Vous la connaissez, cette boite qui contient pêle-mêle tout un tas de documents, dans laquelle vous priez pour ne pas avoir besoin d’y fouiller ? Quand on doit se concentrer sur son cœur de métier, il est difficile d’organiser le flux des documents qui arrivent en permanence. Rassurez-vous il y a des solutions !

Avec quelques automatismes, on peut facilement gagner du temps et fiabiliser son système de classement. De plus tous les documents ne sont pas à garder : les documents importants sont ceux qui ont un impact administratif, financier ou juridique sur l’entreprise.

Quels documents ?

En schématisant, il n’y a que 3 types de documents à maitriser :

• Les documents courants : factures, courriers, devis,…
• Les documents de gestion : analyse, stratégie, contrats, …
• Les documents permanents : statuts, actes immobiliers, formalités de création,…

La fréquence d’entrée/sortie est inversement proportionnelle à l’importance du document. Les documents courants sont très abondants en quantité et demandent donc beaucoup de temps de traitement mais leur durée d’utilisation est faible. Attention tout de même à leur durée de conservation : si les publicités et magazines peuvent être jetés, tout document servant de justificatif comptable (facture, relevé bancaire) est à conserver 10 ans. Ces documents vont donc être rapidement archivés.

La seconde catégorie (les documents de gestion) génère peu de documents, mais un bon historique pour suivre l’évolution de l’entreprise est primordial pour la stratégie de l’entreprise à moyen et long terme.

Enfin, la 3ème catégorie est peu utilisée mais ces documents ne doivent absolument pas se perdre. Il faut donc les conserver à part et dans l’idéal les scanner pour avoir une copie numérique.

Définir une arborescence

Un classement efficace permet de gagner du temps. S’il est bien défini, il doit être intuitif dès l’étape de rangement. On retrouve ensuite directement le document voulu, même si quelqu’un d’autre l’a rangé, et même en l’absence de ceux qui l’utilisent habituellement.

Tout passe par une bonne arborescence de départ : créer une arborescence consiste à déterminer un ensemble de dossiers et sous-dossiers permettant de classer tous les documents.

L’arborescence doit donc être compréhensible et accessible à tous les utilisateurs. Elle doit également être évolutive et s’adapter aux changements qui interviennent dans l’entreprise.

Avant de commencer, quelques questions permettent de poser les bonnes bases :

• Qui sont les utilisateurs (au niveau de la production des documents, de la consultation, de la gestion)
• Quelles sont les activités de l’entreprise ? Quels sont les documents qui en découlent ? ou à l’inverse : à quelle activité se rapportent les différents types de documents ?

Pour définir l’arborescence, n’utilisez pas votre organigramme mais vos activités. Ce sont elles qui doivent servir de base. Il ne s’agit pas forcément des activités commerciales. Pour classer les documents comptables, définissez les différentes « activités » comptables (fournisseurs, clients, fiscal, banque et caisse, personnel)

Attention, l’arborescence ne sera pas forcément identique pour les papiers et les données informatiques.

La durée de conservation des contrats et documents commerciaux n’étant pas la même que celle des factures, évitez de tout classer ensemble. Séparez au quotidien les documents courants des autres documents. Vous gagnerez ainsi du temps au moment d’archiver mais aussi en cas de recherche.

Documentation permanente ou de gestion :

• Contrats (eau, gaz, électricité, téléphone, internet)

• Banque (prêts, contrats)

• Fournisseurs (accords, contrats,…)

• Personnel (convention collective, contrats de travail,…)

• Immobilier (bail, loyer, achat)

• Caisses sociales (adhésion, échéanciers)

• Partenaires  (comptable, syndicats, …)

• Assurances (contrats, échéances)

• Formalités de création, reprise (K-bis, annonce légale, statuts,…)

Documentation courante :

• Banque (relevé de compte) à classer par ordre chronologique

• Documents fiscaux à classer par type d’impôt

• Clients (devis, commandes, facture) à classer par ordre chronologique

• Fournisseurs (commandes, factures) à classer par ordre alphabétique

• Social (bulletins de paie, charges sociales) à classer par mois

• Immobilisations (factures) à classer par ordre alphabétique

• Documentation produits à classer par produit

• Documentation professionnelle (revues, abonnements, catalogues…)  à classer par sujet

Classer et stocker

Les documents reçus n’iront pas forcément directement dans le dossier correspondant. S’il y a un traitement à faire ou une action en attente, ils doivent passer par une étape de transition.

Exemple :

• le double des devis émis ira dans un dossier « attente retour »,
• le double de la facture émise ira dans un dossier «  attente règlement »,…
• la facture fournisseur ira dans une bannette « à comptabiliser » puis « à payer »
• …

Vient ensuite le moment du classement. Si votre arborescence a bien été définie, le classement est très simple. Evitez au maximum la catégorie « Divers ». Si vous l’utilisez, vérifiez régulièrement ce qu’elle contient : si un même type de document revient plusieurs fois dans cette catégorie, interrogez-vous sur la pertinence de lui attribuer une catégorie à part entière.

Stocker a un coût, au niveau financier, mais aussi en temps de recherche : plus on garde, plus on risque de perdre du temps à retrouver le bon document. Il est donc important d’éliminer tous les brouillons, doublons, anciennes versions, documents qui ne contiennent pas d’informations importantes (convocation à une réunion, …).

Selon le volume de documents que génère votre entreprise, le système de stockage ne sera pas le même. Pour une TPE, une ou plusieurs boîtes d’archives en carton suffisent pour stocker les factures et documents courants de l’année comptable écoulée. Les documents courants de l’année  en cours peuvent être stockés dans des classeurs, par mois ou par ordre alphabétique, ou dans un grand trieur à soufflet.

Concernant les documents de gestion, attention à bien séparer les documents encore en cours tels que les contrats (de tout type) et ceux à archiver (contrats échus).

Archivage papier ou électronique ?

Si vous recevez des documents papiers, le fait de les scanner ne remplace pas l’original, du moins avec un scanner de bureau.

Il existe en effet une procédure de numérisation autorisée par l’administration fiscale, mais à ce jour, celle-ci nécessite le respect de plusieurs conditions généralement trop lourdes pour une TPE (signature électronique ou empreinte numérique, horodatage, procédure écrite et contrôle,…).Vous pouvez tout de même consulter l’article 102B du livre des procédures fiscales pour en savoir plus.

Ainsi, si vous scannez vos documents avec un scanner classique, cela ne vous dispense pas de conserver les originaux papiers.

Il faut également stocker vos factures papier dans un endroit « immédiatement accessible à toute requête de l’administration », c’est-à-dire en France, et dans un lieu dont vous avez l’accès.

Si vous recevez des documents électroniques, vous devez également les conserver sous cette forme. L’impression de ces documents ne constituant pas la facture d’origine, le seul archivage papier ne suffit pas.

Seule exception : l’archivage des doubles des factures de vente. Le B.O.I. N° 4 du 11 janvier 2007 autorise à ne conserver qu’une copie électronique des factures de vente émises aux conditions suivantes :

• Le document électronique doit être signé numériquement ou gravé sur un support non réinscriptible, afin d’en garantir l’intégrité

• La date de son enregistrement doit être la plus proche possible de la date d’émission de la facture

Vous souhaitez vous faire aider pour la gestion de vos papiers professionnels ? Je vous accompagne dans la mise en place d’un système de classement fiable et pratique au quotidien !

On peut être désordonné de nature mais l’arrivée d’un ou plusieurs enfants complique de manière certaine la tâche. C’est d’ailleurs souvent avec un enfant en plus qu’on cherche à améliorer son organisation car cela devient juste indispensable. Bref, le rangement est inévitablement plus compliqué quand la famille s’agrandit. Mais je vous rassure tout de suite : il y a des solutions !

Le rangement est inévitablement plus compliqué avec des enfants

Si vous étiez ordonné(e) avant d’avoir des enfants, ce n’est peut être plus le cas. Si vous ne l’étiez pas, je ne pense pas trop m’avancer en disant que c’est pire maintenant. Car il y a plusieurs raisons à cette difficulté à maintenir la barre.

On en parle de tous les objets qui arrivent avec un enfant ?

Forcément qui dit enfant dit la montagne d’objets qui vont avec, et cela dès la naissance. Au début le matériel de puériculture est plutôt encombrant mais temporaire. Par contre quand on arrive aux jouets qui se multiplient et se miniaturisent avec l’avancée en âge de l’enfant, c’est un autre challenge. Même en faisant du tri régulièrement, il y a forcément beaucoup de choses à traiter en plus et donc plus à ranger.

On peut limiter les jouets à une chambre ou une pièce dédiée si c’est possible mais on se rend généralement vite compte que les enfants aiment jouer à l’endroit où nous sommes: la pièce à vivre.  Même si les jouets restaient sagement dans leur chambre, il faudrait plusieurs années pour qu’un enfant range seul, de manière autonome sans avoir besoin de « faire l’inspecteur » régulièrement.

On a moins de temps à octroyer au rangement.

Même avec la meilleure organisation, ranger demande un peu de temps. Et du temps, justement vous n’en avez plus autant ! Si avant vous n’aviez que vous à gérer, ce temps est révolu pour quelques années. Sans enfant, il suffit de ranger vos propres affaires et de vous occuper de vous. Avec des enfants, il faut également s’occuper d’eux, c’est autant de temps en moins pour ranger.

Mais surtout, ça fait plus de monde qui met le désordre !

Si vous sortez des objets dont vous avez besoin, votre enfant aussi. Quand ils sont petits, c’est d’ailleurs impressionnant de voir la vitesse à laquelle ils arrivent à sortir plein de choses en seulement quelques minutes.

Pire, si vous n’êtes pas très ordonné, les enfants suivent votre exemple et risquent bien de faire pareil. Donc si le rangement n’est pas votre point fort, il y a de grands risques que le désordre soit exponentiel avec le nombre d’enfants.

Pourtant, les logements des familles nombreuses ne sont pas forcément dans un bazar indescriptible. L’avancée du désordre n’est donc pas en lien direct avec le nombre d’enfants. C’est plutôt rassurant, cela signifie que OUI, il y a des solutions !

Comment limiter la casse ?

Comme tout changement dans une vie, il faut du temps pour s’adapter et retrouver un équilibre. De plus chaque période de l’enfance amène des contraintes différentes.

Un rangement bien adapté

Vous êtes-vous déjà demandé comment font les maitresses et maitres d’école maternelle pour que la classe ne soit pas dans un état proche du chaos à la fin d’une journée avec une trentaine d’enfants ?

Si vous observez bien la classe, vous verrez toujours des contenants bien identifiés, à hauteur des enfants et donc facilement accessibles. Ça parait basique mais ce n’est pas forcément évident d’aménager une chambre d’enfant en se mettant à la place de l’utilisateur principal. Pourtant c’est bien lui qui devra ranger (avec votre aide éventuelle).

Les hauteurs sont très pratiques pour mettre hors de portée tout ce qui ne doit pas être sorti sans votre autorisation. Mais attention, vous devrez ensuite ranger vous-même tout ce que vous aurez choisi de mettre en hauteur. Donc si vous voulez vous réduire la tâche, mieux vaut bien réfléchir à ce que vous allez y ranger.

Un exemple : quand j’aide un parent à organiser une chambre d’enfant, le matériel de dessin et de bricolage est généralement en hauteur (et dans un fouillis total au passage).             
Si la mise à disposition de ciseaux et objets dangereux est à éviter, il peut être intéressant, selon l’âge et le « caractère » de votre enfant de lui mettre à portée de main un bac de crayons et des feuilles. Laissez juste une quantité raisonnable car plus il y en a, plus vous risquez d’en retrouver un peu partout.

Un autre exemple fréquent : si les chaussures trainent toujours dans l’entrée, est-ce qu’il y a bien un endroit très facilement accessible pour les ranger ? Idem pour la veste et le sac d’école…

Un crochet à sa hauteur pour sa veste et son sac, un coin bien dégagé pour ses chaussures et un petit bac pour tous les accessoires qui « vont avec » (gants, bonnet, écharpe, casquette, …), il faut bien penser à tous les détails en se mettant à la place de votre/vos enfants pour s’assurer que tout est le plus accessible possible.

Là, vous me répondrez peut-être : je fais déjà tout ça mais ça ne marche pas chez moi, il/elle laisse tout trainer sans ranger, ce qui m’amène à mon second point :

On montre l’exemple !

Si dans vos propres placards, tout est mélangé sans place définie, les enfants vont faire comme vous. Attention, je ne dis pas qu’il suffit de bien ranger pour que votre enfant en fasse de même tout seul, sans même le lui demander (j’en ai d’ailleurs la preuve chez moi et ce serait trop facile n’est-ce-pas ?).

Si montrer l’exemple n’est pas la méthode miracle, c’est un bon début car on ne peut pas demander à l’autre de faire ce qu’on ne fait pas soi-même. (Tiens ça marche aussi pour le conjoint ça !).

Comment faire pour que vos proches prennent conscience du bien-être qu’apporte une maison bien ordonnée ?

En gardant bien à l’esprit que chacun a sa propre vision des choses, il est déjà plus facile de comprendre les attentes des autres. Mais celles-ci ne correspondent bien souvent pas aux nôtres. Comment faire pour les concilier au mieux ?

On communique

La communication est bien souvent la clé pour résoudre des litiges de manière générale.

Il y a plusieurs raisons qui poussent à tout conserver :

• les objets peuvent rassurer et constituent une stabilité : eux sont toujours là, ils ne bougent pas
• les objets nous rappellent des souvenirs ou des personnes
• la peur de manquer pousse à faire des stocks au cas où
• la peur de gâcher : on peut encore s’en servir, on peut le réparer

Ces raisons peuvent se cumuler et créent un vrai blocage pour se débarrasser des objets devenus inutiles. En discutant et en se mettant à la place de l’autre, on comprend mieux pourquoi le minimalisme peut être angoissant...

Vous pouvez exposer votre point de vue et rassurer la personne concernée en lui expliquant que pour vous :

• Le rangement permet de gagner de la place, du bien-être, libère l’esprit,…
• Les souvenirs restent dans votre tête (ou grâce à une photo)
• En faisant des achats plus réfléchis, vous ne manquez de rien car vous maitrisez mieux vos stocks
• En donnant vos objets, vous leur donnez une seconde vie plus intéressante que la perspective de vieillir dans vos placards.

Ce ne sont que des exemples car l’approche aux objets est très personnelle. Vous devez bien entendu adapter votre discours à votre propre ressenti, expliquer pourquoi vous vous sentez mal lorsque vous voyez toutes ces choses qui trainent, ce que vous apporte le désencombrement et le rangement,…sans être donneur de leçon. Pas facile n’est-ce pas ?

Et ensuite ? On montre l’exemple

La communication est importante pour se comprendre, mais pour vraiment faire adhérer à vos idées, montrer l’exemple reste le meilleur moyen de convaincre.

Désencombrer et organiser ses propres affaires est un très bon moyen de donner envie aux autres membres de la famille de faire pareil : lorsqu’ils verront vos affaires bien organisée et constateront le temps que vous gagnez au quotidien, ils y prêteront sans doute plus d’intérêt.

Expliquez comment vous faites, demandez des avis, discutez de la nouvelle organisation que vous avez mise en place. Vous pouvez également encourager leurs initiatives, en restant toujours positif et patient.

En montrant que le désencombrement n’est pas contraignant et fait même gagner du temps par la suite, vous leur donnerez peut-être envie de s’y mettre. Ce stratégie peut prendre du temps, voire ne jamais marcher. Je vous l’ai dit, je ne prétends pas avoir la solution miracle mais ça vaut toujours le coup d’essayer.

Et avec les enfants ?

Avec un bébé, rien de plus facile : vous gérez ses affaires.

Attention, il se souviendra assez vite de ses affaires : dès 2 ans, voire avant (chaque enfant est différent), il peut réclamer un jouet ou une peluche alors qu’il ne l’a pas regardé depuis des semaines.

Pourtant, faire du tri avec un très jeune enfant n’a pas forcément de sens car il vous répondra oui ou non sans vraiment comprendre ce que cela implique. Un bon test : si votre enfant vous affirme que oui vous pouvez vous débarrasser de son doudou, il n’en a pas compris le caractère définitif !

Si l’enfant est encore jeune et que vous ne le sentez pas prêt à décider lui-même, vous pouvez donc tenter un tri sans lui mais attention : si vous n’êtes pas sûr, mieux vaut mettre de côté ce dont vous ne voulez plus durant quelques semaines avant de vous en débarrasser.

Si vous donnez un objet à une personne en particulier, vous pouvez impliquer votre enfant en lui expliquant qu’il est grand et que l’objet en question servira à un plus petit que lui (transat, vêtements,…)

Pour les plus grands, si vous placez les jouets dans des contenants, vous pouvez instaurer une limite : si un jouet ne rentre plus, il faut faire du tri.

Vous pouvez également utiliser l’appât du gain : les jouets dont il ne veut plus lui rapporteront de l’argent pour en acheter d’autres (sans en acheter autant bien entendu). Cette méthode marche parfois tellement bien qu’il risque de vouloir revendre votre dernier cadeau tout neuf donc attention à y mettre vos propres limites.