Comment organiser sa valise efficacement?


Alors aujourd'hui, on va parler de l'organisation de la valise pour les vacances. Que vous partiez seul ou en famille, une bonne organisation est essentielle pour profiter pleinement du séjour. On va aborder différents thèmes: ce qu'on met dans sa valise, comment on l'organise de manière optimale et enfin, comment gérer l'organisation une fois sur place et au retour. Allez, c'est parti !

 

1. Préparer sa valise

1.1 Faire une liste

Pour préparer sa valise, la première étape, c'est de faire une liste. Une liste, ça vous permet de réduire le stress et de ne rien oublier. Il faut l'adapter selon votre destination, la durée du séjour, etc. Par exemple, vous pouvez vous dire, ok, je suis toute seule, je pars toute seule, je vais me mettre 3 t-shirts, 2 chemises, 2 pantalons, un short, une robe, un maillot de bain, des sous-vêtements, tout ça.

Ensuite, il faut penser aux accessoires. Chapeau, lunettes de soleil, une écharpe si besoin, les vêtements de ski si on part au ski, bref… Tous les accessoires utiles en fonction de votre destination. 

Les produits de toilette comme la brosse à dents, les dentifrices, du savon, du shampoing s'il n'y en a pas là-bas, crème solaire, maquillage, tout ça, tout ça. Et ensuite, pensez aux petits à côté. Tout ce qui est livres, carnets de voyage, les chargeurs de téléphone, les écouteurs.

Et pour une famille, on va prendre des vêtements pour chaque membre. Pensez à prévoir des tenues de rechange supplémentaires pour les enfants en bas âge. C'est toujours intéressant d'avoir quelques tenues en plus quand même. Puis, des jouets, des distractions, tout ce qui est livres, jeux de société, tablettes, écouteurs, les doudous. Tout ce qu’il faut pour les occuper et simplifier le voyage tout simplement. Et ensuite, on n'oublie pas, hyper important, même quand on part seul, un petit kit de médicaments et un kit d'urgence avec un thermomètre, des pansements, des antiseptiques et puis quelques petits médicaments habituels.

 

 

1.2 Sélectionner vos vêtements

Ensuite, on va choisir les vêtements et les accessoires en fonction de notre liste. Vous sélectionnez des vêtements adaptés au climat et aux activités prévues. Il faut opter pour des vêtements plutôt polyvalents et faciles à assortir. 

Par exemple, si on va dans une destination chaude, on va prendre des vêtements légers, des shorts, des robes, des maillots de bain, des lunettes, comme on a dit avant. Et puis, on peut aussi prendre une tenue un peu plus habillée pour les sorties festives. 

Quand on va dans le froid, on n'oublie pas ses petits pulls en laine, ses vestes bien chaudes, ses pantalons, ses écharpes, les chaussures adaptées et les chaussettes adaptées. 

 

2.  L'organisation de la valise

2.1 Organisateur de valise

Pour organiser la valise, j'adore utiliser des organisateurs de valises en tissu.

Ils offrent vraiment beaucoup d'avantages. On a un gain de place, une facilité d'accès et les vêtements sont bien protégés aussi. Il y en a plusieurs types comme les pochettes à zip, ça c'est vraiment ceux que j'utilise et que j'adore. Vous pouvez aussi utiliser des sacs à compression mais il faut être sûr de pouvoir le recompresser au retour. 

Ces organisateurs permettent de ranger dans la valise vraiment facilement et de manière idéale. Si vous faites une pochette par personne, chacun a ses affaires facilement accessibles et vous ne mettez pas le bazar dans la valise en cherchant quelque chose. 

Organisateurs de valise

 

2.2 Technique de pliage

Pour ranger sa valise, côté technique de rangement, vous pouvez tout simplement les rouler, les plier à la verticale ou les plier de manière classique. Alors chaque méthode a ses avantages, pour moi rouler c'est vraiment le top parce que ça permet de gagner de la place et de réduire tous les petits plis.
Par contre, c'est vrai que pour certains tissus ou certaines pièces, on peut plier de manière classique. Et si vous ne connaissez pas le pliage à la verticale, je vous laisserai découvrir l’épisode 10 du podcast qui vous explique comment faire. L'art du pliage vertical de Marie Kondo (Méthode KonMari)

Ensuite, il faut utiliser l'espace de manière optimale en mettant les articles lourds plutôt au fond et puis remplir les petits espaces avec les accessoires qui traînent par-ci par-là. 

 

3. Organisation sur le lieu de vacances

Dès votre arrivée, vous pouvez déballer vos affaires pour éviter tout de suite le désordre. Vous utilisez tous les espaces de rangement qui sont disponibles comme les placards, les commodes et les étagères. Placez immédiatement les vêtements sur des cintres ou dans les tiroirs. Vous pouvez garder les organisateurs pour les sous-vêtements et les petites choses. 

Mais si vous n'avez rien pour ranger vos vêtements dans votre logement, vous pouvez tout simplement les laisser dans les organisateurs. Quand vous avez besoin d'un vêtement, vous sortez la pochette et piochez ce dont vous avez besoin. Et vous pouvez tout de suite remettre la pochette dans la valise. C'est aussi simple que ça et ça permet vraiment de garder l'ordre dans la valise et de ne pas se retrouver en fin de séjour avec juste un tas de vêtements en boule dans la valise. 

Pendant le séjour, essayez de ranger au fur et à mesure. C'est vraiment l'essentiel pour pouvoir éviter l'accumulation de vêtements sales et d'accessoires éparpillés un peu partout. Prévoyez bien des sacs de linge sale et  séparez tout de suite les vêtements propres des vêtements sales. Le plus simple, c'est de centraliser tous les vêtements sales à un seul endroit pour toute la famille.

 

4. Le retour à la maison

Maintenant que les vacances sont finies, il faut vérifier que vous n'avez rien oublié. Vous faites un tour de votre chambre et vous remettez les vêtements dans les organisateurs. Cette fois, il vous suffit juste de séparer les vêtements sales des vêtements propres. Ça vous permet de compartimenter et de ne pas les mélanger. Donc vous faites un organisateur pour des vêtements propres qu’il vous reste et un organisateur pour les vêtements sales.

Rester organiser pendant les vacances vous facilite aussi le retour à la maison. Une fois rentré à la maison, vous pouvez déballer vos affaires et le fait que ce soit déjà dans les organisateurs, le tri du linge est extrêmement facile. Tout de suite, vous mettez au sale, vous pouvez laver et ranger rapidement et facilement. 

 

 

Et petite astuce en plus, quand on prépare sa valise, le petit truc, c'est de laisser un petit espace pour ramener vos souvenirs. N'oubliez pas ce petit espace, parce que bien souvent, boucler sa valise au retour est toujours plus compliqué qu'à l’aller. 


Et pour organiser vos vêtements à la maison je vous conseille cet article : Comment organiser ses vêtements?  

Astuces rangement et organisation

 

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09/06/2023

Le guide pratique pour un déménagement réussi

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Vous allez bientôt déménager et la liste des tâches à accomplir vous semble interminable ? Pas de panique ! Je vous propose un guide pratique qui vous aidera à planifier votre déménagement de manière efficace.
Suivez ces étapes clés pour vous assurer un déménagement réussi.

 

⭐ Commençons par la partie administrative :

Déménager entraîne de nombreuses démarches administratives. Pour gagner du temps, pensez à faire un maximum de ces démarches sur internet, par mail ou via votre espace client.

 

Le plus tôt possible :

• Locataire : résilier le bail (en général 3 mois de préavis)         
Propriétaire : informer le syndic s’il y en a un et lui demander l’arrêté des comptes

• Faire appel à une société de déménagement si nécessaire ou contacter les proches qui vous aideront pour qu’ils se réservent la date du déménagement.

• Faire votre demande de congé pour déménagement auprès de votre employeur. Selon votre convention collective, il se peut que vous ayez le droit à un jour de congé pour déménagement.

• Procéder au changement d’établissement scolaire ou de garde des enfants

• Commencer à lister les différents organismes et prestataires auxquels notifier le changement d’adresse. Pour compléter cette liste, vous pouvez noter les courriers reçus durant une certaine période (pensez aussi aux abonnements, offres commerciales, newsletters, …)

•  Lister s’il y en a les travaux à faire avant l’emménagement et les planifier (refaire la peinture, installer des placards intégrés, remettre l’électricité aux normes, …). Lorsque c’est possible, il est bien plus simple de faire le maximum de travaux avant d’emménager (pas de meubles à protéger ou déplacer).

 

Deux mois avant le déménagement :

•  Prévenir du changement d’adresse les administrations, organismes, sociétés, …(liste non exhaustive) :

- Employeur,
- Mairie (pour les ordures ménagères et la carte électorale)
- CPAM, RSI, CAF, complémentaire santé, caisse de retraite, …
- Impôts, centre du service national (si vous ou vos enfants avez entre 16 et 25 ans)
- Fournisseurs internet, téléphone, …
- Banque et organismes de crédits
- Assurances (voiture, habitation, santé, assurance-vie,…)
- Si vous avez une concession funéraire, le service responsable de la gestion du cimetière
- I-cad si vous avez un animal identifié (tatoué ou pucé)
- Abonnements, presse, …

La plupart de ces démarches peuvent se faire en ligne.

Le gouvernement a d’ailleurs mis en ligne un site permettant de changer d’adresse auprès de plusieurs organismes en même temps.

•  Vous pouvez également demander à la Poste de réexpédier votre courrier (service payant), durant une durée de 6 ou 12 mois.

 

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Trois semaines avant le déménagement :

•  Résilier les contrats d’eau, gaz, électricité de l’ancien logement. Certains prestataires vous proposent un rendez-vous pour relever le compteur.

•  Ouvrir les contrats d’eau, gaz, électricité pour le nouveau logement.

•  Faire une liste de tout ce qui sera utile au moment du déménagement : papier et scotch pour noter le nom des pièces.

 

Les derniers jours avant le déménagement :

•  Prévenir les voisins du dérangement.

•  Vérifier que l’eau, le gaz, l’électricité et le téléphone/internet sont bien en service dans le nouveau logement.

•  Traiter les factures et papiers en-cours pour éviter d’ajouter cette charge à celle de tout ranger dans le nouveau logement.

 

 

Après le déménagement :

• S’inscrire sur les listes électorales avant le 31 décembre.

• Choisir un nouveau médecin traitant.

• Faire inscrire votre nouvelle adresse sur votre carte grise (le délai est d’un mois ; vous pouvez le faire en ligne sur le site www.service-public.fr).

• Le changement d’adresse sur la carte nationale d’identité ou sur le passeport n’est pas obligatoire.

• Si vous étiez locataires, vous pouvez récupérer votre dépôt de garantie dans les deux mois suivant le déménagement.

Attention : Même si vous changez de logement, le délai de conservation des papiers concernant l’ancien logement continue de s’appliquer.

 

⭐ Voyons maintenant la partie plus technique

 

Mis à part les démarches administratives mentionnées dans la première partie, il y a plusieurs étapes à respecter pour bien organiser son déménagement.

 

Le plus tôt possible :

•  La première étape pour éviter les mauvaises surprises est de vérifier que tous vos meubles passeront bien les escaliers et les portes (au départ et à l’arrivée).
Si vous passez par un professionnel, il doit en principe se déplacer pour vérifier tout ça.

•  Prévoir également la réservation d’une camionnette de location si vous ne passez pas par une entreprise de déménagement. Attention, mieux vaut réserver tôt, surtout si vous déménagez un week-end ou durant la période estivale.

 

Un mois avant le déménagement :

•  Veiller à bien s’équiper en matériel : cartons de toutes tailles (on en trouve dans les magasins de bricolage), gros scotch, marqueur, cutter, papier bulle ou journaux (plus écologiques). Les objets fragiles peuvent aussi être calés dans des serviettes éponges. Prévoir quelques paires de gants pour la manutention des meubles.

•  Prévoir la garde des enfants et/ou des animaux de compagnie le jour J.

•  Commencer à faire les cartons assez tôt pour étaler la tâche dans le temps : emballer les objets qui ne seront plus utilisés d’ici le déménagement. Ne pas hésiter à faire du tri en même temps, ce sera autant de moins à déménager.

Pour bien vous organiser et voir le chantier avancer, définissez des zones : une zone ou tout est emballé et étiqueté, une zone pour les objets à vendre, donner, une zone pour les objets qui serviront au dernier moment, … et ainsi de suite. Cela vous donnera le sentiment qu’il y a des endroits terminés.

 

 

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•  Marquer les cartons au fur et à mesure : noter la pièce de destination et un bref descriptif de son contenu.

•  Demander en mairie un arrêté municipal de stationnement pour déménagement, pour réserver l’emplacement devant votre logement le jour du déménagement (l’ancien et le nouveau si nécessaire). Attention, c’est à vous de fournir la signalisation (plots ou panneaux) et d’y afficher l’arrêté.

 

Une semaine avant le déménagement :

•  Consommer les surgelés, et veiller à ne pas faire trop de stock alimentaire.

•  Préparer une valise avec toutes les affaires utiles pour les 2 prochaines semaines : cela permet de faire les cartons et de les déballer ensuite tranquillement en étant sûr d’avoir tout ce dont on a besoin à portée de main (vêtements, sous-vêtements et nécessaire de toilette notamment).

 

La veille du déménagement :

•  Tous les meubles doivent être vides.

•  Décrocher les tableaux et rideaux.

•  Dégivrer le congélateur.

•  Mettre de côté tout ce qui doit être accessible rapidement (vêtements, ustensiles de cuisine, provisions, papiers, médicaments, clés, papier toilette...).

•  Prévoir de quoi pique-niquer et dormir la première nuit.

•  Charger à fond le(s) téléphone(s) portable(s).

•  Garder de côté de quoi faire le ménage dans l’ancien logement (sacs poubelle, balai ou aspirateur, chiffons, éponges, …), …

•  …mais aussi de quoi démonter/remonter les meubles.

 

Jour J :

•  Attacher les fils des gros équipements avec du ruban adhésif.

•  Veiller à ce que le chemin des déménageurs (entrée, pallier…) soit bien dégagé !

•  Donner des consignes précises aux déménageurs (que ce soient des déménageurs professionnels ou vos amis). Prévoir de quoi boire pour tout le monde.

•  Relever les compteurs d’eau, gaz et électricité de l’ancien et du nouveau logement.

 

⭐ Quelques astuces supplémentaires :

Concernant vos meubles :

•  Mettez toutes les petites pièces (vis, caches, …) dans un sac de congélation ou une pochette plastique de classeur. Glissez également dedans un papier sur lequel vous noterez le nom du meuble. Fermez bien le sachet avec un élastique, un morceau de ficelle ou du scotch.
Si vous scotchez ce sachet sur le meuble, attention : le scotch risque de laisser des traces difficiles à enlever. Vous pouvez éventuellement utiliser du film étirable qui lui ne laisse pas de traces.

•  Si vous avez peur d’oublier une étape lors du remontage, prenez des photos des différentes étapes de démontage.

•  Pour éviter d’abimer le sol en déplaçant les gros meubles, glissez dessous des cartons ou un vieux tissu.

 

Eviter le mal de dos et les accidents :

• Cela semble évident mais un rappel est souvent nécessaire : ne portez pas trop lourd. Plus les cartons sont grands, moins les affaires à mettre dedans doivent être lourdes (les livres ne vont donc que dans des petits cartons).

• Plus vous tenez le carton contre votre corps, plus il sera facile à soulever.

• Lorsque vous vous baissez, ne baissez pas le dos mais les genoux ! Pliez les genoux et bloquez les abdominaux. Si vous devez pivoter, utilisez vos pieds et non vos hanches (risque de gros blocage de dos, c’est du vécu !)

• Repérez où vont les cartons avant de les soulever et libérez le passage.

 

 

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Au moment du déballage :

•  Faites un plan rapide pour déterminer la position des meubles avant de tout déballer. Prenez les mesures des pièces et n’oubliez pas de faire attention aux portes, fenêtres et radiateurs. Veillez également à l’emplacement des prises.

•  Après avoir disposé les gros meubles, vous n’aurez pas le temps de déballer tous les cartons en un jour. Il faut donc hiérarchiser les priorités : commencez par la cuisine car vous avez besoin de cette pièce plusieurs fois par jour. Mais ne déballez pas tous les cartons tout de suite. Privilégiez les ustensiles indispensables. Attaquez ensuite le déballage dans la salle de bain. Faites enfin les chambres et le salon.

•  Si vous avez peur de ne plus parvenir à bien rebrancher tous les câbles à l’arrière de votre ordinateur de bureau, prenez une photo avant de les débrancher.

•  Votre assurance habitation peut couvrir la casse liée au déménagement. Lisez bien les conditions de celle-ci. En cas de recours à des déménageurs professionnels, cela vous évitera de payer cette assurance une seconde fois.
Si celle-ci n’est pas incluse, vous pouvez éventuellement demander une extension de garantie.

 

 

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En conclusion, organiser un déménagement nécessite une planification et une approche méthodique. En suivant les étapes administratives et techniques, vous pouvez éviter les problèmes et assurer une transition en douceur. N'oubliez pas de vous accorder un temps d'adaptation une fois installé dans votre nouveau logement. Bon déménagement !

 

 

 

 

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16/12/2019

De quoi avons-nous besoin ?

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Nous accumulons en moyenne 2.5 tonnes d’objets dans nos maisons.

Ce chiffre, issue d’une enquête menée par l’Ademe pousse à réfléchir à nos possessions. Revenir à l’essentiel en désencombrant est une tendance qui se confirme au vu du développement du métier de coach en rangement ces dernières années.

Il faut dire que désencombrer apporte des avantages sur plusieurs plans : personnel mais aussi social, éthique, et écologique.

 

Désencombrer c’est faire des choix et mieux se connaître

Vous est-il déjà arrivé de garder un objet inutile juste parce que vous l’avez payé cher ? Vous culpabilisez d’avoir dépensé autant d’argent alors forcément vous n’allez pas vous en débarrasser, ce serait dommage.

Je suis certaine que cette situation parle à beaucoup de personnes. En faisant du tri, on se confronte à des objets qui ne correspondent plus à notre mode de vie actuel, à des erreurs d’achats, à des objets reçus qui ne nous plaisent plus, etc.

Désencombrer, c’est se remettre en cause, accepter qu’on a changé et ne pas rester dans le passé. Réduire ses possessions conduit ainsi à mieux se connaitre car il ne restera que les objets qui comptent vraiment pour nous.

Pour illustrer cette idée, Dominique Loreau compare le désencombrement à un régime : « Pour paraître plus mince, il ne suffit pas de cacher ses bourrelets sous un pull ample. » En effet, cacher les objets dont on ne veut plus au fond d’un placard n’aide absolument pas. En se posant les bonnes questions sur nos besoins, on se sépare de tout ce dont on ne veut plus : la culpabilité (de nos erreurs d’achat par exemple), les mauvais souvenirs, … Bref on se sent plus léger !

 

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En réduisant ses possessions, on simplifie sa vie

C’est indéniable : en désencombrant on gagne du temps. Moins on a de choses, plus le ménage et le rangement sont rapides et moins on passe de temps à chercher nos affaires. Il ne s’agit pas d’enlever tout ce qui gêne le passage mais de ne plus perdre du temps pour des objets qui n’en valent pas la peine.

On libère sa tête de toutes ces choses : plus besoin de devoir se souvenir de l’endroit où ils sont, plus besoin de les déplacer, dépoussiérer, nettoyer ou stocker. Pourquoi accorder de l’espace et du temps à des choses qui ne nous plaisent pas ?

Une habitation doit être un lieu accueillant, dans lequel on se sent bien. Un endroit propre et rangé est bien plus agréable qu’un endroit encombré dans lequel on ne sait pas toujours ce qu’on a.

Au niveau esthétique une maison épurée permet de mettre en valeur les objets auxquels on tient le plus. Au lieu de se perdre parmi d’innombrables bibelots, les quelques objets conservés seront bien plus visibles et le rendu est plus agréable.

 

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Partager : un gain pour soi et pour les autres

Doit-on posséder tout ce qui nous plait ?

Tout est fait pour nous donner envie de recréer le monde extérieur chez soi avec des équipements de plus en plus perfectionnés et accessibles. On cherche alors des solutions pour gagner de la place, pour ajouter de nouveaux objets, se créer un home cinéma à la maison, aménager une salle de sport, une bibliothèque,…

Mais on peut également faire le choix de profiter sans posséder : aller au cinéma ou dans une salle de sport quand on en a envie par exemple.

La décision de posséder pour soi un objet est personnelle et dépend de nos envies, de notre capacité financière et de nos besoins propres.

Pour prendre la bonne décision, il faut donc prendre en compte tous les facteurs : a-t-on suffisamment d’argent, de place, mais aussi de temps pour l’entretenir ? Préfère-t-on être seul chez soi ou sortir et partager les biens matériels avec d’autres personnes ?

 

Mais outre l’aspect personnel, réduire ses possessions est aussi un acte social et environnemental : les objets sont faits pour être utilisés.

Donner un objet n’est pas gaspiller si celui-ci servira ensuite à une autre personne. Au lieu de le faire dormir au fond d’un placard, il retrouvera une utilité et permettra à quelqu’un d’autre d’en profiter.

De plus, lui donner une seconde vie c’est produire un objet neuf en moins et c’est donc autant de ressources économisées.

 

Le marché de l’occasion a beau se développer, beaucoup d’objets de seconde main ont une valeur marchande très faible au vu du temps nécessaire pour les vendre. Il existe beaucoup d’associations qui reprennent tout ce dont vous ne voulez plus. Ce système est gagnant pour tout le monde : vous ne perdez pas de temps à vous débarrasser de vos objets et vous faites une bonne action en soutenant l’économie solidaire.

 

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Alors de quoi avons-nous besoin ?

Les personnes qui font de longs voyages de plusieurs mois l’ont bien constaté : on peut vivre avec vraiment très peu d’affaires. Un simple sac à dos peut contenir tout ce dont on a besoin pour plusieurs mois.

Sans aller dans cet extrême, car le confort du quotidien est aussi appréciable, réfléchir à l'impact de chaque objet permet de se recentrer sur l’essentiel et de simplifier sa vie.

 

 

 

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01/04/2019

TPE, comment gérer les entrées/sorties de papiers ?

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Vous la connaissez, cette boite qui contient pêle-mêle tout un tas de documents, dans laquelle vous priez pour ne pas avoir besoin d’y fouiller ? Quand on doit se concentrer sur son cœur de métier, il est difficile d’organiser le flux des documents qui arrivent en permanence. Rassurez-vous il y a des solutions !

Avec quelques automatismes, on peut facilement gagner du temps et fiabiliser son système de classement. De plus tous les documents ne sont pas à garder : les documents importants sont ceux qui ont un impact administratif, financier ou juridique sur l’entreprise.


Quels documents ?

En schématisant, il n’y a que 3 types de documents à maitriser :

  • Les documents courants : factures, courriers, devis,…
  • Les documents de gestion : analyse, stratégie, contrats, …
  • Les documents permanents : statuts, actes immobiliers, formalités de création,…

 

La fréquence d’entrée/sortie est inversement proportionnelle à l’importance du document. Les documents courants sont très abondants en quantité et demandent donc beaucoup de temps de traitement mais leur durée d’utilisation est faible. Attention tout de même à leur durée de conservation : si les publicités et magazines peuvent être jetés, tout document servant de justificatif comptable (facture, relevé bancaire) est à conserver 10 ans. Ces documents vont donc être rapidement archivés.

La seconde catégorie (les documents de gestion) génère peu de documents, mais un bon historique pour suivre l’évolution de l’entreprise est primordial pour la stratégie de l’entreprise à moyen et long terme.

Enfin, la 3ème catégorie est peu utilisée mais ces documents ne doivent absolument pas se perdre. Il faut donc les conserver à part et dans l’idéal les scanner pour avoir une copie numérique.

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Définir une arborescence

Un classement efficace permet de gagner du temps. S’il est bien défini, il doit être intuitif dès l’étape de rangement. On retrouve ensuite directement le document voulu, même si quelqu’un d’autre l’a rangé, et même en l’absence de ceux qui l’utilisent habituellement.

Tout passe par une bonne arborescence de départ : créer une arborescence consiste à déterminer un ensemble de dossiers et sous-dossiers permettant de classer tous les documents.

L’arborescence doit donc être compréhensible et accessible à tous les utilisateurs. Elle doit également être évolutive et s’adapter aux changements qui interviennent dans l’entreprise.

 

Avant de commencer, quelques questions permettent de poser les bonnes bases :

  • Qui sont les utilisateurs (au niveau de la production des documents, de la consultation, de la gestion)
  • Quelles sont les activités de l’entreprise ? Quels sont les documents qui en découlent ? ou à l’inverse : à quelle activité se rapportent les différents types de documents ?

Pour définir l’arborescence, n’utilisez pas votre organigramme mais vos activités. Ce sont elles qui doivent servir de base. Il ne s’agit pas forcément des activités commerciales. Pour classer les documents comptables, définissez les différentes « activités » comptables (fournisseurs, clients, fiscal, banque et caisse, personnel)

Attention, l’arborescence ne sera pas forcément identique pour les papiers et les données informatiques.

 

La durée de conservation des contrats et documents commerciaux n’étant pas la même que celle des factures, évitez de tout classer ensemble. Séparez au quotidien les documents courants des autres documents. Vous gagnerez ainsi du temps au moment d’archiver mais aussi en cas de recherche.

Documentation permanente ou de gestion :

• Contrats (eau, gaz, électricité, téléphone, internet)

• Banque (prêts, contrats)

• Fournisseurs (accords, contrats,…)

• Personnel (convention collective, contrats de travail,…)

• Immobilier (bail, loyer, achat)

• Caisses sociales (adhésion, échéanciers)

• Partenaires  (comptable, syndicats, …)

• Assurances (contrats, échéances)

• Formalités de création, reprise (K-bis, annonce légale, statuts,…)

 

Documentation courante :

• Banque (relevé de compte) à classer par ordre chronologique

• Documents fiscaux à classer par type d’impôt

• Clients (devis, commandes, facture) à classer par ordre chronologique

• Fournisseurs (commandes, factures) à classer par ordre alphabétique

• Social (bulletins de paie, charges sociales) à classer par mois

• Immobilisations (factures) à classer par ordre alphabétique

• Documentation produits à classer par produit

• Documentation professionnelle (revues, abonnements, catalogues…)  à classer par sujet

 

arborescence

 

Classer et stocker

Les documents reçus n’iront pas forcément directement dans le dossier correspondant. S’il y a un traitement à faire ou une action en attente, ils doivent passer par une étape de transition.

Exemple :

  • le double des devis émis ira dans un dossier « attente retour »,
  • le double de la facture émise ira dans un dossier «  attente règlement »,…
  • la facture fournisseur ira dans une bannette « à comptabiliser » puis « à payer »
  • …

 

Vient ensuite le moment du classement. Si votre arborescence a bien été définie, le classement est très simple. Evitez au maximum la catégorie « Divers ». Si vous l’utilisez, vérifiez régulièrement ce qu’elle contient : si un même type de document revient plusieurs fois dans cette catégorie, interrogez-vous sur la pertinence de lui attribuer une catégorie à part entière.

Stocker a un coût, au niveau financier, mais aussi en temps de recherche : plus on garde, plus on risque de perdre du temps à retrouver le bon document. Il est donc important d’éliminer tous les brouillons, doublons, anciennes versions, documents qui ne contiennent pas d’informations importantes (convocation à une réunion, …).

 

archiver-ses-documents-professionnels

 

Selon le volume de documents que génère votre entreprise, le système de stockage ne sera pas le même. Pour une TPE, une ou plusieurs boîtes d’archives en carton suffisent pour stocker les factures et documents courants de l’année comptable écoulée. Les documents courants de l’année  en cours peuvent être stockés dans des classeurs, par mois ou par ordre alphabétique, ou dans un grand trieur à soufflet.

Concernant les documents de gestion, attention à bien séparer les documents encore en cours tels que les contrats (de tout type) et ceux à archiver (contrats échus).

 

Archivage papier ou électronique ?

Si vous recevez des documents papiers, le fait de les scanner ne remplace pas l’original, du moins avec un scanner de bureau.

Il existe en effet une procédure de numérisation autorisée par l’administration fiscale, mais à ce jour, celle-ci nécessite le respect de plusieurs conditions généralement trop lourdes pour une TPE (signature électronique ou empreinte numérique, horodatage, procédure écrite et contrôle,…).Vous pouvez tout de même consulter l’article 102B du livre des procédures fiscales pour en savoir plus.

Ainsi, si vous scannez vos documents avec un scanner classique, cela ne vous dispense pas de conserver les originaux papiers.

Il faut également stocker vos factures papier dans un endroit « immédiatement accessible à toute requête de l’administration », c’est-à-dire en France, et dans un lieu dont vous avez l’accès.

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Si vous recevez des documents électroniques, vous devez également les conserver sous cette forme. L’impression de ces documents ne constituant pas la facture d’origine, le seul archivage papier ne suffit pas.

Seule exception : l’archivage des doubles des factures de vente. Le B.O.I. N° 4 du 11 janvier 2007 autorise à ne conserver qu’une copie électronique des factures de vente émises aux conditions suivantes :

  • Le document électronique doit être signé numériquement ou gravé sur un support non réinscriptible, afin d’en garantir l’intégrité

  • La date de son enregistrement doit être la plus proche possible de la date d’émission de la facture

 

Vous souhaitez vous faire aider pour la gestion de vos papiers professionnels ? Je vous accompagne dans la mise en place d’un système de classement fiable et pratique au quotidien !

 

 

 

 

 

 

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