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Tous ces fichiers mystères qui trainent sur votre ordinateur, ça vous parle ?

Ca tombe bien, c’est justement le sujet aujourd’hui : comment faire pour retrouver un fichier facilement sur son ordinateur ? Avec la recherche par mot-clé, le classement est-il encore nécessaire ?

Le numérique a assurément beaucoup changé nos habitudes.

On lui prête d’ailleurs bien des avantages.

Vous vous souvenez de l’époque où on recevait tous nos documents par la poste, où il fallait faire développer ses photos puis les classer dans un album photo ?

En numérisant ses documents, on gagne de l’espace. Finies les piles de papiers qui s’entassent. Les démarches administratives sont en principe plus rapides et plus fiables.

Ce serait également plus écologique car on évite d’abattre des arbres pour la fabrication du papier. Attention tout de même, ce point n’est pas si évident si on considère la consommation en ressources nécessaire à la fabrication des appareils électroniques (mais ce n’est pas le sujet aujourd’hui).

La numérisation permettrait également de gagner du temps.
Gagner du temps ? Oui, à condition que le document recherché soit bien identifié.

Avant tout, on pense à bien nommer !

Quand on cherche un document, c’est vraiment énervant de devoir passer en revue pleins d’endroits possibles sur son ordinateur pour le retrouver. Surtout quand le document en question s’appelle « Doc1 ».

Première chose importante : bien nommer tous ses fichiers (photos, fichiers pdf, word, …) dès leur création ou import sur l’ordinateur. Et on le fait tout de suite ! Car si on se dit qu’on va s’en souvenir ou qu’on va le faire plus tard, il y a de grandes chances qu’on oublie. C’est d’ailleurs valable pour les fichiers informatiques mais aussi les dossiers et les favoris internet.

Quel nom définir ? Déjà il faut choisir un nom explicite.  Dans l’idéal il devrait être assez court mais si vous ne trouvez pas un intitulé clair en quelques mots, vous pouvez faire plus long (pas trop non plus !).

N’oubliez pas d’ajouter la date lorsque c’est nécessaire. Un exemple : si vous stockez vos avis d’impôt, indiquez bien de quel impôt il s’agit ainsi que l’année concernée. Ce sera ainsi plus rapide pour retrouver le bon avis.

Au sujet des dates, si vous voulez classer des documents de manière chronologique, préférez le format AAAAMMJJ, à faire figurer en premier dans le nom de votre document.

Et quand il y a beaucoup de documents à renommer ?

Un petit truc très simple pour vous y retrouver facilement dans vos photos numériques : renommer en masse les photos d'un même évènement.

Pas besoin d'un logiciel, c'est très simple :
1. Sélectionnez toutes les photos à renommer avec le même nom
2. Faire un clic droit / Cliquer sur Renommer
3. Saisir le nom souhaité (par exemple le lieu de vos vacances)
4. Appuyer sur "Entrée"
5. Vos photos sont toutes renommées d'un coup

En indiquant un nom explicite à ses documents, on peut ainsi les retrouver plus facilement, par recherche de mots-clés.

Retrouver un document

Le système de classement par dossiers informatiques se calque sur le classement papier : pour retrouver un document, il faut parcourir le chemin, de dossiers en sous-dossiers jusqu’à trouver le fichier voulu.

Le principal problème de cette méthode de classement est qu’il n’y a donc qu’un chemin possible pour chaque fichier. Cette problématique se fait plutôt ressentir au niveau professionnel, lorsque vous avez à partager des documents avec plusieurs personnes mais pas pour les mêmes utilisations. Au niveau personnel, il peut également arriver qu’on hésite entre 2 dossiers différents pour classer un document.

En revanche, en réalisant une recherche par mot-clé, on retrouve immédiatement le ficher voulu, du moment qu’il a bien été nommé.

Mais la recherche de documents peut aller encore plus loin avec la LAD, la Lecture Automatique de Documents. Ce système permet de reconnaitre les informations présentes dans un document. La recherche peut donc se faire sur le titre mais également sur le contenu.

Alors, on n’aurait plus besoin de classer ?

Si par une simple recherche on retrouve immédiatement le document voulu, faut-il continuer à classer ?

A mon sens, OUI sans hésiter. La recherche par mot clé est très pratique mais elle ne résout pas tout.

Tout d’abord, si vous n’avez pas correctement nommé un document, il sera impossible de le retrouver par une simple recherche.

De plus, comment faire le tri dans les documents qui vous sont encore nécessaires si vous n’avez pas une vision globale du contenu d’un dossier ? Le numérique ne prend pas de place physique mais il prend bien une place de stockage numérique. Si vous voulez faire du tri et éliminer les documents devenus obsolètes, il faudra penser par vous-même à tous les mots-clés concernés.

Désencombrer…

On en entend souvent parler, on sait plus ou moins comment faire (se poser les bonnes questions, résister au « au cas où » et au « on ne sait jamais », …)

Mais au fait : POURQUOI désencombrer ?

Si on a déjà un objet, quel est l’intérêt de s’en débarrasser ?

Les objets, un bénéfice ou une entrave ?

Dans son livre sur le minimalisme digital, Cal Newport définit le minimalisme comme étant l’art de connaitre précisément la quantité de ce dont on a besoin (« Minimalism is the art of knowing how much is just enough »).

Par cela, il entend que le minimalisme est le fait de prendre en compte le « coût » total d’un bien en tenant compte du ratio contraintes/bénéfices.  Il s’agit de ne pas accepter un bien ou un service supplémentaire si son utilisation nécessite du temps pour un faible bénéfice.

A part pour les souvenirs, on lie souvent un objet à sa valeur monétaire.

Lorsqu’on reçoit un objet gratuitement on l’accepte avec plaisir car on a l’impression d’avoir gagné quelque chose.

Pourtant, si on tient compte de la place que va occuper cet objet, du temps qu’il nécessitera pour le déplacer, l’entretenir,… puis un jour s’en débarrasser, son coût n’est finalement pas gratuit.

A l’inverse, je vois souvent des clients qui gardent des objets car ils ont coûté cher. Là aussi, le coût réel au quotidien est à dissocier de sa valeur monétaire. S’il vous dérange, voire vous culpabilise car vous l’avez acheté cher et ne l’avez pas utilisé, son coût « mental » est énorme.

Le fait de garder un objet ou non ne devrait donc pas dépendre de sa valeur monétaire mais de son bénéfice comparé à son coût (en espace, en temps, en occupation mentale).

Les objets qui nous encombrent le plus : les souvenirs et les objets « au cas où »
 

Parmi la montagne d’objets qui nous entourent, il y a généralement 2 catégories d’objets responsables à elles-seules de la majorité du désordre ambiant :

• Les souvenirs
• Les objets pour une utilisation future

Les souvenirs regroupent les photos mais aussi les objets qui nous rappellent un proche, les souvenirs de voyages, les souvenirs d’enfance,…

Je retrouve très souvent tous ces objets-souvenirs disséminés un peu partout dans les pièces de la maison. Pour les ranger il y a 2 solutions :

• Soit ils ont une seconde fonction, par exemple ils servent de décoration ou ils sont utiles au quotidien. Dans ce cas leur place est toute trouvée.
   
• Soit ils n’ont « que » la fonction de souvenir. Et là on ne sait jamais vraiment quoi en faire. Le plus simple est de créer une ou plusieurs boites à souvenirs. L’important est d’avoir un endroit spécifique pour les souvenirs, pour ne pas les mélanger avec les objets du quotidien.
   

La seconde catégorie concerne les objets dont on aura peut-être besoin dans le futur. Après s’être demandé s’il est vraiment possible qu’ils servent un jour, là aussi, il est important de leur définir une place précise pour qu'ils n'encombrent pas l'espace des objets qui vous sont utiles actuellement.

Est-on plus heureux quand on possède plus ?
 

A en croire une étude menée par Brickman, Coates, et Janoff-Bulman en 1978, les victimes d'accidents graves peuvent être plus heureuses que les gagnants du loto. Ca fait réfléchir non ?

Quand on possède moins, on se rendrait mieux compte des valeurs de la vie. Un peu comme quand on a eu une grosse grippe, les jours suivants on apprécie de n'être juste pas malade !

A l'inverse, quand on acquiert un objet, on a naturellement envie d'en avoir toujours plus. On revoit en permanence ses critères à la hausse au fur et à mesure des nos acquisitions.

"Nous agissons comme si le confort et le luxe étaient essentiels à notre existence, alors qu'il suffit pour être réellement heureux de trouver quelque chose qui nous intéresse passionnément."

Charles Kingsley

Réussir à se séparer des objets
 

L’argument selon lequel « on ne veut rien jeter car c’est gâcher » perd tout son poids si on se débarrasse des objets en leur donnant une seconde vie. Le but est justement que chaque ressource (et donc chaque objet) soit utilisé de manière optimale. Si vous n’utilisez pas un objet, il est alors plus opportun de le céder à une personne qui l’utilisera.

Si l’objet en question est cassé ou n’intéresse personne, son recyclage préserve les ressources naturelles et évite d’alourdir la pollution liée à l’incinération ou l’enfouissement des déchets ménagers.

Même si vous vous débarrassez d’objets sans les recycler (ou sans que cela soit possible), le désencombrement est tout de même bénéfique. En effet, si un objet nous est inutile, le faire dormir dans un placard n’apportera rien. En revanche il coûtera de l’énergie, de l’argent et du temps, car il nous encombre l’esprit, prend de la place et nécessite d’être entretenu.

Se débarrasser des objets : quelles solutions ?

Pour vous débarrasser des objets dont vous ne voulez plus, vous avez plusieurs possibilités :

• Revendre

Internet regorge de sites de petites annonces que vous pouvez choisir selon le type d’objet à vendre et sa valeur : les plus connus sont Vinted, Ebay, Le Bon Coin ou encore Priceminister, mais il en existe plein d’autres. L’inconvénient majeur est que ça prend du temps : il faut prendre une photo de chaque article à vendre, y ajouter une description, envoyer l’objet ou rencontrer l’acheteur,…

Plus rapide, le vide-grenier (ou marché aux puces) peut être une alternative intéressante : on peut y vendre pratiquement tout mais à un prix souvent très bradé.

Il existe également des magasins d’achat-revente qui rachètent directement vos articles : la vente est donc immédiate mais les tarifs de rachat sont là aussi très faibles. En général ils rachètent l’électroménager, les articles multimédias (TV, hi-fi, informatique,…) ou de loisirs (livres, DVD,…)

Les dépôts-ventes fonctionnent un peu différemment : ils n’achètent pas directement la marchandise. Passé un certain délai vous récupérez les objets non vendus et devrez trouver un autre moyen de vous en débarrasser. La marchandise mise en vente dans les dépôts-ventes est plus variée que dans les magasins d’achat-revente (la vente de vêtements et de matériel de puériculture est parfois possible).

Les débouchés sont donc variés pour vous faire un peu d’argent.

• Donner

Vous pouvez donner vos objets à des associations caritatives telles qu’Emmaüs, Secours populaire, Armée du Salut…

On peut être désordonné de nature mais l’arrivée d’un ou plusieurs enfants complique de manière certaine la tâche. C’est d’ailleurs souvent avec un enfant en plus qu’on cherche à améliorer son organisation car cela devient juste indispensable. Bref, le rangement est inévitablement plus compliqué quand la famille s’agrandit. Mais je vous rassure tout de suite : il y a des solutions !

Le rangement est inévitablement plus compliqué avec des enfants

Si vous étiez ordonné(e) avant d’avoir des enfants, ce n’est peut être plus le cas. Si vous ne l’étiez pas, je ne pense pas trop m’avancer en disant que c’est pire maintenant. Car il y a plusieurs raisons à cette difficulté à maintenir la barre.

On en parle de tous les objets qui arrivent avec un enfant ?

Forcément qui dit enfant dit la montagne d’objets qui vont avec, et cela dès la naissance. Au début le matériel de puériculture est plutôt encombrant mais temporaire. Par contre quand on arrive aux jouets qui se multiplient et se miniaturisent avec l’avancée en âge de l’enfant, c’est un autre challenge. Même en faisant du tri régulièrement, il y a forcément beaucoup de choses à traiter en plus et donc plus à ranger.

On peut limiter les jouets à une chambre ou une pièce dédiée si c’est possible mais on se rend généralement vite compte que les enfants aiment jouer à l’endroit où nous sommes: la pièce à vivre.  Même si les jouets restaient sagement dans leur chambre, il faudrait plusieurs années pour qu’un enfant range seul, de manière autonome sans avoir besoin de « faire l’inspecteur » régulièrement.

On a moins de temps à octroyer au rangement.

Même avec la meilleure organisation, ranger demande un peu de temps. Et du temps, justement vous n’en avez plus autant ! Si avant vous n’aviez que vous à gérer, ce temps est révolu pour quelques années. Sans enfant, il suffit de ranger vos propres affaires et de vous occuper de vous. Avec des enfants, il faut également s’occuper d’eux, c’est autant de temps en moins pour ranger.

Mais surtout, ça fait plus de monde qui met le désordre !

Si vous sortez des objets dont vous avez besoin, votre enfant aussi. Quand ils sont petits, c’est d’ailleurs impressionnant de voir la vitesse à laquelle ils arrivent à sortir plein de choses en seulement quelques minutes.

Pire, si vous n’êtes pas très ordonné, les enfants suivent votre exemple et risquent bien de faire pareil. Donc si le rangement n’est pas votre point fort, il y a de grands risques que le désordre soit exponentiel avec le nombre d’enfants.

Pourtant, les logements des familles nombreuses ne sont pas forcément dans un bazar indescriptible. L’avancée du désordre n’est donc pas en lien direct avec le nombre d’enfants. C’est plutôt rassurant, cela signifie que OUI, il y a des solutions !

Comment limiter la casse ?

Comme tout changement dans une vie, il faut du temps pour s’adapter et retrouver un équilibre. De plus chaque période de l’enfance amène des contraintes différentes.

Un rangement bien adapté

Vous êtes-vous déjà demandé comment font les maitresses et maitres d’école maternelle pour que la classe ne soit pas dans un état proche du chaos à la fin d’une journée avec une trentaine d’enfants ?

Si vous observez bien la classe, vous verrez toujours des contenants bien identifiés, à hauteur des enfants et donc facilement accessibles. Ça parait basique mais ce n’est pas forcément évident d’aménager une chambre d’enfant en se mettant à la place de l’utilisateur principal. Pourtant c’est bien lui qui devra ranger (avec votre aide éventuelle).

Les hauteurs sont très pratiques pour mettre hors de portée tout ce qui ne doit pas être sorti sans votre autorisation. Mais attention, vous devrez ensuite ranger vous-même tout ce que vous aurez choisi de mettre en hauteur. Donc si vous voulez vous réduire la tâche, mieux vaut bien réfléchir à ce que vous allez y ranger.

Un exemple : quand j’aide un parent à organiser une chambre d’enfant, le matériel de dessin et de bricolage est généralement en hauteur (et dans un fouillis total au passage).             
Si la mise à disposition de ciseaux et objets dangereux est à éviter, il peut être intéressant, selon l’âge et le « caractère » de votre enfant de lui mettre à portée de main un bac de crayons et des feuilles. Laissez juste une quantité raisonnable car plus il y en a, plus vous risquez d’en retrouver un peu partout.

Un autre exemple fréquent : si les chaussures trainent toujours dans l’entrée, est-ce qu’il y a bien un endroit très facilement accessible pour les ranger ? Idem pour la veste et le sac d’école…

Un crochet à sa hauteur pour sa veste et son sac, un coin bien dégagé pour ses chaussures et un petit bac pour tous les accessoires qui « vont avec » (gants, bonnet, écharpe, casquette, …), il faut bien penser à tous les détails en se mettant à la place de votre/vos enfants pour s’assurer que tout est le plus accessible possible.

Là, vous me répondrez peut-être : je fais déjà tout ça mais ça ne marche pas chez moi, il/elle laisse tout trainer sans ranger, ce qui m’amène à mon second point :

On montre l’exemple !

Si dans vos propres placards, tout est mélangé sans place définie, les enfants vont faire comme vous. Attention, je ne dis pas qu’il suffit de bien ranger pour que votre enfant en fasse de même tout seul, sans même le lui demander (j’en ai d’ailleurs la preuve chez moi et ce serait trop facile n’est-ce-pas ?).

Si montrer l’exemple n’est pas la méthode miracle, c’est un bon début car on ne peut pas demander à l’autre de faire ce qu’on ne fait pas soi-même. (Tiens ça marche aussi pour le conjoint ça !).