Noël, avec ou sans cadeaux


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Pourriez-vous fêter Noël sans cadeaux ?

Vouloir faire plaisir en trouvant LE cadeau qui fera le bonheur de son destinataire est bien entendu très plaisant. Mais est-ce vraiment le cas à chaque Noël ?

Vous êtes-vous déjà retrouvé à faire un cadeau parce que c’est Noël et qu’il faut faire des cadeaux ?

Vous êtes-vous déjà senti obligé de garder un cadeau qu’on vous a fait alors qu’il ne vous plait pas ou que vous ne savez pas quoi en faire ?

Et que dire si vous avez une passion particulière : là vous êtes certain de recevoir plein de cadeaux sur ce thème, ce qui part bien sur d’une bonne intention mais le cadeau choisi n’est pas forcément pertinent…

Pourtant, prendre l’initiative de ne plus faire de cadeaux n’est pas toujours facile à prendre…

 

Les avantages au Noël sans cadeaux

Il y a quelques avantages non négligeables à fêter Noël sans faire de cadeaux. Outre le fait d’économiser de l’argent (parce que ça fait assez radin quand même), fêter Noël sans cadeaux vous évite de participer au gaspillage des ressources et à la pollution (car un cadeau nécessite d’être produit, emballé, transporté…), mais aussi d’affronter la cohue à l’approche de Noël, perdu au milieu des rayons à la recherche d’un cadeau sympa et pas trop kitsch. Cela évite également les déceptions dans les deux sens si le cadeau ne plait pas (chouette, pas besoin de jouer la comédie !).

De plus, c’est souvent difficile de trouver un cadeau qui fera vraiment plaisir car on n’attend pas forcément Noël pour s’acheter un article dont on a besoin.            
 

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Chez nous, on commence à être bien habitués aux Noëls sans cadeaux (pour les adultes du moins). Ça évite déjà la suspicion enfantine si le père Noël amène aussi des cadeaux aux adultes. Et j’avoue que quand on me demande où j’en suis avec les cadeaux de Noël, je suis bien contente de ne plus avoir à me casser la tête. Il reste toujours les anniversaires pour offrir de beaux cadeaux ! Et pourquoi pas des occasions en dehors des conventions ?

 

Il y a également quelques inconvénients !

En revanche, il faut que tout le monde soit d’accord et joue le jeu, pour éviter le moment gênant où une personne vous offre un cadeau alors que vous n’en avez pas prévu pour elle.

Les magasins font également tout pour nous faire envie, pour nous suggérer pleins d’idées. C’est parfois difficile de résister.

Mais le plus difficile est sans doute d’expliquer à vos proches que vous ne souhaitez pas échanger de cadeaux. Attention à ne pas vexer des personnes qui avaient envie de vous faire plaisir et qui risquent de ne pas comprendre votre démarche, surtout si eux adorent offrir.

 

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Concernant les enfants, c’est une autre histoire. Noël représente pour eux la meilleure occasion de recevoir tout ce qu’ils souhaitent. Ils ne peuvent pas s’acheter ce qu’ils veulent comme un adulte le ferait et n’apprécient donc pas de la même manière les cadeaux qu’ils reçoivent. Ceci est d’autant plus vrai que l’enfant est jeune.

Le problème avec les cadeaux pour enfants se situe plus souvent au niveau de la quantité : tout le monde veut leur faire plaisir et même s’ils en sont ravis sur le coup, ça déborde vite quand on doit tout ranger.

 

Alors quelles alternatives ? Quelques idées :

Entre faire des cadeaux à tout le monde, en partie par obligation, et ne pas en faire du tout, il y a des solutions intermédiaires :

Un cadeau immatériel

  • Offrir un évènement (tickets de cinéma, entrée pour un parc d’attraction, …) ou offrir une sortie à faire ensemble (proposer de faire une marche en montagne au printemps et amener le pique-nique par exemple)
     
  • Un don à une association au nom du destinataire (après tout c’est censé être ça l’esprit de Noël non ?)
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Acheter par un circuit plus vert ou plus éthique

  • Soutenir l’économie locale ou une association (humanitaire ou autre) en achetant vos cadeaux chez eux : beaucoup d’associations ont une boutique et vous pouvez ainsi offrir un cadeau qui soutient un projet tenant à cœur à au destinataire. Par exemple : vous pouvez trouver des idées cadeaux sur les sites de WWF ou Sea Sheperd pour quelqu’un de sensible à la préservation des espèces animales
     
  • Offrir des objets de seconde main, ce qui a l’intérêt de ne pas créer de nouveaux objets qui eux nécessitent beaucoup de ressources pour être produits.

 

Offrir moins :

  • Faire des cadeaux communs en limitant le montant
     
  • Faire une tombola : chacun amène un cadeau qui sera distribué en tirant au sort. Cette solution peut être plus compliquée car il faut trouver un cadeau qui puisse convenir à n’importe qui.

 

Du fait maison ?

  • Fabriquer soi-même ses cadeaux (vous trouverez plein d’idées sur internet). Un cadeau fabriqué soi-même a bien plus de valeur qu’un achat classique. Il peut s'agir d'un bien consommable, par exemple une préparation d’ingrédients secs pour cookies.
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L’encombrement des cadeaux

Vous est-il arrivé de revendre ou donner des cadeaux qu’on vous a offerts ? Si la réponse est non, ces cadeaux reçus vous plaisent-ils encore réellement ?

L’intention derrière le cadeau est appréciable mais si ensuite l’objet offert n’est pas utile, on culpabilise à l’idée de s’en débarrasser. J’insiste particulièrement sur ce point car de nombreuses personnes se sentent obligées de conserver des cadeaux reçus. Quand j’interviens pour aider à désencombrer, les cadeaux reviennent souvent dans les raisons de garder un objet.

Attention, je ne vous dis pas de vous débarrasser de tous vos cadeaux. En revanche, si la seule raison qui vous fait garder un objet est qu’il s’agit d’un cadeau alors c’est plus embêtant.

L’intention en offrant quelque chose est de faire plaisir, et non pas d’en imposer une conservation méticuleuse au fil des années. Comme on dit, « c’est l’intention qui compte », non ?

 

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Vous cherchez encore des idées de cadeaux ?

 

 

 

Astuces rangement et organisation

 

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Tout en ordre

02/11/2020

J’ai testé 11 astuces rangement et organisation d’Internet…

Sur internet on trouve énormément d’astuces plus ou moins ingénieuses pour ranger et organiser sa maison. Si certaines sont de bonnes idées, beaucoup sont totalement inutiles.

Je pourrais vous en montrer des tonnes, mais droit à l’image oblige, je ne peux que mettre mes propres photos. Usant de toute la bonne foi possible j’en ai donc testé quelques unes !

 

LES ASTUCES VALIDÉES :

 

smiley Garder un petit pot de peinture pour les retouches

Qui n’a pas un stock de pots de peintures (entamés ou non) dans sa cave ? Garder juste un peu de peinture dans un petit pot est une bonne idée pour gagner de la place et éviter de stocker pendant des années un gros pot quasiment vide. Second intérêt : la peinture se conserve mieux car il y a moins d’air dans le pot.

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L’option « tout jeter » est aussi défendable mais garder un peu de peinture évite de se tromper de couleur quand on veut faire des retouches.

 

smiley Utiliser une demi étagère pour doubler les niveaux

Dans les petits espaces, généralement dans la cuisine ou la salle de bain, on ne peut pas toujours ajouter une étagère supplémentaire. Si vous avez un placard assez haut mais que les objets à y ranger sont plutôt petits, vous perdriez beaucoup de place sans ces demi-étagères.

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Donc clairement, à moins que les dimensions de vos placards soient vraiment atypiques, la demi-étagère ne peut qu’être une bonne idée.

 

 

smiley Ranger ses DVD dans une boîte pour un rendu plus épuré

Si vous aimez l’ambiance minimaliste, cette astuce vous plaira.

Les DVD ont l’avantage de tous faire la même hauteur donc  c’est vrai que même alignés ça fait rangé. J’ai quand même bien aimé cette astuce si on n’aime pas les avoir tout le temps sous le nez quand on n’a pas de meuble fermé pour les ranger.

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smiley Utiliser un porte-revues pour ranger … plein de trucs

Le porte-revues permet de ranger à la verticale pas mal de choses. J’ai souvent vu l’astuce d’y ranger le papier aluminium, le papier cuisson, les sachets de congélation,… Ces rouleaux sont souvent rangés dans un tiroir de la cuisine, au milieu de tous les petits ustensiles et couverts. Le porte-revue permet de les ranger dans un placard sans pour autant prendre trop d’espace, et libère ainsi de la place dans les tiroirs.

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En variante, on peut aussi utiliser les porte-revues pour y ranger les tongs et sandales, les lisseurs et sèche-cheveux dans la salle de bain,…

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LES ASTUCES NON VALIDÉES :

 

sad L’élastique pour que la porte ne se verrouille pas toute seule :

Je ne vois pas vraiment l’intérêt de cette astuce mais j’ai tout de même tenté. Déjà pour que ça marche, il faut vraiment que la porte soit du bon profil, que l’élastique soit pile de la bonne taille et suffisamment résistant (donc pas comme celui que j’ai utilisé).

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En plus, l’astuce est faite pour les fois où vous avez les bras chargés. Dans ce cas, ce serait bien plus simple de bloquer la porte en faisant sortir le verrou, comme si vous la fermiez à clé (mais en la laissant ouverte), plutôt que d’aller farfouiller dans le tiroir à bazar pour trouver un élastique que vous allez ensuite galérer à enfiler sur la poignée.

 

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sad Le range chaussures en plastique pour ranger pleins de trucs

Celle-ci est une astuce classique sur le net, avec des variantes en y rangeant du maquillage, des sous-vêtements, des paquets de gâteaux,…

Si l’idée gain de place est louable, c’est quand même tout sauf esthétique, ça fait fouillis et attrape-poussière en même temps.

rangement-chaussures

Si vraiment vous avez besoin d’utiliser la place au mur ou derrière une porte, mieux vaut y fixer des patères, et ranger les petits objets dans des contenants plus appropriés.

 

 

sad Suspendre une échelle au plafond pour faire sécher son linge :

Pour celle-ci, je ne pourrais pas vous faire de photo, ce qui n’est de toute façon pas indispensable pour comprendre où est le problème. A moins d’avoir une seconde échelle pour aller suspendre son linge, difficile de l’étendre. Peut-être faut-il le jeter en l’air puis sauter pour le récupérer une fois sec ?

 

 

sad Ranger ses bracelets sur une bouteille :

A la limite, ça pourrait être esthétique mais certainement pas pratique. C’est impossible d’atteindre les bracelets du bas sans tout défaire à chaque fois. J’ai quand même testé, mais vraiment je n’en vois pas l’intérêt.

bouteille bracelets

 

 

 

LES ASTUCES MITIGÉES :

 

indecision Mettre tous ses cintres à l’envers pour voir ce qu’on met réellement

L’astuce ici est de tourner tous les cintres comme sur cette photo, puis de les remettre dans le sens habituel quand on a porté le vêtement qui se trouve dessus. Au bout de quelques mois on voit quels sont les vêtements qui n’ont pas été portés.

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Pourquoi je suis mitigée ?

Je n’ai jamais testé car je ne suspends pas beaucoup d’affaires, donc je ne peux pas vraiment juger. Je suis surtout sceptique sur le fait qu’il faut penser pendant plusieurs mois à changer le sens des cintres. Quand on prend un vêtement on ne décroche pas forcément le cintre, on peut facilement oublier de le retourner.

 

 

indecision Ranger les parures de lit dans une taie d’oreiller

Ce n’est pas forcément une mauvaise idée mais elle ne convient pas à tout le monde. C’est pratique si on veut absolument tout coordonner systématiquement, ou si les draps de toute la famille sont rangés au même endroit. En revanche, si plusieurs draps vont avec une seule housse ou si par exemple vous changez plus fréquemment les taies d’oreillers que le reste, ça ne fonctionne plus.

Quand j’organise le linge de lit chez les clients on range en général par type : draps-housses, draps, housses de couette, taies d’oreiller.  J’ai quand même testé pour voir le résultat. Promis, j’ai fait de mon mieux mais le résultat fait bof-bof. Et comme je n’ai que deux sets de draps et je n’avais pas envie de défaire tout le lit juste pour la photo, ça rend encore moins bien.

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Je ne sais pas comment ils ont fait chez comment-economiser.fr pour que ça soit aussi bien plié :

https://www.comment-economiser.fr/ranger-parure-lit.html

 

 

 

indecision Tout étiqueter

chat

Etiqueter c’est super, d’ailleurs je ne me passe jamais de mon étiqueteuse quand je fais du rangement. Mais quand même pas pour tout ! Etiquetez surtout les boîtes. Pour ce qui est directement visuel, ça peut parfois avoir un intérêt mais c’est rare.

Je vous laisse le lien vers mon étiqueteuse qui est juste ce qu'il faut pour étiqueter le nécéssaire: 

Dymo Letra Tag 200B

 

……

 

J’aurais bien voulu attribuer toutes ces astuces à leur auteur mais comme elles ont toutes été relayées par plusieurs sites, impossible d’en retrouver l’origine

Peut-être qu’il y a des astuces pour lesquelles vous n’êtes pas d’accord avec moi. N’hésitez pas à donner votre avis !

 

 

 

 

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Tout en ordre

02/08/2024

Comment organiser sa valise efficacement?

Alors aujourd'hui, on va parler de l'organisation de la valise pour les vacances. Que vous partiez seul ou en famille, une bonne organisation est essentielle pour profiter pleinement du séjour. On va aborder différents thèmes: ce qu'on met dans sa valise, comment on l'organise de manière optimale et enfin, comment gérer l'organisation une fois sur place et au retour. Allez, c'est parti !

 

1. Préparer sa valise

1.1 Faire une liste

Pour préparer sa valise, la première étape, c'est de faire une liste. Une liste, ça vous permet de réduire le stress et de ne rien oublier. Il faut l'adapter selon votre destination, la durée du séjour, etc. Par exemple, vous pouvez vous dire, ok, je suis toute seule, je pars toute seule, je vais me mettre 3 t-shirts, 2 chemises, 2 pantalons, un short, une robe, un maillot de bain, des sous-vêtements, tout ça.

Ensuite, il faut penser aux accessoires. Chapeau, lunettes de soleil, une écharpe si besoin, les vêtements de ski si on part au ski, bref… Tous les accessoires utiles en fonction de votre destination. 

Les produits de toilette comme la brosse à dents, les dentifrices, du savon, du shampoing s'il n'y en a pas là-bas, crème solaire, maquillage, tout ça, tout ça. Et ensuite, pensez aux petits à côté. Tout ce qui est livres, carnets de voyage, les chargeurs de téléphone, les écouteurs.

Et pour une famille, on va prendre des vêtements pour chaque membre. Pensez à prévoir des tenues de rechange supplémentaires pour les enfants en bas âge. C'est toujours intéressant d'avoir quelques tenues en plus quand même. Puis, des jouets, des distractions, tout ce qui est livres, jeux de société, tablettes, écouteurs, les doudous. Tout ce qu’il faut pour les occuper et simplifier le voyage tout simplement. Et ensuite, on n'oublie pas, hyper important, même quand on part seul, un petit kit de médicaments et un kit d'urgence avec un thermomètre, des pansements, des antiseptiques et puis quelques petits médicaments habituels.

 

 

1.2 Sélectionner vos vêtements

Ensuite, on va choisir les vêtements et les accessoires en fonction de notre liste. Vous sélectionnez des vêtements adaptés au climat et aux activités prévues. Il faut opter pour des vêtements plutôt polyvalents et faciles à assortir. 

Par exemple, si on va dans une destination chaude, on va prendre des vêtements légers, des shorts, des robes, des maillots de bain, des lunettes, comme on a dit avant. Et puis, on peut aussi prendre une tenue un peu plus habillée pour les sorties festives. 

Quand on va dans le froid, on n'oublie pas ses petits pulls en laine, ses vestes bien chaudes, ses pantalons, ses écharpes, les chaussures adaptées et les chaussettes adaptées. 

 

2.  L'organisation de la valise

2.1 Organisateur de valise

Pour organiser la valise, j'adore utiliser des organisateurs de valises en tissu.

Ils offrent vraiment beaucoup d'avantages. On a un gain de place, une facilité d'accès et les vêtements sont bien protégés aussi. Il y en a plusieurs types comme les pochettes à zip, ça c'est vraiment ceux que j'utilise et que j'adore. Vous pouvez aussi utiliser des sacs à compression mais il faut être sûr de pouvoir le recompresser au retour. 

Ces organisateurs permettent de ranger dans la valise vraiment facilement et de manière idéale. Si vous faites une pochette par personne, chacun a ses affaires facilement accessibles et vous ne mettez pas le bazar dans la valise en cherchant quelque chose. 

Organisateurs de valise

 

2.2 Technique de pliage

Pour ranger sa valise, côté technique de rangement, vous pouvez tout simplement les rouler, les plier à la verticale ou les plier de manière classique. Alors chaque méthode a ses avantages, pour moi rouler c'est vraiment le top parce que ça permet de gagner de la place et de réduire tous les petits plis.
Par contre, c'est vrai que pour certains tissus ou certaines pièces, on peut plier de manière classique. Et si vous ne connaissez pas le pliage à la verticale, je vous laisserai découvrir l’épisode 10 du podcast qui vous explique comment faire. L'art du pliage vertical de Marie Kondo (Méthode KonMari)

Ensuite, il faut utiliser l'espace de manière optimale en mettant les articles lourds plutôt au fond et puis remplir les petits espaces avec les accessoires qui traînent par-ci par-là. 

 

3. Organisation sur le lieu de vacances

Dès votre arrivée, vous pouvez déballer vos affaires pour éviter tout de suite le désordre. Vous utilisez tous les espaces de rangement qui sont disponibles comme les placards, les commodes et les étagères. Placez immédiatement les vêtements sur des cintres ou dans les tiroirs. Vous pouvez garder les organisateurs pour les sous-vêtements et les petites choses. 

Mais si vous n'avez rien pour ranger vos vêtements dans votre logement, vous pouvez tout simplement les laisser dans les organisateurs. Quand vous avez besoin d'un vêtement, vous sortez la pochette et piochez ce dont vous avez besoin. Et vous pouvez tout de suite remettre la pochette dans la valise. C'est aussi simple que ça et ça permet vraiment de garder l'ordre dans la valise et de ne pas se retrouver en fin de séjour avec juste un tas de vêtements en boule dans la valise. 

Pendant le séjour, essayez de ranger au fur et à mesure. C'est vraiment l'essentiel pour pouvoir éviter l'accumulation de vêtements sales et d'accessoires éparpillés un peu partout. Prévoyez bien des sacs de linge sale et  séparez tout de suite les vêtements propres des vêtements sales. Le plus simple, c'est de centraliser tous les vêtements sales à un seul endroit pour toute la famille.

 

4. Le retour à la maison

Maintenant que les vacances sont finies, il faut vérifier que vous n'avez rien oublié. Vous faites un tour de votre chambre et vous remettez les vêtements dans les organisateurs. Cette fois, il vous suffit juste de séparer les vêtements sales des vêtements propres. Ça vous permet de compartimenter et de ne pas les mélanger. Donc vous faites un organisateur pour des vêtements propres qu’il vous reste et un organisateur pour les vêtements sales.

Rester organiser pendant les vacances vous facilite aussi le retour à la maison. Une fois rentré à la maison, vous pouvez déballer vos affaires et le fait que ce soit déjà dans les organisateurs, le tri du linge est extrêmement facile. Tout de suite, vous mettez au sale, vous pouvez laver et ranger rapidement et facilement. 

 

 

Et petite astuce en plus, quand on prépare sa valise, le petit truc, c'est de laisser un petit espace pour ramener vos souvenirs. N'oubliez pas ce petit espace, parce que bien souvent, boucler sa valise au retour est toujours plus compliqué qu'à l’aller. 


Et pour organiser vos vêtements à la maison je vous conseille cet article : Comment organiser ses vêtements?  

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Tout en ordre

01/04/2019

TPE, comment gérer les entrées/sorties de papiers ?

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Vous la connaissez, cette boite qui contient pêle-mêle tout un tas de documents, dans laquelle vous priez pour ne pas avoir besoin d’y fouiller ? Quand on doit se concentrer sur son cœur de métier, il est difficile d’organiser le flux des documents qui arrivent en permanence. Rassurez-vous il y a des solutions !

Avec quelques automatismes, on peut facilement gagner du temps et fiabiliser son système de classement. De plus tous les documents ne sont pas à garder : les documents importants sont ceux qui ont un impact administratif, financier ou juridique sur l’entreprise.


Quels documents ?

En schématisant, il n’y a que 3 types de documents à maitriser :

  • Les documents courants : factures, courriers, devis,…
  • Les documents de gestion : analyse, stratégie, contrats, …
  • Les documents permanents : statuts, actes immobiliers, formalités de création,…

 

La fréquence d’entrée/sortie est inversement proportionnelle à l’importance du document. Les documents courants sont très abondants en quantité et demandent donc beaucoup de temps de traitement mais leur durée d’utilisation est faible. Attention tout de même à leur durée de conservation : si les publicités et magazines peuvent être jetés, tout document servant de justificatif comptable (facture, relevé bancaire) est à conserver 10 ans. Ces documents vont donc être rapidement archivés.

La seconde catégorie (les documents de gestion) génère peu de documents, mais un bon historique pour suivre l’évolution de l’entreprise est primordial pour la stratégie de l’entreprise à moyen et long terme.

Enfin, la 3ème catégorie est peu utilisée mais ces documents ne doivent absolument pas se perdre. Il faut donc les conserver à part et dans l’idéal les scanner pour avoir une copie numérique.

Gerer-les-flux-documents-entrants-sortants

 

Définir une arborescence

Un classement efficace permet de gagner du temps. S’il est bien défini, il doit être intuitif dès l’étape de rangement. On retrouve ensuite directement le document voulu, même si quelqu’un d’autre l’a rangé, et même en l’absence de ceux qui l’utilisent habituellement.

Tout passe par une bonne arborescence de départ : créer une arborescence consiste à déterminer un ensemble de dossiers et sous-dossiers permettant de classer tous les documents.

L’arborescence doit donc être compréhensible et accessible à tous les utilisateurs. Elle doit également être évolutive et s’adapter aux changements qui interviennent dans l’entreprise.

 

Avant de commencer, quelques questions permettent de poser les bonnes bases :

  • Qui sont les utilisateurs (au niveau de la production des documents, de la consultation, de la gestion)
  • Quelles sont les activités de l’entreprise ? Quels sont les documents qui en découlent ? ou à l’inverse : à quelle activité se rapportent les différents types de documents ?

Pour définir l’arborescence, n’utilisez pas votre organigramme mais vos activités. Ce sont elles qui doivent servir de base. Il ne s’agit pas forcément des activités commerciales. Pour classer les documents comptables, définissez les différentes « activités » comptables (fournisseurs, clients, fiscal, banque et caisse, personnel)

Attention, l’arborescence ne sera pas forcément identique pour les papiers et les données informatiques.

 

La durée de conservation des contrats et documents commerciaux n’étant pas la même que celle des factures, évitez de tout classer ensemble. Séparez au quotidien les documents courants des autres documents. Vous gagnerez ainsi du temps au moment d’archiver mais aussi en cas de recherche.

Documentation permanente ou de gestion :

Contrats (eau, gaz, électricité, téléphone, internet)

Banque (prêts, contrats)

Fournisseurs (accords, contrats,…)

Personnel (convention collective, contrats de travail,…)

Immobilier (bail, loyer, achat)

Caisses sociales (adhésion, échéanciers)

Partenaires  (comptable, syndicats, …)

Assurances (contrats, échéances)

Formalités de création, reprise (K-bis, annonce légale, statuts,…)

 

Documentation courante :

Banque (relevé de compte) à classer par ordre chronologique

Documents fiscaux à classer par type d’impôt

Clients (devis, commandes, facture) à classer par ordre chronologique

Fournisseurs (commandes, factures) à classer par ordre alphabétique

Social (bulletins de paie, charges sociales) à classer par mois

Immobilisations (factures) à classer par ordre alphabétique

Documentation produits à classer par produit

Documentation professionnelle (revues, abonnements, catalogues…)  à classer par sujet

 

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Classer et stocker

Les documents reçus n’iront pas forcément directement dans le dossier correspondant. S’il y a un traitement à faire ou une action en attente, ils doivent passer par une étape de transition.

Exemple :

  • le double des devis émis ira dans un dossier « attente retour »,
  • le double de la facture émise ira dans un dossier «  attente règlement »,…
  • la facture fournisseur ira dans une bannette « à comptabiliser » puis « à payer »

 

Vient ensuite le moment du classement. Si votre arborescence a bien été définie, le classement est très simple. Evitez au maximum la catégorie « Divers ». Si vous l’utilisez, vérifiez régulièrement ce qu’elle contient : si un même type de document revient plusieurs fois dans cette catégorie, interrogez-vous sur la pertinence de lui attribuer une catégorie à part entière.

Stocker a un coût, au niveau financier, mais aussi en temps de recherche : plus on garde, plus on risque de perdre du temps à retrouver le bon document. Il est donc important d’éliminer tous les brouillons, doublons, anciennes versions, documents qui ne contiennent pas d’informations importantes (convocation à une réunion, …).

 

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Selon le volume de documents que génère votre entreprise, le système de stockage ne sera pas le même. Pour une TPE, une ou plusieurs boîtes d’archives en carton suffisent pour stocker les factures et documents courants de l’année comptable écoulée. Les documents courants de l’année  en cours peuvent être stockés dans des classeurs, par mois ou par ordre alphabétique, ou dans un grand trieur à soufflet.

Concernant les documents de gestion, attention à bien séparer les documents encore en cours tels que les contrats (de tout type) et ceux à archiver (contrats échus).

 

Archivage papier ou électronique ?

Si vous recevez des documents papiers, le fait de les scanner ne remplace pas l’original, du moins avec un scanner de bureau.

Il existe en effet une procédure de numérisation autorisée par l’administration fiscale, mais à ce jour, celle-ci nécessite le respect de plusieurs conditions généralement trop lourdes pour une TPE (signature électronique ou empreinte numérique, horodatage, procédure écrite et contrôle,…).Vous pouvez tout de même consulter l’article 102B du livre des procédures fiscales pour en savoir plus.

Ainsi, si vous scannez vos documents avec un scanner classique, cela ne vous dispense pas de conserver les originaux papiers.

Il faut également stocker vos factures papier dans un endroit « immédiatement accessible à toute requête de l’administration », c’est-à-dire en France, et dans un lieu dont vous avez l’accès.

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Si vous recevez des documents électroniques, vous devez également les conserver sous cette forme. L’impression de ces documents ne constituant pas la facture d’origine, le seul archivage papier ne suffit pas.

Seule exception : l’archivage des doubles des factures de vente. Le B.O.I. N° 4 du 11 janvier 2007 autorise à ne conserver qu’une copie électronique des factures de vente émises aux conditions suivantes :

  • Le document électronique doit être signé numériquement ou gravé sur un support non réinscriptible, afin d’en garantir l’intégrité

  • La date de son enregistrement doit être la plus proche possible de la date d’émission de la facture

 

Vous souhaitez vous faire aider pour la gestion de vos papiers professionnels ? Je vous accompagne dans la mise en place d’un système de classement fiable et pratique au quotidien !

 

 

 

 

 

 

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