Les 3 règles absolues d’un bon rangement


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Vous avez l’impression de passer votre temps à ranger ? Que rien ne reste jamais en place ?

Il faut dire qu’à priori le rangement n’est pas l’activité la plus fun qui soit : il faut prendre les objets un par un, puis décider de l’endroit où les mettre, pousser les autres objets pour que tout rentre dans le tiroir dévolu (ou trouver un autre endroit car il n’y a vraiment plus de place), … Alors on pose l’objet en question au premier endroit venu, « pour l’instant ».

Ça vous parle ? Ca me parlait à moi aussi avant. Avant de découvrir que ranger ne signifie pas déplacer les choses.

Pour ranger de manière efficace, il y a 3 règles essentielles à respecter : la proximité, la catégorisation et la fréquence.

Mais avant d’entrer dans les détails, il faut déjà définir  qu’est ce que le rangement ?

 

Qu’est ce que le rangement ?

Pour bien le définir, il faut comprendre ce qu’il n’est pas.

Mettre en ordre n’est pas juste masquer et placer les choses dans des meubles, ni déplacer les objets d’un endroit vers un autre. Empiler en quelques minutes un maximum de choses dans les placards en attendant de la visite, ce n’est pas ce qu’on appelle ranger. Mais ça, vous vous en doutez bien.

Il y a encore quelques dizaines d’années, les logements n’étaient pas équipés de tant d’objets et accessoires. Comme le souligne Dominique Loreau dans son livre « l’art de mettre les choses à leur place », avant chaque meuble avait une fonction précise (le vaisselier, le chiffonnier, le semainier,…) et toutes les catégories d’objets y trouvaient leur place attitrée. Depuis, de nouveaux objets sont apparus, notamment électroniques, et le rangement n’est plus aussi stéréotypé.

Pour bien ranger, on peut tout de même garder cette idée de catégories. Prenons pour exemple un grand magasin : tout est au bon endroit, de manière logique (enfin en principe !). Si un nouveau produit doit être ajouté, n’importe quel employé saura où le ranger car tout est défini.

 

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Mais comme votre maison n’est pas un magasin, un bon rangement passe forcément par un désencombrement : lorsque les objets sont en excès, on ne peut pas les organiser de manière efficace. Cela ne signifie pas forcément qu’il faut tendre vers le minimalisme. Les objets en excès sont ceux qui ne servent vraiment jamais. S’ils sont inutiles, on les oublie et ce qui est rangé derrière avec.

Alors comment ranger de manière efficace ?

 

Comment bien ranger : les 3 règles

Revenons à notre magasin : pourquoi trouvez-vous tout ce dont vous avez besoin facilement dans un magasin ? Parce que tout est regroupé par catégorie.

1. Faire des catégories

Je mets cette règle en premier car c’est sans doute la plus importante. Pour s’y retrouver facilement ET savoir immédiatement où ranger vos affaires, il faut les catégoriser.

En restant logique, chaque chose aura une place définie.

Pour définir vos catégories, pensez à l’utilisation que vous faites de vos affaires : il ne s’agit pas forcément de mettre tous les objets identiques ensemble, mais surtout de regrouper ce qui sert à la même chose ensemble. On peut par exemple regrouper le matériel de pâtisserie avec les ingrédients qui ne servent qu’à la pâtisserie.

Une fois toutes vos catégories définies, si vous ne savez pas où ranger un objet, il est peut-être nécessaire de lui créer une nouvelle catégorie. Même pour un seul objet car souvent, une fois cette nouvelle catégorie définie, vous trouverez rapidement d’autres objets qui iront naturellement avec.

 

 

2. Chercher la proximité

L’être humain serait-il paresseux de nature ? Je dirais plutôt partisan du moindre effort. Si un objet nécessite trop de gestes pour être rangé, on sait tous qu’il a de grandes chances de trainer un moment ailleurs qu’à sa place définie.

Pour limiter la casse, on définit donc un endroit de rangement à proximité de l’endroit où on l’utilise le plus souvent.

Il y a parfois des contraintes qui font qu’aucun rangement n’est disponible à l’endroit souhaité.

Voici pourquoi il est important de désencombrer. On commence tout d’abord par se demander ce qui est vraiment nécessaire, ce qui peut déjà faire gagner de la place. Ensuite, on peut déplacer une autre catégorie d’objets ailleurs pour libérer la place convoitée, on peut créer un nouveau rangement (étagère murale, petit meuble, crochets,…),… Bref on fait au mieux en fonction des contraintes de l’espace disponible.

 

3. Tenir compte de la fréquence d’utilisation

Chercher la proximité est important pour ranger facilement. Mais nous l’avons vu, il n’est pas toujours possible de caser tout ce qu’on veut près de l’endroit où nous en avons besoin. Pour se faciliter la tâche, on combine cette recherche de proximité à la fréquence d’utilisation.

 

 

On réserve donc les endroits les plus accessibles aux objets les plus souvent utilisés et inversement. On pense tous aux décorations de noël, qui iront plutôt à la cave, au grenier ou dans les endroits les moins accessibles, pour libérer de la place dans le salon. Il est évident qu’une catégorie qui ne sert qu’une fois dans l’année ne va pas encombrer les zones de rangement les plus pratiques durant toute l’année.

En revanche, je vois très souvent des tiroirs de cuisine - rangements les plus accessibles de la cuisine - remplis de bougies d’anniversaire ou autres gadgets très peu voire jamais utilisés.

On revient donc sur le désencombrement : on enlève ce qui ne sert vraiment jamais ou qui peut être remplacé facilement par un autre objet. Ensuite, on retire toutes les choses peu utilisées. Si vous avez rangé les petits objets de cuisine dans le tiroir pour son format pratique, pensez aux petites boites pour les ranger en hauteur, avec une étiquette pour ne pas les oublier.

 

 

Bien souvent, l’origine du désordre vient d’une remise à plus tard : la procrastination est sans doute la pire ennemie de l’ordre. Pour y remédier, l’installation d’un bon rangement de base avec les 3 règles précédemment énoncées facilite déjà grandement la tâche.

Et vous savez quoi ? Si vous n’arrivez pas à vous y mettre, je peux vous aider !

Et pour plus d'idées rangement, vous trouverez par ICI les 3 grands principes que j'ai retenus de Marie Kondo.

 

 

 

 

 

Astuces rangement et organisation

 

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06/10/2022

Faire des choix

prendre des decisions

Nous faisons des choix en permanence, des plus futiles aux plus décisifs. Nous choisissons tous les jours quoi manger, quoi porter, quoi acheter… et plus généralement nous choisissons notre orientation professionnelle, notre lieu d’habitation, notre mode de vie, …

Mais focalisons-nous sur les choix que nous faisons concernant notre logement et nos objets.

 

Le paradoxe du choix

Prendre une décision implique une responsabilité par rapport au choix réalisé. Il est souvent plus facile de ne pas choisir et laisser les choses suivre leur cours, plutôt que de faire un choix et en regretter les conséquences. Ce fait peut se mesurer quel que soit le degré d’importance de la décision à prendre.

 

N’ayez pas peur de faire des mauvais choix
si la décision prise n’implique pas

de grandes conséquences.

 

Pourquoi laissons-nous souvent les choses trainer quand nous n’arrivons pas à prendre une décision ?

Parce que faire un choix, c’est faire une action que nous pourrions regretter. Et plus il y a de choix possibles, plus on a de risques de ne pas avoir choisi la meilleure option. Si l’option choisie ne nous semble pas parfaite par la suite, on peut vite s’en vouloir.

Lorsque nous avons trop de choix possibles, la décision est donc encore plus difficile à prendre. C’est d’ailleurs une bonne raison de réduire la quantité de nos possessions.

Prenons l’exemple des vêtements : avoir une armoire pleine à craquer ne nous empêche pas de n’avoir « rien à se mettre », n’est-ce pas ?

 

choix vetements

 

 

Prendre des décisions ça s’apprend

Je le vois en intervention : au début, la personne hésite beaucoup puis au fil du temps les décisions se font de plus en plus facilement et rapidement.

Pour cela, il faut se concentrer sur ce qui compte vraiment et mettre les choses en perspective. Certaines décisions sont importantes et ne doivent pas être prises sur un coup de tête. Les autres ne doivent pas vous faire perdre trop de temps.

De même, mieux vaut éviter de se laisser influencer par l’extérieur, par ce qu’il faudrait faire selon la bienséance, ou en fonction de la manière dont on va être jugé.

Un exemple très basique mais tellement fréquent : on garde un objet reçu en cadeau car on a peur de vexer la personne qui nous l’a offert si on s’en débarrasse.

N’ayez pas peur de faire des mauvais choix si la décision prise n’implique pas de grandes conséquences.

Si vous hésitez à vous débarrasser d’un objet (outre le fait que si vous hésitez, vous connaissez déjà la réponse), si celui-ci peut facilement être remplacé vous pouvez vous en débarrasser.

Si par contre il s’agit d’un souvenir, et donc d’un objet unique, je suis toujours plus attentive à ce genre d’objets car une fois la décision prise on ne peut plus le remplacer en cas de regret.

 

tri-souvenirs

 

Les erreurs de tri

« Si je me débarrasse de quelque chose, je sais que systématiquement j’en aurai besoin quelques jours après ».

J’ai entendu cette phrase très souvent. Bien sûr, je pourrais défendre en long, en large et en travers pourquoi ce n’est pas une fatalité et pourquoi ce ne sera pas le cas avec certaines reliques trouvées au fin fond d’un garage.

Je reconnais pourtant avoir moi-même failli faire quelques erreurs de jetage un peu précipité.

 

Oui vous allez un jour
regretter une de vos décisions

 

Quelques exemples :          
J’ai voulu jeter un ancien robot de cuisine car j’en ai reçu un nouveau qui faisait doublon. Sauf qu’en testant le nouvel appareil, il ne fonctionnait vraiment pas bien, en tout cas bien moins que l’ancien.

J’ai aussi failli me débarrasser de tous les vêtements que je n’aimais plus, sans penser à garder au moins une tenue pour le bricolage ou les travaux salissants.

Je ne repasse que très peu et j’ai donc donné ma planche à repasser et la housse qui va dessus. Je supposais qu’une table recouverte d’une couverture les remplacerait parfaitement. J’avais raison pour la planche à repasser mais pas pour la housse. Résultat : j’ai totalement ruiné le dessus de ma table.

 

Bref vous avez compris l’idée. Oui vous allez un jour regretter une de vos décisions. Oui vous allez un jour regretter de vous être débarrassé d’un objet. Est-ce grave ?

Pour ma part, non si je prends en compte toutes les bonnes décisions que j’ai prises.

Au lieu de se focaliser sur les échecs, on se concentre sur tous les choix que nous avons faits et qui se sont révélés corrects.

 

faire-des-choix

 

 

Comment décider au mieux ?

Vous arrive-t-il de remettre les choses à plus tard parce que vous n'arrivez pas à prendre de décision ?

 

Sincèrement, je pense que ça arrive à tout le monde, moi y compris !

Comment faire ?

1) Évaluer les pires conséquences possibles et voir si le risque est acceptable :

Si je me "trompe" dans ma décision, qu'est-ce qu'il se passe dans le pire des cas ? Par exemple combien j'aurai perdu de temps ou d'argent ?

Est-ce un risque acceptable ?

Pour le cas d’un objet : est-ce que si je ne l’avais pas aujourd’hui je l’achèterais ? Si je m’en débarrasse et si vraiment je le regrette, est-ce que je pourrais le racheter facilement ?

Si je garde un objet « au cas où » [remplir ici avec une situation très hypothétique], est-ce que je penserai à l’utiliser lorsque que ce « au cas où » arrivera ? Est-ce que je saurai encore où il se trouve ?

 

2) Réfléchir à ses priorités et définir ce qui est important pour soi :

Est-ce que je repousse cette décision car je ne suis pas à l'aise avec le sujet ? Pourquoi ?

Est-ce que cette décision débouchera sur quelque chose d'important pour moi ?

Pour le cas d’un objet : qu’est-ce que m’amènerait le fait de m’en débarrasser ? Plus de place, plus de temps, moins d’entretien ou de ménage ?

 

En analysant les choses de manière factuelle et avec un peu de recul, on peut bien souvent débloquer une situation qui était bloquée parfois pour des raisons toutes bêtes.

 

 

En résumé :

Faire des choix implique le risque de les regretter. Mais c’est impossible de ne jamais choisir, et la procrastination a elle aussi des impacts négatifs.

Il faut donc prendre le risque de se tromper, surtout pour les choses qui n’ont pas vraiment d’importance et pour lesquelles les conséquences sont acceptables.

Concentrez-vous sur votre objectif et sur les avantages que votre décision vous apportera et ce sera tout de suite plus facile !

 

 

 

 

 

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Tout en ordre

30/06/2020

Numérique : la fin du classement ?

destruction-papiers

Nouveau document, Nouveau document(2), IMG0004952.jpg,  Sans titre,…    
Tous ces fichiers mystères qui trainent sur votre ordinateur, ça vous parle ?

Ca tombe bien, c’est justement le sujet aujourd’hui : comment faire pour retrouver un fichier facilement sur son ordinateur ? Avec la recherche par mot-clé, le classement est-il encore nécessaire ?

 

Le numérique a assurément beaucoup changé nos habitudes.

On lui prête d’ailleurs bien des avantages.

Vous vous souvenez de l’époque où on recevait tous nos documents par la poste, où il fallait faire développer ses photos puis les classer dans un album photo ?

En numérisant ses documents, on gagne de l’espace. Finies les piles de papiers qui s’entassent. Les démarches administratives sont en principe plus rapides et plus fiables.

Ce serait également plus écologique car on évite d’abattre des arbres pour la fabrication du papier. Attention tout de même, ce point n’est pas si évident si on considère la consommation en ressources nécessaire à la fabrication des appareils électroniques (mais ce n’est pas le sujet aujourd’hui).

La numérisation permettrait également de gagner du temps.
Gagner du temps ? Oui, à condition que le document recherché soit bien identifié.

 

papiers-classer

 

Avant tout, on pense à bien nommer !

Quand on cherche un document, c’est vraiment énervant de devoir passer en revue pleins d’endroits possibles sur son ordinateur pour le retrouver. Surtout quand le document en question s’appelle « Doc1 ».

Première chose importante : bien nommer tous ses fichiers (photos, fichiers pdf, word, …) dès leur création ou import sur l’ordinateur. Et on le fait tout de suite ! Car si on se dit qu’on va s’en souvenir ou qu’on va le faire plus tard, il y a de grandes chances qu’on oublie. C’est d’ailleurs valable pour les fichiers informatiques mais aussi les dossiers et les favoris internet.

 

Quel nom définir ? Déjà il faut choisir un nom explicite.  Dans l’idéal il devrait être assez court mais si vous ne trouvez pas un intitulé clair en quelques mots, vous pouvez faire plus long (pas trop non plus !).

N’oubliez pas d’ajouter la date lorsque c’est nécessaire. Un exemple : si vous stockez vos avis d’impôt, indiquez bien de quel impôt il s’agit ainsi que l’année concernée. Ce sera ainsi plus rapide pour retrouver le bon avis.

Au sujet des dates, si vous voulez classer des documents de manière chronologique, préférez le format AAAAMMJJ, à faire figurer en premier dans le nom de votre document.

 

Et quand il y a beaucoup de documents à renommer ?

Un petit truc très simple pour vous y retrouver facilement dans vos photos numériques : renommer en masse les photos d'un même évènement.

Pas besoin d'un logiciel, c'est très simple :
1. Sélectionnez toutes les photos à renommer avec le même nom
2. Faire un clic droit / Cliquer sur Renommer
3. Saisir le nom souhaité (par exemple le lieu de vos vacances)
4. Appuyer sur "Entrée"
5. Vos photos sont toutes renommées d'un coup

renommer-photos

 

En indiquant un nom explicite à ses documents, on peut ainsi les retrouver plus facilement, par recherche de mots-clés.

 

Retrouver un document

Le système de classement par dossiers informatiques se calque sur le classement papier : pour retrouver un document, il faut parcourir le chemin, de dossiers en sous-dossiers jusqu’à trouver le fichier voulu.

Le principal problème de cette méthode de classement est qu’il n’y a donc qu’un chemin possible pour chaque fichier. Cette problématique se fait plutôt ressentir au niveau professionnel, lorsque vous avez à partager des documents avec plusieurs personnes mais pas pour les mêmes utilisations. Au niveau personnel, il peut également arriver qu’on hésite entre 2 dossiers différents pour classer un document.

En revanche, en réalisant une recherche par mot-clé, on retrouve immédiatement le ficher voulu, du moment qu’il a bien été nommé.

Mais la recherche de documents peut aller encore plus loin avec la LAD, la Lecture Automatique de Documents. Ce système permet de reconnaitre les informations présentes dans un document. La recherche peut donc se faire sur le titre mais également sur le contenu.

classement-informatique

 

Alors, on n’aurait plus besoin de classer ?

Si par une simple recherche on retrouve immédiatement le document voulu, faut-il continuer à classer ?

A mon sens, OUI sans hésiter. La recherche par mot clé est très pratique mais elle ne résout pas tout.

Tout d’abord, si vous n’avez pas correctement nommé un document, il sera impossible de le retrouver par une simple recherche.

De plus, comment faire le tri dans les documents qui vous sont encore nécessaires si vous n’avez pas une vision globale du contenu d’un dossier ? Le numérique ne prend pas de place physique mais il prend bien une place de stockage numérique. Si vous voulez faire du tri et éliminer les documents devenus obsolètes, il faudra penser par vous-même à tous les mots-clés concernés.

Alors que si par exemple vous classez tous vos avis d’imposition dans un même dossier, nommé « impôts », vous n’aurez qu’à supprimer les documents les plus anciens (car oui vous n’avez besoin de garder que les 3 derniers avis d’imposition, voir à ce sujet les durées de conservation, qui sont valables aussi numériquement).

L’avantage du classement ne concerne pas que le tri et l’archivage. Pour les photos notamment, c’est quand même sympa de pouvoir parcourir les dossiers de chaque séjour en vacances plutôt que d’avoir toutes les photos pêle-mêle dans un seul dossier.

Enfin, en saisissant un mot-clé, comment être sûr de bien visualiser tous les documents qui s’y référent ? Si par exemple vous devez monter un dossier avec plusieurs pièces jointes, tout regrouper au même endroit, dans un seul dossier, sera bien plus simple pour tout retrouver en quelques clics.

 

Le classement reste donc indispensable, mais pas n’importe comment.

 

Bien classer : définir une arborescence…

Un classement efficace permet de gagner du temps. S’il est bien défini, il doit être compréhensible et intuitif.

Si vous partagez des documents à plusieurs, en entreprise notamment, un bon classement permet de retrouver directement le document voulu, même si quelqu’un d’autre l’a rangé, et même en l’absence de ceux qui l’utilisent habituellement.

Tout passe par une bonne arborescence de départ : créer une arborescence consiste à déterminer un ensemble de dossiers et sous-dossiers permettant de classer tous les documents.

 

arborescence

Pour organiser ses photos et documents, on commence par créer des grandes catégories. Il n’existe pas d’arborescence idéale, celle-ci doit être adaptée à la situation de chacun.

Ces dossiers ne concernent pas seulement les documents à stocker mais aussi ceux en cours d’utilisation. On peut ainsi créer un répertoire « en attente de », un répertoire « à faire »,…

 

Puis classer !

Si vos catégories sont bien définies, le classement sera très facile.

Si vous hésitez entre plusieurs catégories, demandez-vous à quoi va servir ce document ? Pourquoi vous le gardez ?

On peut créer à tout moment un nouveau dossier si nécessaire, après avoir vérifié qu’un dossier adapté n’existe pas déjà.

Parfois vous vous retrouverez peut-être avec un seul fichier dans un dossier. Ce n’est pas très grave si cela vous permet de facilement le retrouver.

Et pour les documents très peu utilisés et qui semblent inclassables, la recherche par nom permet de les retrouver plus facilement si on ne se souvient plus où on les a rangés.

Enfin, évitez d’avoir trop de niveaux de sous-dossiers sinon le chemin d’accès sera trèèès long.

 

Et pour les photos ?

Pour les photos, vous pouvez consulter l'article suivant :

Comment classer des photos numériques

recherche-photo

 

Pour toutes les raisons évoquées, le plus perfectionné des outils de recherche n’égalera jamais un bon classement. On peut plutôt dire qu’ils sont complémentaires.

L’arborescence, en répartissant nos données par grands thèmes, donne une structure comme on en trouve dans les magasins ou les bibliothèques.

La recherche quant à elle permet soit de gagner du temps sur un document précis, soit de traquer un document perdu.

Si pour un particulier, la différence se fait plutôt au niveau du confort de recherche, pour une entreprise le sujet est beaucoup plus sensible. La gestion des données en entreprise est en effet cruciale. Mais ça, c’est un autre sujet…

 

 

 

 

 

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Tout en ordre

20/01/2018

Rangement et désencombrement : avant / après

coach-rangement-avant-apres

Pourquoi je ne publie pas souvent d'avant/après ?

Quand un "chantier" est terminé, quelle joie tant pour le client que pour moi de voir l'espace épuré et bien organisé ! Et pourtant, quand je regarde ensuite les photos avant/après (les rares fois où je pense à en prendre…), quelle déception.

Bien sûr, on voit que c'est mieux après (encore heureux hein !) mais je trouve systématiquement que les photos ne retranscrivent de loin pas tout le travail réalisé.

 

vaisselier avant apres

 

Le rangement n'est pas qu'une question d'esthétisme

 

Quand j’explique ce que je fais, je précise souvent que je ne suis pas là pour juste aligner des objets sur une étagère. Le vrai rangement va bien au-delà du fait de placer des objets dans des meubles.

Le point le plus important que je veux transmettre quand j’interviens chez quelqu’un est de rendre l’endroit plus pratique, pour qu’il reste rangé. Cela signifie que les objets iront en priorité dans un endroit pratique, en fonction de leur utilité. On ne cherche pas à caser le plus de choses dans les placards, mais bien à ré-agencer l’ensemble pour le rendre plus fonctionnel.

Prenons l’exemple des livres : l’esthétique voudrait que les livres soient classés par taille ou par couleur. Mais comment retrouver rapidement un livre lorsqu’ils sont tous mélangés ?

En fonction des besoins du client, je privilégie alors souvent le classement par catégorie, Le rendu est moins joli mais il a le mérite de donner un aperçu direct des types de livres qu’on possède en plus grand nombre (et croyez-moi, on a ainsi souvent de sacrés surprises), mais il permet également de retrouver très vite le livre voulu.

 

bibliotheque-avant-apres

 

Un rangement à deux vitesses

 

Il peut arriver qu’en une séance de 2-3 heures, on élimine très rapidement beaucoup de choses (en général les cassettes VHS, les vêtements, ou encore les bibelots). Dans ce cas, le rendu avant/après est facilement impressionnant en très peu de temps.

Si on s’attaque en revanche aux papiers, une seule pile peut prendre beaucoup de temps si aucun système de classement n’est encore en place.

Le rendu avant/après est donc déconnecté du temps passé à ranger.

A cela s’ajoute la difficulté que qu’on peut éprouver à prendre des décisions. Tout le monde n’est pas égal face à l’attachement aux objets et cela peut dépendre de beaucoup de facteurs, notamment son passé et sa personnalité.

 

chambre-avant-apres

 

On ne se rend pas toujours compte de la situation initiale

 

Lors de mon premier salon en tant qu’exposant il y a quelques mois, j’ai affiché quelques photos sur mon stand pour illustrer mon travail (bien que je ne trouve pas le rendu suffisamment explicite pour les raisons précédemment évoquées).

Sur ce salon, on m’a plusieurs fois demandé si les photos AVANT n’étaient pas mises en scène ? Le ton était souvent dans le style « allez, entre nous, vous avez en avez quand même rajouté, ça ne pouvait pas être à ce point en désordre avant ? ».

 

armoire-avant-apres

 

Outre le fait que ce genre de remarques peuvent vexer les vrais bordéliques (appelons un chat un chat), je trouvais cela vexant pour moi aussi : je ne me vois vraiment pas demander à un client d’en rajouter un peu, histoire d’avoir une jolie photo.

Je n’en vois clairement pas l’intérêt et ce ne serait pas professionnel du tout ! De plus, pourquoi en rajouter exprès alors que le but est justement de ranger ?

 

L’important est d’améliorer le quotidien des gens

 

Les personnes ayant besoin d’une aide pour s’organiser et ranger savent bien à quel point on peut se laisser déborder.

Les photos « avant » traduisent un mal être et une perte de contrôle dans son propre logement.

Lorsqu’un chantier est terminé et que je montre les photos « avant » au client, la réaction est toujours très vive. On oublie très rapidement à quel point la situation était grave au départ.

Cela conforte dans le fait que non, être bordélique n’est pas une fatalité !

 

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