Le poids des objets : pourquoi désencombrer ?


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Désencombrer…

On en entend souvent parler, on sait plus ou moins comment faire (se poser les bonnes questions, résister au « au cas où » et au « on ne sait jamais », …)

Mais au fait : POURQUOI désencombrer ?

Si on a déjà un objet, quel est l’intérêt de s’en débarrasser ?

 

Les objets, un bénéfice ou une entrave ?

Dans son livre sur le minimalisme digital, Cal Newport définit le minimalisme comme étant l’art de connaitre précisément la quantité de ce dont on a besoin (« Minimalism is the art of knowing how much is just enough »).

Par cela, il entend que le minimalisme est le fait de prendre en compte le « coût » total d’un bien en tenant compte du ratio contraintes/bénéfices.  Il s’agit de ne pas accepter un bien ou un service supplémentaire si son utilisation nécessite du temps pour un faible bénéfice.

 

 

A part pour les souvenirs, on lie souvent un objet à sa valeur monétaire.

Lorsqu’on reçoit un objet gratuitement on l’accepte avec plaisir car on a l’impression d’avoir gagné quelque chose.

Pourtant, si on tient compte de la place que va occuper cet objet, du temps qu’il nécessitera pour le déplacer, l’entretenir,… puis un jour s’en débarrasser, son coût n’est finalement pas gratuit.

A l’inverse, je vois souvent des clients qui gardent des objets car ils ont coûté cher. Là aussi, le coût réel au quotidien est à dissocier de sa valeur monétaire. S’il vous dérange, voire vous culpabilise car vous l’avez acheté cher et ne l’avez pas utilisé, son coût « mental » est énorme.

Le fait de garder un objet ou non ne devrait donc pas dépendre de sa valeur monétaire mais de son bénéfice comparé à son coût (en espace, en temps, en occupation mentale).

 

Les objets qui nous encombrent le plus : les souvenirs et les objets « au cas où »
 

Parmi la montagne d’objets qui nous entourent, il y a généralement 2 catégories d’objets responsables à elles-seules de la majorité du désordre ambiant :

  • Les souvenirs
  • Les objets pour une utilisation future

 

Les souvenirs regroupent les photos mais aussi les objets qui nous rappellent un proche, les souvenirs de voyages, les souvenirs d’enfance,…

Je retrouve très souvent tous ces objets-souvenirs disséminés un peu partout dans les pièces de la maison. Pour les ranger il y a 2 solutions :

  • Soit ils ont une seconde fonction, par exemple ils servent de décoration ou ils sont utiles au quotidien. Dans ce cas leur place est toute trouvée.
     
  • Soit ils n’ont « que » la fonction de souvenir. Et là on ne sait jamais vraiment quoi en faire. Le plus simple est de créer une ou plusieurs boites à souvenirs. L’important est d’avoir un endroit spécifique pour les souvenirs, pour ne pas les mélanger avec les objets du quotidien.
     

La seconde catégorie concerne les objets dont on aura peut-être besoin dans le futur. Après s’être demandé s’il est vraiment possible qu’ils servent un jour, là aussi, il est important de leur définir une place précise pour qu'ils n'encombrent pas l'espace des objets qui vous sont utiles actuellement.

 

Est-on plus heureux quand on possède plus ?
 

A en croire une étude menée par Brickman, Coates, et Janoff-Bulman en 1978, les victimes d'accidents graves peuvent être plus heureuses que les gagnants du loto. Ca fait réfléchir non ?

Quand on possède moins, on se rendrait mieux compte des valeurs de la vie. Un peu comme quand on a eu une grosse grippe, les jours suivants on apprécie de n'être juste pas malade !

A l'inverse, quand on acquiert un objet, on a naturellement envie d'en avoir toujours plus. On revoit en permanence ses critères à la hausse au fur et à mesure des nos acquisitions.

 

 

"Nous agissons comme si le confort et le luxe étaient essentiels à notre existence, alors qu'il suffit pour être réellement heureux de trouver quelque chose qui nous intéresse passionnément."

Charles Kingsley

 

Réussir à se séparer des objets
 

L’argument selon lequel « on ne veut rien jeter car c’est gâcher » perd tout son poids si on se débarrasse des objets en leur donnant une seconde vie. Le but est justement que chaque ressource (et donc chaque objet) soit utilisé de manière optimale. Si vous n’utilisez pas un objet, il est alors plus opportun de le céder à une personne qui l’utilisera.

Si l’objet en question est cassé ou n’intéresse personne, son recyclage préserve les ressources naturelles et évite d’alourdir la pollution liée à l’incinération ou l’enfouissement des déchets ménagers.

Même si vous vous débarrassez d’objets sans les recycler (ou sans que cela soit possible), le désencombrement est tout de même bénéfique. En effet, si un objet nous est inutile, le faire dormir dans un placard n’apportera rien. En revanche il coûtera de l’énergie, de l’argent et du temps, car il nous encombre l’esprit, prend de la place et nécessite d’être entretenu.

 

 

Se débarrasser des objets : quelles solutions ?

Pour vous débarrasser des objets dont vous ne voulez plus, vous avez plusieurs possibilités :

 

  • Revendre

Internet regorge de sites de petites annonces que vous pouvez choisir selon le type d’objet à vendre et sa valeur : les plus connus sont Vinted, Ebay, Le Bon Coin ou encore Priceminister, mais il en existe plein d’autres. L’inconvénient majeur est que ça prend du temps : il faut prendre une photo de chaque article à vendre, y ajouter une description, envoyer l’objet ou rencontrer l’acheteur,…

Plus rapide, le vide-grenier (ou marché aux puces) peut être une alternative intéressante : on peut y vendre pratiquement tout mais à un prix souvent très bradé.

Il existe également des magasins d’achat-revente qui rachètent directement vos articles : la vente est donc immédiate mais les tarifs de rachat sont là aussi très faibles. En général ils rachètent l’électroménager, les articles multimédias (TV, hi-fi, informatique,…) ou de loisirs (livres, DVD,…)

Les dépôts-ventes fonctionnent un peu différemment : ils n’achètent pas directement la marchandise. Passé un certain délai vous récupérez les objets non vendus et devrez trouver un autre moyen de vous en débarrasser. La marchandise mise en vente dans les dépôts-ventes est plus variée que dans les magasins d’achat-revente (la vente de vêtements et de matériel de puériculture est parfois possible).

Les débouchés sont donc variés pour vous faire un peu d’argent.

 

  • Donner

Vous pouvez donner vos objets à des associations caritatives telles qu’Emmaüs, Secours populaire, Armée du Salut…

Retrouvez la liste des endroits où donner, vendre ou jeter en Alsace ICI

 

Vous pouvez aussi proposer vos biens à des proches ou des amis. Attention, le but n’est pas de vous débarrasser de vos affaires en les donnant à des personnes qui n’en ont pas besoin.

Si personne de votre entourage n’est intéressé, il existe sur internet des sites qui mettent en relation des personnes qui veulent se débarrasser d’objets avec des personnes intéressées pour venir les récupérer : donnons.org, recupe.net ou encore Freecycle.org par exemple.

 

  • Jeter

Pour les objets trop abimés ou cassés, certains rejoignent le tri mais attention à ne pas se tromper. Les erreurs de tri augmentent le coût du traitement des déchets et sont susceptibles de polluer d’autres filières de valorisation. Pour certains objets particuliers, nous ne savons pas toujours quoi en faire, et ils finissent à la poubelle au lieu d’être valorisés.

Des sites comme celui de l’ADEME (rubrique Particuliers / Mes déchets) permettent de savoir où jeter les différents objets sans se tromper.

Pour protéger l’environnement, pensez surtout à séparer les déchets dangereux ou toxiques qui sont à apporter en déchèterie, et les piles, lampes et accumulateurs qui sont à apporter dans les sites agréés.

 

 

 


 

 

Astuces rangement et organisation

 

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16/08/2024

Le Time Blocking : Une méthode révolutionnaire pour mieux gérer votre temps

Vous avez du mal à gérer votre temps et les différentes tâches de votre to-do list? Vous cédez aux distractions qui vous entourent et ne parvenez pas à arriver au bout des choses? Si c’est le cas, le Time Blocking peut vraiment vous aider. Cette méthode de gestion du temps est simple à mettre en place et vous permets d’atteindre vos objectifs rapidement.

 

Qu'est-ce que le Time Blocking ?

Le time blocking est une méthode de gestion du temps qui consiste à diviser sa journée en blocs de temps dédiés à des tâches spécifiques. Cette technique permet de mieux organiser son emploi du temps, de se concentrer sur une seule tâche à la fois et d'éviter les distractions. En pratique, il s'agit de créer des plages horaires pour chaque tâche, et de se consacrer exclusivement à celle-ci durant le temps imparti.

 

Une Méthode Ancestrale

Le time blocking n'est pas une nouveauté. Utilisée depuis des siècles, cette méthode n'a pas de créateur officiel, bien que certains attribuent son usage à Benjamin Franklin au 18ème siècle. De nos jours, cette technique est popularisée par des figures influentes comme Cal Newport, auteur du best-seller "Deep Work", ainsi que par des personnalités comme Bill Gates, Oprah Winfrey, et Elon Musk.

 

Cal Newport résume bien l'efficacité de cette méthode avec une citation célèbre : 

 

"Une semaine de 40 heures organisée en blocs de temps permet de produire la même quantité de travail qu’une semaine de 60 heures sans structure."

 

 

Comment Mettre en Pratique le Time Blocking ?

Le time blocking consiste à planifier sa journée en réservant des blocs de temps pour des tâches spécifiques. Par exemple, vous pouvez réserver un bloc de 2 heures le matin pour répondre aux e-mails, un autre bloc de 3 heures pour travailler sur un projet important l'après-midi, et ainsi de suite. L'objectif est d'organiser son temps et non ses tâches.

Commencez par utiliser votre to-do list : prenez chaque tâche et bloquez un créneau pour la réaliser. Cela permet de mieux gérer son emploi du temps et d'éviter de se sentir débordé par les tâches à accomplir. Avec le temps, vous apprendrez à ajuster vos blocs de temps en fonction de la durée réelle des tâches.

journee-type-time-blocking

Les Avantages du Time Blocking

1. Amélioration de la concentration : En vous consacrant pleinement à une tâche à la fois, vous évitez les distractions et pouvez vous plonger dans votre travail.

2. Meilleure organisation : Le time blocking permet de prendre conscience du temps nécessaire pour chaque tâche et de mieux gérer votre emploi du temps.

3. Flexibilité : Contrairement à ce que l'on pourrait penser, cette méthode n'est pas rigide. Si un imprévu survient, il est facile de déplacer un bloc de temps pour gérer la priorité.

 

Les Inconvénients potentiels

Certaines personnes peuvent trouver difficile de respecter strictement les blocs de temps alloués à chaque tâche. Il est important de faire preuve de discipline et de résister aux distractions pour tirer pleinement parti de cette méthode. Cependant, une fois que vous aurez pris l'habitude, vous en ressentirez vraiment les bénéfices.

 

Comment compléter le Time Blocking

En complément du time blocking, vous pouvez utiliser d'autres méthodes pour optimiser votre organisation :

- Le Batching : Cela consiste aÌ€ regrouper des taÌ‚ches similaires entre elles et aÌ€ choisir un créneau pour s’en occuper. Par exemple, on peut définir un créneau de 2h pour faire toutes les taÌ‚ches relatives aÌ€ la comptabilité (scanner les factures, rassembler les justificatifs de paiement, mettre en place un virement etc).

- Les Journées à Thème : Dédiez chaque jour de la semaine à une thématique spécifique, comme le marketing le lundi, les tâches administratives le mardi, etc.

 

Utiliser le Time Blocking à la maison

Le time blocking n'est pas réservé au monde professionnel. Vous pouvez aussi l'appliquer à votre vie personnelle. Par exemple, prévoyez un bloc de temps pour les tâches domestiques avant de passer du temps en famille. Planifiez une heure pour ranger et nettoyer, puis une heure pour une activité personnelle, suivie de temps en famille.

Le time blocking est un outil indispensable pour améliorer votre productivité et éviter de vous disperser. En vous concentrant sur une tâche à la fois, vous serez plus efficace et moins découragé en fin de journée. Essayez cette méthode pour voir si elle vous convient je suis sur que vous allez en tirer de nombreux avantages.

 

Pour finir je vous laisse le lien de mon dernier article qui vous parle de l'importance de l'organisation pour pouvoir se sentir bien. Il vous aidera à comprendre que bien-être et organisation sont très souvent liés et qu'il est important de travailler dessus. 

L'importance de l'organisation pour réduire le stress et améliorer votre bien-être

 

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02/11/2020

J’ai testé 11 astuces rangement et organisation d’Internet…

Sur internet on trouve énormément d’astuces plus ou moins ingénieuses pour ranger et organiser sa maison. Si certaines sont de bonnes idées, beaucoup sont totalement inutiles.

Je pourrais vous en montrer des tonnes, mais droit à l’image oblige, je ne peux que mettre mes propres photos. Usant de toute la bonne foi possible j’en ai donc testé quelques unes !

 

LES ASTUCES VALIDÉES :

 

smiley Garder un petit pot de peinture pour les retouches

Qui n’a pas un stock de pots de peintures (entamés ou non) dans sa cave ? Garder juste un peu de peinture dans un petit pot est une bonne idée pour gagner de la place et éviter de stocker pendant des années un gros pot quasiment vide. Second intérêt : la peinture se conserve mieux car il y a moins d’air dans le pot.

peinture-reste

 

L’option « tout jeter » est aussi défendable mais garder un peu de peinture évite de se tromper de couleur quand on veut faire des retouches.

 

smiley Utiliser une demi étagère pour doubler les niveaux

Dans les petits espaces, généralement dans la cuisine ou la salle de bain, on ne peut pas toujours ajouter une étagère supplémentaire. Si vous avez un placard assez haut mais que les objets à y ranger sont plutôt petits, vous perdriez beaucoup de place sans ces demi-étagères.

demi-etagere

Donc clairement, à moins que les dimensions de vos placards soient vraiment atypiques, la demi-étagère ne peut qu’être une bonne idée.

 

 

smiley Ranger ses DVD dans une boîte pour un rendu plus épuré

Si vous aimez l’ambiance minimaliste, cette astuce vous plaira.

Les DVD ont l’avantage de tous faire la même hauteur donc  c’est vrai que même alignés ça fait rangé. J’ai quand même bien aimé cette astuce si on n’aime pas les avoir tout le temps sous le nez quand on n’a pas de meuble fermé pour les ranger.

rangement-dvd

 

 

smiley Utiliser un porte-revues pour ranger … plein de trucs

Le porte-revues permet de ranger à la verticale pas mal de choses. J’ai souvent vu l’astuce d’y ranger le papier aluminium, le papier cuisson, les sachets de congélation,… Ces rouleaux sont souvent rangés dans un tiroir de la cuisine, au milieu de tous les petits ustensiles et couverts. Le porte-revue permet de les ranger dans un placard sans pour autant prendre trop d’espace, et libère ainsi de la place dans les tiroirs.

porte-revue

 

En variante, on peut aussi utiliser les porte-revues pour y ranger les tongs et sandales, les lisseurs et sèche-cheveux dans la salle de bain,…

porte-revue-tongs

 

 

LES ASTUCES NON VALIDÉES :

 

sad L’élastique pour que la porte ne se verrouille pas toute seule :

Je ne vois pas vraiment l’intérêt de cette astuce mais j’ai tout de même tenté. Déjà pour que ça marche, il faut vraiment que la porte soit du bon profil, que l’élastique soit pile de la bonne taille et suffisamment résistant (donc pas comme celui que j’ai utilisé).

bloque-porte-elastique

En plus, l’astuce est faite pour les fois où vous avez les bras chargés. Dans ce cas, ce serait bien plus simple de bloquer la porte en faisant sortir le verrou, comme si vous la fermiez à clé (mais en la laissant ouverte), plutôt que d’aller farfouiller dans le tiroir à bazar pour trouver un élastique que vous allez ensuite galérer à enfiler sur la poignée.

 

bloquer-porte

 

 

sad Le range chaussures en plastique pour ranger pleins de trucs

Celle-ci est une astuce classique sur le net, avec des variantes en y rangeant du maquillage, des sous-vêtements, des paquets de gâteaux,…

Si l’idée gain de place est louable, c’est quand même tout sauf esthétique, ça fait fouillis et attrape-poussière en même temps.

rangement-chaussures

Si vraiment vous avez besoin d’utiliser la place au mur ou derrière une porte, mieux vaut y fixer des patères, et ranger les petits objets dans des contenants plus appropriés.

 

 

sad Suspendre une échelle au plafond pour faire sécher son linge :

Pour celle-ci, je ne pourrais pas vous faire de photo, ce qui n’est de toute façon pas indispensable pour comprendre où est le problème. A moins d’avoir une seconde échelle pour aller suspendre son linge, difficile de l’étendre. Peut-être faut-il le jeter en l’air puis sauter pour le récupérer une fois sec ?

 

 

sad Ranger ses bracelets sur une bouteille :

A la limite, ça pourrait être esthétique mais certainement pas pratique. C’est impossible d’atteindre les bracelets du bas sans tout défaire à chaque fois. J’ai quand même testé, mais vraiment je n’en vois pas l’intérêt.

bouteille bracelets

 

 

 

LES ASTUCES MITIGÉES :

 

indecision Mettre tous ses cintres à l’envers pour voir ce qu’on met réellement

L’astuce ici est de tourner tous les cintres comme sur cette photo, puis de les remettre dans le sens habituel quand on a porté le vêtement qui se trouve dessus. Au bout de quelques mois on voit quels sont les vêtements qui n’ont pas été portés.

cintres-envers

Pourquoi je suis mitigée ?

Je n’ai jamais testé car je ne suspends pas beaucoup d’affaires, donc je ne peux pas vraiment juger. Je suis surtout sceptique sur le fait qu’il faut penser pendant plusieurs mois à changer le sens des cintres. Quand on prend un vêtement on ne décroche pas forcément le cintre, on peut facilement oublier de le retourner.

 

 

indecision Ranger les parures de lit dans une taie d’oreiller

Ce n’est pas forcément une mauvaise idée mais elle ne convient pas à tout le monde. C’est pratique si on veut absolument tout coordonner systématiquement, ou si les draps de toute la famille sont rangés au même endroit. En revanche, si plusieurs draps vont avec une seule housse ou si par exemple vous changez plus fréquemment les taies d’oreillers que le reste, ça ne fonctionne plus.

Quand j’organise le linge de lit chez les clients on range en général par type : draps-housses, draps, housses de couette, taies d’oreiller.  J’ai quand même testé pour voir le résultat. Promis, j’ai fait de mon mieux mais le résultat fait bof-bof. Et comme je n’ai que deux sets de draps et je n’avais pas envie de défaire tout le lit juste pour la photo, ça rend encore moins bien.

ranger-draps

 

Je ne sais pas comment ils ont fait chez comment-economiser.fr pour que ça soit aussi bien plié :

https://www.comment-economiser.fr/ranger-parure-lit.html

 

 

 

indecision Tout étiqueter

chat

Etiqueter c’est super, d’ailleurs je ne me passe jamais de mon étiqueteuse quand je fais du rangement. Mais quand même pas pour tout ! Etiquetez surtout les boîtes. Pour ce qui est directement visuel, ça peut parfois avoir un intérêt mais c’est rare.

Je vous laisse le lien vers mon étiqueteuse qui est juste ce qu'il faut pour étiqueter le nécéssaire: 

Dymo Letra Tag 200B

 

……

 

J’aurais bien voulu attribuer toutes ces astuces à leur auteur mais comme elles ont toutes été relayées par plusieurs sites, impossible d’en retrouver l’origine

Peut-être qu’il y a des astuces pour lesquelles vous n’êtes pas d’accord avec moi. N’hésitez pas à donner votre avis !

 

 

 

 

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30/06/2020

Numérique : la fin du classement ?

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Nouveau document, Nouveau document(2), IMG0004952.jpg,  Sans titre,…    
Tous ces fichiers mystères qui trainent sur votre ordinateur, ça vous parle ?

Ca tombe bien, c’est justement le sujet aujourd’hui : comment faire pour retrouver un fichier facilement sur son ordinateur ? Avec la recherche par mot-clé, le classement est-il encore nécessaire ?

 

Le numérique a assurément beaucoup changé nos habitudes.

On lui prête d’ailleurs bien des avantages.

Vous vous souvenez de l’époque où on recevait tous nos documents par la poste, où il fallait faire développer ses photos puis les classer dans un album photo ?

En numérisant ses documents, on gagne de l’espace. Finies les piles de papiers qui s’entassent. Les démarches administratives sont en principe plus rapides et plus fiables.

Ce serait également plus écologique car on évite d’abattre des arbres pour la fabrication du papier. Attention tout de même, ce point n’est pas si évident si on considère la consommation en ressources nécessaire à la fabrication des appareils électroniques (mais ce n’est pas le sujet aujourd’hui).

La numérisation permettrait également de gagner du temps.
Gagner du temps ? Oui, à condition que le document recherché soit bien identifié.

 

papiers-classer

 

Avant tout, on pense à bien nommer !

Quand on cherche un document, c’est vraiment énervant de devoir passer en revue pleins d’endroits possibles sur son ordinateur pour le retrouver. Surtout quand le document en question s’appelle « Doc1 ».

Première chose importante : bien nommer tous ses fichiers (photos, fichiers pdf, word, …) dès leur création ou import sur l’ordinateur. Et on le fait tout de suite ! Car si on se dit qu’on va s’en souvenir ou qu’on va le faire plus tard, il y a de grandes chances qu’on oublie. C’est d’ailleurs valable pour les fichiers informatiques mais aussi les dossiers et les favoris internet.

 

Quel nom définir ? Déjà il faut choisir un nom explicite.  Dans l’idéal il devrait être assez court mais si vous ne trouvez pas un intitulé clair en quelques mots, vous pouvez faire plus long (pas trop non plus !).

N’oubliez pas d’ajouter la date lorsque c’est nécessaire. Un exemple : si vous stockez vos avis d’impôt, indiquez bien de quel impôt il s’agit ainsi que l’année concernée. Ce sera ainsi plus rapide pour retrouver le bon avis.

Au sujet des dates, si vous voulez classer des documents de manière chronologique, préférez le format AAAAMMJJ, à faire figurer en premier dans le nom de votre document.

 

Et quand il y a beaucoup de documents à renommer ?

Un petit truc très simple pour vous y retrouver facilement dans vos photos numériques : renommer en masse les photos d'un même évènement.

Pas besoin d'un logiciel, c'est très simple :
1. Sélectionnez toutes les photos à renommer avec le même nom
2. Faire un clic droit / Cliquer sur Renommer
3. Saisir le nom souhaité (par exemple le lieu de vos vacances)
4. Appuyer sur "Entrée"
5. Vos photos sont toutes renommées d'un coup

renommer-photos

 

En indiquant un nom explicite à ses documents, on peut ainsi les retrouver plus facilement, par recherche de mots-clés.

 

Retrouver un document

Le système de classement par dossiers informatiques se calque sur le classement papier : pour retrouver un document, il faut parcourir le chemin, de dossiers en sous-dossiers jusqu’à trouver le fichier voulu.

Le principal problème de cette méthode de classement est qu’il n’y a donc qu’un chemin possible pour chaque fichier. Cette problématique se fait plutôt ressentir au niveau professionnel, lorsque vous avez à partager des documents avec plusieurs personnes mais pas pour les mêmes utilisations. Au niveau personnel, il peut également arriver qu’on hésite entre 2 dossiers différents pour classer un document.

En revanche, en réalisant une recherche par mot-clé, on retrouve immédiatement le ficher voulu, du moment qu’il a bien été nommé.

Mais la recherche de documents peut aller encore plus loin avec la LAD, la Lecture Automatique de Documents. Ce système permet de reconnaitre les informations présentes dans un document. La recherche peut donc se faire sur le titre mais également sur le contenu.

classement-informatique

 

Alors, on n’aurait plus besoin de classer ?

Si par une simple recherche on retrouve immédiatement le document voulu, faut-il continuer à classer ?

A mon sens, OUI sans hésiter. La recherche par mot clé est très pratique mais elle ne résout pas tout.

Tout d’abord, si vous n’avez pas correctement nommé un document, il sera impossible de le retrouver par une simple recherche.

De plus, comment faire le tri dans les documents qui vous sont encore nécessaires si vous n’avez pas une vision globale du contenu d’un dossier ? Le numérique ne prend pas de place physique mais il prend bien une place de stockage numérique. Si vous voulez faire du tri et éliminer les documents devenus obsolètes, il faudra penser par vous-même à tous les mots-clés concernés.

Alors que si par exemple vous classez tous vos avis d’imposition dans un même dossier, nommé « impôts », vous n’aurez qu’à supprimer les documents les plus anciens (car oui vous n’avez besoin de garder que les 3 derniers avis d’imposition, voir à ce sujet les durées de conservation, qui sont valables aussi numériquement).

L’avantage du classement ne concerne pas que le tri et l’archivage. Pour les photos notamment, c’est quand même sympa de pouvoir parcourir les dossiers de chaque séjour en vacances plutôt que d’avoir toutes les photos pêle-mêle dans un seul dossier.

Enfin, en saisissant un mot-clé, comment être sûr de bien visualiser tous les documents qui s’y référent ? Si par exemple vous devez monter un dossier avec plusieurs pièces jointes, tout regrouper au même endroit, dans un seul dossier, sera bien plus simple pour tout retrouver en quelques clics.

 

Le classement reste donc indispensable, mais pas n’importe comment.

 

Bien classer : définir une arborescence…

Un classement efficace permet de gagner du temps. S’il est bien défini, il doit être compréhensible et intuitif.

Si vous partagez des documents à plusieurs, en entreprise notamment, un bon classement permet de retrouver directement le document voulu, même si quelqu’un d’autre l’a rangé, et même en l’absence de ceux qui l’utilisent habituellement.

Tout passe par une bonne arborescence de départ : créer une arborescence consiste à déterminer un ensemble de dossiers et sous-dossiers permettant de classer tous les documents.

 

arborescence

Pour organiser ses photos et documents, on commence par créer des grandes catégories. Il n’existe pas d’arborescence idéale, celle-ci doit être adaptée à la situation de chacun.

Ces dossiers ne concernent pas seulement les documents à stocker mais aussi ceux en cours d’utilisation. On peut ainsi créer un répertoire « en attente de », un répertoire « à faire »,…

 

Puis classer !

Si vos catégories sont bien définies, le classement sera très facile.

Si vous hésitez entre plusieurs catégories, demandez-vous à quoi va servir ce document ? Pourquoi vous le gardez ?

On peut créer à tout moment un nouveau dossier si nécessaire, après avoir vérifié qu’un dossier adapté n’existe pas déjà.

Parfois vous vous retrouverez peut-être avec un seul fichier dans un dossier. Ce n’est pas très grave si cela vous permet de facilement le retrouver.

Et pour les documents très peu utilisés et qui semblent inclassables, la recherche par nom permet de les retrouver plus facilement si on ne se souvient plus où on les a rangés.

Enfin, évitez d’avoir trop de niveaux de sous-dossiers sinon le chemin d’accès sera trèèès long.

 

Et pour les photos ?

Pour les photos, vous pouvez consulter l'article suivant :

Comment classer des photos numériques

recherche-photo

 

Pour toutes les raisons évoquées, le plus perfectionné des outils de recherche n’égalera jamais un bon classement. On peut plutôt dire qu’ils sont complémentaires.

L’arborescence, en répartissant nos données par grands thèmes, donne une structure comme on en trouve dans les magasins ou les bibliothèques.

La recherche quant à elle permet soit de gagner du temps sur un document précis, soit de traquer un document perdu.

Si pour un particulier, la différence se fait plutôt au niveau du confort de recherche, pour une entreprise le sujet est beaucoup plus sensible. La gestion des données en entreprise est en effet cruciale. Mais ça, c’est un autre sujet…

 

 

 

 

 

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