L’histoire du rangement


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Nos intérieurs sont plus ou moins encombrés selon les personnes. En réponse à cet encombrement, le minimalisme devient tendance bien qu’il soit parfois perçu comme un retour en arrière, comme une privation du confort moderne.

Mais au fait, comment c’était avant ? Comment est-on passé de l’époque où le peu d’objets possédés étaient indispensable, à notre époque de consommation de masse ?

 

Quand a-t-on commencé à avoir besoin de ranger ?

 

A première vue, j’aurais été tentée de répondre les années 50, avec les trente glorieuses qui se sont d’abord traduites par le développement des achats de biens matériels.

C’est en effet à cette époque que de nombreux objets du quotidien ont été créés : le réfrigérateur, la télévision (en noir et blanc), le lave-linge, etc. En quelques années, le nombre de personnes possédant ces nouveaux objets avait alors grimpé en flèche.

 

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On pourrait alors penser que ce n’est qu’à partir de cette période que l’on a commencé à posséder plus que le strict nécessaire. Pourtant, Henry Ford (le fondateur de l’usine automobile Ford) écrivait déjà en 1922 :

« Nos ustensiles de cuisine, notre vaisselle, notre mobilier forment une liste qui aurait stupéfié le plus luxueux potentat d’il y a cinq cent ans. […] Nous ne faisons que nous embarrasser d’objets inutiles. On ne rend pas un compte exact de la quantité de travail et de matière qui ne servent qu’à fournir le public d’une foule d’articles uniquement faits pour être vendus, et qu’on achète que pour les garder chez soi, qui ne sont propres à aucun usage et finissent par être jetés au rebut sans avoir jamais rendu aucun service. » (Henry Ford, Ma vie et mon œuvre, 1922)

Incroyable non ? Mais il faut tout de même noter qu’Henry Ford vivait aux Etats-Unis, pays où le développement de l’industrie et des objets de consommation s’est développé bien plus tôt qu’en France.

 

La consommation par foyer n’a cessé d’augmenter depuis plus de 50 ans

 

La consommation, toutes catégories confondues n’a cessé d’augmenter depuis le début des années 60, date des premières statistiques. D’après une étude de l’Insee réalisée en 2009, en 50 ans le volume annuel de consommation a triplé. Autrement dit, nous consommons aujourd’hui 3 fois plus qu’en 1960 (car la consommation n’a pas diminué entre 2009 et 2019).

Il faut dire que les 30 glorieuses sont passées par là, marquant  le développement de la consommation de masse.

 

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Cette augmentation inclut tous les types de services et de marchandises que nous utilisons. Le paiement du loyer (ou remboursement de crédit) y est donc inclus. Sans grande surprise, sa part a d’ailleurs augmenté alors que les dépenses en alimentation ont diminué. Bien entendu, il s’agit de moyennes, à très grande échelle.

Pourquoi la consommation est-elle trois fois plus importante ? Cela ne s’explique pas par l’augmentation des prix car les chiffres sont bien calculés en volume.

En réalité, de très nombreux produits et services se sont démocratisés en 50-60 ans et sont aujourd’hui tellement courants qu’on pourrait se demander comment on s’en passait avant : la voiture, le téléphone, internet, l’électroménager,… pour ne citer que les plus courants. A cela s’ajoute une augmentation des dépenses de santé et une baisse de l’autoconsommation alimentaire.

 

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Cette augmentation de consommation s’est corrélée avec le développement de la publicité, dont le but est bien de faire consommer au-delà de ses besoins.

Le concept de publicité est très ancien mais à l’époque il ne concernait pas des objets. La première publicité commerciale dans la presse française a vu le jour en 1836. Le but était de faire baisser le prix du journal. Les catalogues d’offres et produits sont apparus quelques années plus tard. La radio apparait en 1922 mais les spots publicitaires n’ont commencé qu’en 1928.

 

Même les conseils de rangement et d’organisation ne sont pas nouveaux

 

Les publicitaires ont compris dès le milieu du 20e siècle que les femmes contrôlaient une énorme partie des décisions d’achats. Les publicités ciblaient donc majoritairement les femmes qui se devaient de tenir leur foyer convenablement. En témoigne le nombre de guides et d’encyclopédies dédiés à l’aménagement et l’entretien intérieur édités après les années 50.

On trouve dans ces livres des conseils et astuces de rangement toujours d’actualité. 

Un exemple concret ? Dans l’encyclopédie de la femme et de la famille publiée en 1971 par Hachette, on évoque déjà la division des rangements grâce à des boites par exemple. Est également mentionnée la nécessité d’organiser ses placards en fonction de l’endroit où on les utilise et de la fréquence à laquelle on en a besoin. Même le désencombrement n’est pas en reste car une bonne ménagère se doit d’ « éliminer ce qui ne sert plus », en se laissant six mois pour se décider en cas de doute.

Dans un autre ouvrage paru en 1990, « Le grand guide de la maison par Hachette », on parle d’étiquetages, de faire du tri en jetant un objet lorsqu’on en achète un nouveau, de privilégier le don ou la vente plutôt que de jeter à la poubelle,…

Parmis les auteurs connus dans le domaine du rangement, Dominique Loreau a beau avoir publié son premier livre bien avant Marie Kondo (en 2009 vs 2016 pour Marie Kondo), on voit bien que le rangement est une affaire de bon sens, et ce depuis des dizaines d’années.

 

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Photo d’une commode au début des années 70
©Scoop Bouillaud

 

On peut tout de même observer qu’auparavant l’enjeu du rangement était de bien organiser sa maison : chaque meuble avait une fonction précise et une maison bien tenue devait contenir un ensemble d’objets indispensables.

Cet enjeu s’est modifié et consiste désormais plus à nous faciliter le quotidien et à nous faire gagner du temps. Le désencombrement prime d’ailleurs souvent sur le rangement en lui-même.

 

L’essor de la seconde vie et du partage

 

Si certaines astuces de rangement ne datent pas d’hier, on observe une évolution importante ces dernières années, notamment dans le désencombrement et le recyclage des objets.

La seconde vie existait déjà avant internet : les vide-greniers se sont multipliés depuis le début des années 1980, le premier relai d’Emmaüs a été créé en 1984,…

Il a été prouvé que le développement de la seconde main n’est pas lié à un manque d’espace (d’après une étude de Gabel et Debary 2011). De plus, une autre étude (Crédoc 2012) montre qu’en fonction des objets, la seconde main est plus ou moins pratiquée, et ceci sans y trouver de corrélation avec le manque d’espace ni avec l’usage d’internet.

Certains objets sont plus facilement revendus d’occasion que d’autres et facilitent donc la dépossession. Le marché de l’automobile d’occasion par exemple n’est pas nouveau et n’a pas eu besoin d’internet pour se développer. Les livres et les vêtements sont très fréquemment donnés. A l’inverse, le matériel électronique est plus souvent stocké ou jeté lorsqu’il est devenu inutile que revendu ou donné.

 

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Ces dernières années, le partage de biens a nettement augmenté. On passe progressivement de la propriété privée vers le partage et la mutualisation des usages. Deux personnes sur trois sont prêtes à partager leurs objets plutôt que de les posséder, un chiffre en constante augmentation car en 2014, ils n’étaient encore qu’un sur deux (source : enquête du Credoc 2018).

Mais ce nouveau mode de consommation n’est pas forcément lié à une idéologie écologique et collaborative. Le gain espéré est sans doute un moteur plus important. Par exemple Air b&b permet aujourd’hui de louer un logement qui aurait servi auparavant à loger des amis ou de la famille.  Le fait de partager permet de gagner de l’argent ou de réduire ses dépenses (comme le covoiturage par exemple).

 

 

En conclusion

 

Bien aménager son intérieur relève à mon sens plus de la logique que de méthodes miracles. Cela explique que rien ne soit vraiment nouveau dans ce domaine, du moins dans les livres, qui restent relativement généraux.

Le rangement se personnalise indéniablement car il n’y a plus une manière unique d’équiper et de ranger son intérieur. Le métier de coach en rangement, encore émergeant en France, se fait donc sur mesure en fonction des besoins de chacun.

De plus, le rangement tend à passer au second plan face au désencombrement, à la dépossession personnelle. Le partage et la seconde vie vont sans aucun doute encore se développer dans les années à venir.

On voit également une augmentation des données informatiques : échanges de mails au lieu de courriers, de photos numériques et divers documents. Il est indéniable que dans l’espace privé et surtout professionnel, la gestion de toutes ces données numériques sera à développer et à optimiser.

Si la possession physique et personnelle tendra à se réduire, l’organisation se déplacera dans les commerces de location et dans les données numériques.

 

 

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15/06/2018

Quand on jette trop vite…

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Loin de moi l’idée de vous rendre réticent-e à désencombrer, mais je dois tout de même vous avertir des risques en désencombrant de manière un peu trop enflammée.

 

On a toujours peur de regretter un objet…

« Si je me débarrasse de quelque chose, je sais que systématiquement j’en aurai besoin quelques jours après ». J’ai entendu cette phrase très souvent. Bien sur, je pourrais défendre en long, en large et en travers pourquoi ce n’est pas une fatalité et pourquoi ce ne sera pas le cas avec certaines reliques trouvées au fin fond d’un garage.

 

… parfois à juste titre !

Je reconnais pourtant avoir moi-même failli faire quelques erreurs de jetage un peu précipité :

Alors que nous venions d’acquérir un nouveau robot de cuisine, j’ai convaincu mon mari de jeter notre ancien moulin électrique des années 50 car le nouveau robot avait aussi cette fonction (et les objets en double ne font pas long feu chez moi). Heureusement que je n’avais pas pu donner mon ancien moulin avant d’avoir testé le nouveau : celui-ci ne râpait pas, il massacrait les légumes au sens propre du terme.

 

Exemple suivant qui a déjà failli m’arriver :

Se débarrasser de tous les vêtements qu’on n’aime pas, abimés, troués, moches,… c’est très bien ! Mais il ne faut pas oublier d’en garder au moins un ou deux pour le bricolage, la peinture ou le jardinage. Ceci sans tomber dans le piège de tout reléguer en vêtement de travail au risque d’en avoir plus que de vêtements « mettables ».

 

J’en viens enfin à mon meilleur exemple, qui explique la photo suivante :

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Je ne repasse que très peu et j’ai donc donné ma planche à repasser et la housse qui va dessus. Je supposais qu’une table recouverte d’une couverture les remplacerait parfaitement. J’avais raison pour la planche à repasser mais pas pour la housse. Résultat : une table bien abîmée (mais bizarrement la couverture n’a rien)

 

Tout n’est pas indispensable pour autant

Je ne veux pas vous inciter à tout garder. Pour chacun de ces malheureux exemples, je pourrais citer 100 d’objets qui vous pouvez éliminer les yeux fermés (les VHS alors que vous n’avez plus de magnétoscope ?), mais gardez un peu de prudence tout de même smiley

 

Et vous, avez-vous déjà jeté des objets que vous auriez du garder ?

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16/03/2017

10 astuces pour gagner du temps en cuisine

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Combien de temps passez-vous dans votre cuisine chaque jour ? Quand on veut préparer des repas soi-même, le temps à y consacrer est non négligeable, surtout pour ceux qui comme moi n’aiment pas cuisiner.

Avec quelques astuces, on peut facilement réduire ce temps. Il n’est pas question ici de planification des repas et encore moins de cuisiner le dimanche pour la semaine à venir.

Ces astuces s’appliquent pour gagner du temps au moment où vous vous dites « bon j’ai faim, qu’est-ce que je peux cuisiner rapidement ? ».

 

Comment gagner du temps lors de la préparation des repas ?

  • Cuire plusieurs ingrédients en même temps

Plutôt que de prévoir une casserole pour chaque ingrédient, vous pouvez tout regrouper dans une même grande casserole  ou un  wok, ce qui permet un gain de temps et moins de vaisselle à faire. Ca marche pour cuire des pâtes, du riz, des légumes, de la viande, du poisson,…

Il existe même des livres de cuisine sur ce concept (voir par exemple « Petits plats magiques » de Sabrina Fauda-Rôle ou encore « Recettes one pot » de Pauline Dubois).

 

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  • Utiliser une cocotte

Pas besoin de surveiller si l’eau déborde ou si la poêle attache ! En utilisant la cocotte minute, il suffit de placer ses ingrédients dedans, lancer le minuteur et en profiter pour faire d’autres tâches (ou ne rien faire, ça marche aussi).

 

  • Simplifier ses recettes

Privilégier des recettes qui ne contiennent pas trop d’ingrédients, éliminer quelques étapes non indispensables,… soit c’est peut-être un peu moins bon mais ça fait gagner du temps.

 

  • Ne pas tout éplucher

Certains légumes se mangent avec la peau : un simple brossage suffit et c’est beaucoup plus rapide qu’éplucher (c’est valable pour les carottes, mais aussi le panais, les courgettes, les concombres, ...). Mais dans ce cas, mieux vaut privilégier les légumes bio car la peau des légumes est plus concentrée en pesticides.

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  • Faire plusieurs tâches en même temps

Mention spéciale aux personnes qui ont du mal à faire plusieurs tâches en même temps : profitez du temps de cuisson pour faire autre chose : commencez à faire la vaisselle ou à avancer sur la préparation d’un autre plat par exemple.

 

  • Faire en sorte d’avoir des restes

Quand on cuisine, faire plus ne prend pas beaucoup plus de temps. En doublant les quantités, c’est un repas de moins à préparer ensuite. Vous n’aurez plus qu’à réchauffer les restes au repas suivant ou les congeler pour les « jours de flemme ».

 

 

  • Faire chauffer l’eau à la bouilloire

Une bouilloire chauffe l’eau plus rapidement qu’une plaque électrique et consomme moins d’électricité. Elle est parfois aussi plus performante qu’une plaque au gaz. En revanche, pour l’induction cette solution n’est pas particulièrement intéressante, le gain de temps étant minime, voire nul.

 

  • Congeler des portions toutes prêtes

Lorsque vous coupez du persil, des herbes, de l’ail, préparez une plus grande quantité et congelez de petites portions dans des bacs à glaçons ou des moules à muffins. Ca marche aussi pour les sauces (béchamel, bolognaise, pesto,…).

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  • Faire participer ceux qui mangeront le repas

Chacun peut donner un petit coup de main, que ce soit pour mettre la table, couper les légumes, remplir la casserole (ou la bouilloire) d’eau, … autant de petites tâches à déléguer, même aux plus mauvais cuisiniers.

 

  • Bien agencer sa cuisine

Pour ne pas perdre du temps à chercher tous vos ustensiles au moment de cuisiner, bien réfléchir à l’agencement de votre cuisine pour avoir ce qui sert le plus à portée de main.


Ce point nécessite à lui seul un paragraphe plus détaillé.

 

 

Comment bien organiser sa cuisine ?

 

La cuisine est l’endroit où l’on sort le plus de choses chaque jour. Il faut faire particulièrement attention à l’aménagement de cette pièce pour pouvoir ranger facilement.

Pour cela, avant de ranger on désencombre ! Ne commencez jamais par étudier vos besoins supplémentaires en rangement car en désencombrant vous pourrez peut-être libérer de la place.

 

  • Les ustensiles de cuisine et la vaisselle

Le plus facile est d’éliminer les objets en double ou en triple exemplaire (avez-vous vraiment besoin de deux essoreuses à salade ?). Ne gardez que celui que vous préférez utiliser.

Eliminez également les gadgets jamais utilisés, les ustensiles cassés ou incomplets (les couvercles esseulés par exemple).

 

 

Vous pouvez ensuite définir la quantité nécessaire pour la vaisselle de type assiettes, tasses, bols, couverts,… Là aussi, il n’est pas forcément utile d’avoir 56 assiettes, surtout si elles sont dépareillées. Et si vraiment il vous arrive d’inviter beaucoup de monde, pourquoi ne pas en mettre quelques-unes dans un carton à la cave si vous manquez déjà de place dans la cuisine ?

Le but est d’avoir le plus à proximité ce qui sert vraiment souvent, puis éloigner de plus en plus les objets qui servent le moins. Tenez également compte du moment ou de l’endroit où vous utilisez les objets. Rangez les casseroles à proximité de la cuisinière par exemple.

 

Attention aussi à ne pas entasser : si vous devez systématiquement désempiler toutes les casseroles pour attraper celle du milieu (surtout si vous n’utilisez jamais celles du dessus), cela fait autant de gestes inutiles chaque jour. Concernant les casseroles justement, il est rare d’utiliser toutes les tailles. Si vous n’utilisez que deux tailles différentes, vous pouvez vous débarrasser des autres.

N’hésitez pas à compartimenter les tiroirs en utilisant des séparateurs. Pour gagner de la place (et en général on n’en a jamais de trop dans une cuisine), vous pouvez utiliser des demi-étagères pour utiliser toute la hauteur des placards sans empiler. Vous pouvez également remplacer les plinthes sous les meubles par des tiroirs pour gagner en espace de rangement.

Avec des crochets adhésifs, vous pouvez accrocher des ustensiles à l’intérieur des portes pour libérer un peu de place dans les tiroirs.

 

 

  • Le petit électroménager

Ne gardez que ce que vous utilisez vraiment. Ces appareils vous font certes gagner du temps (si on inclut le temps de lavage parfois ce n’est même pas le cas), mais si vous manquez réellement de place, il faut faire du tri. S’il vous arrive très rarement d’utiliser un appareil, demandez-vous s’il n’y a pas une alternative. Un exemple : si vous avez une crêpière que vous n’utilisez qu’à la chandeleur, pourquoi ne pas faire vos crêpes à la poêle ?

 

Limitez la quantité d’électroménager sur le plan de travail. Celui-ci doit servir avant tout à cuisiner et il sera beaucoup plus rapidement nettoyé si seul le strict minimum y séjourne. N’y laissez donc que les appareils que vous utilisez réellement au moins toutes les semaines.

 

 

  • Le stock de nourriture

Faites le tri et jetez les produits périmés. Donnez les produits que vous ne mangerez jamais (si aucun membre de la famille ne les aime, si vous les avez reçus et que vous ne les cuisinez pas,…).

Rassemblez les produits similaires ensemble : les épices, les féculents, les gâteaux… Vous verrez plus rapidement ce qu’il manque au moment de faire votre liste des courses. Si vous avez beaucoup de petites choses comme les goûters, utilisez des boîtes pour les garder groupées.

Evitez de trop stocker, adaptez votre stock à votre fréquence de courses et rangez à l’avant les aliments qui périment en premier ou les sachets ouverts. Laissez toujours les denrées périssables bien en évidence dans le placard pour ne pas les oublier.

Pour bien se conserver, les épices doivent être rangées dans un endroit frais, sec et à l’abri de la lumière. Pour trouver la bonne épice sans les sortir une à une, placez-les dans une boîte et notez au marqueur le contenu de chaque flacon sur son couvercle.

 

 

  • Le frigo et le congélateur

Excepté pour les réfrigérateurs à  froid ventilé, il existe quatre zones dans un frigo :

- La zone froide (très souvent tout en haut) qui doit contenir la viande, le poisson et les plats cuisinés
- La zone fraiche (en dessous) qui doit contenir les laitages et les légumes cuits
- Le bac à légume qui doit contenir les fruits et légumes crus et non lavés
- La porte qui doit contenir les condiments, les boissons, les sauces en flacon ou tube …

 

Enlevez les emballages des produits avant de les ranger dans le frigo (carton autour des yaourts par exemple)

Certains produits ont un emballage qui empêche leur bonne conservation, par exemple les légumes en sachet qu’il vaut mieux sortir avant de les ranger.

Pensez aussi à bien organiser le congélateur, en étiquetant systématiquement tout ce qui est fait maison, avec la date et le nom du produit. Placez les plus récents en dessous des plus anciens pour respecter un système FIFO (le premier entré = le premier sorti). Enfin répartissez les aliments par type pour les retrouver plus facilement.

N’oubliez pas également d’y faire du tri régulièrement : les surgelés périment aussi, surtout les produits animaux.

 

Pour finir, dernier conseil concernant la cuisine : laisser une liste de course en permanence en évidence pour la remplir au fur et à mesure.

 

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01/04/2019

TPE, comment gérer les entrées/sorties de papiers ?

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Vous la connaissez, cette boite qui contient pêle-mêle tout un tas de documents, dans laquelle vous priez pour ne pas avoir besoin d’y fouiller ? Quand on doit se concentrer sur son cœur de métier, il est difficile d’organiser le flux des documents qui arrivent en permanence. Rassurez-vous il y a des solutions !

Avec quelques automatismes, on peut facilement gagner du temps et fiabiliser son système de classement. De plus tous les documents ne sont pas à garder : les documents importants sont ceux qui ont un impact administratif, financier ou juridique sur l’entreprise.


Quels documents ?

En schématisant, il n’y a que 3 types de documents à maitriser :

  • Les documents courants : factures, courriers, devis,…
  • Les documents de gestion : analyse, stratégie, contrats, …
  • Les documents permanents : statuts, actes immobiliers, formalités de création,…

 

La fréquence d’entrée/sortie est inversement proportionnelle à l’importance du document. Les documents courants sont très abondants en quantité et demandent donc beaucoup de temps de traitement mais leur durée d’utilisation est faible. Attention tout de même à leur durée de conservation : si les publicités et magazines peuvent être jetés, tout document servant de justificatif comptable (facture, relevé bancaire) est à conserver 10 ans. Ces documents vont donc être rapidement archivés.

La seconde catégorie (les documents de gestion) génère peu de documents, mais un bon historique pour suivre l’évolution de l’entreprise est primordial pour la stratégie de l’entreprise à moyen et long terme.

Enfin, la 3ème catégorie est peu utilisée mais ces documents ne doivent absolument pas se perdre. Il faut donc les conserver à part et dans l’idéal les scanner pour avoir une copie numérique.

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Définir une arborescence

Un classement efficace permet de gagner du temps. S’il est bien défini, il doit être intuitif dès l’étape de rangement. On retrouve ensuite directement le document voulu, même si quelqu’un d’autre l’a rangé, et même en l’absence de ceux qui l’utilisent habituellement.

Tout passe par une bonne arborescence de départ : créer une arborescence consiste à déterminer un ensemble de dossiers et sous-dossiers permettant de classer tous les documents.

L’arborescence doit donc être compréhensible et accessible à tous les utilisateurs. Elle doit également être évolutive et s’adapter aux changements qui interviennent dans l’entreprise.

 

Avant de commencer, quelques questions permettent de poser les bonnes bases :

  • Qui sont les utilisateurs (au niveau de la production des documents, de la consultation, de la gestion)
  • Quelles sont les activités de l’entreprise ? Quels sont les documents qui en découlent ? ou à l’inverse : à quelle activité se rapportent les différents types de documents ?

Pour définir l’arborescence, n’utilisez pas votre organigramme mais vos activités. Ce sont elles qui doivent servir de base. Il ne s’agit pas forcément des activités commerciales. Pour classer les documents comptables, définissez les différentes « activités » comptables (fournisseurs, clients, fiscal, banque et caisse, personnel)

Attention, l’arborescence ne sera pas forcément identique pour les papiers et les données informatiques.

 

La durée de conservation des contrats et documents commerciaux n’étant pas la même que celle des factures, évitez de tout classer ensemble. Séparez au quotidien les documents courants des autres documents. Vous gagnerez ainsi du temps au moment d’archiver mais aussi en cas de recherche.

Documentation permanente ou de gestion :

• Contrats (eau, gaz, électricité, téléphone, internet)

• Banque (prêts, contrats)

• Fournisseurs (accords, contrats,…)

• Personnel (convention collective, contrats de travail,…)

• Immobilier (bail, loyer, achat)

• Caisses sociales (adhésion, échéanciers)

• Partenaires  (comptable, syndicats, …)

• Assurances (contrats, échéances)

• Formalités de création, reprise (K-bis, annonce légale, statuts,…)

 

Documentation courante :

• Banque (relevé de compte) à classer par ordre chronologique

• Documents fiscaux à classer par type d’impôt

• Clients (devis, commandes, facture) à classer par ordre chronologique

• Fournisseurs (commandes, factures) à classer par ordre alphabétique

• Social (bulletins de paie, charges sociales) à classer par mois

• Immobilisations (factures) à classer par ordre alphabétique

• Documentation produits à classer par produit

• Documentation professionnelle (revues, abonnements, catalogues…)  à classer par sujet

 

arborescence

 

Classer et stocker

Les documents reçus n’iront pas forcément directement dans le dossier correspondant. S’il y a un traitement à faire ou une action en attente, ils doivent passer par une étape de transition.

Exemple :

  • le double des devis émis ira dans un dossier « attente retour »,
  • le double de la facture émise ira dans un dossier «  attente règlement »,…
  • la facture fournisseur ira dans une bannette « à comptabiliser » puis « à payer »
  • …

 

Vient ensuite le moment du classement. Si votre arborescence a bien été définie, le classement est très simple. Evitez au maximum la catégorie « Divers ». Si vous l’utilisez, vérifiez régulièrement ce qu’elle contient : si un même type de document revient plusieurs fois dans cette catégorie, interrogez-vous sur la pertinence de lui attribuer une catégorie à part entière.

Stocker a un coût, au niveau financier, mais aussi en temps de recherche : plus on garde, plus on risque de perdre du temps à retrouver le bon document. Il est donc important d’éliminer tous les brouillons, doublons, anciennes versions, documents qui ne contiennent pas d’informations importantes (convocation à une réunion, …).

 

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Selon le volume de documents que génère votre entreprise, le système de stockage ne sera pas le même. Pour une TPE, une ou plusieurs boîtes d’archives en carton suffisent pour stocker les factures et documents courants de l’année comptable écoulée. Les documents courants de l’année  en cours peuvent être stockés dans des classeurs, par mois ou par ordre alphabétique, ou dans un grand trieur à soufflet.

Concernant les documents de gestion, attention à bien séparer les documents encore en cours tels que les contrats (de tout type) et ceux à archiver (contrats échus).

 

Archivage papier ou électronique ?

Si vous recevez des documents papiers, le fait de les scanner ne remplace pas l’original, du moins avec un scanner de bureau.

Il existe en effet une procédure de numérisation autorisée par l’administration fiscale, mais à ce jour, celle-ci nécessite le respect de plusieurs conditions généralement trop lourdes pour une TPE (signature électronique ou empreinte numérique, horodatage, procédure écrite et contrôle,…).Vous pouvez tout de même consulter l’article 102B du livre des procédures fiscales pour en savoir plus.

Ainsi, si vous scannez vos documents avec un scanner classique, cela ne vous dispense pas de conserver les originaux papiers.

Il faut également stocker vos factures papier dans un endroit « immédiatement accessible à toute requête de l’administration », c’est-à-dire en France, et dans un lieu dont vous avez l’accès.

Scanner-ses-papiers-professionnels

 

Si vous recevez des documents électroniques, vous devez également les conserver sous cette forme. L’impression de ces documents ne constituant pas la facture d’origine, le seul archivage papier ne suffit pas.

Seule exception : l’archivage des doubles des factures de vente. Le B.O.I. N° 4 du 11 janvier 2007 autorise à ne conserver qu’une copie électronique des factures de vente émises aux conditions suivantes :

  • Le document électronique doit être signé numériquement ou gravé sur un support non réinscriptible, afin d’en garantir l’intégrité

  • La date de son enregistrement doit être la plus proche possible de la date d’émission de la facture

 

Vous souhaitez vous faire aider pour la gestion de vos papiers professionnels ? Je vous accompagne dans la mise en place d’un système de classement fiable et pratique au quotidien !

 

 

 

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