Combien de temps conserver ses papiers ?


duree-conservation-papiers

Si vous n’adhérez pas (encore ?) à l’e-facture, le volume de papiers peut vite prendre des dimensions énormes.
Je vous propose donc un petit défi à faire sur une semaine : le but : trier et surtout éliminer (les papiers bien sûr !)

Le premier jour on commence facile puisqu’il n’y a rien à jeter :
les papiers à garder à vie (comme ça ils sont mis de côté et ne sont pas jetés par erreur !) :

papier-conserver-a-vie

 

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Je n’ai pas pu tout mettre car il y a beaucoup de catégories et parfois des subtilités.

 

Pour plus d'informations sur les durées de conservations, vous pouvez vous référer à cette page :

LES DUREES DE CONSERVATION

 


N’hésitez pas à vous faire aider pour trier et ranger avec joie

Sachez que si vous adhérez aux e-factures, le fournisseur conserve pour vous la facture durant le délai légal. J’avoue, je tente un peu de vous inciter à y adhérer car c’est tellement plus pratique !

Alors, quel volume avez-vous éliminé ?

 

 

 

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15/12/2021

J’achète trop, HELP ! Deux conseils pour acheter moins

achats-compulsifs

Lorsqu’on désencombre, on fait souvent le même constat : comment a-t-on pu accumuler tellement ?
S’en suit alors un sentiment de culpabilité, de gâchis et d’argent jeté par la fenêtre.

Entre les ustensiles de cuisine qui n’ont jamais servi et les vêtements qui portent encore l’étiquette du magasin, il y a de quoi se sentir perplexe. Pourquoi achetons-nous tellement ?
Tout d’abord, on dédramatise : les erreurs d’achat arrivent à tout le monde. Le plus important est de s’en rendre compte et de comprendre ce qu’il s’est passé.

 

Pourquoi on achète trop ?
 

Deux types de facteurs sont à prendre en compte : les facteurs propres à soi et les facteurs externes.

Au niveau externe, il faut bien garder en tête que les grands groupes industriels utilisent des techniques de vente de plus en plus performantes.

 

"Quand à la société d'hyperconsommation, son objectif n'est pas de répondre à nos besoins mais de les faire naitre, et d'en susciter de nouveaux, encore et encore"
Hideko Yamashita – DanShaRi, L’art du rangement

 

Le « neuromarketing » se base sur la recherche scientifique sur le fonctionnement cérébral, dans le but de nous persuader d'acheter leurs produits. Limiter ses achats à ce dont on a réellement besoin est donc de plus en plus difficile.


Quelques exemples :

  • « Plus que quelques heures pour bénéficier de cette offre ! »
    «Stock limité, il n’y en aura pas pour tout le monde »
    Naturellement l’humain n’aime pas perdre. C’est pourquoi vous voyez souvent des offres très intéressantes et limitées dans le temps.
  • Les visages attirent plus le regard que les objets. Encore plus subtil : si le visage regarde le produit qui se trouve à côté de lui, le regard est alors attiré vers l’objet en question. Le visage doit être de préférence souriant, et si c’est un visage de bébé, jackpot !

neuromarketing

 

  • Nous aimons tous gagner de l’argent. C’est pourquoi on voit si souvent des offres avec le prix initial barré, suivi d’une belle remise. Même si un autre produit à priori équivalent vaut un peu moins cher mais n’est pas soldé, nous allons naturellement envisager celui soldé car nous considérons que nous « gagnons » de l’argent en achetant un produit soldé.

 

L’efficacité des ces techniques (démontrée grâce à des expériences scientifiques) est aussi due au fait que nous trouvons une satisfaction personnelle à faire des achats :

Les publicités promettent une vie meilleure, voire parfaite, et acheter permet de se projeter dans un imaginaire idéal, d’être quelqu’un d’autre ou de chercher la reconnaissance sociale.

Enfin, faire du shopping sans but particulier peut être un moyen de diminuer le stress ou les émotions négatives, du moins dans l’immédiat car l’excitation de l’achat est souvent de courte durée. Cela peut également être vu comme une distraction pour éviter de s’ennuyer ou de se confronter à ses problèmes.

tirelire

 

Conseil n°1 : repousser l'achat pour se donner le temps de réfléchir
 

La, on va s'attaquer aux achats compulsifs.
Par compulsifs, j’entends ici les achats non réfléchis qui sont regrettés par la suite. La première chose à faire est justement de se donner le temps de réfléchir à nos réels besoins.

Dans son livre « Vivre simplement pour vivre mieux », Philippe Lahille conseille d’avoir toujours un petit carnet sur soi (ou son téléphone) pour y noter ce qu’on veut acheter, et s’imposer quelques jours de réflexion .

Bien sur, ça peut être frustrant d'attendre alors que l'objet convoité se trouve sous nos yeux.

Mais quand on sait que d'après Philippe Lahille, après une semaine de réflexion, 70% des ces achats seront ainsi évités, ça motive déjà plus.

Pour les 30% restants, les quelques questions suivantes permettent encore de faire du tri, de vérifier l’utilité du produit voulu et de faire des comparaisons :

➡ Est-ce que je l'ai déjà ? Fait-il doublon avec un objet que je possède déjà ?
➡ Est-ce que je peux l'acheter d' occasion ou l’emprunter ?
➡ En ai-je vraiment besoin? Vais-je vraiment l'utiliser ?
➡ Va-t-il durer dans le temps ?
➡ Où vais-je le ranger ?

bloc-note

 

La peur de manquer pousse à acheter toujours plus que nécessaire. Lorsqu’on achète de manière consciente, on arrive généralement mieux à prendre en compte ses besoins réels.
 

Si après un délai de réflexion vous avez toujours envie d’acheter un objet, allez-y !

 

Conseil n°2 : trouver la cause de ces achats compulsifs
 

Vous vous rendez compte que vous avez à nouveau acheté plusieurs objets sur un coup de tête ?

Je dis bien plusieurs car il ne faut pas non plus être trop sévère avec soi-même, un achat coup de cœur de temps en temps est toujours possible !
Dans ce cas on peut noter pourquoi on a craqué afin d'identifier les causes et d’agir dessus.

Il y a également les erreurs d’achat : on pensait vraiment que tel objet serait une bonne idée mais après utilisation il n’est pas pratique, ne s’intègre pas bien dans le décor, ne vous va pas,…
Même en ayant réfléchi en amont, on ne peut pas toujours penser à tout, ça arrive, tant pis.

Enfin, si la raison est une tentation trop forte, vous pouvez adopter des gestes simples pour les éviter, par exemple :

➡ Mettre un stop pub sur votre boîte aux lettres,
➡ Éviter de faire les magasins sans but précis,
➡ Vous désabonner des catalogues
➡ …

 

Pour conclure, on déculpabilise et on n'oublie pas que "pour être utile, un objet doit être utilisé" (Francine JAY)

 

 

 

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16/12/2019

De quoi avons-nous besoin ?

besoins-cadeaux

Nous accumulons en moyenne 2.5 tonnes d’objets dans nos maisons.

Ce chiffre, issue d’une enquête menée par l’Ademe pousse à réfléchir à nos possessions. Revenir à l’essentiel en désencombrant est une tendance qui se confirme au vu du développement du métier de coach en rangement ces dernières années.

Il faut dire que désencombrer apporte des avantages sur plusieurs plans : personnel mais aussi social, éthique, et écologique.

 

Désencombrer c’est faire des choix et mieux se connaître

Vous est-il déjà arrivé de garder un objet inutile juste parce que vous l’avez payé cher ? Vous culpabilisez d’avoir dépensé autant d’argent alors forcément vous n’allez pas vous en débarrasser, ce serait dommage.

Je suis certaine que cette situation parle à beaucoup de personnes. En faisant du tri, on se confronte à des objets qui ne correspondent plus à notre mode de vie actuel, à des erreurs d’achats, à des objets reçus qui ne nous plaisent plus, etc.

Désencombrer, c’est se remettre en cause, accepter qu’on a changé et ne pas rester dans le passé. Réduire ses possessions conduit ainsi à mieux se connaitre car il ne restera que les objets qui comptent vraiment pour nous.

Pour illustrer cette idée, Dominique Loreau compare le désencombrement à un régime : « Pour paraître plus mince, il ne suffit pas de cacher ses bourrelets sous un pull ample. » En effet, cacher les objets dont on ne veut plus au fond d’un placard n’aide absolument pas. En se posant les bonnes questions sur nos besoins, on se sépare de tout ce dont on ne veut plus : la culpabilité (de nos erreurs d’achat par exemple), les mauvais souvenirs, … Bref on se sent plus léger !

 

desencombrer-un-placard

 

 

En réduisant ses possessions, on simplifie sa vie

C’est indéniable : en désencombrant on gagne du temps. Moins on a de choses, plus le ménage et le rangement sont rapides et moins on passe de temps à chercher nos affaires. Il ne s’agit pas d’enlever tout ce qui gêne le passage mais de ne plus perdre du temps pour des objets qui n’en valent pas la peine.

On libère sa tête de toutes ces choses : plus besoin de devoir se souvenir de l’endroit où ils sont, plus besoin de les déplacer, dépoussiérer, nettoyer ou stocker. Pourquoi accorder de l’espace et du temps à des choses qui ne nous plaisent pas ?

Une habitation doit être un lieu accueillant, dans lequel on se sent bien. Un endroit propre et rangé est bien plus agréable qu’un endroit encombré dans lequel on ne sait pas toujours ce qu’on a.

Au niveau esthétique une maison épurée permet de mettre en valeur les objets auxquels on tient le plus. Au lieu de se perdre parmi d’innombrables bibelots, les quelques objets conservés seront bien plus visibles et le rendu est plus agréable.

 

chambre-apres-rangement

 

Partager : un gain pour soi et pour les autres

Doit-on posséder tout ce qui nous plait ?

Tout est fait pour nous donner envie de recréer le monde extérieur chez soi avec des équipements de plus en plus perfectionnés et accessibles. On cherche alors des solutions pour gagner de la place, pour ajouter de nouveaux objets, se créer un home cinéma à la maison, aménager une salle de sport, une bibliothèque,…

Mais on peut également faire le choix de profiter sans posséder : aller au cinéma ou dans une salle de sport quand on en a envie par exemple.

La décision de posséder pour soi un objet est personnelle et dépend de nos envies, de notre capacité financière et de nos besoins propres.

Pour prendre la bonne décision, il faut donc prendre en compte tous les facteurs : a-t-on suffisamment d’argent, de place, mais aussi de temps pour l’entretenir ? Préfère-t-on être seul chez soi ou sortir et partager les biens matériels avec d’autres personnes ?

 

Mais outre l’aspect personnel, réduire ses possessions est aussi un acte social et environnemental : les objets sont faits pour être utilisés.

Donner un objet n’est pas gaspiller si celui-ci servira ensuite à une autre personne. Au lieu de le faire dormir au fond d’un placard, il retrouvera une utilité et permettra à quelqu’un d’autre d’en profiter.

De plus, lui donner une seconde vie c’est produire un objet neuf en moins et c’est donc autant de ressources économisées.

 

Le marché de l’occasion a beau se développer, beaucoup d’objets de seconde main ont une valeur marchande très faible au vu du temps nécessaire pour les vendre. Il existe beaucoup d’associations qui reprennent tout ce dont vous ne voulez plus. Ce système est gagnant pour tout le monde : vous ne perdez pas de temps à vous débarrasser de vos objets et vous faites une bonne action en soutenant l’économie solidaire.

 

donner-objets-inutilises

 

Alors de quoi avons-nous besoin ?

Les personnes qui font de longs voyages de plusieurs mois l’ont bien constaté : on peut vivre avec vraiment très peu d’affaires. Un simple sac à dos peut contenir tout ce dont on a besoin pour plusieurs mois.

Sans aller dans cet extrême, car le confort du quotidien est aussi appréciable, réfléchir à l'impact de chaque objet permet de se recentrer sur l’essentiel et de simplifier sa vie.

 

 

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27/08/2020

Comment appliquer le « 5S » chez soi ?

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Si vous avez un bureau chez vous, il se peut que celui-ci se voie transformé avec le temps en grand espace de stockage en tout genre, incluant des piles de papiers « pour y penser ».
Alors comment améliorer son organisation ?

Le « 5S » est une méthode visant à améliorer l’organisation de son espace de travail. Si elle est principalement utilisée en entreprise, rien n’empêche de l’utiliser chez soi pour mieux s’organiser.

 

Pourquoi appliquer le 5S ?

Tout d’abord, à quoi sert le 5S ? A mon sens, le but le plus intéressant du 5S est de réduire la perte de temps liée à la recherche d’objets, que ce soit un papier ou une fourniture de bureau. En découlent ainsi une efficacité accrue et généralement un gain de place sur votre espace de travail. En effet, il n’est pas rare de voir tout un tas d’objets sur un bureau alors qu’ils n’ont rien à y faire.

Le terme « 5S » vient de 5 mots japonais : Seiri (débarras), Seiton (rangement), Seiso (nettoyage), Seiketsu (ordre), Shitsuke (rigueur)

 

En suivant ces 5 mots qui constituent chacun une étape, votre organisation devrait s’en trouver grandement améliorée. Attention, comme toujours n’espérez pas un miracle : un minimum de rigueur est toujours nécessaire mais ça tombe bien, c’est inclus dans les étapes du 5S !

 

bureau-desordre

 

Les 5 étapes en détail :

1ère étape : Seiri / désencombrer


Pour être efficace, il faut absolument se séparer de tout ce qui ne sert pas. Un bon tri permet de se concentrer sur l’essentiel.

Comment procéder en pratique ? Nous prendrons l’exemple du bureau mais on peut également l’appliquer à n’importe quelle pièce d’une maison.

Regroupez tout ce qui se trouve sur et dans votre bureau et faites 3 tas : un pour les fournitures de bureau, un pour les papiers et un pour tout le reste. Cette première étape permet de dégrossir le travail. Vous pouvez ensuite commencer à trier le tas qui vous semble le plus facile. Si tous les tas vous semblent aussi monstrueux les uns que les autres, commencez par le premier qui vient.

Pour les fournitures, les regrouper vous permettra de repérer les doublons et de ne sélectionner que les objets les plus pratiques, dont vous vous servez vraiment. Pensez à votre réelle utilisation de l’objet en question. On a tous cette tendance à chercher une utilité plus ou moins hypothétique à un objet qu’on possède. Mais l’espace dans un bureau est assez limité. Mieux vaut donc s’en tenir aux basiques et au strict nécessaire.

 

Le tas des papiers pourra être trié en fonction de l’action à réaliser : à lire, à classer, à traiter, à jeter. Attention à ne pas se laisser déconcentrer par ce que vous pourriez y trouver : ce n’est pas encore le moment de traiter vos papiers. Restez concentré sur votre étape de tri.     
 

Vous pouvez également désencombrer les papiers déjà classés en vous référant aux durées légales de conservation, mais mieux vaut faire ce travail à part.

 

Le 3ème tas sera trié en fonction de ce qui s’y trouve. J’ai déjà un peu de tout sur les bureaux des personnes que j’ai aidé à ranger. Il m’est donc difficile d’être exhaustive car selon votre situation vous n’y trouverez pas le même type d’objets, bien que les médicaments et produits cosmétiques soient les plus fréquents. Séparez ce qui doit rester dans votre bureau et le reste, et triez comme pour les autres tas les objets dont vous n’avez pas besoin.

 

5S-destructeur-papier

 

2ème étape : Seiton / ranger 


Le but de cette étape est de définir une place pour chaque chose, en cherchant à minimiser au maximum les gestes à faire et optimiser l’espace.

Pour cela, on tient vraiment compte de la fréquence d’utilisation des objets. Tout ce qui sert souvent doit être très accessible et ce qui sert peu est rangé à l’écart. Ainsi, les fournitures dont vous vous servez très régulièrement peuvent rester sur le bureau. Pensez à utiliser des boîtes et à bien compartimenter pour que les objets s’y trouvant ne se retrouvent pas éparpillés en à peine quelques minutes.

Pour ranger des affaires à portée de main, on peut également ajouter des étagères murales, voire un caisson sur roulettes si le bureau n’a pas de tiroir.

 

Pour traiter les papiers qui entrent régulièrement, vous pouvez placer des bannettes ou porte-revues sur le bureau. Séparez-les en plusieurs catégories selon vos besoins : par exemple « à traiter », « à classer », « à lire », « en attente de réponse », …

 

Les fournitures de réserve peuvent être regroupées. Attention à rester raisonnable sur les quantités. Garder quelques consommables tels qu’agrafes, feuilles ou pochettes plastiques ne pose aucun problème.

En revanche, si vous conservez 2-3 perforatrices de réserve et un nombre important de classeurs vides, vous devrez avoir beaucoup de place pour tout stocker alors que vous n’en aurez peut-être jamais besoin. A vous de voir ce qui vous semble raisonnable.

 

banettes-rangement

© On range tout

 

3ème étape : Seiso / nettoyer


L’étape suivante consiste à tout nettoyer et tout vérifier régulièrement. Cela permet de repérer plus facilement et plus rapidement d’éventuels dysfonctionnements.

Plus concrètement, il s’agit de remettre à sa place ce qui n’a pas été correctement rangé après usage, de vérifier les stocks de fournitures, de ranger les papiers à classer, … Bref, faire en sorte que tout soit net.

Cette étape est normalement de plus en plus rapide car en ne gardant que ce qui est nécessaire et en triant régulièrement, il ne doit pas rester grand-chose. Le ménage en est également bien facilité.

 

4ème étape : Seiketsu / maintenir en ordre


Il s’agit de maintenir les 3 étapes précédentes, grâce à la formalisation de règles à appliquer.

Cette étape prend plus de sens en entreprise, notamment lorsque plusieurs employés utilisent le même poste de travail. A la maison, on ne va pas rédiger toute une procédure avec sommaire et validation hiérarchique.

On peut toutefois déterminer des règles simples et accessibles que chacun puisse appliquer.

On peut par exemple décider de s’occuper de la bannette des documents à traiter chaque dimanche soir. Il est important également de s’assurer que chaque personne du foyer sache où se trouvent les objets dont il a besoin.

 

5ème étape : Shitsuke / suivre et faire évoluer


La dernière étape consiste à vérifier que les 4 précédentes sont appliquées avec rigueur, mais aussi à améliorer ou adapter les règles définies si nécessaire.

Il s’agit ici surtout de voir ce qui n’a pas fonctionné. Si vous remarquez lors de votre étape 3 (Seiso / nettoyer) que ce sont systématiquement les mêmes objets qui trainent, il vous faudra trouver pourquoi cela ne fonctionne pas et tester une autre manière de faire.

Bien souvent, un simple changement d’emplacement ou du type de rangement de l’objet en question résoudra le problème. Il faut parfois essayer plusieurs organisations jusqu’à trouver la bonne.

 

bureau-range

 

Je vous ai proposé ici une adaptation de la méthode 5S, et non pas la méthode stricte, qui n’est pas forcément la plus pratique dans son espace de travail personnel.

En entreprise, cette méthode permet d’augmenter la productivité des employés

Sa mise en place demande un peu d’investissement en temps, mais elle peut vite se révéler rentable. Si vous n’y arrivez pas ou si vous manquez de motivation, le coach en rangement peut vous aider !

 

 

 

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