Combien de temps conserver ses papiers ?


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Si vous n’adhérez pas (encore ?) à l’e-facture, le volume de papiers peut vite prendre des dimensions énormes.
Je vous propose donc un petit défi à faire sur une semaine : le but : trier et surtout éliminer (les papiers bien sûr !)

Le premier jour on commence facile puisqu’il n’y a rien à jeter :
les papiers à garder à vie (comme ça ils sont mis de côté et ne sont pas jetés par erreur !) :

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papier-conserver-3-ans

 

 

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Je n’ai pas pu tout mettre car il y a beaucoup de catégories et parfois des subtilités.

 

Pour plus d'informations sur les durées de conservations, vous pouvez vous référer à cette page :

LES DUREES DE CONSERVATION

 


N’hésitez pas à vous faire aider pour trier et ranger avec joie

Sachez que si vous adhérez aux e-factures, le fournisseur conserve pour vous la facture durant le délai légal. J’avoue, je tente un peu de vous inciter à y adhérer car c’est tellement plus pratique !

Alors, quel volume avez-vous éliminé ?

 

 

 

 

 

 

Astuces rangement et organisation

 

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23/06/2024

Comment bien organiser votre dressing et maximiser vos espaces de rangement

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Est-ce que vous trouvez que votre penderie est trop petite ou que vos piles de vêtements ressemblent à la tour de Pise? Oui? Ne vous inquiétez pas vous êtes au bon endroit, dans cet article, nous allons explorer des astuces pour optimiser l'espace de rangement de votre dressing. Vos vêtements n’auront jamais été aussi bien organisés!

 

Le dressing : Une histoire d’amour

Le dressing c’est en général une pièce dédiée à nos vêtements et accessoires, il est devenu incontournable et adoré par beaucoup. Mais évidemment, tout le monde ne peut pas avoir une pièce entièrement dédiée à ses vêtements et donc quand on parle de dressing on pense souvent juste aux armoires ou commodes de rangement. Dites moi; lorsque vous avez cherché une maison ou un appartement, est-ce que c'était un de vos critères? Pour moi, c'était essentiel de m'assurer d'avoir suffisamment d'espace pour mes affaires. Même si nous n'avons pas une pièce dédiée pour le dressing, nous avons imaginé nos penderies pour qu'elles répondent au mieux à nos besoins.

Souvent, on a de belles armoires ou une belle pièce, on prend soin de mettre de jolis meubles en place mais nos vêtements sont en désordre à l'intérieur. Vous vous reconnaissez là? Mais il existe des astuces simples pour garder cet espace visuellement agréable et surtout très pratique.

 

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Comment ranger et optimiser votre dressing?

1. L’étape du tri

 

La première étape pour optimiser votre dressing c’est de faire du tri. Ce conseil s'applique au dressing comme il s’applique à n'importe quelle pièce de la maison. Garder des vêtements que l'on ne porte plus ou "au cas où" n'est pas une bonne chose. Videz tout votre dressing et mettez tout sur le lit par exemple, cela vous permettra de visualiser l'ensemble de vos possessions. Concentrez-vous sur vos pièces préférées, celles qui, comme le dit Marie Kondo, vous mettent en joie.

Soyez honnête avec vous-même. Ce qui ne vous va plus doit être vendu ou donné. Garder des vêtements en espérant perdre du poids ou pour d'autres raisons n'est pas une bonne raison. Parfois, on a l'impression que notre dressing est trop petit alors qu'en réalité, nous avons tout simplement trop de vêtements.

Il ne s'agit pas de tout jeter, mais de garder ce dont vous avez réellement besoin et que vous utilisez. 

Certaines pièces peuvent être gardées car elles sont sentimentales. Par exemple ce tshirt qu’on portrait pour la naissance de notre enfant ou cette chemise qu’on a acheté durant un merveilleux voyage. Garder quelques-unes de ces pièces c’est possible mais on en fait une boîte spéciale; la boîte sentimentale. Ce sont des vêtements que l’on ne portent plus mais dont on ne peut se séparer. Le tout c’est d’être raisonnable.

 

2. Le désencombrement

 

La deuxième étape c’est le désencombrement et c’est l’étape la plus importante si vous voulez que l’ordre perdure. Ici, il faudra bien faire attention de faire sortir de votre maison les vêtements dont vous ne voulez plus. Pourquoi? Parce que si vous les mettez dans l’entrée ou au garage et bien ils vont rester dans votre esprit et cela vous encombrera quand même. Tant que ca ne sort pas de la maison ca reste de l’encombrement et de la charge mentale. 

Ce que je conseille c’est de donner au maximum. Pour ça vous pouvez utiliser des applications de dons comme GEEV ou alors directement à des associations comme Emmaüs ou l’armée du salut

Si vous souhaitez vendre vous pouvez bien évidemment mais choisissez des articles qui ont un peu de valeur et dont vous êtes sûr qu’ils vont partir. Si vous ne parvenez pas à les vendre en quelques semaines, considérez peut-être de les vendre pour ne pas que cela s’ajoute à votre charge mentale.

Si vous chercher ou donner et vendre en Alsace je vous laisse lire l’article suivant: 

Où donner et vendre en Alsace

 

3. Le rangement

 

Une fois le tri effectué, catégoriser vos vêtements. Les t-shirts avec les t-shirts, les jeans avec les jeans, les robes avec les robes, etc. Pensez à ce que vous utilisez le plus souvent et placez ces pièces à hauteur des yeux. Les vêtements que vous portez moins fréquemment peuvent être placés en haut ou en bas.

Définissez votre mode de rangement préféré : pliage ou cintre. Je vous conseille de suspendre vos pièces fragiles comme les robes, les chemises et les blouses. Les pantalons et les t-shirts peuvent être pliés. Plus il y a de penderies, plus le rangement est rapide, mais cela prend de la place.

Pour une penderie visuellement agréable et facile à utiliser, rangez vos vêtements du plus court au plus long et/ou par couleur. Cela vous aide à vous repérer facilement quand vous cherchez une pièce particulière.

Pour optimiser l'espace, pliez vos vêtements à la verticale ou avec une variante comme la méthode “bouche”. Cette méthode permet de voir tous vos vêtements en un coup d'œil et de ne pas déranger les autres pièces quand vous en prenez une. Pour apprendre à plier verticalement, n’hésitez pas à vous procurer le livre de Marie Kondo: La Magie du rangement. Elle vous y apprend sa méthode de pliage en plus de vous donner pleins d’autres conseils sur le désencombrement et le rangement.

Utilisez des séparateurs dans vos tiroirs pour éviter que les choses ne se mélangent, par exemple pour les sous-vêtements. Vous pouvez beaucoup plus facilement les catégoriser avec des séparateurs.

Si vous manquez vraiment d'espace, séparez vos vêtements par saison. Rangez ceux que vous n'utilisez pas dans de grandes boîtes ou des sacs à aspirer et stockez-les dans un endroit disponible. Cela libère de l'espace pour vos vêtements de saison, facilitant ainsi leur organisation.

 

Pour un dressing toujours frais et parfumé, essayez cette astuce DIY : un petit sachet de riz avec quelques gouttes d'huile essentielle et quelques fleurs séchées, à suspendre à un cintre ou à poser dans un tiroir.

Si vous voulez en savoir plus sur Marie Kondo je vous laisse lire l'article suivant: 

Les 3 grands principes que j’ai retenus de Marie Kondo (et que je vous conseille)

 

Une fois que vous aurez trié, rangé et optimisé votre dressing, vous apprécierez le travail fourni chaque jour. Une organisation bien pensée est plus facile à maintenir si chaque chose a une place dédiée. Adoptez des habitudes de pliage et de rangement au fur et à mesure. Peu importe l'espace que vous avez, trouvez le rangement optimal qui correspond à vos habitudes de vie.

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09/05/2018

Et s'il vous arrivait un sinistre ?

sinistre-maison

Pour une fois, je ne vais pas vous dire de jeter mais plutôt de garder. Garder quoi ? Les preuves de vos possessions en cas de sinistre.

Sans vouloir être alarmiste, il vaut toujours mieux prévenir que guérir. Ainsi, si un jour votre logement est brulé, inondé, cambriolé, ... vous aurez au moins le réconfort de l’indemnité touchée par l’assurance.

 

Quels biens seront remboursés ?

Pour commencer, vous pouvez relire (ou lire) attentivement votre contrat d’assurance habitation, afin de connaitre les indemnités auxquelles vous auriez droit et dans quel cas. Les vêtements, les meubles, les objets et le matériel hi-fi peuvent être couverts par l’assurance.

Il faut bien lire toutes les petites clauses pour identifier les cas exclus.  Souvent, l’assureur vous indemnise de la valeur de remplacement, ce qui n’équivaut pas à la valeur d’achat.
Un pourcentage de vétusté est généralement appliqué, notamment sur l’électroménager, sauf si vous avez souscrit un remplacement à neuf.

 

Quelle preuve garder ?

Les factures d’achat de vos biens vous seront bien utiles comme preuve d’achat. Si vous ne les avez pas conservé, une estimation est toujours possible si vos biens sont « juste » détériorés mais encore présent. En cas de vol en revanche, c’est à vous de prouver que vous aviez bien l’objet en question. Dans ce cas, les photos peuvent  servir de preuve.

Si vous possédez de vrais objets de valeur (pierres précieuses, tableaux ou encore antiquités, …), il s’agit d’un cas un peu particulier. Contactez votre assureur pour déterminer le montant des indemnités car en principe ces objets doivent faire l’objet d’une expertise.

 

Où conserver ces documents ?

Garder des preuves d’achat, c’est bien beau mais si tout brule ? Vous pouvez conserver une copie de vos documents chez un proche de confiance, ou encore les scanner et les stocker en ligne.

Regrouper toutes ces données, et gérer en plus un second lieu de stockage prend certes du temps mais c’est le prix à payer pour ne pas galérer au moment d’un sinistre.

 

Si cet article vous motive à faire une liste de vos possessions, vous en trouverez une sur le lien suivant :
(à adapter ! Les montants sont en dollars car il s’agit d’un site canadien)

https://infoassurance.ca/fr/assurance-habitation/s-assurer/inventaire-des-biens.aspx

 

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01/04/2019

TPE, comment gérer les entrées/sorties de papiers ?

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Vous la connaissez, cette boite qui contient pêle-mêle tout un tas de documents, dans laquelle vous priez pour ne pas avoir besoin d’y fouiller ? Quand on doit se concentrer sur son cœur de métier, il est difficile d’organiser le flux des documents qui arrivent en permanence. Rassurez-vous il y a des solutions !

Avec quelques automatismes, on peut facilement gagner du temps et fiabiliser son système de classement. De plus tous les documents ne sont pas à garder : les documents importants sont ceux qui ont un impact administratif, financier ou juridique sur l’entreprise.


Quels documents ?

En schématisant, il n’y a que 3 types de documents à maitriser :

  • Les documents courants : factures, courriers, devis,…
  • Les documents de gestion : analyse, stratégie, contrats, …
  • Les documents permanents : statuts, actes immobiliers, formalités de création,…

 

La fréquence d’entrée/sortie est inversement proportionnelle à l’importance du document. Les documents courants sont très abondants en quantité et demandent donc beaucoup de temps de traitement mais leur durée d’utilisation est faible. Attention tout de même à leur durée de conservation : si les publicités et magazines peuvent être jetés, tout document servant de justificatif comptable (facture, relevé bancaire) est à conserver 10 ans. Ces documents vont donc être rapidement archivés.

La seconde catégorie (les documents de gestion) génère peu de documents, mais un bon historique pour suivre l’évolution de l’entreprise est primordial pour la stratégie de l’entreprise à moyen et long terme.

Enfin, la 3ème catégorie est peu utilisée mais ces documents ne doivent absolument pas se perdre. Il faut donc les conserver à part et dans l’idéal les scanner pour avoir une copie numérique.

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Définir une arborescence

Un classement efficace permet de gagner du temps. S’il est bien défini, il doit être intuitif dès l’étape de rangement. On retrouve ensuite directement le document voulu, même si quelqu’un d’autre l’a rangé, et même en l’absence de ceux qui l’utilisent habituellement.

Tout passe par une bonne arborescence de départ : créer une arborescence consiste à déterminer un ensemble de dossiers et sous-dossiers permettant de classer tous les documents.

L’arborescence doit donc être compréhensible et accessible à tous les utilisateurs. Elle doit également être évolutive et s’adapter aux changements qui interviennent dans l’entreprise.

 

Avant de commencer, quelques questions permettent de poser les bonnes bases :

  • Qui sont les utilisateurs (au niveau de la production des documents, de la consultation, de la gestion)
  • Quelles sont les activités de l’entreprise ? Quels sont les documents qui en découlent ? ou à l’inverse : à quelle activité se rapportent les différents types de documents ?

Pour définir l’arborescence, n’utilisez pas votre organigramme mais vos activités. Ce sont elles qui doivent servir de base. Il ne s’agit pas forcément des activités commerciales. Pour classer les documents comptables, définissez les différentes « activités » comptables (fournisseurs, clients, fiscal, banque et caisse, personnel)

Attention, l’arborescence ne sera pas forcément identique pour les papiers et les données informatiques.

 

La durée de conservation des contrats et documents commerciaux n’étant pas la même que celle des factures, évitez de tout classer ensemble. Séparez au quotidien les documents courants des autres documents. Vous gagnerez ainsi du temps au moment d’archiver mais aussi en cas de recherche.

Documentation permanente ou de gestion :

Contrats (eau, gaz, électricité, téléphone, internet)

Banque (prêts, contrats)

Fournisseurs (accords, contrats,…)

Personnel (convention collective, contrats de travail,…)

Immobilier (bail, loyer, achat)

Caisses sociales (adhésion, échéanciers)

Partenaires  (comptable, syndicats, …)

Assurances (contrats, échéances)

Formalités de création, reprise (K-bis, annonce légale, statuts,…)

 

Documentation courante :

Banque (relevé de compte) à classer par ordre chronologique

Documents fiscaux à classer par type d’impôt

Clients (devis, commandes, facture) à classer par ordre chronologique

Fournisseurs (commandes, factures) à classer par ordre alphabétique

Social (bulletins de paie, charges sociales) à classer par mois

Immobilisations (factures) à classer par ordre alphabétique

Documentation produits à classer par produit

Documentation professionnelle (revues, abonnements, catalogues…)  à classer par sujet

 

arborescence

 

Classer et stocker

Les documents reçus n’iront pas forcément directement dans le dossier correspondant. S’il y a un traitement à faire ou une action en attente, ils doivent passer par une étape de transition.

Exemple :

  • le double des devis émis ira dans un dossier « attente retour »,
  • le double de la facture émise ira dans un dossier «  attente règlement »,…
  • la facture fournisseur ira dans une bannette « à comptabiliser » puis « à payer »

 

Vient ensuite le moment du classement. Si votre arborescence a bien été définie, le classement est très simple. Evitez au maximum la catégorie « Divers ». Si vous l’utilisez, vérifiez régulièrement ce qu’elle contient : si un même type de document revient plusieurs fois dans cette catégorie, interrogez-vous sur la pertinence de lui attribuer une catégorie à part entière.

Stocker a un coût, au niveau financier, mais aussi en temps de recherche : plus on garde, plus on risque de perdre du temps à retrouver le bon document. Il est donc important d’éliminer tous les brouillons, doublons, anciennes versions, documents qui ne contiennent pas d’informations importantes (convocation à une réunion, …).

 

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Selon le volume de documents que génère votre entreprise, le système de stockage ne sera pas le même. Pour une TPE, une ou plusieurs boîtes d’archives en carton suffisent pour stocker les factures et documents courants de l’année comptable écoulée. Les documents courants de l’année  en cours peuvent être stockés dans des classeurs, par mois ou par ordre alphabétique, ou dans un grand trieur à soufflet.

Concernant les documents de gestion, attention à bien séparer les documents encore en cours tels que les contrats (de tout type) et ceux à archiver (contrats échus).

 

Archivage papier ou électronique ?

Si vous recevez des documents papiers, le fait de les scanner ne remplace pas l’original, du moins avec un scanner de bureau.

Il existe en effet une procédure de numérisation autorisée par l’administration fiscale, mais à ce jour, celle-ci nécessite le respect de plusieurs conditions généralement trop lourdes pour une TPE (signature électronique ou empreinte numérique, horodatage, procédure écrite et contrôle,…).Vous pouvez tout de même consulter l’article 102B du livre des procédures fiscales pour en savoir plus.

Ainsi, si vous scannez vos documents avec un scanner classique, cela ne vous dispense pas de conserver les originaux papiers.

Il faut également stocker vos factures papier dans un endroit « immédiatement accessible à toute requête de l’administration », c’est-à-dire en France, et dans un lieu dont vous avez l’accès.

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Si vous recevez des documents électroniques, vous devez également les conserver sous cette forme. L’impression de ces documents ne constituant pas la facture d’origine, le seul archivage papier ne suffit pas.

Seule exception : l’archivage des doubles des factures de vente. Le B.O.I. N° 4 du 11 janvier 2007 autorise à ne conserver qu’une copie électronique des factures de vente émises aux conditions suivantes :

  • Le document électronique doit être signé numériquement ou gravé sur un support non réinscriptible, afin d’en garantir l’intégrité

  • La date de son enregistrement doit être la plus proche possible de la date d’émission de la facture

 

Vous souhaitez vous faire aider pour la gestion de vos papiers professionnels ? Je vous accompagne dans la mise en place d’un système de classement fiable et pratique au quotidien !

 

 

 

 

 

 

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