Le poids des objets : pourquoi désencombrer ?

Vous la connaissez, cette boite qui contient pêle-mêle tout un tas de documents, dans laquelle vous priez pour ne pas avoir besoin d’y fouiller ? Quand on doit se concentrer sur son cœur de métier, il est difficile d’organiser le flux des documents qui arrivent en permanence. Rassurez-vous il y a des solutions !

Avec quelques automatismes, on peut facilement gagner du temps et fiabiliser son système de classement. De plus tous les documents ne sont pas à garder : les documents importants sont ceux qui ont un impact administratif, financier ou juridique sur l’entreprise.

Quels documents ?

En schématisant, il n’y a que 3 types de documents à maitriser :

• Les documents courants : factures, courriers, devis,…
• Les documents de gestion : analyse, stratégie, contrats, …
• Les documents permanents : statuts, actes immobiliers, formalités de création,…

La fréquence d’entrée/sortie est inversement proportionnelle à l’importance du document. Les documents courants sont très abondants en quantité et demandent donc beaucoup de temps de traitement mais leur durée d’utilisation est faible. Attention tout de même à leur durée de conservation : si les publicités et magazines peuvent être jetés, tout document servant de justificatif comptable (facture, relevé bancaire) est à conserver 10 ans. Ces documents vont donc être rapidement archivés.

La seconde catégorie (les documents de gestion) génère peu de documents, mais un bon historique pour suivre l’évolution de l’entreprise est primordial pour la stratégie de l’entreprise à moyen et long terme.

Enfin, la 3ème catégorie est peu utilisée mais ces documents ne doivent absolument pas se perdre. Il faut donc les conserver à part et dans l’idéal les scanner pour avoir une copie numérique.

Définir une arborescence

Un classement efficace permet de gagner du temps. S’il est bien défini, il doit être intuitif dès l’étape de rangement. On retrouve ensuite directement le document voulu, même si quelqu’un d’autre l’a rangé, et même en l’absence de ceux qui l’utilisent habituellement.

Tout passe par une bonne arborescence de départ : créer une arborescence consiste à déterminer un ensemble de dossiers et sous-dossiers permettant de classer tous les documents.

L’arborescence doit donc être compréhensible et accessible à tous les utilisateurs. Elle doit également être évolutive et s’adapter aux changements qui interviennent dans l’entreprise.

Avant de commencer, quelques questions permettent de poser les bonnes bases :

• Qui sont les utilisateurs (au niveau de la production des documents, de la consultation, de la gestion)
• Quelles sont les activités de l’entreprise ? Quels sont les documents qui en découlent ? ou à l’inverse : à quelle activité se rapportent les différents types de documents ?

Pour définir l’arborescence, n’utilisez pas votre organigramme mais vos activités. Ce sont elles qui doivent servir de base. Il ne s’agit pas forcément des activités commerciales. Pour classer les documents comptables, définissez les différentes « activités » comptables (fournisseurs, clients, fiscal, banque et caisse, personnel)

Attention, l’arborescence ne sera pas forcément identique pour les papiers et les données informatiques.

La durée de conservation des contrats et documents commerciaux n’étant pas la même que celle des factures, évitez de tout classer ensemble. Séparez au quotidien les documents courants des autres documents. Vous gagnerez ainsi du temps au moment d’archiver mais aussi en cas de recherche.

Documentation permanente ou de gestion :

• Contrats (eau, gaz, électricité, téléphone, internet)

• Banque (prêts, contrats)

• Fournisseurs (accords, contrats,…)

• Personnel (convention collective, contrats de travail,…)

• Immobilier (bail, loyer, achat)

• Caisses sociales (adhésion, échéanciers)

• Partenaires  (comptable, syndicats, …)

• Assurances (contrats, échéances)

• Formalités de création, reprise (K-bis, annonce légale, statuts,…)

Documentation courante :

• Banque (relevé de compte) à classer par ordre chronologique

• Documents fiscaux à classer par type d’impôt

• Clients (devis, commandes, facture) à classer par ordre chronologique

• Fournisseurs (commandes, factures) à classer par ordre alphabétique

• Social (bulletins de paie, charges sociales) à classer par mois

• Immobilisations (factures) à classer par ordre alphabétique

• Documentation produits à classer par produit

• Documentation professionnelle (revues, abonnements, catalogues…)  à classer par sujet

Classer et stocker

Les documents reçus n’iront pas forcément directement dans le dossier correspondant. S’il y a un traitement à faire ou une action en attente, ils doivent passer par une étape de transition.

Exemple :

• le double des devis émis ira dans un dossier « attente retour »,
• le double de la facture émise ira dans un dossier «  attente règlement »,…
• la facture fournisseur ira dans une bannette « à comptabiliser » puis « à payer »
• …

Vient ensuite le moment du classement. Si votre arborescence a bien été définie, le classement est très simple. Evitez au maximum la catégorie « Divers ». Si vous l’utilisez, vérifiez régulièrement ce qu’elle contient : si un même type de document revient plusieurs fois dans cette catégorie, interrogez-vous sur la pertinence de lui attribuer une catégorie à part entière.

Stocker a un coût, au niveau financier, mais aussi en temps de recherche : plus on garde, plus on risque de perdre du temps à retrouver le bon document. Il est donc important d’éliminer tous les brouillons, doublons, anciennes versions, documents qui ne contiennent pas d’informations importantes (convocation à une réunion, …).

Selon le volume de documents que génère votre entreprise, le système de stockage ne sera pas le même. Pour une TPE, une ou plusieurs boîtes d’archives en carton suffisent pour stocker les factures et documents courants de l’année comptable écoulée. Les documents courants de l’année  en cours peuvent être stockés dans des classeurs, par mois ou par ordre alphabétique, ou dans un grand trieur à soufflet.

Concernant les documents de gestion, attention à bien séparer les documents encore en cours tels que les contrats (de tout type) et ceux à archiver (contrats échus).

Archivage papier ou électronique ?

Si vous recevez des documents papiers, le fait de les scanner ne remplace pas l’original, du moins avec un scanner de bureau.

Il existe en effet une procédure de numérisation autorisée par l’administration fiscale, mais à ce jour, celle-ci nécessite le respect de plusieurs conditions généralement trop lourdes pour une TPE (signature électronique ou empreinte numérique, horodatage, procédure écrite et contrôle,…).Vous pouvez tout de même consulter l’article 102B du livre des procédures fiscales pour en savoir plus.

Ainsi, si vous scannez vos documents avec un scanner classique, cela ne vous dispense pas de conserver les originaux papiers.

Il faut également stocker vos factures papier dans un endroit « immédiatement accessible à toute requête de l’administration », c’est-à-dire en France, et dans un lieu dont vous avez l’accès.

Si vous recevez des documents électroniques, vous devez également les conserver sous cette forme. L’impression de ces documents ne constituant pas la facture d’origine, le seul archivage papier ne suffit pas.

Seule exception : l’archivage des doubles des factures de vente. Le B.O.I. N° 4 du 11 janvier 2007 autorise à ne conserver qu’une copie électronique des factures de vente émises aux conditions suivantes :

• Le document électronique doit être signé numériquement ou gravé sur un support non réinscriptible, afin d’en garantir l’intégrité

• La date de son enregistrement doit être la plus proche possible de la date d’émission de la facture

Vous souhaitez vous faire aider pour la gestion de vos papiers professionnels ? Je vous accompagne dans la mise en place d’un système de classement fiable et pratique au quotidien !

Vous avez l’impression de passer votre temps à ranger ? Que rien ne reste jamais en place ?

Il faut dire qu’à priori le rangement n’est pas l’activité la plus fun qui soit : il faut prendre les objets un par un, puis décider de l’endroit où les mettre, pousser les autres objets pour que tout rentre dans le tiroir dévolu (ou trouver un autre endroit car il n’y a vraiment plus de place), … Alors on pose l’objet en question au premier endroit venu, « pour l’instant ».

Ça vous parle ? Ca me parlait à moi aussi avant. Avant de découvrir que ranger ne signifie pas déplacer les choses.

Pour ranger de manière efficace, il y a 3 règles essentielles à respecter : la proximité, la catégorisation et la fréquence.

Mais avant d’entrer dans les détails, il faut déjà définir  qu’est ce que le rangement ?

Qu’est ce que le rangement ?

Pour bien le définir, il faut comprendre ce qu’il n’est pas.

Mettre en ordre n’est pas juste masquer et placer les choses dans des meubles, ni déplacer les objets d’un endroit vers un autre. Empiler en quelques minutes un maximum de choses dans les placards en attendant de la visite, ce n’est pas ce qu’on appelle ranger. Mais ça, vous vous en doutez bien.

Il y a encore quelques dizaines d’années, les logements n’étaient pas équipés de tant d’objets et accessoires. Comme le souligne Dominique Loreau dans son livre « l’art de mettre les choses à leur place », avant chaque meuble avait une fonction précise (le vaisselier, le chiffonnier, le semainier,…) et toutes les catégories d’objets y trouvaient leur place attitrée. Depuis, de nouveaux objets sont apparus, notamment électroniques, et le rangement n’est plus aussi stéréotypé.

Pour bien ranger, on peut tout de même garder cette idée de catégories. Prenons pour exemple un grand magasin : tout est au bon endroit, de manière logique (enfin en principe !). Si un nouveau produit doit être ajouté, n’importe quel employé saura où le ranger car tout est défini.

Mais comme votre maison n’est pas un magasin, un bon rangement passe forcément par un désencombrement : lorsque les objets sont en excès, on ne peut pas les organiser de manière efficace. Cela ne signifie pas forcément qu’il faut tendre vers le minimalisme. Les objets en excès sont ceux qui ne servent vraiment jamais. S’ils sont inutiles, on les oublie et ce qui est rangé derrière avec.

Alors comment ranger de manière efficace ?

Comment bien ranger : les 3 règles

Revenons à notre magasin : pourquoi trouvez-vous tout ce dont vous avez besoin facilement dans un magasin ? Parce que tout est regroupé par catégorie.

1. Faire des catégories

Je mets cette règle en premier car c’est sans doute la plus importante. Pour s’y retrouver facilement ET savoir immédiatement où ranger vos affaires, il faut les catégoriser.

En restant logique, chaque chose aura une place définie.

Pour définir vos catégories, pensez à l’utilisation que vous faites de vos affaires : il ne s’agit pas forcément de mettre tous les objets identiques ensemble, mais surtout de regrouper ce qui sert à la même chose ensemble. On peut par exemple regrouper le matériel de pâtisserie avec les ingrédients qui ne servent qu’à la pâtisserie.

Une fois toutes vos catégories définies, si vous ne savez pas où ranger un objet, il est peut-être nécessaire de lui créer une nouvelle catégorie. Même pour un seul objet car souvent, une fois cette nouvelle catégorie définie, vous trouverez rapidement d’autres objets qui iront naturellement avec.

2.  Chercher la proximité

L’être humain serait-il paresseux de nature ? Je dirais plutôt partisan du moindre effort. Si un objet nécessite trop de gestes pour être rangé, on sait tous qu’il a de grandes chances de trainer un moment ailleurs qu’à sa place définie.

Pour limiter la casse, on définit donc un endroit de rangement à proximité de l’endroit où on l’utilise le plus souvent.

Il y a parfois des contraintes qui font qu’aucun rangement n’est disponible à l’endroit souhaité.

Voici pourquoi il est important de désencombrer. On commence tout d’abord par se demander ce qui est vraiment nécessaire, ce qui peut déjà faire gagner de la place. Ensuite, on peut déplacer une autre catégorie d’objets ailleurs pour libérer la place convoitée, on peut créer un nouveau rangement (étagère murale, petit meuble, crochets,…),… Bref on fait au mieux en fonction des contraintes de l’espace disponible.

3. Tenir compte de la fréquence d’utilisation

Chercher la proximité est important pour ranger facilement. Mais nous l’avons vu, il n’est pas toujours possible de caser tout ce qu’on veut près de l’endroit où nous en avons besoin. Pour se faciliter la tâche, on combine cette recherche de proximité à la fréquence d’utilisation.

On réserve donc les endroits les plus accessibles aux objets les plus souvent utilisés et inversement. On pense tous aux décorations de noël, qui iront plutôt à la cave, au grenier ou dans les endroits les moins accessibles, pour libérer de la place dans le salon. Il est évident qu’une catégorie qui ne sert qu’une fois dans l’année ne va pas encombrer les zones de rangement les plus pratiques durant toute l’année.

En revanche, je vois très souvent des tiroirs de cuisine - rangements les plus accessibles de la cuisine - remplis de bougies d’anniversaire ou autres gadgets très peu voire jamais utilisés.

On revient donc sur le désencombrement : on enlève ce qui ne sert vraiment jamais ou qui peut être remplacé facilement par un autre objet. Ensuite, on retire toutes les choses peu utilisées. Si vous avez rangé les petits objets de cuisine dans le tiroir pour son format pratique, pensez aux petites boites pour les ranger en hauteur, avec une étiquette pour ne pas les oublier.

Bien souvent, l’origine du désordre vient d’une remise à plus tard : la procrastination est sans doute la pire ennemie de l’ordre. Pour y remédier, l’installation d’un bon rangement de base avec les 3 règles précédemment énoncées facilite déjà grandement la tâche.

Et vous savez quoi ? Si vous n’arrivez pas à vous y mettre, je peux vous aider !

Lorsqu’on désencombre, on fait souvent le même constat : comment a-t-on pu accumuler tellement ?
S’en suit alors un sentiment de culpabilité, de gâchis et d’argent jeté par la fenêtre.

Entre les ustensiles de cuisine qui n’ont jamais servi et les vêtements qui portent encore l’étiquette du magasin, il y a de quoi se sentir perplexe. Pourquoi achetons-nous tellement ?
Tout d’abord, on dédramatise : les erreurs d’achat arrivent à tout le monde. Le plus important est de s’en rendre compte et de comprendre ce qu’il s’est passé.

Pourquoi on achète trop ?
 

Deux types de facteurs sont à prendre en compte : les facteurs propres à soi et les facteurs externes.

Au niveau externe, il faut bien garder en tête que les grands groupes industriels utilisent des techniques de vente de plus en plus performantes.

"Quand à la société d'hyperconsommation, son objectif n'est pas de répondre à nos besoins mais de les faire naitre, et d'en susciter de nouveaux, encore et encore"
Hideko Yamashita – DanShaRi, L’art du rangement

Le « neuromarketing » se base sur la recherche scientifique sur le fonctionnement cérébral, dans le but de nous persuader d'acheter leurs produits. Limiter ses achats à ce dont on a réellement besoin est donc de plus en plus difficile.

Quelques exemples :

• « Plus que quelques heures pour bénéficier de cette offre ! »
  «Stock limité, il n’y en aura pas pour tout le monde »
  Naturellement l’humain n’aime pas perdre. C’est pourquoi vous voyez souvent des offres très intéressantes et limitées dans le temps.

• Les visages attirent plus le regard que les objets. Encore plus subtil : si le visage regarde le produit qui se trouve à côté de lui, le regard est alors attiré vers l’objet en question. Le visage doit être de préférence souriant, et si c’est un visage de bébé, jackpot !

• Nous aimons tous gagner de l’argent. C’est pourquoi on voit si souvent des offres avec le prix initial barré, suivi d’une belle remise. Même si un autre produit à priori équivalent vaut un peu moins cher mais n’est pas soldé, nous allons naturellement envisager celui soldé car nous considérons que nous « gagnons » de l’argent en achetant un produit soldé.

L’efficacité des ces techniques (démontrée grâce à des expériences scientifiques) est aussi due au fait que nous trouvons une satisfaction personnelle à faire des achats :

Les publicités promettent une vie meilleure, voire parfaite, et acheter permet de se projeter dans un imaginaire idéal, d’être quelqu’un d’autre ou de chercher la reconnaissance sociale.

Enfin, faire du shopping sans but particulier peut être un moyen de diminuer le stress ou les émotions négatives, du moins dans l’immédiat car l’excitation de l’achat est souvent de courte durée. Cela peut également être vu comme une distraction pour éviter de s’ennuyer ou de se confronter à ses problèmes.

Conseil n°1 : repousser l'achat pour se donner le temps de réfléchir
 

La, on va s'attaquer aux achats compulsifs.
Par compulsifs, j’entends ici les achats non réfléchis qui sont regrettés par la suite. La première chose à faire est justement de se donner le temps de réfléchir à nos réels besoins.

Dans son livre « Vivre simplement pour vivre mieux », Philippe Lahille conseille d’avoir toujours un petit carnet sur soi (ou son téléphone) pour y noter ce qu’on veut acheter, et s’imposer quelques jours de réflexion .

Bien sur, ça peut être frustrant d'attendre alors que l'objet convoité se trouve sous nos yeux.

Mais quand on sait que d'après Philippe Lahille, après une semaine de réflexion, 70% des ces achats seront ainsi évités, ça motive déjà plus.

Pour les 30% restants, les quelques questions suivantes permettent encore de faire du tri, de vérifier l’utilité du produit voulu et de faire des comparaisons :

➡ Est-ce que je l'ai déjà ? Fait-il doublon avec un objet que je possède déjà ?
➡ Est-ce que je peux l'acheter d' occasion ou l’emprunter ?
➡ En ai-je vraiment besoin? Vais-je vraiment l'utiliser ?
➡ Va-t-il durer dans le temps ?
➡ Où vais-je le ranger ?

La peur de manquer pousse à acheter toujours plus que nécessaire. Lorsqu’on achète de manière consciente, on arrive généralement mieux à prendre en compte ses besoins réels.
 

Si après un délai de réflexion vous avez toujours envie d’acheter un objet, allez-y !

Conseil n°2 : trouver la cause de ces achats compulsifs
 

Vous vous rendez compte que vous avez à nouveau acheté plusieurs objets sur un coup de tête ?

Je dis bien plusieurs car il ne faut pas non plus être trop sévère avec soi-même, un achat coup de cœur de temps en temps est toujours possible !
Dans ce cas on peut noter pourquoi on a craqué afin d'identifier les causes et d’agir dessus.

Il y a également les erreurs d’achat : on pensait vraiment que tel objet serait une bonne idée mais après utilisation il n’est pas pratique, ne s’intègre pas bien dans le décor, ne vous va pas,…
Même en ayant réfléchi en amont, on ne peut pas toujours penser à tout, ça arrive, tant pis.
Enfin, si la raison est une tentation trop forte, vous pouvez adopter des gestes simples pour les éviter, par exemple :

➡ Mettre un stop pub sur votre boîte aux lettres,
➡ Éviter de faire les magasins sans but précis,
➡ Vous désabonner des catalogues
➡ …

Pour conclure, on déculpabilise et on n'oublie pas que "pour être utile, un objet doit être utilisé" (Francine JAY)