Les 3 grands principes que j’ai retenus de Marie Kondo (et que je vous conseille)

Pliage de vetements selon mÃ©thode konmari

La magie du rangement… Dès l’introduction, Marie Kondo nous promet que le rangement peut changer notre vie. Sans aller jusque là, quelques principes simples peuvent déjà bien faciliter le quotidien. Je vous propose ici un résumé assez personnel des conseils que j’ai particulièrement appréciés dans le livre de Marie Kondo, « La magie du rangement ».

Je l’ai lu pour la première fois en 2016, alors que je préparais mon projet de création d’entreprise. Forcément, un livre sur le rangement, il fallait absolument que je le lise et je n’ai pas été déçue

Bien que le livre ait reçu des critiques récurrentes notamment sur le fait de jeter les objets inutiles, il faut prendre la méthode dans sa globalité et l’adapter à sa propre situation.

D’ailleurs, même si Marie Kondo utilise comme unité de mesure le sac poubelle, rien ne vous oblige à mettre vos objets à la poubelle. Lorsqu’elle parle de jeter des objets, il s’agit de s’en débarrasser rapidement, que ce soit par le don, la vente ou la poubelle.

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Bref, cette méthode n’est pas une religion et si un aspect de sa méthode ne me convient pas (remercier ses objets par exempleJ), je passe outre et je tente le reste.

3 ans après ma première lecture du livre, voici donc les 3 principes que j’applique au quotidien grâce à Marie Kondo :

1. Le rangement par catégories dans des boites

Rien de vraiment nouveau en soi, je rangeais déjà par catégories car c’est tout simplement logique. Pourtant, j’avoue que la méthode de Marie Kondo a apporté son petit plus car elle insiste vraiment pour traiter des catégories dans leur globalité et surtout pas pièce par pièce. Elle insiste également sur le fait de compartimenter grâce aux boites.

Ce sont précisément ces boites qui font toute la différence. Le fait d’ajouter une « barrière » physique rend tout de suite l’intérieur d’un placard plus esthétique et plus clair.

rangement-boites

2. La mise en joie

Avant, j’avais tendance à garder des objets utiles, sans forcément me focaliser sur l’aspect esthétique (mon côté pragmatique et pas fun sans doute). Par exemple, je ne comprenais pas qu’on puisse se débarrasser d’un vêtement s’il nous va. Depuis j’ai éliminé toutes ces choses qui peuvent servir mais qui ne sont pas parfaites (ce classeur qui ferme mal, ce pull dans lequel je ne me sens pas vraiment bien, même s’il est à la bonne taille,…)

Je remplace désormais plus facilement un objet qui fait l’affaire par un autre qui me plait mieux. Je trouve que l’idée de n’être entourée que d’objets qui mettent en joie est vraiment intéressante. Bien sûr, certains objets, comme par exemple une passoire, ne procurent pas forcément de la joie, et cela ne veut pas dire qu’il faut s’en débarrasser pour autant.

L’idée générale est d’avoir un intérieur pratique et fonctionnel, beau de préférence, dans lequel on se sente bien et où on retrouve chaque objet facilement. J’extrapole sans doute un peu mais si on ne garde que des choses agréables et qui mettent en joie, forcément tout ce qui ne sert à rien (même pas à nous faire plaisir) s’en va pour ne laisser la place qu’à ce qui compte pour nous.

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3. Le pliage des vêtements

En 2 mots : essayé, adopté !

Mais tout d’abord un petit rappel : Marie Kondo conseille de ranger tous nos vêtements, lingerie comprise, à la verticale et non pas à l’horizontale. J’y vois un triple intérêt :

On gagne de la place
Tout est visible
Fini les piles qui s’écroulent parce qu’on a voulu prendre le vêtement tout en dessous de la pile.

Bien que Marie Kondo ne soit pas pionnière dans cette manière de plier le linge, elle l’a grandement popularisé. Moi-même, je n’y ai prêté attention qu’après avoir lu La magie du Rangement. Pourtant, Dominique Loreau avait également cité cette méthode dans un livre plus ancien mais sans insister autant dessus. Je ne m’y étais donc pas arrêtée.

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Personnellement, j’ai commencé cette méthode de pliage avec les vêtements de ma fille lorsqu’elle avait 2 ans. Au lieu de ranger ses vêtements en piles sur les étagères de l’armoire, je les ai tous mis dans les tiroirs qui se trouvent en dessous de celle-ci.

Résultat :

Une rangée par type de vêtement : teeshirts, pulls, pantalons,…
Une petite fille déjà autonome dans le choix de sa tenue du jour (par contre je ne dis pas que les vêtements choisis sont assortis entre eux)
Un gain de place énorme car j’ai pu ranger énormément de jouets dans les étagères ainsi libérées.

Ces résultats nous ont convaincus, mon mari et moi, de vendre notre propre armoire pour la remplacer par deux commodes à tiroirs. Le pliage n’est pas plus long qu’avant, le rangement est très pratique, les vêtements restent bien à leur place (plus besoin de refaire régulièrement les piles de tee-shirts), et la recherche d’un vêtement est bien plus facile.

Je n’ai évoqué ici que quelques aspects de la méthode Konmari. Il y a bien d’autres choses à en retenir, en fonction de sa situation et de ses besoins. Je trouve que Marie Kondo sait bien motiver à se débarrasser des objets qui nous encombrent et nous culpabilisent. Le style n’est certes pas très littéraire, mais peut-être cela a-t-il contribué à sa popularité ?

Et vous, avez-vous lu ou comptez-vous lire ce livre ? Qu’en avez-vous pensé ?

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20/09/2024

Gérer la vie pro et la vie perso à la maison : Trouver l’équilibre

Aujourd'hui, on va parler d'un sujet important pour beaucoup d'entre nous : comment équilibrer vie professionnelle et vie personnelle pour alléger la charge mentale. Si vous vous sentez parfois submergé(e) par les responsabilités professionnelles qui empiètent sur votre vie privée, cet article est pour vous. Que vous soyez employé(e) ou entrepreneur(e), nous avons tous ressenti cette pression à un moment ou à un autre.

L'équilibre entre vie professionnelle et personnelle on en entend très souvent parler, mais comment réellement y parvenir quand la charge mentale liée au travail semble envahir chaque instant de notre quotidien? Dans cet article, on va explorer ensemble les causes de cette charge mentale, ses effets, et surtout, les straégies à adopter pour la réduire et retrouver un équilibre durable.

Comprendre la charge mentale au travail

La charge mentale au travail désigne cet état où, même en dehors des heures de travail, votre esprit reste préoccupé par des tâches à faire, des projets à terminer ou des problèmes auxquels vous n’avez pas trouvé de solution. C'est ce sentiment de ne jamais pouvoir vraiment décrocher, même pendant les moments de détente.

Les causes de cette charge mentale sont nombreuses. Pour certains, cela découle d'une surcharge de travail, d'une accumulation de tâches ou d'attentes parfois irréalistes. Ces dernières peuvent, soient être imposées par l'employeur ou par soi-même, elles exercent une pression constante. La peur de ne pas être à la hauteur, la pression des performances ou encore le manque de ressources sont autant de facteurs qui entretiennent cette charge mentale.

Prenons l'exemple d'une jeune maman qui travaille à temps plein. En plus de ses responsabilités professionnelles, elle doit gérer les rendez-vous médicaux de ses enfants, les activités extrascolaires et veiller au bon fonctionnement de la maison. Même après avoir quitté le bureau, son esprit est encore préoccupé par un rapport à rendre ou une réunion à préparer. Résultat : elle ne parvient jamais à vraiment se détendre une fois à la maison.

Les effets de la charge mentale sur la vie personnelle

La charge mentale liée au travail n'est pas confinée aux heures de bureau. Elle envahit souvent la vie personnelle, créant des tensions dans nos relations avec notre partenaire, nos enfants ou nos amis. Quand notre esprit est constamment absorbé par des préoccupations professionnelles, il devient difficile d'être pleinement présent pour les autres.

Cette charge entraîne également une fatigue mentale et physique. Après une journée de travail stressante, on est souvent trop fatigués pour profiter des activités qui nous apportent du plaisir ou pour nous occuper des tâches ménagères. Ce cercle vicieux, où le manque de temps pour se ressourcer mène à une fatigue accumulée, intensifie la charge mentale.

Par exemple, un salarié qui a pris plus de responsabilités au travail peut se rendre compte qu'il est moins patient avec ses enfants et qu'il se dispute plus souvent avec sa compagne. Fatigué, irritable, et se sentant coupable de ne pas être plus présent pour sa famille, il subit les répercussions directes de la charge mentale liée à son travail sur sa vie personnelle.

Stratégies pour alléger la charge mentale au travail

Comment peut-on alléger cette charge mentale et retrouver un équilibre plus sain entre vie professionnelle et vie personnelle ?

Voici quelques stratégies pratiques à adopter :

1. Organisation et planification

Prenez le temps chaque semaine de planifier vos tâches professionnelles, en identifiant celles qui sont prioritaires. Utilisez des outils de gestion du temps tels que des listes de tâches ou des agendas numériques pour visualiser votre charge de travail. Le simple fait d'organiser vos tâches peut déjà alléger votre esprit. Essayez des méthodes comme le time blocking, où vous planifiez des blocs de temps dédiés à chaque activité. Pour plus de détails sur cette méthode, consultez l’article "Le Time Blocking : Une méthode révolutionnaire pour mieux gérer votre temps" sur le blog.

2. Déconnexion après le travail

Il est crucial de savoir se déconnecter après une journée de travail. Cela peut être difficile, surtout si vous travaillez à domicile ou si votre métier demande une disponibilité constante. Pourtant, instaurer un rituel de fin de journée peut faire une grande différence. Fermez votre ordinateur, rangez votre espace de travail, ou prenez un moment pour vous détendre en prenant 5 grandes respirations afin de signaler à votre cerveau qu'il est temps de passer à autre chose.

3. Gestion des attentes

Apprenez à dire NON lorsque c'est nécessaire et fixez des limites claires avec vos collègues et supérieurs. Exprimez que, pour être pleinement efficace, vous avez besoin de moments de déconnexion. La plupart des gens comprendront ces limites si elles sont communiquées de manière honnête et ouverte.

4. Temps pour soi

Réservez du temps pour des activités qui vous ressourcent : sport, loisirs ou moments de détente. Ces pauses sont essentielles pour recharger vos batteries et revenir au travail avec un esprit clair, concis et une bonne énergie.

Trouver un équilibre durable entre vie professionnelle et personnelle

L'équilibre entre vie professionnelle et personnelle est différent pour chacun. Lorsque j'étais salariée, ma priorité était de couper complètement après le travail. Une fois sortie du bureau, je ne pensais plus du tout au travail. En revanche, depuis que je suis à mon compte et que je travaille à domicile, il est plus difficile de maintenir cette séparation.

La première étape pour trouver un équilibre durable consiste à définir vos priorités. Qu'est-ce qui est vraiment important pour vous, aussi bien sur le plan professionnel que personnel ? Une fois ces priorités identifiées, faites les ressortir sur votre emploi du temps. Parfois, cela signifie refuser certaines opportunités professionnelles pour préserver

du temps pour vous ou votre famille, ou déléguer certaines tâches personnelles pour vous concentrer sur un projet au travail.

La flexibilité est également très importante. Des périodes de stress ou de forte charge de travail sont inévitables, mais en étant flexible et en ajustant votre emploi du temps, vous pourrez mieux gérer ces moments sans sacrifier votre bien-être.

Enfin, n'oubliez pas l'importance de demander du soutien. Parlez de votre charge mentale à votre partenaire ou à vos proches. Partager vos ressentis peut déjà apporter un soulagement. N'hésitez pas à demander de l'aide si nécessaire, parfois une autre perspective peut offrir des solutions auxquelles vous n'aviez pas pensé.

Aujourd'hui, on a vu les impacts de la charge mentale liée au travail sur la vie personnelle, et comment, avec un peu d'organisation et de réflexion, il est possible de retrouver un équilibre plus sain.

Je vous encourage à tester ces stratégies dans votre quotidien. Que ce soit en améliorant votre planification, en vous déconnectant après le travail ou en repensant vos priorités, chaque petit changement peut contribuer à un meilleur équilibre.

Si cet article vous a été utile, partagez-le avec vos proches ou vos collègues. Et si vous avez des questions ou des suggestions pour de futurs articles, n'hésitez pas à me contacter !

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01/06/2024

L'importance de l'organisation pour réduire le stress et améliorer votre bien-être

Dans cet épisode, nous allons parler de stress et de bien-être. Il y a vraiment un lien entre la façon dont on se sent chez soi et la façon dont on se sent dans notre corps ou notre tête.

Comment vous sentez-vous chez vous? Est-ce que c’est l’endroit où vous avez envie de rentrer après votre journée de travail pour vous poser dans le canapé devant un bon film ou pour cuisiner un bon petit plat? Ou bien préférez-vous prolonger votre journée dans les magasins ou chez des amis pour retarder le retour chez vous? Vous ne vous en rendez peut-être pas compte, mais cela peut vraiment vous mettre la puce à l’oreille!

Aujourd'hui, nous allons voir ensemble le lien entre le désordre et notre ressenti. Pourquoi le fait de ranger peut vous aider à vous sentir mieux chez vous? Je vais vous donner deux ou trois petites astuces qui vous aideront à ranger plus facilement.

Lien entre organisation et réduction du stress

Le désordre dans une maison, il y en a forcément à certains moments. Personne n’a une maison digne d'Instagram 7 jours sur 7, 24 heures sur 24... Nous sommes d'accord là-dessus, mais l’important, c’est de savoir que le bazar qu’on met peut être rangé aussi vite qu’il a été mis.

Laisser ce bazar traîner derrière vous peut vite se transformer en stress. Un bon exemple, ce sont les jouets des enfants. Si la salle de jeux est pleine à craquer et que la majorité des jouets sont par terre, les enfants auront du mal à jouer. Ils vont vous dire qu’ils s’ennuient... et là vous vous dites qu’ils se moquent de vous... et bien non, en fait, ils ne savent pas comment gérer ce bazar. Il y en a trop pour eux et ils ne sont pas capables de prioriser et de voir ce à quoi ils peuvent jouer... alors ils ne font rien et donc s’ennuient!

Ou encore, quand votre cuisine est sans dessus dessous et que vous venez pour préparer le repas, rien ne vous inspire... du coup, vous finissez par attraper un bout de fromage et un morceau de pain... vos pauvres légumes cachés au fond du frigo ne verront jamais le fond de la casserole! C’est pareil, c’est le bazar présent qui vous empêche de vous motiver... l'évier est plein et le plan de travail sale, du coup zéro motivation pour sortir les aliments et les cuisiner correctement.

La vision d’un environnement surchargé et désordonné ne laisse pas le cerveau se reposer. Il y a toujours quelque chose sous vos yeux et c’est ce qui peut vous faire ressentir du stress ou de l’anxiété. On est incapable de se détendre complètement dans un environnement désorganisé. Et une des pièces principales où l’ordre doit être de rigueur, c'est la chambre. Oui, parce que c’est là que le repos doit être idéal, donc si le désordre est trop présent, notre sommeil ne sera pas aussi réparateur qu'il devrait l'être.

Plusieurs études font le lien entre bazar et stress. Par exemple, une étude de l’Université de Californie à Los Angeles (UCLA) menée sur une période de neuf ans a démontré des taux plus élevés de cortisol, l’hormone du stress, chez des femmes vivant dans un foyer en désordre.

Et c’est complètement vrai, pour ma part je sais que quand je vois mon salon sens dessus dessous, je peux me mettre à paniquer. Je sais que tant qu’il n’est pas rangé, je ne vais pas pouvoir être productive sur quoi que ce soit... à part continuer à mettre du bazar avec mes filles. Mais je sais aussi que ce que j’ai mis en place va me permettre de ranger tout assez vite et qu’il ne me faudra pas plus de 10 minutes pour retrouver un environnement épuré. Les jouets des filles sont rangés facilement par elles ou par moi, les paniers ont des images qui leur indiquent quels jouets vont à l’intérieur et j’ai épuré au maximum les objets du salon. Du coup, je remets les coussins sur le canapé, je passe un coup sur la table et c’est à peu près bon. Tout ça pour dire que le but c’est de simplifier le rangement et cela implique de s’organiser correctement.

Revenons à nos moutons... du coup, bazar, hop je panique et si je reste dans ce bazar, je vais possiblement me sentir bloquée pour travailler ou cuisiner. Si je me mets à travailler, mes yeux vont être attirés par le désordre autour de moi et je vais avancer certes, mais je vais avancer très lentement donc moins de productivité. Et puis, ce bazar peut aussi vous faire sentir à l'étroit et pas à l'aise dans votre propre chez vous.

La motivation, la concentration et la productivité sont toujours meilleures dans un environnement rangé. Bon, si pour vous c’est tout l’inverse, c’est que vous êtes l’exception qui confirme la règle... ou que vous vous êtes convaincu que ça allait comme ça!

Une enquête sur les perceptions de l'environnement et du bien-être a examiné les relations entre l'encombrement de la maison et le bien-être subjectif. Catherine Roster et ses collègues de l’Université du Nouveau-Mexique (2016) ont examiné comment l’encombrement joue sur la perception qu’une personne a de la maison et, en fin de compte, son sentiment de satisfaction face à la vie. Le résultat de l'étude était que, comme de nombreuses personnes s'identifient étroitement à leur environnement domestique, la mesure dans laquelle il est encombré peut interférer avec le plaisir qu'elles éprouvent en étant dans cet environnement.

En gros, si c’est encombré, on peut finir par ne plus voir le positif et à l'inverse, l’ordre favoriserait donc le bonheur.

Donc, le tout c’est de pouvoir vite rendre la pièce confortable si elle est en bazar, et cela nécessite une petite organisation à mettre en place. C'est donc le moment où je vous donne mes deux ou trois petits conseils. Ce sont des choses que j’essaye d’appliquer au maximum au quotidien et qui me rendent la vie plus facile.

Les 3 conseils organisation facile

En premier, vraiment c’est le top du top des conseils : tout ce qui vous prend moins d’une minute, faites-le de suite, DE SUITE. Par exemple, vous débarrassez le petit déjeuner et la tasse atterrit au-dessus du lave-vaisselle… elle va y rester combien de temps là… eh bien, elle ne devrait même pas toucher le plan de travail… Elle va de suite dans le lave-vaisselle. Autre exemple… le tube de dentifrice est terminé? Directement à la poubelle, pas de retour dans le verre pour que le soir on se dise "ah oui, y’en a plus". Vraiment, ce genre de petites choses peut vous changer la vie.

Deuxièmement, faites souvent du tri, ou du moins dès que vous vous rendez compte qu'un objet ne vous a pas servi depuis longtemps, posez-vous la question : est-ce qu'il va me servir dans les prochains mois? Si la réponse est non, alors hop, on vend, on donne ou on jette s'il ne peut pas être recyclé.

Et pour finir, faites en sorte que tous les membres du foyer s’impliquent. Si vous vivez seul, c'est facile certes, mais sinon, en couple ou avec des enfants, c’est important que tout le monde participe. Tout le monde vit ici donc tout le monde a un rôle à jouer. Les enfants peuvent ranger leurs jouets avec votre aide, votre conjoint ou conjointe peut ranger les vêtements seul(e), et il ne s’agit pas de dire qu’ils vous aident, non, ils participent à la vie de la maison!
Et voilà, vous avez mes petits conseils qui, je trouve, sont assez faciles à mettre en place et peuvent vraiment vous aider à garder un peu d'ordre chez vous.

Pour récapituler, le bazar à la maison est normal, l’important c’est de savoir comment le ranger facilement pour pouvoir se sentir mieux et plus à l’aise chez soi.

Je vous encourage vraiment à tester ces petits conseils et à me dire si ça fonctionne pour vous ou si c’est compliqué pour vous de les mettre en place. Je suis vraiment curieuse de le savoir et je serai ravie de pouvoir vous aider un peu plus si vous le souhaitez.

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30/06/2020

Numérique : la fin du classement ?

Nouveau document, Nouveau document(2), IMG0004952.jpg, Sans titre,…
Tous ces fichiers mystères qui trainent sur votre ordinateur, ça vous parle ?

Ca tombe bien, c’est justement le sujet aujourd’hui : comment faire pour retrouver un fichier facilement sur son ordinateur ? Avec la recherche par mot-clé, le classement est-il encore nécessaire ?

Le numérique a assurément beaucoup changé nos habitudes.

On lui prête d’ailleurs bien des avantages.

Vous vous souvenez de l’époque où on recevait tous nos documents par la poste, où il fallait faire développer ses photos puis les classer dans un album photo ?

En numérisant ses documents, on gagne de l’espace. Finies les piles de papiers qui s’entassent. Les démarches administratives sont en principe plus rapides et plus fiables.

Ce serait également plus écologique car on évite d’abattre des arbres pour la fabrication du papier. Attention tout de même, ce point n’est pas si évident si on considère la consommation en ressources nécessaire à la fabrication des appareils électroniques (mais ce n’est pas le sujet aujourd’hui).

La numérisation permettrait également de gagner du temps.
Gagner du temps ? Oui, à condition que le document recherché soit bien identifié.

papiers-classer

Avant tout, on pense à bien nommer !

Quand on cherche un document, c’est vraiment énervant de devoir passer en revue pleins d’endroits possibles sur son ordinateur pour le retrouver. Surtout quand le document en question s’appelle « Doc1 ».

Première chose importante : bien nommer tous ses fichiers (photos, fichiers pdf, word, …) dès leur création ou import sur l’ordinateur. Et on le fait tout de suite ! Car si on se dit qu’on va s’en souvenir ou qu’on va le faire plus tard, il y a de grandes chances qu’on oublie. C’est d’ailleurs valable pour les fichiers informatiques mais aussi les dossiers et les favoris internet.

Quel nom définir ? Déjà il faut choisir un nom explicite. Dans l’idéal il devrait être assez court mais si vous ne trouvez pas un intitulé clair en quelques mots, vous pouvez faire plus long (pas trop non plus !).

N’oubliez pas d’ajouter la date lorsque c’est nécessaire. Un exemple : si vous stockez vos avis d’impôt, indiquez bien de quel impôt il s’agit ainsi que l’année concernée. Ce sera ainsi plus rapide pour retrouver le bon avis.

Au sujet des dates, si vous voulez classer des documents de manière chronologique, préférez le format AAAAMMJJ, à faire figurer en premier dans le nom de votre document.

Et quand il y a beaucoup de documents à renommer ?

Un petit truc très simple pour vous y retrouver facilement dans vos photos numériques : renommer en masse les photos d'un même évènement.

Pas besoin d'un logiciel, c'est très simple :
1. Sélectionnez toutes les photos à renommer avec le même nom
2. Faire un clic droit / Cliquer sur Renommer
3. Saisir le nom souhaité (par exemple le lieu de vos vacances)
4. Appuyer sur "Entrée"
5. Vos photos sont toutes renommées d'un coup

renommer-photos

En indiquant un nom explicite à ses documents, on peut ainsi les retrouver plus facilement, par recherche de mots-clés.

Retrouver un document

Le système de classement par dossiers informatiques se calque sur le classement papier : pour retrouver un document, il faut parcourir le chemin, de dossiers en sous-dossiers jusqu’à trouver le fichier voulu.

Le principal problème de cette méthode de classement est qu’il n’y a donc qu’un chemin possible pour chaque fichier. Cette problématique se fait plutôt ressentir au niveau professionnel, lorsque vous avez à partager des documents avec plusieurs personnes mais pas pour les mêmes utilisations. Au niveau personnel, il peut également arriver qu’on hésite entre 2 dossiers différents pour classer un document.

En revanche, en réalisant une recherche par mot-clé, on retrouve immédiatement le ficher voulu, du moment qu’il a bien été nommé.

Mais la recherche de documents peut aller encore plus loin avec la LAD, la Lecture Automatique de Documents. Ce système permet de reconnaitre les informations présentes dans un document. La recherche peut donc se faire sur le titre mais également sur le contenu.

classement-informatique

Alors, on n’aurait plus besoin de classer ?

Si par une simple recherche on retrouve immédiatement le document voulu, faut-il continuer à classer ?

A mon sens, OUI sans hésiter. La recherche par mot clé est très pratique mais elle ne résout pas tout.

Tout d’abord, si vous n’avez pas correctement nommé un document, il sera impossible de le retrouver par une simple recherche.

De plus, comment faire le tri dans les documents qui vous sont encore nécessaires si vous n’avez pas une vision globale du contenu d’un dossier ? Le numérique ne prend pas de place physique mais il prend bien une place de stockage numérique. Si vous voulez faire du tri et éliminer les documents devenus obsolètes, il faudra penser par vous-même à tous les mots-clés concernés.

Alors que si par exemple vous classez tous vos avis d’imposition dans un même dossier, nommé « impôts », vous n’aurez qu’à supprimer les documents les plus anciens (car oui vous n’avez besoin de garder que les 3 derniers avis d’imposition, voir à ce sujet les durées de conservation, qui sont valables aussi numériquement).

L’avantage du classement ne concerne pas que le tri et l’archivage. Pour les photos notamment, c’est quand même sympa de pouvoir parcourir les dossiers de chaque séjour en vacances plutôt que d’avoir toutes les photos pêle-mêle dans un seul dossier.

Enfin, en saisissant un mot-clé, comment être sûr de bien visualiser tous les documents qui s’y référent ? Si par exemple vous devez monter un dossier avec plusieurs pièces jointes, tout regrouper au même endroit, dans un seul dossier, sera bien plus simple pour tout retrouver en quelques clics.

Le classement reste donc indispensable, mais pas n’importe comment.

Bien classer : définir une arborescence…

Un classement efficace permet de gagner du temps. S’il est bien défini, il doit être compréhensible et intuitif.

Si vous partagez des documents à plusieurs, en entreprise notamment, un bon classement permet de retrouver directement le document voulu, même si quelqu’un d’autre l’a rangé, et même en l’absence de ceux qui l’utilisent habituellement.

Tout passe par une bonne arborescence de départ : créer une arborescence consiste à déterminer un ensemble de dossiers et sous-dossiers permettant de classer tous les documents.

arborescence

Pour organiser ses photos et documents, on commence par créer des grandes catégories. Il n’existe pas d’arborescence idéale, celle-ci doit être adaptée à la situation de chacun.

Ces dossiers ne concernent pas seulement les documents à stocker mais aussi ceux en cours d’utilisation. On peut ainsi créer un répertoire « en attente de », un répertoire « à faire »,…

Puis classer !

Si vos catégories sont bien définies, le classement sera très facile.

Si vous hésitez entre plusieurs catégories, demandez-vous à quoi va servir ce document ? Pourquoi vous le gardez ?

On peut créer à tout moment un nouveau dossier si nécessaire, après avoir vérifié qu’un dossier adapté n’existe pas déjà.

Parfois vous vous retrouverez peut-être avec un seul fichier dans un dossier. Ce n’est pas très grave si cela vous permet de facilement le retrouver.

Et pour les documents très peu utilisés et qui semblent inclassables, la recherche par nom permet de les retrouver plus facilement si on ne se souvient plus où on les a rangés.

Enfin, évitez d’avoir trop de niveaux de sous-dossiers sinon le chemin d’accès sera trèèès long.

Et pour les photos ?

Pour les photos, vous pouvez consulter l'article suivant :

Comment classer des photos numériques

Pour toutes les raisons évoquées, le plus perfectionné des outils de recherche n’égalera jamais un bon classement. On peut plutôt dire qu’ils sont complémentaires.

L’arborescence, en répartissant nos données par grands thèmes, donne une structure comme on en trouve dans les magasins ou les bibliothèques.

La recherche quant à elle permet soit de gagner du temps sur un document précis, soit de traquer un document perdu.

Si pour un particulier, la différence se fait plutôt au niveau du confort de recherche, pour une entreprise le sujet est beaucoup plus sensible. La gestion des données en entreprise est en effet cruciale. Mais ça, c’est un autre sujet…

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