Le Time Blocking : Une méthode révolutionnaire pour mieux gérer votre temps


Vous avez du mal à gérer votre temps et les différentes tâches de votre to-do list? Vous cédez aux distractions qui vous entourent et ne parvenez pas à arriver au bout des choses? Si c’est le cas, le Time Blocking peut vraiment vous aider. Cette méthode de gestion du temps est simple à mettre en place et vous permets d’atteindre vos objectifs rapidement.

 

Qu'est-ce que le Time Blocking ?

Le time blocking est une méthode de gestion du temps qui consiste à diviser sa journée en blocs de temps dédiés à des tâches spécifiques. Cette technique permet de mieux organiser son emploi du temps, de se concentrer sur une seule tâche à la fois et d'éviter les distractions. En pratique, il s'agit de créer des plages horaires pour chaque tâche, et de se consacrer exclusivement à celle-ci durant le temps imparti.

 

Une Méthode Ancestrale

Le time blocking n'est pas une nouveauté. Utilisée depuis des siècles, cette méthode n'a pas de créateur officiel, bien que certains attribuent son usage à Benjamin Franklin au 18ème siècle. De nos jours, cette technique est popularisée par des figures influentes comme Cal Newport, auteur du best-seller "Deep Work", ainsi que par des personnalités comme Bill Gates, Oprah Winfrey, et Elon Musk.

 

Cal Newport résume bien l'efficacité de cette méthode avec une citation célèbre : 

 

"Une semaine de 40 heures organisée en blocs de temps permet de produire la même quantité de travail qu’une semaine de 60 heures sans structure."

 

 

Comment Mettre en Pratique le Time Blocking ?

Le time blocking consiste à planifier sa journée en réservant des blocs de temps pour des tâches spécifiques. Par exemple, vous pouvez réserver un bloc de 2 heures le matin pour répondre aux e-mails, un autre bloc de 3 heures pour travailler sur un projet important l'après-midi, et ainsi de suite. L'objectif est d'organiser son temps et non ses tâches.

Commencez par utiliser votre to-do list : prenez chaque tâche et bloquez un créneau pour la réaliser. Cela permet de mieux gérer son emploi du temps et d'éviter de se sentir débordé par les tâches à accomplir. Avec le temps, vous apprendrez à ajuster vos blocs de temps en fonction de la durée réelle des tâches.

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Les Avantages du Time Blocking

1. Amélioration de la concentration : En vous consacrant pleinement à une tâche à la fois, vous évitez les distractions et pouvez vous plonger dans votre travail.

2. Meilleure organisation : Le time blocking permet de prendre conscience du temps nécessaire pour chaque tâche et de mieux gérer votre emploi du temps.

3. Flexibilité : Contrairement à ce que l'on pourrait penser, cette méthode n'est pas rigide. Si un imprévu survient, il est facile de déplacer un bloc de temps pour gérer la priorité.

 

Les Inconvénients potentiels

Certaines personnes peuvent trouver difficile de respecter strictement les blocs de temps alloués à chaque tâche. Il est important de faire preuve de discipline et de résister aux distractions pour tirer pleinement parti de cette méthode. Cependant, une fois que vous aurez pris l'habitude, vous en ressentirez vraiment les bénéfices.

 

Comment compléter le Time Blocking

En complément du time blocking, vous pouvez utiliser d'autres méthodes pour optimiser votre organisation :

- Le Batching : Cela consiste aÌ€ regrouper des taÌ‚ches similaires entre elles et aÌ€ choisir un créneau pour s’en occuper. Par exemple, on peut définir un créneau de 2h pour faire toutes les taÌ‚ches relatives aÌ€ la comptabilité (scanner les factures, rassembler les justificatifs de paiement, mettre en place un virement etc).

- Les Journées à Thème : Dédiez chaque jour de la semaine à une thématique spécifique, comme le marketing le lundi, les tâches administratives le mardi, etc.

 

Utiliser le Time Blocking à la maison

Le time blocking n'est pas réservé au monde professionnel. Vous pouvez aussi l'appliquer à votre vie personnelle. Par exemple, prévoyez un bloc de temps pour les tâches domestiques avant de passer du temps en famille. Planifiez une heure pour ranger et nettoyer, puis une heure pour une activité personnelle, suivie de temps en famille.

Le time blocking est un outil indispensable pour améliorer votre productivité et éviter de vous disperser. En vous concentrant sur une tâche à la fois, vous serez plus efficace et moins découragé en fin de journée. Essayez cette méthode pour voir si elle vous convient je suis sur que vous allez en tirer de nombreux avantages.

 

Pour finir je vous laisse le lien de mon dernier article qui vous parle de l'importance de l'organisation pour pouvoir se sentir bien. Il vous aidera à comprendre que bien-être et organisation sont très souvent liés et qu'il est important de travailler dessus. 

L'importance de l'organisation pour réduire le stress et améliorer votre bien-être

 

Astuces rangement et organisation

 

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15/01/2019

Pourquoi ne tient-on pas ses résolutions ?

resolutions

Près de 2 personnes sur 3 prendraient de bonnes résolutions en début d’année.

Selon une étude menée par Toluna fin 2017, les Français voulaient perdre du poids à 38 %, faire plus de sport à 35%, avoir une alimentation plus saine à 28%, …

Mais aussitôt décidées, presque aussitôt abandonnées, n’est-ce pas ?

Pourquoi est-ce si difficile de tenir ses engagements ?

 

Différence plaisir immédiat / plaisir futur

Faire du sport vous apportera un gain futur (être en meilleure santé, perdre du poids,…) mais dans l’immédiat, ce n’est pas forcément le cas. En revanche, annuler sa séance sportive pour se prélasser devant une série apporte un plaisir direct.

La récompense future demande un effort de projection qui n'entraine pas le plaisir immédiat. Il est donc indéniable que seule une volonté féroce et un rappel régulier de ses objectifs permettront de tenir ses bonnes résolutions.

 

Changer ses habitudes

A la difficulté de résister au plaisir immédiat s’ajoute celle de rompre ses habitudes. Les habitudes déjà ancrées sont difficiles à modifier, il s’agit parfois même de réflexes.

Heureusement, rien n’est définitif. On peut tout à fait changer ses habitudes, bien que cela demande un peu de rigueur durant la phase de mise en place. La durée nécessaire pour changer une habitude varie fortement d’une personne à une autre, mais aussi selon la difficulté de la nouvelle habitude à prendre. Il faut donc faire preuve de patience et de persévérance.

sport-resolutions 

Un conseil pour parvenir à changer ses habitudes : ne faire qu’un changement à la fois. Quand on est motivé à faire des changements, on a envie d’aller vite, de tout faire en même temps. Mais prendre des habitudes demande du temps et parfois de l’énergie (perdre du poids, faire du sport,…). Mieux vaut donc faire les choses de manière plus lente mais certaine.

Vous avez déjà des habitudes bien ancrées comme se bosser les dents à la même heure chaque jour. Si cela est possible, caler votre nouvelle habitude avec une habitude déjà ancrée peut également vous aider à la maintenir car vous avez moins de risque d’oublier de faire votre nouvelle tâche.

 

Comment rester motivé ?

Au vu de ces difficultés naturelles, comment faire pour réussir à tenir ses engagements ? On peut parler de volonté mais ça reste un peu vague.

Plusieurs astuces peuvent vous aider :

Détailler au maximum et  de manière précise les actions à faire : ne pas lancer vaguement une nouvelle résolution sans avoir réfléchi à la manière concrète de la mettre en œuvre. Le but est de vous projeter au maximum.

Pour cela, pensez à la méthode S.M.A.R.T :

  • Spécifique : il doit être personnalisé, clair et précis
  • Mesurable : en quantité ou en qualité
  • Acceptable : l’objectif doit représenter un défi et être motivant
  • Réaliste : il doit être atteignable pour éviter l’abandon
  • Temporellement défini : définir une date limite, ne pas rester vague avec des termes tels que « rapidement », « prochainement »,…

 

Evitez donc d’être trop ambitieux : en détaillant son action, on peut parfois constater que nos objectifs sont bien trop difficiles à atteindre et donc voués à l’échec. Pour le moral et la confiance en soi, mieux vaut atteindre, voire dépasser son objectif, plutôt que d’échouer à coup sûr.

Une fois le plan d’action détaillé, planifiez au maximum

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Et vous, avez-vous  décidé de prendre de nouvelles résolutions en ce début d’année ? Si vous ne les avez pas tenues,  rassurez-vous, vous n’êtes pas seuls : 88% des bonnes résolutions échoueraient… de quoi bien déculpabiliser !

 

 

 

 

 

 

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22/10/2019

L’histoire du rangement

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Nos intérieurs sont plus ou moins encombrés selon les personnes. En réponse à cet encombrement, le minimalisme devient tendance bien qu’il soit parfois perçu comme un retour en arrière, comme une privation du confort moderne.

Mais au fait, comment c’était avant ? Comment est-on passé de l’époque où le peu d’objets possédés étaient indispensable, à notre époque de consommation de masse ?

 

Quand a-t-on commencé à avoir besoin de ranger ?

 

A première vue, j’aurais été tentée de répondre les années 50, avec les trente glorieuses qui se sont d’abord traduites par le développement des achats de biens matériels.

C’est en effet à cette époque que de nombreux objets du quotidien ont été créés : le réfrigérateur, la télévision (en noir et blanc), le lave-linge, etc. En quelques années, le nombre de personnes possédant ces nouveaux objets avait alors grimpé en flèche.

 

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On pourrait alors penser que ce n’est qu’à partir de cette période que l’on a commencé à posséder plus que le strict nécessaire. Pourtant, Henry Ford (le fondateur de l’usine automobile Ford) écrivait déjà en 1922 :

« Nos ustensiles de cuisine, notre vaisselle, notre mobilier forment une liste qui aurait stupéfié le plus luxueux potentat d’il y a cinq cent ans. […] Nous ne faisons que nous embarrasser d’objets inutiles. On ne rend pas un compte exact de la quantité de travail et de matière qui ne servent qu’à fournir le public d’une foule d’articles uniquement faits pour être vendus, et qu’on achète que pour les garder chez soi, qui ne sont propres à aucun usage et finissent par être jetés au rebut sans avoir jamais rendu aucun service. » (Henry Ford, Ma vie et mon œuvre, 1922)

Incroyable non ? Mais il faut tout de même noter qu’Henry Ford vivait aux Etats-Unis, pays où le développement de l’industrie et des objets de consommation s’est développé bien plus tôt qu’en France.

 

La consommation par foyer n’a cessé d’augmenter depuis plus de 50 ans

 

La consommation, toutes catégories confondues n’a cessé d’augmenter depuis le début des années 60, date des premières statistiques. D’après une étude de l’Insee réalisée en 2009, en 50 ans le volume annuel de consommation a triplé. Autrement dit, nous consommons aujourd’hui 3 fois plus qu’en 1960 (car la consommation n’a pas diminué entre 2009 et 2019).

Il faut dire que les 30 glorieuses sont passées par là, marquant  le développement de la consommation de masse.

 

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Cette augmentation inclut tous les types de services et de marchandises que nous utilisons. Le paiement du loyer (ou remboursement de crédit) y est donc inclus. Sans grande surprise, sa part a d’ailleurs augmenté alors que les dépenses en alimentation ont diminué. Bien entendu, il s’agit de moyennes, à très grande échelle.

Pourquoi la consommation est-elle trois fois plus importante ? Cela ne s’explique pas par l’augmentation des prix car les chiffres sont bien calculés en volume.

En réalité, de très nombreux produits et services se sont démocratisés en 50-60 ans et sont aujourd’hui tellement courants qu’on pourrait se demander comment on s’en passait avant : la voiture, le téléphone, internet, l’électroménager,… pour ne citer que les plus courants. A cela s’ajoute une augmentation des dépenses de santé et une baisse de l’autoconsommation alimentaire.

 

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Cette augmentation de consommation s’est corrélée avec le développement de la publicité, dont le but est bien de faire consommer au-delà de ses besoins.

Le concept de publicité est très ancien mais à l’époque il ne concernait pas des objets. La première publicité commerciale dans la presse française a vu le jour en 1836. Le but était de faire baisser le prix du journal. Les catalogues d’offres et produits sont apparus quelques années plus tard. La radio apparait en 1922 mais les spots publicitaires n’ont commencé qu’en 1928.

 

Même les conseils de rangement et d’organisation ne sont pas nouveaux

 

Les publicitaires ont compris dès le milieu du 20e siècle que les femmes contrôlaient une énorme partie des décisions d’achats. Les publicités ciblaient donc majoritairement les femmes qui se devaient de tenir leur foyer convenablement. En témoigne le nombre de guides et d’encyclopédies dédiés à l’aménagement et l’entretien intérieur édités après les années 50.

On trouve dans ces livres des conseils et astuces de rangement toujours d’actualité. 

Un exemple concret ? Dans l’encyclopédie de la femme et de la famille publiée en 1971 par Hachette, on évoque déjà la division des rangements grâce à des boites par exemple. Est également mentionnée la nécessité d’organiser ses placards en fonction de l’endroit où on les utilise et de la fréquence à laquelle on en a besoin. Même le désencombrement n’est pas en reste car une bonne ménagère se doit d’ « éliminer ce qui ne sert plus », en se laissant six mois pour se décider en cas de doute.

Dans un autre ouvrage paru en 1990, « Le grand guide de la maison par Hachette », on parle d’étiquetages, de faire du tri en jetant un objet lorsqu’on en achète un nouveau, de privilégier le don ou la vente plutôt que de jeter à la poubelle,…

Parmis les auteurs connus dans le domaine du rangement, Dominique Loreau a beau avoir publié son premier livre bien avant Marie Kondo (en 2009 vs 2016 pour Marie Kondo), on voit bien que le rangement est une affaire de bon sens, et ce depuis des dizaines d’années.

 

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Photo d’une commode au début des années 70
©Scoop Bouillaud

 

On peut tout de même observer qu’auparavant l’enjeu du rangement était de bien organiser sa maison : chaque meuble avait une fonction précise et une maison bien tenue devait contenir un ensemble d’objets indispensables.

Cet enjeu s’est modifié et consiste désormais plus à nous faciliter le quotidien et à nous faire gagner du temps. Le désencombrement prime d’ailleurs souvent sur le rangement en lui-même.

 

L’essor de la seconde vie et du partage

 

Si certaines astuces de rangement ne datent pas d’hier, on observe une évolution importante ces dernières années, notamment dans le désencombrement et le recyclage des objets.

La seconde vie existait déjà avant internet : les vide-greniers se sont multipliés depuis le début des années 1980, le premier relai d’Emmaüs a été créé en 1984,…

Il a été prouvé que le développement de la seconde main n’est pas lié à un manque d’espace (d’après une étude de Gabel et Debary 2011). De plus, une autre étude (Crédoc 2012) montre qu’en fonction des objets, la seconde main est plus ou moins pratiquée, et ceci sans y trouver de corrélation avec le manque d’espace ni avec l’usage d’internet.

Certains objets sont plus facilement revendus d’occasion que d’autres et facilitent donc la dépossession. Le marché de l’automobile d’occasion par exemple n’est pas nouveau et n’a pas eu besoin d’internet pour se développer. Les livres et les vêtements sont très fréquemment donnés. A l’inverse, le matériel électronique est plus souvent stocké ou jeté lorsqu’il est devenu inutile que revendu ou donné.

 

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Ces dernières années, le partage de biens a nettement augmenté. On passe progressivement de la propriété privée vers le partage et la mutualisation des usages. Deux personnes sur trois sont prêtes à partager leurs objets plutôt que de les posséder, un chiffre en constante augmentation car en 2014, ils n’étaient encore qu’un sur deux (source : enquête du Credoc 2018).

Mais ce nouveau mode de consommation n’est pas forcément lié à une idéologie écologique et collaborative. Le gain espéré est sans doute un moteur plus important. Par exemple Air b&b permet aujourd’hui de louer un logement qui aurait servi auparavant à loger des amis ou de la famille.  Le fait de partager permet de gagner de l’argent ou de réduire ses dépenses (comme le covoiturage par exemple).

 

 

En conclusion

 

Bien aménager son intérieur relève à mon sens plus de la logique que de méthodes miracles. Cela explique que rien ne soit vraiment nouveau dans ce domaine, du moins dans les livres, qui restent relativement généraux.

Le rangement se personnalise indéniablement car il n’y a plus une manière unique d’équiper et de ranger son intérieur. Le métier de coach en rangement, encore émergeant en France, se fait donc sur mesure en fonction des besoins de chacun.

De plus, le rangement tend à passer au second plan face au désencombrement, à la dépossession personnelle. Le partage et la seconde vie vont sans aucun doute encore se développer dans les années à venir.

On voit également une augmentation des données informatiques : échanges de mails au lieu de courriers, de photos numériques et divers documents. Il est indéniable que dans l’espace privé et surtout professionnel, la gestion de toutes ces données numériques sera à développer et à optimiser.

Si la possession physique et personnelle tendra à se réduire, l’organisation se déplacera dans les commerces de location et dans les données numériques.

 

 

 

 

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27/08/2020

Comment appliquer le « 5S » chez soi ?

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Si vous avez un bureau chez vous, il se peut que celui-ci se voie transformé avec le temps en grand espace de stockage en tout genre, incluant des piles de papiers « pour y penser ».
Alors comment améliorer son organisation ?

Le « 5S » est une méthode visant à améliorer l’organisation de son espace de travail. Si elle est principalement utilisée en entreprise, rien n’empêche de l’utiliser chez soi pour mieux s’organiser.

 

Pourquoi appliquer le 5S ?

Tout d’abord, à quoi sert le 5S ? A mon sens, le but le plus intéressant du 5S est de réduire la perte de temps liée à la recherche d’objets, que ce soit un papier ou une fourniture de bureau. En découlent ainsi une efficacité accrue et généralement un gain de place sur votre espace de travail. En effet, il n’est pas rare de voir tout un tas d’objets sur un bureau alors qu’ils n’ont rien à y faire.

Le terme « 5S » vient de 5 mots japonais : Seiri (débarras), Seiton (rangement), Seiso (nettoyage), Seiketsu (ordre), Shitsuke (rigueur)

 

En suivant ces 5 mots qui constituent chacun une étape, votre organisation devrait s’en trouver grandement améliorée. Attention, comme toujours n’espérez pas un miracle : un minimum de rigueur est toujours nécessaire mais ça tombe bien, c’est inclus dans les étapes du 5S !

 

bureau-desordre

 

Les 5 étapes en détail :

1ère étape : Seiri / désencombrer


Pour être efficace, il faut absolument se séparer de tout ce qui ne sert pas. Un bon tri permet de se concentrer sur l’essentiel.

Comment procéder en pratique ? Nous prendrons l’exemple du bureau mais on peut également l’appliquer à n’importe quelle pièce d’une maison.

Regroupez tout ce qui se trouve sur et dans votre bureau et faites 3 tas : un pour les fournitures de bureau, un pour les papiers et un pour tout le reste. Cette première étape permet de dégrossir le travail. Vous pouvez ensuite commencer à trier le tas qui vous semble le plus facile. Si tous les tas vous semblent aussi monstrueux les uns que les autres, commencez par le premier qui vient.

Pour les fournitures, les regrouper vous permettra de repérer les doublons et de ne sélectionner que les objets les plus pratiques, dont vous vous servez vraiment. Pensez à votre réelle utilisation de l’objet en question. On a tous cette tendance à chercher une utilité plus ou moins hypothétique à un objet qu’on possède. Mais l’espace dans un bureau est assez limité. Mieux vaut donc s’en tenir aux basiques et au strict nécessaire.

 

Le tas des papiers pourra être trié en fonction de l’action à réaliser : à lire, à classer, à traiter, à jeter. Attention à ne pas se laisser déconcentrer par ce que vous pourriez y trouver : ce n’est pas encore le moment de traiter vos papiers. Restez concentré sur votre étape de tri.     
 

Vous pouvez également désencombrer les papiers déjà classés en vous référant aux durées légales de conservation, mais mieux vaut faire ce travail à part.

 

Le 3ème tas sera trié en fonction de ce qui s’y trouve. J’ai déjà un peu de tout sur les bureaux des personnes que j’ai aidé à ranger. Il m’est donc difficile d’être exhaustive car selon votre situation vous n’y trouverez pas le même type d’objets, bien que les médicaments et produits cosmétiques soient les plus fréquents. Séparez ce qui doit rester dans votre bureau et le reste, et triez comme pour les autres tas les objets dont vous n’avez pas besoin.

 

5S-destructeur-papier

 

2ème étape : Seiton / ranger 


Le but de cette étape est de définir une place pour chaque chose, en cherchant à minimiser au maximum les gestes à faire et optimiser l’espace.

Pour cela, on tient vraiment compte de la fréquence d’utilisation des objets. Tout ce qui sert souvent doit être très accessible et ce qui sert peu est rangé à l’écart. Ainsi, les fournitures dont vous vous servez très régulièrement peuvent rester sur le bureau. Pensez à utiliser des boîtes et à bien compartimenter pour que les objets s’y trouvant ne se retrouvent pas éparpillés en à peine quelques minutes.

Pour ranger des affaires à portée de main, on peut également ajouter des étagères murales, voire un caisson sur roulettes si le bureau n’a pas de tiroir.

 

Pour traiter les papiers qui entrent régulièrement, vous pouvez placer des bannettes ou porte-revues sur le bureau. Séparez-les en plusieurs catégories selon vos besoins : par exemple « à traiter », « à classer », « à lire », « en attente de réponse », …

 

Les fournitures de réserve peuvent être regroupées. Attention à rester raisonnable sur les quantités. Garder quelques consommables tels qu’agrafes, feuilles ou pochettes plastiques ne pose aucun problème.

En revanche, si vous conservez 2-3 perforatrices de réserve et un nombre important de classeurs vides, vous devrez avoir beaucoup de place pour tout stocker alors que vous n’en aurez peut-être jamais besoin. A vous de voir ce qui vous semble raisonnable.

 

banettes-rangement

© On range tout

 

3ème étape : Seiso / nettoyer


L’étape suivante consiste à tout nettoyer et tout vérifier régulièrement. Cela permet de repérer plus facilement et plus rapidement d’éventuels dysfonctionnements.

Plus concrètement, il s’agit de remettre à sa place ce qui n’a pas été correctement rangé après usage, de vérifier les stocks de fournitures, de ranger les papiers à classer, … Bref, faire en sorte que tout soit net.

Cette étape est normalement de plus en plus rapide car en ne gardant que ce qui est nécessaire et en triant régulièrement, il ne doit pas rester grand-chose. Le ménage en est également bien facilité.

 

4ème étape : Seiketsu / maintenir en ordre


Il s’agit de maintenir les 3 étapes précédentes, grâce à la formalisation de règles à appliquer.

Cette étape prend plus de sens en entreprise, notamment lorsque plusieurs employés utilisent le même poste de travail. A la maison, on ne va pas rédiger toute une procédure avec sommaire et validation hiérarchique.

On peut toutefois déterminer des règles simples et accessibles que chacun puisse appliquer.

On peut par exemple décider de s’occuper de la bannette des documents à traiter chaque dimanche soir. Il est important également de s’assurer que chaque personne du foyer sache où se trouvent les objets dont il a besoin.

 

5ème étape : Shitsuke / suivre et faire évoluer


La dernière étape consiste à vérifier que les 4 précédentes sont appliquées avec rigueur, mais aussi à améliorer ou adapter les règles définies si nécessaire.

Il s’agit ici surtout de voir ce qui n’a pas fonctionné. Si vous remarquez lors de votre étape 3 (Seiso / nettoyer) que ce sont systématiquement les mêmes objets qui trainent, il vous faudra trouver pourquoi cela ne fonctionne pas et tester une autre manière de faire.

Bien souvent, un simple changement d’emplacement ou du type de rangement de l’objet en question résoudra le problème. Il faut parfois essayer plusieurs organisations jusqu’à trouver la bonne.

 

bureau-range

 

Je vous ai proposé ici une adaptation de la méthode 5S, et non pas la méthode stricte, qui n’est pas forcément la plus pratique dans son espace de travail personnel.

En entreprise, cette méthode permet d’augmenter la productivité des employés

Sa mise en place demande un peu d’investissement en temps, mais elle peut vite se révéler rentable. Si vous n’y arrivez pas ou si vous manquez de motivation, le coach en rangement peut vous aider !

 

 

 

 

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