Appliquer le « 5S » (rien à voir avec l’iphone…)


Bureau 5S

Le « 5S » est une méthode visant à améliorer l’organisation de son espace de travail. Si elle est principalement utilisée en entreprise, rien n’empêche de l’utiliser chez soi pour mieux s’organiser.

Le terme « 5S » vient de 5 mots japonais : Seiri (débarras), Seiton (rangement), Seiso (nettoyage), Seiketsu (ordre), Shitsuke (rigueur)

1ère étape : Seiri / désencombrer
Pour être efficace, il faut absolument se séparer de tout ce qui ne sert pas. Un bon tri permet de se concentrer sur l’essentiel.

2ème étape : Seiton / ranger
Le but de cette étape est de définir une place pour chaque chose, en cherchant à minimiser au maximum les gestes à faire et en optimisant l’espace.

3ème étape : Seiso / nettoyer
L’étape suivante consiste à tout nettoyer et tout vérifier régulièrement. Cela permet de repérer plus facilement et plus rapidement d’éventuels dysfonctionnements.

4ème étape : Seiketsu / maintenir en ordre
Il s’agit de maintenir les 3 étapes précédentes, grâce à la formalisation de règles à appliquer. Ces règles doivent être simples et accessibles pour que chacun puisse les appliquer.

5ème étape : Shitsuke / suivre et faire évoluer
La dernière étape consiste à vérifier que les 4 précédentes sont appliquées avec rigueur, mais aussi à améliorer ou adapter les règles définies si nécessaire.

En entreprise, cette méthode permet d’augmenter la productivité des employés. Le principe peut aussi s’appliquer chez soi, pour ranger et mettre de l’ordre. Si cela demande un peu d’investissement en temps, il peut vite se révéler rentable. Si vous n’y arrivez pas ou si vous manquez de motivation, le coach en rangement peut vous aider !

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05/03/2017

Jetez vos e-mails !

pourquoi-mail-polluant
 
Les TIC (technologies de l’information et de la communication) ont pris une grande place dans notre quotidien : mails, réseaux sociaux, recherches internet, achats en ligne, …
A priori, elles semblent plutôt écologiques car la dématérialisation réduit la quantité de papiers, les échanges via internet peuvent éviter des déplacements,…
Attention, toutes ces données ne sont pas anodines en termes d’impact sur l’environnement. Toutes les données sont stockées sur des serveurs (appelés Datacenters), qui sont eux très énergivores. Leur consommation d’électricité vient surtout du fait qu’il faut les refroidir en permanence. Sans parler des milliers de kilomètres de câbles à travers lesquels circulent les informations d’un serveur à un autre.

 

L’impact des e-mails

Chaque e-mail conservé a un impact. Pris individuellement il peut sembler faible, mais au vu des milliards d’e-mails envoyés chaque année, l’impact est bien réel. Si on ajoute des pièces jointes et/ou des destinataires, le bilan est encore plus lourd.
Un exemple : Si vous envoyez tous les jours un e-mail d’1 Mo à deux destinataires, cela revient sur un an à faire plus de 1000km en voiture (source : Ademe)
Lorsque l’on garde des e-mails inutiles, un serveur doit les stocker. Il doit donc être alimenté en électricité et refroidi en permanence car ces e-mails doivent être accessibles à n’importe quel moment.

 

Conseils pour réduire votre impact

  • Limitez vos envois d’e-mails et ciblez bien les destinataires. Lorsque vous répondez à un e-mail envoyé à plusieurs personnes, n’envoyez pas systématiquement votre réponse à tous les destinataires initiaux.
  • Ne conservez que ce qui est nécessaire. Faites le tri régulièrement, aussi bien dans votre boîte de réception que dans votre boîte d’envoi. Pensez également aux messages envoyés via les réseaux sociaux.
  • Supprimez les spams et désabonnez-vous des newsletters et annonces que vous ne lisez jamais
  • Lorsque c’est possible, tentez d’optimiser la taille de vos pièces jointes : fichiers compressés, résolution plus basse pour les images, lien hypertexte au lieu du document,…
  • Supprimez les pièces jointes attachées lorsque vous répondez à un e-mail
  • Sauvegardez vos e-mails importants sur votre ordinateur au lieu de les laisser sur le serveur de messagerie
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01/03/2017

Faites un geste écologique : désencombrez !

tri-coach-rangement
 
Lorsqu’on s’attaque au désencombrement de sa maison, il y a des objets dont on se débarrasse facilement : ceux qui ne fonctionnent plus et ne peuvent pas être réparés ; et ceux dont on a plus de mal à se séparer : les objets en bon état.

 

Donner ou vendre...

Pourtant, n’est-ce pas dommage de conserver un objet sans l’utiliser, sachant qu’il pourrait servir à quelqu’un d’autre ? Il existe aujourd’hui de nombreux moyens pour donner une seconde vie à vos objets : vente sur internet (le bon coin par exemple), sur un marché aux puces ou vide-grenier, donner à des associations (par exemple Emmaüs, l’Armée du Salut), donner à des connaissances qui en ont besoin,…
 
Nous sommes tous d’accord, jeter un objet qui peut encore servir c’est du gaspillage. Mais si vous n’utilisez jamais cet objet, permettre à une autre personne de l’utiliser au lieu d’acheter le même en neuf, voilà une démarche écologique ! Si en plus vous le vendez, ça vous rapporte même de l’argent.

 

... ou recycler

Et concernant les objets cassés ? Lorsqu’ils sont recyclables, la matière qui les compose est revalorisée et sert à fabriquer d’autres objets. Là aussi, c’est toujours plus utile que de les conserver sans les utiliser.
 
Bien sûr, pour être encore plus écolo, mieux vaut n'acheter que ce qui est réellement utile en privilégiant la qualité.
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29/10/2018

Je le ferai plus tard...

procrastination

Vous devez souvent lutter pour ne pas tout repousser à plus tard ?

Il faut dire que c’est tellement tentant de tout simplement se dire « je le ferai plus tard » :

Je plierai ce tee-shirt correctement, pour l’instant je le mets en boule direct devant les autres vêtements (c’est déjà bien de le poser là où il se range)

Je classerai cette photo sauvegardée plus tard, pour l’instant je l’enregistre sur le bureau

Je jetterai plus tard ce papier qui traine, il ne me gène pas trop pour l’instant

…

Bref je vais peut-être m’arrêter là… (Palpitante mon histoire n’est ce pas ?!)  
 

Tout ça pour vous dire que OUI, vous êtes parfaitement normal(e) si vous aussi vous n’avez pas toujours envie de faire les choses tout de suite mais de les remettre à plus tard. On appelle cela de la procrastination.

repousser-plus-tard

- Limiter au maximum le nombre de gestes à faire pour ranger les objets que vous utilisez le plus souvent : devoir faire un trop grand nombre de gestes pour ranger un objet sera à coup sûr rebutant pour le ranger. Autant se faciliter la tâche au maximum.

 

- Regrouper les objets que vous utilisez au même moment pour la même tâche : le rouleau de sacs poubelle à proximité de la poubelle par exemple : là encore il s’agit d’un conseil tout simple mais tellement efficace. L’humain étant par nature assez paresseux (si si !), autant réduire les bonnes excuses qu’on pourrait trouver pour ne pas faire les corvées indispensables.

 

- Opter pour les factures électroniques pour ne plus avoir à classer ses documents papier : Je sais que tout le monde n’adhère pas à cette idée, ce que je peux comprendre. Personnellement je passe au numérique dès que je peux et je ne reçois quasiment plus aucune facture papier. Du coup, tous mes documents importants tiennent dans un seul classeur ! J’ai donc résolu le problème paperasse en l’éliminant tout simplement. Attention, pour que ce conseil fonctionne bien, il vaut mieux coupler facture électronique et prélèvement automatique, au risque d’oublier de payer à temps.

Je pourrais continuer cette liste longtemps et même développer chaque point séparément. On peut faire beaucoup en amont pour réduire au maximum les tâches à faire. C’est d’ailleurs ce que j’ai développé dans cet article :

COMMENT REDUIRE SA CHARGE MENTALE

Mais arrive toujours un moment où la tâche est inévitable, où il faut tout de même faire quelques gestes (minimes mais quand même).

Je pense notamment à toutes ces petites tâches du quotidien qui ne prennent pas beaucoup de temps, mais qu’il est tellement tentant de repousser.

Dans ce cas, la première chose que je peux vous conseiller est … la MOTIVATION !

Pensez bien que reporter une tâche vous fait forcément perdre du temps :  

  • vous y pensez une première fois,
  • puis une seconde,
  • il faut parfois se souvenir de ce que c’est, de ce qu’il fallait en faire (ok, j’ai posé ce papier ici mais pourquoi déjà ?),
  • au final il faut tout de même faire la tâche en question.

Vous perdrez toujours moins de temps à faire quelque chose tout de suite, CQFD ;)

motivation

Allez, j’espère avoir  réussi à vous insuffler un peu de motivation !

 

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