TPE, comment gérer les entrées/sorties de papiers ?


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Vous la connaissez, cette boite qui contient pêle-mêle tout un tas de documents, dans laquelle vous priez pour ne pas avoir besoin d’y fouiller ? Quand on doit se concentrer sur son cœur de métier, il est difficile d’organiser le flux des documents qui arrivent en permanence. Rassurez-vous il y a des solutions !

Avec quelques automatismes, on peut facilement gagner du temps et fiabiliser son système de classement. De plus tous les documents ne sont pas à garder : les documents importants sont ceux qui ont un impact administratif, financier ou juridique sur l’entreprise.


Quels documents ?

En schématisant, il n’y a que 3 types de documents à maitriser :

  • Les documents courants : factures, courriers, devis,…
  • Les documents de gestion : analyse, stratégie, contrats, …
  • Les documents permanents : statuts, actes immobiliers, formalités de création,…

 

La fréquence d’entrée/sortie est inversement proportionnelle à l’importance du document. Les documents courants sont très abondants en quantité et demandent donc beaucoup de temps de traitement mais leur durée d’utilisation est faible. Attention tout de même à leur durée de conservation : si les publicités et magazines peuvent être jetés, tout document servant de justificatif comptable (facture, relevé bancaire) est à conserver 10 ans. Ces documents vont donc être rapidement archivés.

La seconde catégorie (les documents de gestion) génère peu de documents, mais un bon historique pour suivre l’évolution de l’entreprise est primordial pour la stratégie de l’entreprise à moyen et long terme.

Enfin, la 3ème catégorie est peu utilisée mais ces documents ne doivent absolument pas se perdre. Il faut donc les conserver à part et dans l’idéal les scanner pour avoir une copie numérique.

Gerer-les-flux-documents-entrants-sortants

 

Définir une arborescence

Un classement efficace permet de gagner du temps. S’il est bien défini, il doit être intuitif dès l’étape de rangement. On retrouve ensuite directement le document voulu, même si quelqu’un d’autre l’a rangé, et même en l’absence de ceux qui l’utilisent habituellement.

Tout passe par une bonne arborescence de départ : créer une arborescence consiste à déterminer un ensemble de dossiers et sous-dossiers permettant de classer tous les documents.

L’arborescence doit donc être compréhensible et accessible à tous les utilisateurs. Elle doit également être évolutive et s’adapter aux changements qui interviennent dans l’entreprise.

 

Avant de commencer, quelques questions permettent de poser les bonnes bases :

  • Qui sont les utilisateurs (au niveau de la production des documents, de la consultation, de la gestion)
  • Quelles sont les activités de l’entreprise ? Quels sont les documents qui en découlent ? ou à l’inverse : à quelle activité se rapportent les différents types de documents ?

Pour définir l’arborescence, n’utilisez pas votre organigramme mais vos activités. Ce sont elles qui doivent servir de base. Il ne s’agit pas forcément des activités commerciales. Pour classer les documents comptables, définissez les différentes « activités » comptables (fournisseurs, clients, fiscal, banque et caisse, personnel)

Attention, l’arborescence ne sera pas forcément identique pour les papiers et les données informatiques.

 

La durée de conservation des contrats et documents commerciaux n’étant pas la même que celle des factures, évitez de tout classer ensemble. Séparez au quotidien les documents courants des autres documents. Vous gagnerez ainsi du temps au moment d’archiver mais aussi en cas de recherche.

Documentation permanente ou de gestion :

Contrats (eau, gaz, électricité, téléphone, internet)

Banque (prêts, contrats)

Fournisseurs (accords, contrats,…)

Personnel (convention collective, contrats de travail,…)

Immobilier (bail, loyer, achat)

Caisses sociales (adhésion, échéanciers)

Partenaires  (comptable, syndicats, …)

Assurances (contrats, échéances)

Formalités de création, reprise (K-bis, annonce légale, statuts,…)

 

Documentation courante :

Banque (relevé de compte) à classer par ordre chronologique

Documents fiscaux à classer par type d’impôt

Clients (devis, commandes, facture) à classer par ordre chronologique

Fournisseurs (commandes, factures) à classer par ordre alphabétique

Social (bulletins de paie, charges sociales) à classer par mois

Immobilisations (factures) à classer par ordre alphabétique

Documentation produits à classer par produit

Documentation professionnelle (revues, abonnements, catalogues…)  à classer par sujet

 

arborescence

 

Classer et stocker

Les documents reçus n’iront pas forcément directement dans le dossier correspondant. S’il y a un traitement à faire ou une action en attente, ils doivent passer par une étape de transition.

Exemple :

  • le double des devis émis ira dans un dossier « attente retour »,
  • le double de la facture émise ira dans un dossier «  attente règlement »,…
  • la facture fournisseur ira dans une bannette « à comptabiliser » puis « à payer »

 

Vient ensuite le moment du classement. Si votre arborescence a bien été définie, le classement est très simple. Evitez au maximum la catégorie « Divers ». Si vous l’utilisez, vérifiez régulièrement ce qu’elle contient : si un même type de document revient plusieurs fois dans cette catégorie, interrogez-vous sur la pertinence de lui attribuer une catégorie à part entière.

Stocker a un coût, au niveau financier, mais aussi en temps de recherche : plus on garde, plus on risque de perdre du temps à retrouver le bon document. Il est donc important d’éliminer tous les brouillons, doublons, anciennes versions, documents qui ne contiennent pas d’informations importantes (convocation à une réunion, …).

 

archiver-ses-documents-professionnels

 

Selon le volume de documents que génère votre entreprise, le système de stockage ne sera pas le même. Pour une TPE, une ou plusieurs boîtes d’archives en carton suffisent pour stocker les factures et documents courants de l’année comptable écoulée. Les documents courants de l’année  en cours peuvent être stockés dans des classeurs, par mois ou par ordre alphabétique, ou dans un grand trieur à soufflet.

Concernant les documents de gestion, attention à bien séparer les documents encore en cours tels que les contrats (de tout type) et ceux à archiver (contrats échus).

 

Archivage papier ou électronique ?

Si vous recevez des documents papiers, le fait de les scanner ne remplace pas l’original, du moins avec un scanner de bureau.

Il existe en effet une procédure de numérisation autorisée par l’administration fiscale, mais à ce jour, celle-ci nécessite le respect de plusieurs conditions généralement trop lourdes pour une TPE (signature électronique ou empreinte numérique, horodatage, procédure écrite et contrôle,…).Vous pouvez tout de même consulter l’article 102B du livre des procédures fiscales pour en savoir plus.

Ainsi, si vous scannez vos documents avec un scanner classique, cela ne vous dispense pas de conserver les originaux papiers.

Il faut également stocker vos factures papier dans un endroit « immédiatement accessible à toute requête de l’administration », c’est-à-dire en France, et dans un lieu dont vous avez l’accès.

Scanner-ses-papiers-professionnels

 

Si vous recevez des documents électroniques, vous devez également les conserver sous cette forme. L’impression de ces documents ne constituant pas la facture d’origine, le seul archivage papier ne suffit pas.

Seule exception : l’archivage des doubles des factures de vente. Le B.O.I. N° 4 du 11 janvier 2007 autorise à ne conserver qu’une copie électronique des factures de vente émises aux conditions suivantes :

  • Le document électronique doit être signé numériquement ou gravé sur un support non réinscriptible, afin d’en garantir l’intégrité

  • La date de son enregistrement doit être la plus proche possible de la date d’émission de la facture

 

Vous souhaitez vous faire aider pour la gestion de vos papiers professionnels ? Je vous accompagne dans la mise en place d’un système de classement fiable et pratique au quotidien !

 

 

 

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15/01/2019

Pourquoi ne tient-on pas ses résolutions ?

resolutions

Près de 2 personnes sur 3 prendraient de bonnes résolutions en début d’année.

Selon une étude menée par Toluna fin 2017, les Français voulaient perdre du poids à 38 %, faire plus de sport à 35%, avoir une alimentation plus saine à 28%, …

Mais aussitôt décidées, presque aussitôt abandonnées, n’est-ce pas ?

Pourquoi est-ce si difficile de tenir ses engagements ?

 

Différence plaisir immédiat / plaisir futur

Faire du sport vous apportera un gain futur (être en meilleure santé, perdre du poids,…) mais dans l’immédiat, ce n’est pas forcément le cas. En revanche, annuler sa séance sportive pour se prélasser devant une série apporte un plaisir direct.

La récompense future demande un effort de projection qui n'entraine pas le plaisir immédiat. Il est donc indéniable que seule une volonté féroce et un rappel régulier de ses objectifs permettront de tenir ses bonnes résolutions.

 

Changer ses habitudes

A la difficulté de résister au plaisir immédiat s’ajoute celle de rompre ses habitudes. Les habitudes déjà ancrées sont difficiles à modifier, il s’agit parfois même de réflexes.

Heureusement, rien n’est définitif. On peut tout à fait changer ses habitudes, bien que cela demande un peu de rigueur durant la phase de mise en place. La durée nécessaire pour changer une habitude varie fortement d’une personne à une autre, mais aussi selon la difficulté de la nouvelle habitude à prendre. Il faut donc faire preuve de patience et de persévérance.

sport-resolutions 

Un conseil pour parvenir à changer ses habitudes : ne faire qu’un changement à la fois. Quand on est motivé à faire des changements, on a envie d’aller vite, de tout faire en même temps. Mais prendre des habitudes demande du temps et parfois de l’énergie (perdre du poids, faire du sport,…). Mieux vaut donc faire les choses de manière plus lente mais certaine.

Vous avez déjà des habitudes bien ancrées comme se bosser les dents à la même heure chaque jour. Si cela est possible, caler votre nouvelle habitude avec une habitude déjà ancrée peut également vous aider à la maintenir car vous avez moins de risque d’oublier de faire votre nouvelle tâche.

 

Comment rester motivé ?

Au vu de ces difficultés naturelles, comment faire pour réussir à tenir ses engagements ? On peut parler de volonté mais ça reste un peu vague.

Plusieurs astuces peuvent vous aider :

Détailler au maximum et  de manière précise les actions à faire : ne pas lancer vaguement une nouvelle résolution sans avoir réfléchi à la manière concrète de la mettre en œuvre. Le but est de vous projeter au maximum.

Pour cela, pensez à la méthode S.M.A.R.T :

  • Spécifique : il doit être personnalisé, clair et précis
  • Mesurable : en quantité ou en qualité
  • Acceptable : l’objectif doit représenter un défi et être motivant
  • Réaliste : il doit être atteignable pour éviter l’abandon
  • Temporellement défini : définir une date limite, ne pas rester vague avec des termes tels que « rapidement », « prochainement »,…

 

Evitez donc d’être trop ambitieux : en détaillant son action, on peut parfois constater que nos objectifs sont bien trop difficiles à atteindre et donc voués à l’échec. Pour le moral et la confiance en soi, mieux vaut atteindre, voire dépasser son objectif, plutôt que d’échouer à coup sûr.

Une fois le plan d’action détaillé, planifiez au maximum

 planifier

Et vous, avez-vous  décidé de prendre de nouvelles résolutions en ce début d’année ? Si vous ne les avez pas tenues,  rassurez-vous, vous n’êtes pas seuls : 88% des bonnes résolutions échoueraient… de quoi bien déculpabiliser !

 

 

 

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04/07/2019

Pourriez-vous être minimaliste ?

idees recues minimalisme

Pourriez-vous vous passer de votre télé, votre voiture, votre téléphone,… ? J’imagine que la réponse est non pour la plupart d’entre nous.

En étant minimaliste, on réduit ses possessions au minimum. Le problème est justement de définir qu’est-ce que le minimum ? En effet, lorsqu’on pense au minimalisme, on peut imaginer ceci :

minimalisme

C’est sûr, ça ne donne pas franchement envie… Eh bien bonne nouvelle, être minimaliste ne se résume pas forcément à vivre  dans un milieu vide et sans âme.

Alors qu’est ce qu’un minimaliste et comment le devenir ?

 

Définition du minimalisme :

Pour définir le minimalisme, commençons par définir ce qu’il n’est pas.

Le minimaliste ne se définit pas avec un nombre d’objets à avoir ou un mode de vie précis.

Pas besoin de vendre votre maison et de partir en trekking avec pour unique bagage votre sac à dos. Pas besoin de vivre coupé du monde sans eau ni électricité. Ne posséder qu’un nombre réduit d’objets n’est qu’un outil, pas une fin en soi.

On peut bien entendu citer quelques comportements habituels de minimalistes mais sans les transformer en définition même du minimalisme :

  • Limiter ses vêtements, ses bibelots,…
  • Eviter les collections
  • Emprunter au lieu de posséder (bibliothèque, ludothèque,…)
  • Avoir des loisirs immatériels
  •  …

 

Le minimalisme passe donc par un grand désencombrement. Celui-ci ne doit pourtant pas être fait à contrecœur. Désencombrer ne doit pas donner l’impression de faire des sacrifices et de nous compliquer la vie.

 

minimalisme desencombrer

 

Qu’est ce que c’est alors ?

C’est un moyen d’échapper aux excès du monde moderne, dans lequel on est envahi par trop de tout : trop de publicités, trop d’objets, trop d’activités,… Cela va plus loin que nos possessions personnelles. Le vrai minimaliste va simplifier tous les aspects de sa vie, y compris dans ses relations.

Le but est de se focaliser sur l’essentiel, se recentrer sur ce qui compte réellement dans notre vie. Joshua Fields Millburn & Ryan Nicodemus, tenant le blog theminimalists.com évoquent la liberté : tendre vers le minimalisme c’est tendre vers la liberté.
On retrouve d’ailleurs aussi cette notion de liberté chez Pierre Rabhi, adepte de la simplicité volontaire : "Vivre sobrement, c'est une forme de libération".

 

Le minimalisme n’est pas une privation mais un choix de vie réfléchi. En se débarrassant de tout ce qui ne sert pas, on gagne du temps pour ce qui compte le plus à nos yeux.

Joshua Fields Millburn & Ryan Nicodemus ont établi une liste de ce qu’apporte le minimalisme (traduit) :

  • Eliminate our discontent / Éliminer notre mécontentement
  • Reclaim our time / Récupérer notre temps
  • Live in the moment / Vivre dans le moment présent
  • Pursue our passions / Poursuivre nos passions
  • Discover our missions / Découvrir nos missions
  • Experience real freedom / Découvrir la véritable liberté
  • Create more, consume less / Créer plus, consommer moins
  • Focus on our health / Se concentrer sur notre santé
  • Grow as individuals / Grandir en tant qu’individus
  • Contribute beyond ourselves / Contribuer au-delà de nous-mêmes
  • Rid ourselves of excess stuff / Se débarrasser de l’excès
  • Discover purpose in our lives / Découvrir le but de notre vie

 

Leur liste montre bien que le minimalisme a pour but de simplifier son quotidien pour aller à l’essentiel, et non pas s’imposer des règles drastiques et précises pour réduire ses possessions.

simplifier son quotidien

 

Comment devenir minimaliste ?

Il n’y a pas de règles ni de parcours, encore moins un nombre maximum d’objets à posséder. A partir du moment où vous considérez que vous n’êtes entourés que de choses importantes pour vous, choisies et non subies, vous vous dirigez sérieusement vers le minimalisme.

Bien que Marie Kondo ne prône pas forcément le minimalisme, son critère de « mise en joie » peut aider à déterminer les objets que vous garderez : un objet qui ne vous met pas en joie n’aura sans doute pas sa place dans votre intérieur minimaliste.

En revanche, se contenter du concept de la joie ne suffit pas pour être minimaliste car on peut aimer des objets sans en avoir vraiment besoin. La question n’est pas évidente et les habitudes nous jouent parfois des tours : nous sommes persuadés d’être heureux de posséder tel objet alors qu’il n’est là que par habitude. Le principe a l’air très simple mais l’appliquer consciencieusement se révèle beaucoup plus difficile.

 

rangement minimaliste

 

Plus concrètement, commencez par remettre en question vos objets et possessions diverses : pourquoi les conservez-vous ?

 

Attention, c’est généralement à ce moment que vient le « au cas où » qui nous pousse à systématiquement trouver une excellente raison de garder l’objet en question. Ce « au cas où », je crois que nous l’avons tous (peut-être une caractéristique génétique héritée de nos ancêtres afin de survivre en milieu hostile ?). C’est à ce moment que l’appel à la raison est nécessaire : sans mentir, est-ce que notre « au cas où » risque vraiment d’arriver, et si oui n’y a-t-il aucun moyen de faire autrement ?

 

Interieur rangé

 

Rassurez-vous, je ne cherche pas à vous transformer en minimaliste. Je trouve important de s’interroger sur ses besoins réels et non pas sur ce que nous dictent nos habitudes et traditions.

C’est d’ailleurs ce que je veux vous transmettre lorsque je vous aide à désencombrer : pourquoi gardez-vous toutes ces affaires ? Le but n’est pas de vous y faire renoncer mais bien de vous faire réfléchir à la raison réelle qui vous motive à les garder, un peu dans le principe des 5 pourquoi (qui consiste à chercher des causalités en cascade jusqu’à trouver la cause initiale).

Je n’attends d’ailleurs pas forcément une réponse orale lorsque j’interroge une personne sur la raison de la présence d’un objet dans son logement. Le but est qu’elle en prenne conscience elle-même et puisse ainsi décider en connaissance de cause si l’objet en question mérite la place qu’il occupe.

 

minimalisme-humour

 

Que pensez-vous du minimalisme ? Auriez-vous envie de l’appliquer au quotidien ?

 

 

 

 

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09/05/2018

Et s'il vous arrivait un sinistre ?

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Pour une fois, je ne vais pas vous dire de jeter mais plutôt de garder. Garder quoi ? Les preuves de vos possessions en cas de sinistre.

Sans vouloir être alarmiste, il vaut toujours mieux prévenir que guérir. Ainsi, si un jour votre logement est brulé, inondé, cambriolé, ... vous aurez au moins le réconfort de l’indemnité touchée par l’assurance.

 

Quels biens seront remboursés ?

Pour commencer, vous pouvez relire (ou lire) attentivement votre contrat d’assurance habitation, afin de connaitre les indemnités auxquelles vous auriez droit et dans quel cas. Les vêtements, les meubles, les objets et le matériel hi-fi peuvent être couverts par l’assurance.

Il faut bien lire toutes les petites clauses pour identifier les cas exclus.  Souvent, l’assureur vous indemnise de la valeur de remplacement, ce qui n’équivaut pas à la valeur d’achat.
Un pourcentage de vétusté est généralement appliqué, notamment sur l’électroménager, sauf si vous avez souscrit un remplacement à neuf.

 

Quelle preuve garder ?

Les factures d’achat de vos biens vous seront bien utiles comme preuve d’achat. Si vous ne les avez pas conservé, une estimation est toujours possible si vos biens sont « juste » détériorés mais encore présent. En cas de vol en revanche, c’est à vous de prouver que vous aviez bien l’objet en question. Dans ce cas, les photos peuvent  servir de preuve.

Si vous possédez de vrais objets de valeur (pierres précieuses, tableaux ou encore antiquités, …), il s’agit d’un cas un peu particulier. Contactez votre assureur pour déterminer le montant des indemnités car en principe ces objets doivent faire l’objet d’une expertise.

 

Où conserver ces documents ?

Garder des preuves d’achat, c’est bien beau mais si tout brule ? Vous pouvez conserver une copie de vos documents chez un proche de confiance, ou encore les scanner et les stocker en ligne.

Regrouper toutes ces données, et gérer en plus un second lieu de stockage prend certes du temps mais c’est le prix à payer pour ne pas galérer au moment d’un sinistre.

 

Si cet article vous motive à faire une liste de vos possessions, vous en trouverez une sur le lien suivant :
(à adapter ! Les montants sont en dollars car il s’agit d’un site canadien)

https://infoassurance.ca/fr/assurance-habitation/s-assurer/inventaire-des-biens.aspx

 

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