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Tous ces fichiers mystères qui trainent sur votre ordinateur, ça vous parle ?

Ca tombe bien, c’est justement le sujet aujourd’hui : comment faire pour retrouver un fichier facilement sur son ordinateur ? Avec la recherche par mot-clé, le classement est-il encore nécessaire ?

Le numérique a assurément beaucoup changé nos habitudes.

On lui prête d’ailleurs bien des avantages.

Vous vous souvenez de l’époque où on recevait tous nos documents par la poste, où il fallait faire développer ses photos puis les classer dans un album photo ?

En numérisant ses documents, on gagne de l’espace. Finies les piles de papiers qui s’entassent. Les démarches administratives sont en principe plus rapides et plus fiables.

Ce serait également plus écologique car on évite d’abattre des arbres pour la fabrication du papier. Attention tout de même, ce point n’est pas si évident si on considère la consommation en ressources nécessaire à la fabrication des appareils électroniques (mais ce n’est pas le sujet aujourd’hui).

La numérisation permettrait également de gagner du temps.
Gagner du temps ? Oui, à condition que le document recherché soit bien identifié.

Avant tout, on pense à bien nommer !

Quand on cherche un document, c’est vraiment énervant de devoir passer en revue pleins d’endroits possibles sur son ordinateur pour le retrouver. Surtout quand le document en question s’appelle « Doc1 ».

Première chose importante : bien nommer tous ses fichiers (photos, fichiers pdf, word, …) dès leur création ou import sur l’ordinateur. Et on le fait tout de suite ! Car si on se dit qu’on va s’en souvenir ou qu’on va le faire plus tard, il y a de grandes chances qu’on oublie. C’est d’ailleurs valable pour les fichiers informatiques mais aussi les dossiers et les favoris internet.

Quel nom définir ? Déjà il faut choisir un nom explicite.  Dans l’idéal il devrait être assez court mais si vous ne trouvez pas un intitulé clair en quelques mots, vous pouvez faire plus long (pas trop non plus !).

N’oubliez pas d’ajouter la date lorsque c’est nécessaire. Un exemple : si vous stockez vos avis d’impôt, indiquez bien de quel impôt il s’agit ainsi que l’année concernée. Ce sera ainsi plus rapide pour retrouver le bon avis.

Au sujet des dates, si vous voulez classer des documents de manière chronologique, préférez le format AAAAMMJJ, à faire figurer en premier dans le nom de votre document.

Et quand il y a beaucoup de documents à renommer ?

Un petit truc très simple pour vous y retrouver facilement dans vos photos numériques : renommer en masse les photos d'un même évènement.

Pas besoin d'un logiciel, c'est très simple :
1. Sélectionnez toutes les photos à renommer avec le même nom
2. Faire un clic droit / Cliquer sur Renommer
3. Saisir le nom souhaité (par exemple le lieu de vos vacances)
4. Appuyer sur "Entrée"
5. Vos photos sont toutes renommées d'un coup

En indiquant un nom explicite à ses documents, on peut ainsi les retrouver plus facilement, par recherche de mots-clés.

Retrouver un document

Le système de classement par dossiers informatiques se calque sur le classement papier : pour retrouver un document, il faut parcourir le chemin, de dossiers en sous-dossiers jusqu’à trouver le fichier voulu.

Le principal problème de cette méthode de classement est qu’il n’y a donc qu’un chemin possible pour chaque fichier. Cette problématique se fait plutôt ressentir au niveau professionnel, lorsque vous avez à partager des documents avec plusieurs personnes mais pas pour les mêmes utilisations. Au niveau personnel, il peut également arriver qu’on hésite entre 2 dossiers différents pour classer un document.

En revanche, en réalisant une recherche par mot-clé, on retrouve immédiatement le ficher voulu, du moment qu’il a bien été nommé.

Mais la recherche de documents peut aller encore plus loin avec la LAD, la Lecture Automatique de Documents. Ce système permet de reconnaitre les informations présentes dans un document. La recherche peut donc se faire sur le titre mais également sur le contenu.

Alors, on n’aurait plus besoin de classer ?

Si par une simple recherche on retrouve immédiatement le document voulu, faut-il continuer à classer ?

A mon sens, OUI sans hésiter. La recherche par mot clé est très pratique mais elle ne résout pas tout.

Tout d’abord, si vous n’avez pas correctement nommé un document, il sera impossible de le retrouver par une simple recherche.

De plus, comment faire le tri dans les documents qui vous sont encore nécessaires si vous n’avez pas une vision globale du contenu d’un dossier ? Le numérique ne prend pas de place physique mais il prend bien une place de stockage numérique. Si vous voulez faire du tri et éliminer les documents devenus obsolètes, il faudra penser par vous-même à tous les mots-clés concernés.

Vous avez l’impression de passer votre temps à ranger ? Que rien ne reste jamais en place ?

Il faut dire qu’à priori le rangement n’est pas l’activité la plus fun qui soit : il faut prendre les objets un par un, puis décider de l’endroit où les mettre, pousser les autres objets pour que tout rentre dans le tiroir dévolu (ou trouver un autre endroit car il n’y a vraiment plus de place), … Alors on pose l’objet en question au premier endroit venu, « pour l’instant ».

Ça vous parle ? Ca me parlait à moi aussi avant. Avant de découvrir que ranger ne signifie pas déplacer les choses.

Pour ranger de manière efficace, il y a 3 règles essentielles à respecter : la proximité, la catégorisation et la fréquence.

Mais avant d’entrer dans les détails, il faut déjà définir  qu’est ce que le rangement ?

Qu’est ce que le rangement ?

Pour bien le définir, il faut comprendre ce qu’il n’est pas.

Mettre en ordre n’est pas juste masquer et placer les choses dans des meubles, ni déplacer les objets d’un endroit vers un autre. Empiler en quelques minutes un maximum de choses dans les placards en attendant de la visite, ce n’est pas ce qu’on appelle ranger. Mais ça, vous vous en doutez bien.

Il y a encore quelques dizaines d’années, les logements n’étaient pas équipés de tant d’objets et accessoires. Comme le souligne Dominique Loreau dans son livre « l’art de mettre les choses à leur place », avant chaque meuble avait une fonction précise (le vaisselier, le chiffonnier, le semainier,…) et toutes les catégories d’objets y trouvaient leur place attitrée. Depuis, de nouveaux objets sont apparus, notamment électroniques, et le rangement n’est plus aussi stéréotypé.

Pour bien ranger, on peut tout de même garder cette idée de catégories. Prenons pour exemple un grand magasin : tout est au bon endroit, de manière logique (enfin en principe !). Si un nouveau produit doit être ajouté, n’importe quel employé saura où le ranger car tout est défini.

Mais comme votre maison n’est pas un magasin, un bon rangement passe forcément par un désencombrement : lorsque les objets sont en excès, on ne peut pas les organiser de manière efficace. Cela ne signifie pas forcément qu’il faut tendre vers le minimalisme. Les objets en excès sont ceux qui ne servent vraiment jamais. S’ils sont inutiles, on les oublie et ce qui est rangé derrière avec.

Alors comment ranger de manière efficace ?

Comment bien ranger : les 3 règles

Revenons à notre magasin : pourquoi trouvez-vous tout ce dont vous avez besoin facilement dans un magasin ? Parce que tout est regroupé par catégorie.

1. Faire des catégories

Je mets cette règle en premier car c’est sans doute la plus importante. Pour s’y retrouver facilement ET savoir immédiatement où ranger vos affaires, il faut les catégoriser.

En restant logique, chaque chose aura une place définie.

Pour définir vos catégories, pensez à l’utilisation que vous faites de vos affaires : il ne s’agit pas forcément de mettre tous les objets identiques ensemble, mais surtout de regrouper ce qui sert à la même chose ensemble. On peut par exemple regrouper le matériel de pâtisserie avec les ingrédients qui ne servent qu’à la pâtisserie.

Une fois toutes vos catégories définies, si vous ne savez pas où ranger un objet, il est peut-être nécessaire de lui créer une nouvelle catégorie. Même pour un seul objet car souvent, une fois cette nouvelle catégorie définie, vous trouverez rapidement d’autres objets qui iront naturellement avec.

2. Chercher la proximité

L’être humain serait-il paresseux de nature ? Je dirais plutôt partisan du moindre effort. Si un objet nécessite trop de gestes pour être rangé, on sait tous qu’il a de grandes chances de trainer un moment ailleurs qu’à sa place définie.

Pour limiter la casse, on définit donc un endroit de rangement à proximité de l’endroit où on l’utilise le plus souvent.

Il y a parfois des contraintes qui font qu’aucun rangement n’est disponible à l’endroit souhaité.

Voici pourquoi il est important de désencombrer. On commence tout d’abord par se demander ce qui est vraiment nécessaire, ce qui peut déjà faire gagner de la place. Ensuite, on peut déplacer une autre catégorie d’objets ailleurs pour libérer la place convoitée, on peut créer un nouveau rangement (étagère murale, petit meuble, crochets,…),… Bref on fait au mieux en fonction des contraintes de l’espace disponible.

3. Tenir compte de la fréquence d’utilisation

Chercher la proximité est important pour ranger facilement. Mais nous l’avons vu, il n’est pas toujours possible de caser tout ce qu’on veut près de l’endroit où nous en avons besoin. Pour se faciliter la tâche, on combine cette recherche de proximité à la fréquence d’utilisation.

On réserve donc les endroits les plus accessibles aux objets les plus souvent utilisés et inversement. On pense tous aux décorations de noël, qui iront plutôt à la cave, au grenier ou dans les endroits les moins accessibles, pour libérer de la place dans le salon. Il est évident qu’une catégorie qui ne sert qu’une fois dans l’année ne va pas encombrer les zones de rangement les plus pratiques durant toute l’année.

En revanche, je vois très souvent des tiroirs de cuisine - rangements les plus accessibles de la cuisine - remplis de bougies d’anniversaire ou autres gadgets très peu voire jamais utilisés.

On revient donc sur le désencombrement : on enlève ce qui ne sert vraiment jamais ou qui peut être remplacé facilement par un autre objet. Ensuite, on retire toutes les choses peu utilisées. Si vous avez rangé les petits objets de cuisine dans le tiroir pour son format pratique, pensez aux petites boites pour les ranger en hauteur, avec une étiquette pour ne pas les oublier.

Bien souvent, l’origine du désordre vient d’une remise à plus tard : la procrastination est sans doute la pire ennemie de l’ordre. Pour y remédier, l’installation d’un bon rangement de base avec les 3 règles précédemment énoncées facilite déjà grandement la tâche.

Et vous savez quoi ? Si vous n’arrivez pas à vous y mettre, je peux vous aider !

Combien de temps passez-vous dans votre cuisine chaque jour ? Quand on veut préparer des repas soi-même, le temps à y consacrer est non négligeable, surtout pour ceux qui comme moi n’aiment pas cuisiner.

Avec quelques astuces, on peut facilement réduire ce temps. Il n’est pas question ici de planification des repas et encore moins de cuisiner le dimanche pour la semaine à venir.

Ces astuces s’appliquent pour gagner du temps au moment où vous vous dites « bon j’ai faim, qu’est-ce que je peux cuisiner rapidement ? ».

Comment gagner du temps lors de la préparation des repas ?

• Cuire plusieurs ingrédients en même temps

Plutôt que de prévoir une casserole pour chaque ingrédient, vous pouvez tout regrouper dans une même grande casserole  ou un  wok, ce qui permet un gain de temps et moins de vaisselle à faire. Ca marche pour cuire des pâtes, du riz, des légumes, de la viande, du poisson,…

Il existe même des livres de cuisine sur ce concept (voir par exemple « Petits plats magiques » de Sabrina Fauda-Rôle ou encore « Recettes one pot » de Pauline Dubois).

• Utiliser une cocotte

Pas besoin de surveiller si l’eau déborde ou si la poêle attache ! En utilisant la cocotte minute, il suffit de placer ses ingrédients dedans, lancer le minuteur et en profiter pour faire d’autres tâches (ou ne rien faire, ça marche aussi).

• Simplifier ses recettes

Privilégier des recettes qui ne contiennent pas trop d’ingrédients, éliminer quelques étapes non indispensables,… soit c’est peut-être un peu moins bon mais ça fait gagner du temps.

• Ne pas tout éplucher

Certains légumes se mangent avec la peau : un simple brossage suffit et c’est beaucoup plus rapide qu’éplucher (c’est valable pour les carottes, mais aussi le panais, les courgettes, les concombres, ...). Mais dans ce cas, mieux vaut privilégier les légumes bio car la peau des légumes est plus concentrée en pesticides.

• Faire plusieurs tâches en même temps

Mention spéciale aux personnes qui ont du mal à faire plusieurs tâches en même temps : profitez du temps de cuisson pour faire autre chose : commencez à faire la vaisselle ou à avancer sur la préparation d’un autre plat par exemple.

• Faire en sorte d’avoir des restes

Quand on cuisine, faire plus ne prend pas beaucoup plus de temps. En doublant les quantités, c’est un repas de moins à préparer ensuite. Vous n’aurez plus qu’à réchauffer les restes au repas suivant ou les congeler pour les « jours de flemme ».

• Faire chauffer l’eau à la bouilloire

Une bouilloire chauffe l’eau plus rapidement qu’une plaque électrique et consomme moins d’électricité. Elle est parfois aussi plus performante qu’une plaque au gaz. En revanche, pour l’induction cette solution n’est pas particulièrement intéressante, le gain de temps étant minime, voire nul.

• Congeler des portions toutes prêtes

Lorsque vous coupez du persil, des herbes, de l’ail, préparez une plus grande quantité et congelez de petites portions dans des bacs à glaçons ou des moules à muffins. Ca marche aussi pour les sauces (béchamel, bolognaise, pesto,…).

• Faire participer ceux qui mangeront le repas

Chacun peut donner un petit coup de main, que ce soit pour mettre la table, couper les légumes, remplir la casserole (ou la bouilloire) d’eau, … autant de petites tâches à déléguer, même aux plus mauvais cuisiniers.

• Bien agencer sa cuisine

Pour ne pas perdre du temps à chercher tous vos ustensiles au moment de cuisiner, bien réfléchir à l’agencement de votre cuisine pour avoir ce qui sert le plus à portée de main.

Ce point nécessite à lui seul un paragraphe plus détaillé.

Comment bien organiser sa cuisine ?

La cuisine est l’endroit où l’on sort le plus de choses chaque jour. Il faut faire particulièrement attention à l’aménagement de cette pièce pour pouvoir ranger facilement.

Pour cela, avant de ranger on désencombre ! Ne commencez jamais par étudier vos besoins supplémentaires en rangement car en désencombrant vous pourrez peut-être libérer de la place.

• Les ustensiles de cuisine et la vaisselle

Le plus facile est d’éliminer les objets en double ou en triple exemplaire (avez-vous vraiment besoin de deux essoreuses à salade ?). Ne gardez que celui que vous préférez utiliser.

Eliminez également les gadgets jamais utilisés, les ustensiles cassés ou incomplets (les couvercles esseulés par exemple).

Vous pouvez ensuite définir la quantité nécessaire pour la vaisselle de type assiettes, tasses, bols, couverts,… Là aussi, il n’est pas forcément utile d’avoir 56 assiettes, surtout si elles sont dépareillées. Et si vraiment il vous arrive d’inviter beaucoup de monde, pourquoi ne pas en mettre quelques-unes dans un carton à la cave si vous manquez déjà de place dans la cuisine ?

Le but est d’avoir le plus à proximité ce qui sert vraiment souvent, puis éloigner de plus en plus les objets qui servent le moins. Tenez également compte du moment ou de l’endroit où vous utilisez les objets. Rangez les casseroles à proximité de la cuisinière par exemple.

Attention aussi à ne pas entasser : si vous devez systématiquement désempiler toutes les casseroles pour attraper celle du milieu (surtout si vous n’utilisez jamais celles du dessus), cela fait autant de gestes inutiles chaque jour. Concernant les casseroles justement, il est rare d’utiliser toutes les tailles. Si vous n’utilisez que deux tailles différentes, vous pouvez vous débarrasser des autres.

N’hésitez pas à compartimenter les tiroirs en utilisant des séparateurs. Pour gagner de la place (et en général on n’en a jamais de trop dans une cuisine), vous pouvez utiliser des demi-étagères pour utiliser toute la hauteur des placards sans empiler. Vous pouvez également remplacer les plinthes sous les meubles par des tiroirs pour gagner en espace de rangement.

Avec des crochets adhésifs, vous pouvez accrocher des ustensiles à l’intérieur des portes pour libérer un peu de place dans les tiroirs.

• Le petit électroménager

Ne gardez que ce que vous utilisez vraiment. Ces appareils vous font certes gagner du temps (si on inclut le temps de lavage parfois ce n’est même pas le cas), mais si vous manquez réellement de place, il faut faire du tri. S’il vous arrive très rarement d’utiliser un appareil, demandez-vous s’il n’y a pas une alternative. Un exemple : si vous avez une crêpière que vous n’utilisez qu’à la chandeleur, pourquoi ne pas faire vos crêpes à la poêle ?

Limitez la quantité d’électroménager sur le plan de travail. Celui-ci doit servir avant tout à cuisiner et il sera beaucoup plus rapidement nettoyé si seul le strict minimum y séjourne. N’y laissez donc que les appareils que vous utilisez réellement au moins toutes les semaines.

• Le stock de nourriture

Faites le tri et jetez les produits périmés. Donnez les produits que vous ne mangerez jamais (si aucun membre de la famille ne les aime, si vous les avez reçus et que vous ne les cuisinez pas,…).

Rassemblez les produits similaires ensemble : les épices, les féculents, les gâteaux… Vous verrez plus rapidement ce qu’il manque au moment de faire votre liste des courses. Si vous avez beaucoup de petites choses comme les goûters, utilisez des boîtes pour les garder groupées.

Evitez de trop stocker, adaptez votre stock à votre fréquence de courses et rangez à l’avant les aliments qui périment en premier ou les sachets ouverts. Laissez toujours les denrées périssables bien en évidence dans le placard pour ne pas les oublier.

Pour bien se conserver, les épices doivent être rangées dans un endroit frais, sec et à l’abri de la lumière. Pour trouver la bonne épice sans les sortir une à une, placez-les dans une boîte et notez au marqueur le contenu de chaque flacon sur son couvercle.

• Le frigo et le congélateur

Excepté pour les réfrigérateurs à  froid ventilé, il existe quatre zones dans un frigo :

- La zone froide (très souvent tout en haut) qui doit contenir la viande, le poisson et les plats cuisinés
- La zone fraiche (en dessous) qui doit contenir les laitages et les légumes cuits
- Le bac à légume qui doit contenir les fruits et légumes crus et non lavés
- La porte qui doit contenir les condiments, les boissons, les sauces en flacon ou tube …

Enlevez les emballages des produits avant de les ranger dans le frigo (carton autour des yaourts par exemple)

Certains produits ont un emballage qui empêche leur bonne conservation, par exemple les légumes en sachet qu’il vaut mieux sortir avant de les ranger.

Pensez aussi à bien organiser le congélateur, en étiquetant systématiquement tout ce qui est fait maison, avec la date et le nom du produit. Placez les plus récents en dessous des plus anciens pour respecter un système FIFO (le premier entré = le premier sorti). Enfin répartissez les aliments par type pour les retrouver plus facilement.

N’oubliez pas également d’y faire du tri régulièrement : les surgelés périment aussi, surtout les produits animaux.

Pour finir, dernier conseil concernant la cuisine : laisser une liste de course en permanence en évidence pour la remplir au fur et à mesure.