Comment désencombrer quand le reste de la famille ne se sent pas concerné ? (partie 2)


Comment faire pour que vos proches prennent conscience du bien-être qu’apporte une maison bien ordonnée ?

En gardant bien à l’esprit que chacun a sa propre vision des choses, il est déjà plus facile de comprendre les attentes des autres. Mais celles-ci ne correspondent bien souvent pas aux nôtres. Comment faire pour les concilier au mieux ?

 

On communique

La communication est bien souvent la clé pour résoudre des litiges de manière générale.

Il y a plusieurs raisons qui poussent à tout conserver :

  • les objets peuvent rassurer et constituent une stabilité : eux sont toujours là, ils ne bougent pas
  • les objets nous rappellent des souvenirs ou des personnes
  • la peur de manquer pousse à faire des stocks au cas où
  • la peur de gâcher : on peut encore s’en servir, on peut le réparer

Ces raisons peuvent se cumuler et créent un vrai blocage pour se débarrasser des objets devenus inutiles. En discutant et en se mettant à la place de l’autre, on comprend mieux pourquoi le minimalisme peut être angoissant...

 

Vous pouvez exposer votre point de vue et rassurer la personne concernée en lui expliquant que pour vous :

  • Le rangement permet de gagner de la place, du bien-être, libère l’esprit,…
  • Les souvenirs restent dans votre tête (ou grâce à une photo)
  • En faisant des achats plus réfléchis, vous ne manquez de rien car vous maitrisez mieux vos stocks
  • En donnant vos objets, vous leur donnez une seconde vie plus intéressante que la perspective de vieillir dans vos placards.

Ce ne sont que des exemples car l’approche aux objets est très personnelle. Vous devez bien entendu adapter votre discours à votre propre ressenti, expliquer pourquoi vous vous sentez mal lorsque vous voyez toutes ces choses qui trainent, ce que vous apporte le désencombrement et le rangement,…sans être donneur de leçon. Pas facile n’est-ce pas ?

 

Et ensuite ? On montre l’exemple

La communication est importante pour se comprendre, mais pour vraiment faire adhérer à vos idées, montrer l’exemple reste le meilleur moyen de convaincre.

Désencombrer et organiser ses propres affaires est un très bon moyen de donner envie aux autres membres de la famille de faire pareil : lorsqu’ils verront vos affaires bien organisée et constateront le temps que vous gagnez au quotidien, ils y prêteront sans doute plus d’intérêt.

Expliquez comment vous faites, demandez des avis, discutez de la nouvelle organisation que vous avez mise en place. Vous pouvez également encourager leurs initiatives, en restant toujours positif et patient.

En montrant que le désencombrement n’est pas contraignant et fait même gagner du temps par la suite, vous leur donnerez peut-être envie de s’y mettre. Ce stratégie peut prendre du temps, voire ne jamais marcher. Je vous l’ai dit, je ne prétends pas avoir la solution miracle mais ça vaut toujours le coup d’essayer.

 

Et avec les enfants ?

Avec un bébé, rien de plus facile : vous gérez ses affaires.

Attention, il se souviendra assez vite de ses affaires : dès 2 ans, voire avant (chaque enfant est différent), il peut réclamer un jouet ou une peluche alors qu’il ne l’a pas regardé depuis des semaines.

Pourtant, faire du tri avec un très jeune enfant n’a pas forcément de sens car il vous répondra oui ou non sans vraiment comprendre ce que cela implique. Un bon test : si votre enfant vous affirme que oui vous pouvez vous débarrasser de son doudou, il n’en a pas compris le caractère définitif !

Si l’enfant est encore jeune et que vous ne le sentez pas prêt à décider lui-même, vous pouvez donc tenter un tri sans lui mais attention : si vous n’êtes pas sûr, mieux vaut mettre de côté ce dont vous ne voulez plus durant quelques semaines avant de vous en débarrasser.

Si vous donnez un objet à une personne en particulier, vous pouvez impliquer votre enfant en lui expliquant qu’il est grand et que l’objet en question servira à un plus petit que lui (transat, vêtements,…)

Pour les plus grands, si vous placez les jouets dans des contenants, vous pouvez instaurer une limite : si un jouet ne rentre plus, il faut faire du tri.

Vous pouvez également utiliser l’appât du gain : les jouets dont il ne veut plus lui rapporteront de l’argent pour en acheter d’autres (sans en acheter autant bien entendu). Cette méthode marche parfois tellement bien qu’il risque de vouloir revendre votre dernier cadeau tout neuf donc attention à y mettre vos propres limites.

 

 

 

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15/04/2017

Comment appliquer le « 5S » chez soi ?

bureau-range-5S

Si vous avez un bureau chez vous, il se peut que celui-ci se voie transformé avec le temps en grand espace de stockage en tout genre, incluant des piles de papiers « pour y penser ».
Alors comment améliorer son organisation ?

Le « 5S » est une méthode visant à améliorer l’organisation de son espace de travail. Si elle est principalement utilisée en entreprise, rien n’empêche de l’utiliser chez soi pour mieux s’organiser.

 

Pourquoi appliquer le 5S ?

Tout d’abord, à quoi sert le 5S ? A mon sens, le but le plus intéressant du 5S est de réduire la perte de temps liée à la recherche d’objets, que ce soit un papier ou une fourniture de bureau. En découlent ainsi une efficacité accrue et généralement un gain de place sur votre espace de travail. En effet, il n’est pas rare de voir tout un tas d’objets sur un bureau alors qu’ils n’ont rien à y faire.

Le terme « 5S » vient de 5 mots japonais : Seiri (débarras), Seiton (rangement), Seiso (nettoyage), Seiketsu (ordre), Shitsuke (rigueur)

 

En suivant ces 5 mots qui constituent chacun une étape, votre organisation devrait s’en trouver grandement améliorée. Attention, comme toujours n’espérez pas un miracle : un minimum de rigueur est toujours nécessaire mais ça tombe bien, c’est inclus dans les étapes du 5S !

 

bureau-desordre

 

Les 5 étapes en détail :

1ère étape : Seiri / désencombrer


Pour être efficace, il faut absolument se séparer de tout ce qui ne sert pas. Un bon tri permet de se concentrer sur l’essentiel.

Comment procéder en pratique ? Nous prendrons l’exemple du bureau mais on peut également l’appliquer à n’importe quelle pièce d’une maison.

Regroupez tout ce qui se trouve sur et dans votre bureau et faites 3 tas : un pour les fournitures de bureau, un pour les papiers et un pour tout le reste. Cette première étape permet de dégrossir le travail. Vous pouvez ensuite commencer à trier le tas qui vous semble le plus facile. Si tous les tas vous semblent aussi monstrueux les uns que les autres, commencez par le premier qui vient.

Pour les fournitures, les regrouper vous permettra de repérer les doublons et de ne sélectionner que les objets les plus pratiques, dont vous vous servez vraiment. Pensez à votre réelle utilisation de l’objet en question. On a tous cette tendance à chercher une utilité plus ou moins hypothétique à un objet qu’on possède. Mais l’espace dans un bureau est assez limité. Mieux vaut donc s’en tenir aux basiques et au strict nécessaire.

 

Le tas des papiers pourra être trié en fonction de l’action à réaliser : à lire, à classer, à traiter, à jeter. Attention à ne pas se laisser déconcentrer par ce que vous pourriez y trouver : ce n’est pas encore le moment de traiter vos papiers. Restez concentré sur votre étape de tri.     
 

Vous pouvez également désencombrer les papiers déjà classés en vous référant aux durées légales de conservation, mais mieux vaut faire ce travail à part.

 

Le 3ème tas sera trié en fonction de ce qui s’y trouve. J’ai déjà un peu de tout sur les bureaux des personnes que j’ai aidé à ranger. Il m’est donc difficile d’être exhaustive car selon votre situation vous n’y trouverez pas le même type d’objets, bien que les médicaments et produits cosmétiques soient les plus fréquents. Séparez ce qui doit rester dans votre bureau et le reste, et triez comme pour les autres tas les objets dont vous n’avez pas besoin.

 

5S-destructeur-papier

 

2ème étape : Seiton / ranger 


Le but de cette étape est de définir une place pour chaque chose, en cherchant à minimiser au maximum les gestes à faire et optimiser l’espace.

Pour cela, on tient vraiment compte de la fréquence d’utilisation des objets. Tout ce qui sert souvent doit être très accessible et ce qui sert peu est rangé à l’écart. Ainsi, les fournitures dont vous vous servez très régulièrement peuvent rester sur le bureau. Pensez à utiliser des boîtes et à bien compartimenter pour que les objets s’y trouvant ne se retrouvent pas éparpillés en à peine quelques minutes.

Pour ranger des affaires à portée de main, on peut également ajouter des étagères murales, voire un caisson sur roulettes si le bureau n’a pas de tiroir.

 

Pour traiter les papiers qui entrent régulièrement, vous pouvez placer des bannettes ou porte-revues sur le bureau. Séparez-les en plusieurs catégories selon vos besoins : par exemple « à traiter », « à classer », « à lire », « en attente de réponse », …

 

Les fournitures de réserve peuvent être regroupées. Attention à rester raisonnable sur les quantités. Garder quelques consommables tels qu’agrafes, feuilles ou pochettes plastiques ne pose aucun problème.

En revanche, si vous conservez 2-3 perforatrices de réserve et un nombre important de classeurs vides, vous devrez avoir beaucoup de place pour tout stocker alors que vous n’en aurez peut-être jamais besoin. A vous de voir ce qui vous semble raisonnable.

 

banettes-rangement

© On range tout

 

3ème étape : Seiso / nettoyer


L’étape suivante consiste à tout nettoyer et tout vérifier régulièrement. Cela permet de repérer plus facilement et plus rapidement d’éventuels dysfonctionnements.

Plus concrètement, il s’agit de remettre à sa place ce qui n’a pas été correctement rangé après usage, de vérifier les stocks de fournitures, de ranger les papiers à classer, … Bref, faire en sorte que tout soit net.

Cette étape est normalement de plus en plus rapide car en ne gardant que ce qui est nécessaire et en triant régulièrement, il ne doit pas rester grand-chose. Le ménage en est également bien facilité.

 

4ème étape : Seiketsu / maintenir en ordre


Il s’agit de maintenir les 3 étapes précédentes, grâce à la formalisation de règles à appliquer.

Cette étape prend plus de sens en entreprise, notamment lorsque plusieurs employés utilisent le même poste de travail. A la maison, on ne va pas rédiger toute une procédure avec sommaire et validation hiérarchique.

On peut toutefois déterminer des règles simples et accessibles que chacun puisse appliquer.

On peut par exemple décider de s’occuper de la bannette des documents à traiter chaque dimanche soir. Il est important également de s’assurer que chaque personne du foyer sache où se trouvent les objets dont il a besoin.

 

5ème étape : Shitsuke / suivre et faire évoluer


La dernière étape consiste à vérifier que les 4 précédentes sont appliquées avec rigueur, mais aussi à améliorer ou adapter les règles définies si nécessaire.

Il s’agit ici surtout de voir ce qui n’a pas fonctionné. Si vous remarquez lors de votre étape 3 (Seiso / nettoyer) que ce sont systématiquement les mêmes objets qui trainent, il vous faudra trouver pourquoi cela ne fonctionne pas et tester une autre manière de faire.

Bien souvent, un simple changement d’emplacement ou du type de rangement de l’objet en question résoudra le problème. Il faut parfois essayer plusieurs organisations jusqu’à trouver la bonne.

 

bureau-range

 

Je vous ai proposé ici une adaptation de la méthode 5S, et non pas la méthode stricte, qui n’est pas forcément la plus pratique dans son espace de travail personnel.

En entreprise, cette méthode permet d’augmenter la productivité des employés

Sa mise en place demande un peu d’investissement en temps, mais elle peut vite se révéler rentable. Si vous n’y arrivez pas ou si vous manquez de motivation, le coach en rangement peut vous aider !

 

 

 

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01/04/2019

TPE, comment gérer les entrées/sorties de papiers ?

comment-bien-classer-ses-papiers

 

Vous la connaissez, cette boite qui contient pêle-mêle tout un tas de documents, dans laquelle vous priez pour ne pas avoir besoin d’y fouiller ? Quand on doit se concentrer sur son cœur de métier, il est difficile d’organiser le flux des documents qui arrivent en permanence. Rassurez-vous il y a des solutions !

Avec quelques automatismes, on peut facilement gagner du temps et fiabiliser son système de classement. De plus tous les documents ne sont pas à garder : les documents importants sont ceux qui ont un impact administratif, financier ou juridique sur l’entreprise.


Quels documents ?

En schématisant, il n’y a que 3 types de documents à maitriser :

  • Les documents courants : factures, courriers, devis,…
  • Les documents de gestion : analyse, stratégie, contrats, …
  • Les documents permanents : statuts, actes immobiliers, formalités de création,…

 

La fréquence d’entrée/sortie est inversement proportionnelle à l’importance du document. Les documents courants sont très abondants en quantité et demandent donc beaucoup de temps de traitement mais leur durée d’utilisation est faible. Attention tout de même à leur durée de conservation : si les publicités et magazines peuvent être jetés, tout document servant de justificatif comptable (facture, relevé bancaire) est à conserver 10 ans. Ces documents vont donc être rapidement archivés.

La seconde catégorie (les documents de gestion) génère peu de documents, mais un bon historique pour suivre l’évolution de l’entreprise est primordial pour la stratégie de l’entreprise à moyen et long terme.

Enfin, la 3ème catégorie est peu utilisée mais ces documents ne doivent absolument pas se perdre. Il faut donc les conserver à part et dans l’idéal les scanner pour avoir une copie numérique.

Gerer-les-flux-documents-entrants-sortants

 

Définir une arborescence

Un classement efficace permet de gagner du temps. S’il est bien défini, il doit être intuitif dès l’étape de rangement. On retrouve ensuite directement le document voulu, même si quelqu’un d’autre l’a rangé, et même en l’absence de ceux qui l’utilisent habituellement.

Tout passe par une bonne arborescence de départ : créer une arborescence consiste à déterminer un ensemble de dossiers et sous-dossiers permettant de classer tous les documents.

L’arborescence doit donc être compréhensible et accessible à tous les utilisateurs. Elle doit également être évolutive et s’adapter aux changements qui interviennent dans l’entreprise.

 

Avant de commencer, quelques questions permettent de poser les bonnes bases :

  • Qui sont les utilisateurs (au niveau de la production des documents, de la consultation, de la gestion)
  • Quelles sont les activités de l’entreprise ? Quels sont les documents qui en découlent ? ou à l’inverse : à quelle activité se rapportent les différents types de documents ?

Pour définir l’arborescence, n’utilisez pas votre organigramme mais vos activités. Ce sont elles qui doivent servir de base. Il ne s’agit pas forcément des activités commerciales. Pour classer les documents comptables, définissez les différentes « activités » comptables (fournisseurs, clients, fiscal, banque et caisse, personnel)

Attention, l’arborescence ne sera pas forcément identique pour les papiers et les données informatiques.

 

La durée de conservation des contrats et documents commerciaux n’étant pas la même que celle des factures, évitez de tout classer ensemble. Séparez au quotidien les documents courants des autres documents. Vous gagnerez ainsi du temps au moment d’archiver mais aussi en cas de recherche.

Documentation permanente ou de gestion :

Contrats (eau, gaz, électricité, téléphone, internet)

Banque (prêts, contrats)

Fournisseurs (accords, contrats,…)

Personnel (convention collective, contrats de travail,…)

Immobilier (bail, loyer, achat)

Caisses sociales (adhésion, échéanciers)

Partenaires  (comptable, syndicats, …)

Assurances (contrats, échéances)

Formalités de création, reprise (K-bis, annonce légale, statuts,…)

 

Documentation courante :

Banque (relevé de compte) à classer par ordre chronologique

Documents fiscaux à classer par type d’impôt

Clients (devis, commandes, facture) à classer par ordre chronologique

Fournisseurs (commandes, factures) à classer par ordre alphabétique

Social (bulletins de paie, charges sociales) à classer par mois

Immobilisations (factures) à classer par ordre alphabétique

Documentation produits à classer par produit

Documentation professionnelle (revues, abonnements, catalogues…)  à classer par sujet

 

arborescence

 

Classer et stocker

Les documents reçus n’iront pas forcément directement dans le dossier correspondant. S’il y a un traitement à faire ou une action en attente, ils doivent passer par une étape de transition.

Exemple :

  • le double des devis émis ira dans un dossier « attente retour »,
  • le double de la facture émise ira dans un dossier «  attente règlement »,…
  • la facture fournisseur ira dans une bannette « à comptabiliser » puis « à payer »

 

Vient ensuite le moment du classement. Si votre arborescence a bien été définie, le classement est très simple. Evitez au maximum la catégorie « Divers ». Si vous l’utilisez, vérifiez régulièrement ce qu’elle contient : si un même type de document revient plusieurs fois dans cette catégorie, interrogez-vous sur la pertinence de lui attribuer une catégorie à part entière.

Stocker a un coût, au niveau financier, mais aussi en temps de recherche : plus on garde, plus on risque de perdre du temps à retrouver le bon document. Il est donc important d’éliminer tous les brouillons, doublons, anciennes versions, documents qui ne contiennent pas d’informations importantes (convocation à une réunion, …).

 

archiver-ses-documents-professionnels

 

Selon le volume de documents que génère votre entreprise, le système de stockage ne sera pas le même. Pour une TPE, une ou plusieurs boîtes d’archives en carton suffisent pour stocker les factures et documents courants de l’année comptable écoulée. Les documents courants de l’année  en cours peuvent être stockés dans des classeurs, par mois ou par ordre alphabétique, ou dans un grand trieur à soufflet.

Concernant les documents de gestion, attention à bien séparer les documents encore en cours tels que les contrats (de tout type) et ceux à archiver (contrats échus).

 

Archivage papier ou électronique ?

Si vous recevez des documents papiers, le fait de les scanner ne remplace pas l’original, du moins avec un scanner de bureau.

Il existe en effet une procédure de numérisation autorisée par l’administration fiscale, mais à ce jour, celle-ci nécessite le respect de plusieurs conditions généralement trop lourdes pour une TPE (signature électronique ou empreinte numérique, horodatage, procédure écrite et contrôle,…).Vous pouvez tout de même consulter l’article 102B du livre des procédures fiscales pour en savoir plus.

Ainsi, si vous scannez vos documents avec un scanner classique, cela ne vous dispense pas de conserver les originaux papiers.

Il faut également stocker vos factures papier dans un endroit « immédiatement accessible à toute requête de l’administration », c’est-à-dire en France, et dans un lieu dont vous avez l’accès.

Scanner-ses-papiers-professionnels

 

Si vous recevez des documents électroniques, vous devez également les conserver sous cette forme. L’impression de ces documents ne constituant pas la facture d’origine, le seul archivage papier ne suffit pas.

Seule exception : l’archivage des doubles des factures de vente. Le B.O.I. N° 4 du 11 janvier 2007 autorise à ne conserver qu’une copie électronique des factures de vente émises aux conditions suivantes :

  • Le document électronique doit être signé numériquement ou gravé sur un support non réinscriptible, afin d’en garantir l’intégrité

  • La date de son enregistrement doit être la plus proche possible de la date d’émission de la facture

 

Vous souhaitez vous faire aider pour la gestion de vos papiers professionnels ? Je vous accompagne dans la mise en place d’un système de classement fiable et pratique au quotidien !

 

 

 

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