Combien de temps conserver ses papiers ?


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Si vous n’adhérez pas (encore ?) à l’e-facture, le volume de papiers peut vite prendre des dimensions énormes.
Je vous propose donc un petit défi à faire sur une semaine : le but : trier et surtout éliminer (les papiers bien sûr !)

Le premier jour on commence facile puisqu’il n’y a rien à jeter :
les papiers à garder à vie (comme ça ils sont mis de côté et ne sont pas jetés par erreur !) :

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papier-conserver-3-ans

 

 

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Je n’ai pas pu tout mettre car il y a beaucoup de catégories et parfois des subtilités.

 

Pour plus d'informations sur les durées de conservations, vous pouvez vous référer à cette page :

LES DUREES DE CONSERVATION

 


N’hésitez pas à vous faire aider pour trier et ranger avec joie

Sachez que si vous adhérez aux e-factures, le fournisseur conserve pour vous la facture durant le délai légal. J’avoue, je tente un peu de vous inciter à y adhérer car c’est tellement plus pratique !

Alors, quel volume avez-vous éliminé ?

 

 

 

 

 

 

Astuces rangement et organisation

 

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29/10/2018

Je rangerai plus tard... Comment éviter de procrastiner ?

procrastination

Vous devez souvent lutter pour ne pas tout repousser au lendemain ?

Il faut dire que c’est tellement tentant de tout simplement se dire « je le ferai plus tard » :

Je plierai ce tee-shirt correctement, pour l’instant je le mets en boule direct devant les autres vêtements (c’est déjà bien de le poser là où il se range)

Je classerai cette photo sauvegardée plus tard, pour l’instant je l’enregistre sur le bureau

Je jetterai plus tard ce papier qui traine, il ne me gène pas trop pour l’instant

Bref... Tout ça pour vous dire que OUI, vous êtes parfaitement normal(e) si vous aussi vous n’avez pas toujours envie de faire les choses tout de suite mais de les remettre à plus tard. On appelle cela de la procrastination.

La procrastination n’est pas forcément un défaut si elle n’engendre pas de conséquences négatives mais peut vraiment user au quotidien, car tant qu’on repousse les choses au lendemain on continue à y penser.

 

repousser-plus-tard

 

Pourquoi on procrastine ?

Déjà, non ce n’est pas forcément de la fainéantise. On peut se sentir vraiment bloqué et anxieux à l’idée de faire quelque chose.

Ou bien l’effort à faire demande de la concentration alors qu’on a naturellement tendance à chercher la récompense immédiate, le chemin le plus facile, là tout de suite. D’autant plus si la tâche à faire n’est pas si importante et donc qu’elle peut attendre.

Le proverbe « ne remets pas au lendemain ce que tu peux faire le jour même» a-t-il un sens si on ne voit pas l’intérêt de la tâche en question ?

Là le problème vient surtout du fait qu’en repoussant une tâche, on continue d’y penser et au final on aura perdu du temps. Tandis qu’une petite tâche immédiatement réalisée peut être tout de suite oubliée et on peut passer à autre chose.

 

Mathias Pessiglione, chef d’équipe à l’institut du Cerveau, explique également que chez les personnes ayant tendance à procrastiner, les valeurs de récompense et d’effort ne se mesurent pas de la même manière :

La valeur d’une récompense diminue avec le temps (encore plus chez les enfants). Nous préférons naturellement obtenir une récompense le plus vite possible.

De la même manière, les efforts à fournir pour obtenir une récompense coutent plus immédiatement que s’ils sont remis à plus tard.

Lorsqu’on a une grande tendance à procrastiner, on considère que la valeur de l’effort à fournir baisse plus vite avec le temps que celle de la récompense.

Mathias Pessiglione prend pour exemple le rangement d’une chambre : un procrastineur va considérer que s’il range sa chambre demain au lieu d’aujourd’hui, sa satisfaction (la récompense) sera globalement la même. Par contre, il considérera que l’effort à fournir pour le faire est moins pénible s’il le remet au lendemain.

 

 

La procrastination a donc plein de causes possibles que j’ai à peine survolées ici. Personne ne peut donc prétendre avoir LA solution pour ne plus procrastiner.

 

Il y a tout de même quelques solutions à essayer pour réduire sa procrastination :
 

- Limiter au maximum le nombre de gestes à faire pour ranger les objets que vous utilisez le plus souvent : devoir faire un trop grand nombre de gestes pour ranger un objet sera à coup sûr rebutant pour le ranger. Autant se faciliter la tâche au maximum.

- Regrouper les objets que vous utilisez au même moment pour la même tâche : le rouleau de sacs poubelle à proximité de la poubelle par exemple : là encore il s’agit d’un conseil tout simple mais tellement efficace. L’humain étant par nature assez paresseux (si si !), autant réduire les bonnes excuses qu’on pourrait trouver pour ne pas faire les corvées indispensables.

 

- Opter pour les factures électroniques pour ne plus avoir à classer ses documents papier : Je sais que tout le monde n’adhère pas à cette idée, ce que je peux comprendre. Personnellement je passe au numérique dès que je peux et je ne reçois quasiment plus aucune facture papier. Du coup, tous mes documents importants tiennent dans un seul classeur ! J’ai donc résolu le problème paperasse en l’éliminant tout simplement. Attention, pour que ce conseil fonctionne bien, il vaut mieux coupler facture électronique et prélèvement automatique, au risque d’oublier de payer à temps.

 

Je pourrais continuer cette liste longtemps et même développer chaque point séparément. On peut faire beaucoup en amont pour réduire au maximum les tâches à faire. C’est d’ailleurs ce que j’ai développé dans cet article :

COMMENT REDUIRE SA CHARGE MENTALE

procrastination

 

Mais arrive toujours un moment où la tâche est inévitable, où il faut tout de même faire quelques gestes (minimes mais quand même).

Je pense notamment à toutes ces petites tâches du quotidien qui ne prennent pas beaucoup de temps, mais qu’il est tellement tentant de repousser.

 

Dans ce cas, la première chose que je peux vous conseiller est … la MOTIVATION !
 

Pensez bien que reporter une tâche vous fait forcément perdre du temps :  

  • vous y pensez une première fois,
  • puis une seconde,
  • il faut parfois se souvenir de ce que c’est, de ce qu’il fallait en faire (ok, j’ai posé ce papier ici mais pourquoi déjà ?),
  • au final il faut tout de même faire la tâche en question.

Vous perdrez toujours moins de temps à faire quelque chose tout de suite, CQFD ;)

 

Pour se motiver, il faut déjà que la tâche à faire soit bien claire pour vous. Savez-vous exactement ce que vous avez à faire ? Avez-vous tout ce dont vous pourriez avoir besoin ?

Vous pouvez ensuite voir s’il est possible de décomposer cette tâche en plus petites actions. En décortiquant au maximum les étapes, c’est moins rébarbatif. Si vous en faite au moins une vous aurez déjà un peu avancé.

Vous pouvez par exemple vous donner un objectif de durée : vous commencez la première tâche pendant 5 minutes.  Au bout de ces 5 minutes, peut-être que vous n’avez vraiment plus envie de continuer.

Mais comme le plus difficile est de commencer, une fois lancé, vous vous sentirez sans doute plus motivé et il se peut que vous arriverez à faire bien plus que les 5 minutes initiales.

Quoi qu’il en soit vous serez toujours gagnant car vous aurez au moins un peu avancé.

 

motivation

Allez, j’espère avoir  réussi à vous insuffler un peu de motivation ! Sinon, vous pouvez encore procrastiner un peu lisant cet article sur la motivation.

 

 

 

 

 

 

 

 

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01/04/2019

TPE, comment gérer les entrées/sorties de papiers ?

comment-bien-classer-ses-papiers

 

Vous la connaissez, cette boite qui contient pêle-mêle tout un tas de documents, dans laquelle vous priez pour ne pas avoir besoin d’y fouiller ? Quand on doit se concentrer sur son cœur de métier, il est difficile d’organiser le flux des documents qui arrivent en permanence. Rassurez-vous il y a des solutions !

Avec quelques automatismes, on peut facilement gagner du temps et fiabiliser son système de classement. De plus tous les documents ne sont pas à garder : les documents importants sont ceux qui ont un impact administratif, financier ou juridique sur l’entreprise.


Quels documents ?

En schématisant, il n’y a que 3 types de documents à maitriser :

  • Les documents courants : factures, courriers, devis,…
  • Les documents de gestion : analyse, stratégie, contrats, …
  • Les documents permanents : statuts, actes immobiliers, formalités de création,…

 

La fréquence d’entrée/sortie est inversement proportionnelle à l’importance du document. Les documents courants sont très abondants en quantité et demandent donc beaucoup de temps de traitement mais leur durée d’utilisation est faible. Attention tout de même à leur durée de conservation : si les publicités et magazines peuvent être jetés, tout document servant de justificatif comptable (facture, relevé bancaire) est à conserver 10 ans. Ces documents vont donc être rapidement archivés.

La seconde catégorie (les documents de gestion) génère peu de documents, mais un bon historique pour suivre l’évolution de l’entreprise est primordial pour la stratégie de l’entreprise à moyen et long terme.

Enfin, la 3ème catégorie est peu utilisée mais ces documents ne doivent absolument pas se perdre. Il faut donc les conserver à part et dans l’idéal les scanner pour avoir une copie numérique.

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Définir une arborescence

Un classement efficace permet de gagner du temps. S’il est bien défini, il doit être intuitif dès l’étape de rangement. On retrouve ensuite directement le document voulu, même si quelqu’un d’autre l’a rangé, et même en l’absence de ceux qui l’utilisent habituellement.

Tout passe par une bonne arborescence de départ : créer une arborescence consiste à déterminer un ensemble de dossiers et sous-dossiers permettant de classer tous les documents.

L’arborescence doit donc être compréhensible et accessible à tous les utilisateurs. Elle doit également être évolutive et s’adapter aux changements qui interviennent dans l’entreprise.

 

Avant de commencer, quelques questions permettent de poser les bonnes bases :

  • Qui sont les utilisateurs (au niveau de la production des documents, de la consultation, de la gestion)
  • Quelles sont les activités de l’entreprise ? Quels sont les documents qui en découlent ? ou à l’inverse : à quelle activité se rapportent les différents types de documents ?

Pour définir l’arborescence, n’utilisez pas votre organigramme mais vos activités. Ce sont elles qui doivent servir de base. Il ne s’agit pas forcément des activités commerciales. Pour classer les documents comptables, définissez les différentes « activités » comptables (fournisseurs, clients, fiscal, banque et caisse, personnel)

Attention, l’arborescence ne sera pas forcément identique pour les papiers et les données informatiques.

 

La durée de conservation des contrats et documents commerciaux n’étant pas la même que celle des factures, évitez de tout classer ensemble. Séparez au quotidien les documents courants des autres documents. Vous gagnerez ainsi du temps au moment d’archiver mais aussi en cas de recherche.

Documentation permanente ou de gestion :

Contrats (eau, gaz, électricité, téléphone, internet)

Banque (prêts, contrats)

Fournisseurs (accords, contrats,…)

Personnel (convention collective, contrats de travail,…)

Immobilier (bail, loyer, achat)

Caisses sociales (adhésion, échéanciers)

Partenaires  (comptable, syndicats, …)

Assurances (contrats, échéances)

Formalités de création, reprise (K-bis, annonce légale, statuts,…)

 

Documentation courante :

Banque (relevé de compte) à classer par ordre chronologique

Documents fiscaux à classer par type d’impôt

Clients (devis, commandes, facture) à classer par ordre chronologique

Fournisseurs (commandes, factures) à classer par ordre alphabétique

Social (bulletins de paie, charges sociales) à classer par mois

Immobilisations (factures) à classer par ordre alphabétique

Documentation produits à classer par produit

Documentation professionnelle (revues, abonnements, catalogues…)  à classer par sujet

 

arborescence

 

Classer et stocker

Les documents reçus n’iront pas forcément directement dans le dossier correspondant. S’il y a un traitement à faire ou une action en attente, ils doivent passer par une étape de transition.

Exemple :

  • le double des devis émis ira dans un dossier « attente retour »,
  • le double de la facture émise ira dans un dossier «  attente règlement »,…
  • la facture fournisseur ira dans une bannette « à comptabiliser » puis « à payer »

 

Vient ensuite le moment du classement. Si votre arborescence a bien été définie, le classement est très simple. Evitez au maximum la catégorie « Divers ». Si vous l’utilisez, vérifiez régulièrement ce qu’elle contient : si un même type de document revient plusieurs fois dans cette catégorie, interrogez-vous sur la pertinence de lui attribuer une catégorie à part entière.

Stocker a un coût, au niveau financier, mais aussi en temps de recherche : plus on garde, plus on risque de perdre du temps à retrouver le bon document. Il est donc important d’éliminer tous les brouillons, doublons, anciennes versions, documents qui ne contiennent pas d’informations importantes (convocation à une réunion, …).

 

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Selon le volume de documents que génère votre entreprise, le système de stockage ne sera pas le même. Pour une TPE, une ou plusieurs boîtes d’archives en carton suffisent pour stocker les factures et documents courants de l’année comptable écoulée. Les documents courants de l’année  en cours peuvent être stockés dans des classeurs, par mois ou par ordre alphabétique, ou dans un grand trieur à soufflet.

Concernant les documents de gestion, attention à bien séparer les documents encore en cours tels que les contrats (de tout type) et ceux à archiver (contrats échus).

 

Archivage papier ou électronique ?

Si vous recevez des documents papiers, le fait de les scanner ne remplace pas l’original, du moins avec un scanner de bureau.

Il existe en effet une procédure de numérisation autorisée par l’administration fiscale, mais à ce jour, celle-ci nécessite le respect de plusieurs conditions généralement trop lourdes pour une TPE (signature électronique ou empreinte numérique, horodatage, procédure écrite et contrôle,…).Vous pouvez tout de même consulter l’article 102B du livre des procédures fiscales pour en savoir plus.

Ainsi, si vous scannez vos documents avec un scanner classique, cela ne vous dispense pas de conserver les originaux papiers.

Il faut également stocker vos factures papier dans un endroit « immédiatement accessible à toute requête de l’administration », c’est-à-dire en France, et dans un lieu dont vous avez l’accès.

Scanner-ses-papiers-professionnels

 

Si vous recevez des documents électroniques, vous devez également les conserver sous cette forme. L’impression de ces documents ne constituant pas la facture d’origine, le seul archivage papier ne suffit pas.

Seule exception : l’archivage des doubles des factures de vente. Le B.O.I. N° 4 du 11 janvier 2007 autorise à ne conserver qu’une copie électronique des factures de vente émises aux conditions suivantes :

  • Le document électronique doit être signé numériquement ou gravé sur un support non réinscriptible, afin d’en garantir l’intégrité

  • La date de son enregistrement doit être la plus proche possible de la date d’émission de la facture

 

Vous souhaitez vous faire aider pour la gestion de vos papiers professionnels ? Je vous accompagne dans la mise en place d’un système de classement fiable et pratique au quotidien !

 

 

 

 

 

 

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02/08/2024

Comment organiser sa valise efficacement?

Alors aujourd'hui, on va parler de l'organisation de la valise pour les vacances. Que vous partiez seul ou en famille, une bonne organisation est essentielle pour profiter pleinement du séjour. On va aborder différents thèmes: ce qu'on met dans sa valise, comment on l'organise de manière optimale et enfin, comment gérer l'organisation une fois sur place et au retour. Allez, c'est parti !

 

1. Préparer sa valise

1.1 Faire une liste

Pour préparer sa valise, la première étape, c'est de faire une liste. Une liste, ça vous permet de réduire le stress et de ne rien oublier. Il faut l'adapter selon votre destination, la durée du séjour, etc. Par exemple, vous pouvez vous dire, ok, je suis toute seule, je pars toute seule, je vais me mettre 3 t-shirts, 2 chemises, 2 pantalons, un short, une robe, un maillot de bain, des sous-vêtements, tout ça.

Ensuite, il faut penser aux accessoires. Chapeau, lunettes de soleil, une écharpe si besoin, les vêtements de ski si on part au ski, bref… Tous les accessoires utiles en fonction de votre destination. 

Les produits de toilette comme la brosse à dents, les dentifrices, du savon, du shampoing s'il n'y en a pas là-bas, crème solaire, maquillage, tout ça, tout ça. Et ensuite, pensez aux petits à côté. Tout ce qui est livres, carnets de voyage, les chargeurs de téléphone, les écouteurs.

Et pour une famille, on va prendre des vêtements pour chaque membre. Pensez à prévoir des tenues de rechange supplémentaires pour les enfants en bas âge. C'est toujours intéressant d'avoir quelques tenues en plus quand même. Puis, des jouets, des distractions, tout ce qui est livres, jeux de société, tablettes, écouteurs, les doudous. Tout ce qu’il faut pour les occuper et simplifier le voyage tout simplement. Et ensuite, on n'oublie pas, hyper important, même quand on part seul, un petit kit de médicaments et un kit d'urgence avec un thermomètre, des pansements, des antiseptiques et puis quelques petits médicaments habituels.

 

 

1.2 Sélectionner vos vêtements

Ensuite, on va choisir les vêtements et les accessoires en fonction de notre liste. Vous sélectionnez des vêtements adaptés au climat et aux activités prévues. Il faut opter pour des vêtements plutôt polyvalents et faciles à assortir. 

Par exemple, si on va dans une destination chaude, on va prendre des vêtements légers, des shorts, des robes, des maillots de bain, des lunettes, comme on a dit avant. Et puis, on peut aussi prendre une tenue un peu plus habillée pour les sorties festives. 

Quand on va dans le froid, on n'oublie pas ses petits pulls en laine, ses vestes bien chaudes, ses pantalons, ses écharpes, les chaussures adaptées et les chaussettes adaptées. 

 

2.  L'organisation de la valise

2.1 Organisateur de valise

Pour organiser la valise, j'adore utiliser des organisateurs de valises en tissu.

Ils offrent vraiment beaucoup d'avantages. On a un gain de place, une facilité d'accès et les vêtements sont bien protégés aussi. Il y en a plusieurs types comme les pochettes à zip, ça c'est vraiment ceux que j'utilise et que j'adore. Vous pouvez aussi utiliser des sacs à compression mais il faut être sûr de pouvoir le recompresser au retour. 

Ces organisateurs permettent de ranger dans la valise vraiment facilement et de manière idéale. Si vous faites une pochette par personne, chacun a ses affaires facilement accessibles et vous ne mettez pas le bazar dans la valise en cherchant quelque chose. 

Organisateurs de valise

 

2.2 Technique de pliage

Pour ranger sa valise, côté technique de rangement, vous pouvez tout simplement les rouler, les plier à la verticale ou les plier de manière classique. Alors chaque méthode a ses avantages, pour moi rouler c'est vraiment le top parce que ça permet de gagner de la place et de réduire tous les petits plis.
Par contre, c'est vrai que pour certains tissus ou certaines pièces, on peut plier de manière classique. Et si vous ne connaissez pas le pliage à la verticale, je vous laisserai découvrir l’épisode 10 du podcast qui vous explique comment faire. L'art du pliage vertical de Marie Kondo (Méthode KonMari)

Ensuite, il faut utiliser l'espace de manière optimale en mettant les articles lourds plutôt au fond et puis remplir les petits espaces avec les accessoires qui traînent par-ci par-là. 

 

3. Organisation sur le lieu de vacances

Dès votre arrivée, vous pouvez déballer vos affaires pour éviter tout de suite le désordre. Vous utilisez tous les espaces de rangement qui sont disponibles comme les placards, les commodes et les étagères. Placez immédiatement les vêtements sur des cintres ou dans les tiroirs. Vous pouvez garder les organisateurs pour les sous-vêtements et les petites choses. 

Mais si vous n'avez rien pour ranger vos vêtements dans votre logement, vous pouvez tout simplement les laisser dans les organisateurs. Quand vous avez besoin d'un vêtement, vous sortez la pochette et piochez ce dont vous avez besoin. Et vous pouvez tout de suite remettre la pochette dans la valise. C'est aussi simple que ça et ça permet vraiment de garder l'ordre dans la valise et de ne pas se retrouver en fin de séjour avec juste un tas de vêtements en boule dans la valise. 

Pendant le séjour, essayez de ranger au fur et à mesure. C'est vraiment l'essentiel pour pouvoir éviter l'accumulation de vêtements sales et d'accessoires éparpillés un peu partout. Prévoyez bien des sacs de linge sale et  séparez tout de suite les vêtements propres des vêtements sales. Le plus simple, c'est de centraliser tous les vêtements sales à un seul endroit pour toute la famille.

 

4. Le retour à la maison

Maintenant que les vacances sont finies, il faut vérifier que vous n'avez rien oublié. Vous faites un tour de votre chambre et vous remettez les vêtements dans les organisateurs. Cette fois, il vous suffit juste de séparer les vêtements sales des vêtements propres. Ça vous permet de compartimenter et de ne pas les mélanger. Donc vous faites un organisateur pour des vêtements propres qu’il vous reste et un organisateur pour les vêtements sales.

Rester organiser pendant les vacances vous facilite aussi le retour à la maison. Une fois rentré à la maison, vous pouvez déballer vos affaires et le fait que ce soit déjà dans les organisateurs, le tri du linge est extrêmement facile. Tout de suite, vous mettez au sale, vous pouvez laver et ranger rapidement et facilement. 

 

 

Et petite astuce en plus, quand on prépare sa valise, le petit truc, c'est de laisser un petit espace pour ramener vos souvenirs. N'oubliez pas ce petit espace, parce que bien souvent, boucler sa valise au retour est toujours plus compliqué qu'à l’aller. 


Et pour organiser vos vêtements à la maison je vous conseille cet article : Comment organiser ses vêtements?  

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