabrina Fauda-Rôle ou encore « Recettes one pot » de Pauline Dubois).

 

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  • Utiliser une cocotte

Pas besoin de surveiller si l’eau déborde ou si la poêle attache ! En utilisant la cocotte minute, il suffit de placer ses ingrédients dedans, lancer le minuteur et en profiter pour faire d’autres tâches (ou ne rien faire, ça marche aussi).

 

  • Simplifier ses recettes

Privilégier des recettes qui ne contiennent pas trop d’ingrédients, éliminer quelques étapes non indispensables,...

 

  • Ne pas tout éplucher

Certains légumes se mangent avec la peau : un simple brossage suffit et c’est beaucoup plus rapide qu’éplucher (c’est valable pour les carottes, mais aussi le panais, les courgettes, les concombres, ...). Mais dans ce cas, mieux vaut privilégier les légumes bio car la peau des légumes est plus concentrée en pesticides.

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  • Faire plusieurs tâches en même temps

Profitez du temps de cuisson pour faire autre chose : commencez à faire la vaisselle ou à avancer sur la préparation d’un autre plat par exemple.

 

  • Faire en sorte d’avoir des restes

Quand on cuisine, faire plus ne prend pas beaucoup plus de temps. En doublant les quantités, c’est un repas de moins à préparer ensuite. Vous n’aurez plus qu’à réchauffer les restes au repas suivant ou les congeler pour les « jours de flemme ».

 

 

  • Faire chauffer l’eau à la bouilloire

Une bouilloire chauffe l’eau plus rapidement qu’une plaque électrique et consomme moins d’électricité. Elle est parfois aussi plus performante qu’une plaque au gaz. En revanche, pour l’induction cette solution n’est pas particulièrement intéressante, le gain de temps étant minime, voire nul.

 

  • Congeler des portions toutes prêtes

Lorsque vous coupez du persil, des herbes, de l’ail, préparez une plus grande quantité et congelez de petites portions dans des bacs à glaçons ou des moules à muffins. Ca marche aussi pour les sauces (béchamel, bolognaise, pesto,…).

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  • Faire participer ceux qui mangeront le repas

Chacun peut donner un petit coup de main, que ce soit pour mettre la table, couper les légumes, remplir la casserole (ou la bouilloire) d’eau, … autant de petites tâches à déléguer, même aux plus mauvais cuisiniers.

 

 

Pour finir, dernier conseil concernant la cuisine : laisser une liste de course en permanence en évidence pour la remplir au fur et à mesure.

 

 

 

 

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Tout en ordre

25/02/2019

Pourquoi c'est le désordre ?

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« Ca ne sert à rien que je range, dans 2 semaines ce sera de nouveau le bazar… »

Vous avez déjà fait de grandes séances de rangement sans résultat ? Pourquoi le désordre revient toujours ?

Avant de commencer à trier, désencombrer et ranger, il y a une première étape à respecter lorsqu’on veut retrouver un intérieur ordonné : trouver la cause du désordre.
Sans cette étape, on risque de déplacer les objets au lieu de les ranger.

 

Il a plusieurs causes possibles et celles-ci peuvent s’additionner (et sans vouloir vous démoraliser, c’est généralement le cas…)
Je distingue habituellement deux grandes causes que je vais détailler :

  • Un problème « d’entrées-sorties »
  • Un rangement inefficace

 

Trop d'entrées, pas assez de sorties

J’aime beaucoup l’image utilisée dans le livre DAN-SHA-RI d’Hideko YAMASHITA
(DAN-SHA-RI peut se traduire pas « Refuser – jeter – se détacher ») :

Imaginez que votre maison est un réservoir entouré de deux écluses :
D’un côté, on fait rentrer beaucoup d’objets par une écluse. Ces objets ressortent (ou pas !) de l’autre côté de votre maison.
Si vous faites entrer plein d’objets d’un côté, mais qu’aucun ne sort de l’autre, votre écluse ne fonctionne pas, elle déborde.

 

En revanche, si :

  • vous faites le videur à l’entrée et vous refusez (DAN) ce qui n’est pas vraiment nécessaires,
    ET
  • vous jetez (SHA) ce qui ne vous sert plus,
    ALORS
    ça marche déjà beaucoup mieux car vous vous détachez des objets (RI)

 

Une petite remarque au passage : lorsqu’on parle de jeter, il s’agit en fait de se débarrasser, que ce soit en jetant, en donnant ou en vendant. C’est bien dommage de jeter à la poubelle des objets encore utilisables !

 

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Pourquoi il peut y avoir trop d’entrées :

La société nous pousse à consommer toujours plus à coup de bonnes affaires et de réductions, mais elle n’est pas la seule responsable.

La famille peut également contribuer à encombrer car tous les membres du foyer sont susceptibles de faire entrer des objets mais tous ne contribuent pas à en faire sortir.

Enfin, vous-même, faites peut-être des achats compulsifs ? Rassurez-vous, ça peut arriver à tout le monde. Si vous en prenez conscience un pas énorme est déjà franchi !

 

Lire l'article
J'achète trop, HELP !

 

Mais pas assez de sorties :

Posséder plein d’objets a un côté rassurant : on évite l’angoisse du futur, la peur du manque, …

On peut avoir un intérieur parfaitement organisé mais très encombré, avec plein de choses inutiles. Maintenir tout ça en ordre en permanence demande beaucoup de temps et d’énergie. A long terme le risque est donc bien de relâcher la pression et de laisser le désordre se réinstaller.

Si vous gardez des objets sans savoir pourquoi, qui ne vous plaisent plus ou qui n’ont plus aucune utilité pour vous, s’en débarrasser est le meilleur moyen  pour réduire le désordre.

En réalité les raisons de désencombrer sont beaucoup plus nombreuses que ça. Vous y gagnez à tous les niveaux : gain de temps, de place, d’énergie, d’argent, … mais là n’est pas le sujet !

 

Lire l'article
Le poids des objets : pourquoi désencombrer ?

desencombrement-maison

 

J’en arrive à la deuxième grande cause du désordre récalcitrant :

 

Le rangement inefficace

Marie Kondo le soulignait bien : ranger s’apprend et sur ce point tout le monde se retrouve un peu autodidacte. "On considère à tord que la capacité à ranger s'acquiert sur le tas et ne nécessite pas une formation spécifique".

Or il existe des principes simples qui font bien la différence :

Le rangement doit être facile et demander un minimum d’effort.

Cela signifie tout d’abord qu’il faut adapter le nombre de gestes à faire à la fréquence d’utilisation des objets, mais pas seulement.

Les petits gestes du quotidien peuvent être bien agaçants sans qu’on s’en rende compte tellement on a l’habitude : un tiroir qui ferme mal, une boite qui ne s’encastre pas bien quand on la remet en place,…

Dans l’immédiat, on n’a pas le temps de les résoudre et de réfléchir à une autre solution, quand on a le temps on oublie.

Vous vous reconnaissez ? Faites le test quelques jours : faites bien attention dans tous vos gestes. Vous pouvez faire une liste de toutes ces petites choses, pas bien graves mais embêtantes au quotidien lorsque vous les remarquez, pour ensuite les résoudre quand vous aurez un peu plus de temps.

 

Autre problème hyper fréquent : les affaires n’ont pas une place attitrée.

L'idéal est d'appliquer le fameux « Une place pour chaque chose et chaque chose à sa place !»

Si les choses ne sont pas rangées, c'est parce qu'elles n'ont pas un espace pratique où reposer. Si on ne sait pas quoi faire d'un objet "pour le moment", il y restera souvent des mois

Là encore, dans l’immédiat, difficile de prendre le temps de réfléchir à une bonne place. Mieux vaut alors poser l’objet en question dans un endroit de transition, le temps de lui trouver une place définitive. L’idéal est de vraiment réorganiser un espace en une fois, pour trouver une bonne logique.

 

Lire l'article
Les 3 règles d'un bon rangement

une-place-pour-chaque-chose

 

Ok, j’ai fait mon analyse et je vois d’où vient le problème. Et maintenant je fais quoi ?

Maintenant, vous pouvez attaquer par quelques séances de désencombrement avant de réorganiser votre intérieur. Pas simple me direz-vous ?

Sur le papier (ou l’écran) ça a toujours l’air bien facile mais une fois lancé, pas facile de rester motivé. D’autant qu’en vidant les placards, on ajoute visuellement plus de désordre. Je dis bien visuellement car il était déjà là, bien caché au fond du placard.

Le rôle du coach en rangement (aussi appelé home organiser) est de vous aider à faire ce travail de fond. Voilà pourquoi avec son aide, promis le désordre ne reviendra pas !

 

 

 

 

 

 

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Tout en ordre

30/06/2020

Numérique : la fin du classement ?

destruction-papiers

Nouveau document, Nouveau document(2), IMG0004952.jpg,  Sans titre,…    
Tous ces fichiers mystères qui trainent sur votre ordinateur, ça vous parle ?

Ca tombe bien, c’est justement le sujet aujourd’hui : comment faire pour retrouver un fichier facilement sur son ordinateur ? Avec la recherche par mot-clé, le classement est-il encore nécessaire ?

 

Le numérique a assurément beaucoup changé nos habitudes.

On lui prête d’ailleurs bien des avantages.

Vous vous souvenez de l’époque où on recevait tous nos documents par la poste, où il fallait faire développer ses photos puis les classer dans un album photo ?

En numérisant ses documents, on gagne de l’espace. Finies les piles de papiers qui s’entassent. Les démarches administratives sont en principe plus rapides et plus fiables.

Ce serait également plus écologique car on évite d’abattre des arbres pour la fabrication du papier. Attention tout de même, ce point n’est pas si évident si on considère la consommation en ressources nécessaire à la fabrication des appareils électroniques (mais ce n’est pas le sujet aujourd’hui).

La numérisation permettrait également de gagner du temps.
Gagner du temps ? Oui, à condition que le document recherché soit bien identifié.

 

papiers-classer

 

Avant tout, on pense à bien nommer !

Quand on cherche un document, c’est vraiment énervant de devoir passer en revue pleins d’endroits possibles sur son ordinateur pour le retrouver. Surtout quand le document en question s’appelle « Doc1 ».

Première chose importante : bien nommer tous ses fichiers (photos, fichiers pdf, word, …) dès leur création ou import sur l’ordinateur. Et on le fait tout de suite ! Car si on se dit qu’on va s’en souvenir ou qu’on va le faire plus tard, il y a de grandes chances qu’on oublie. C’est d’ailleurs valable pour les fichiers informatiques mais aussi les dossiers et les favoris internet.

 

Quel nom définir ? Déjà il faut choisir un nom explicite.  Dans l’idéal il devrait être assez court mais si vous ne trouvez pas un intitulé clair en quelques mots, vous pouvez faire plus long (pas trop non plus !).

N’oubliez pas d’ajouter la date lorsque c’est nécessaire. Un exemple : si vous stockez vos avis d’impôt, indiquez bien de quel impôt il s’agit ainsi que l’année concernée. Ce sera ainsi plus rapide pour retrouver le bon avis.

Au sujet des dates, si vous voulez classer des documents de manière chronologique, préférez le format AAAAMMJJ, à faire figurer en premier dans le nom de votre document.

 

Et quand il y a beaucoup de documents à renommer ?

Un petit truc très simple pour vous y retrouver facilement dans vos photos numériques : renommer en masse les photos d'un même évènement.

Pas besoin d'un logiciel, c'est très simple :
1. Sélectionnez toutes les photos à renommer avec le même nom
2. Faire un clic droit / Cliquer sur Renommer
3. Saisir le nom souhaité (par exemple le lieu de vos vacances)
4. Appuyer sur "Entrée"
5. Vos photos sont toutes renommées d'un coup

renommer-photos

 

En indiquant un nom explicite à ses documents, on peut ainsi les retrouver plus facilement, par recherche de mots-clés.

 

Retrouver un document

Le système de classement par dossiers informatiques se calque sur le classement papier : pour retrouver un document, il faut parcourir le chemin, de dossiers en sous-dossiers jusqu’à trouver le fichier voulu.

Le principal problème de cette méthode de classement est qu’il n’y a donc qu’un chemin possible pour chaque fichier. Cette problématique se fait plutôt ressentir au niveau professionnel, lorsque vous avez à partager des documents avec plusieurs personnes mais pas pour les mêmes utilisations. Au niveau personnel, il peut également arriver qu’on hésite entre 2 dossiers différents pour classer un document.

En revanche, en réalisant une recherche par mot-clé, on retrouve immédiatement le ficher voulu, du moment qu’il a bien été nommé.

Mais la recherche de documents peut aller encore plus loin avec la LAD, la Lecture Automatique de Documents. Ce système permet de reconnaitre les informations présentes dans un document. La recherche peut donc se faire sur le titre mais également sur le contenu.

classement-informatique

 

Alors, on n’aurait plus besoin de classer ?

Si par une simple recherche on retrouve immédiatement le document voulu, faut-il continuer à classer ?

A mon sens, OUI sans hésiter. La recherche par mot clé est très pratique mais elle ne résout pas tout.

Tout d’abord, si vous n’avez pas correctement nommé un document, il sera impossible de le retrouver par une simple recherche.

De plus, comment faire le tri dans les documents qui vous sont encore nécessaires si vous n’avez pas une vision globale du contenu d’un dossier ? Le numérique ne prend pas de place physique mais il prend bien une place de stockage numérique. Si vous voulez faire du tri et éliminer les documents devenus obsolètes, il faudra penser par vous-même à tous les mots-clés concernés.

Alors que si par exemple vous classez tous vos avis d’imposition dans un même dossier, nommé « impôts », vous n’aurez qu’à supprimer les documents les plus anciens (car oui vous n’avez besoin de garder que les 3 derniers avis d’imposition, voir à ce sujet les durées de conservation, qui sont valables aussi numériquement).

L’avantage du classement ne concerne pas que le tri et l’archivage. Pour les photos notamment, c’est quand même sympa de pouvoir parcourir les dossiers de chaque séjour en vacances plutôt que d’avoir toutes les photos pêle-mêle dans un seul dossier.

Enfin, en saisissant un mot-clé, comment être sûr de bien visualiser tous les documents qui s’y référent ? Si par exemple vous devez monter un dossier avec plusieurs pièces jointes, tout regrouper au même endroit, dans un seul dossier, sera bien plus simple pour tout retrouver en quelques clics.

 

Le classement reste donc indispensable, mais pas n’importe comment.

 

Bien classer : définir une arborescence…

Un classement efficace permet de gagner du temps. S’il est bien défini, il doit être compréhensible et intuitif.

Si vous partagez des documents à plusieurs, en entreprise notamment, un bon classement permet de retrouver directement le document voulu, même si quelqu’un d’autre l’a rangé, et même en l’absence de ceux qui l’utilisent habituellement.

Tout passe par une bonne arborescence de départ : créer une arborescence consiste à déterminer un ensemble de dossiers et sous-dossiers permettant de classer tous les documents.

 

arborescence

Pour organiser ses photos et documents, on commence par créer des grandes catégories. Il n’existe pas d’arborescence idéale, celle-ci doit être adaptée à la situation de chacun.

Ces dossiers ne concernent pas seulement les documents à stocker mais aussi ceux en cours d’utilisation. On peut ainsi créer un répertoire « en attente de », un répertoire « à faire »,…

 

Puis classer !

Si vos catégories sont bien définies, le classement sera très facile.

Si vous hésitez entre plusieurs catégories, demandez-vous à quoi va servir ce document ? Pourquoi vous le gardez ?

On peut créer à tout moment un nouveau dossier si nécessaire, après avoir vérifié qu’un dossier adapté n’existe pas déjà.

Parfois vous vous retrouverez peut-être avec un seul fichier dans un dossier. Ce n’est pas très grave si cela vous permet de facilement le retrouver.

Et pour les documents très peu utilisés et qui semblent inclassables, la recherche par nom permet de les retrouver plus facilement si on ne se souvient plus où on les a rangés.

Enfin, évitez d’avoir trop de niveaux de sous-dossiers sinon le chemin d’accès sera trèèès long.

 

Et pour les photos ?

Pour les photos, vous pouvez consulter l'article suivant :

Comment classer des photos numériques

recherche-photo

 

Pour toutes les raisons évoquées, le plus perfectionné des outils de recherche n’égalera jamais un bon classement. On peut plutôt dire qu’ils sont complémentaires.

L’arborescence, en répartissant nos données par grands thèmes, donne une structure comme on en trouve dans les magasins ou les bibliothèques.

La recherche quant à elle permet soit de gagner du temps sur un document précis, soit de traquer un document perdu.

Si pour un particulier, la différence se fait plutôt au niveau du confort de recherche, pour une entreprise le sujet est beaucoup plus sensible. La gestion des données en entreprise est en effet cruciale. Mais ça, c’est un autre sujet…

 

 

 

 

 

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