Comment organiser sa valise efficacement?

Alors aujourd'hui, on va parler de l'organisation de la valise pour les vacances. Que vous partiez seul ou en famille, une bonne organisation est essentielle pour profiter pleinement du séjour. On va aborder différents thèmes: ce qu'on met dans sa valise, comment on l'organise de manière optimale et enfin, comment gérer l'organisation une fois sur place et au retour. Allez, c'est parti !

1. Préparer sa valise

1.1 Faire une liste

Pour préparer sa valise, la première étape, c'est de faire une liste. Une liste, ça vous permet de réduire le stress et de ne rien oublier. Il faut l'adapter selon votre destination, la durée du séjour, etc. Par exemple, vous pouvez vous dire, ok, je suis toute seule, je pars toute seule, je vais me mettre 3 t-shirts, 2 chemises, 2 pantalons, un short, une robe, un maillot de bain, des sous-vêtements, tout ça.

Ensuite, il faut penser aux accessoires. Chapeau, lunettes de soleil, une écharpe si besoin, les vêtements de ski si on part au ski, bref… Tous les accessoires utiles en fonction de votre destination.

Les produits de toilette comme la brosse à dents, les dentifrices, du savon, du shampoing s'il n'y en a pas là-bas, crème solaire, maquillage, tout ça, tout ça. Et ensuite, pensez aux petits à côté. Tout ce qui est livres, carnets de voyage, les chargeurs de téléphone, les écouteurs.

Et pour une famille, on va prendre des vêtements pour chaque membre. Pensez à prévoir des tenues de rechange supplémentaires pour les enfants en bas âge. C'est toujours intéressant d'avoir quelques tenues en plus quand même. Puis, des jouets, des distractions, tout ce qui est livres, jeux de société, tablettes, écouteurs, les doudous. Tout ce qu’il faut pour les occuper et simplifier le voyage tout simplement. Et ensuite, on n'oublie pas, hyper important, même quand on part seul, un petit kit de médicaments et un kit d'urgence avec un thermomètre, des pansements, des antiseptiques et puis quelques petits médicaments habituels.

1.2 Sélectionner vos vêtements

Ensuite, on va choisir les vêtements et les accessoires en fonction de notre liste. Vous sélectionnez des vêtements adaptés au climat et aux activités prévues. Il faut opter pour des vêtements plutôt polyvalents et faciles à assortir.

Par exemple, si on va dans une destination chaude, on va prendre des vêtements légers, des shorts, des robes, des maillots de bain, des lunettes, comme on a dit avant. Et puis, on peut aussi prendre une tenue un peu plus habillée pour les sorties festives.

Quand on va dans le froid, on n'oublie pas ses petits pulls en laine, ses vestes bien chaudes, ses pantalons, ses écharpes, les chaussures adaptées et les chaussettes adaptées.

2. L'organisation de la valise

2.1 Organisateur de valise

Pour organiser la valise, j'adore utiliser des organisateurs de valises en tissu.

Ils offrent vraiment beaucoup d'avantages. On a un gain de place, une facilité d'accès et les vêtements sont bien protégés aussi. Il y en a plusieurs types comme les pochettes à zip, ça c'est vraiment ceux que j'utilise et que j'adore. Vous pouvez aussi utiliser des sacs à compression mais il faut être sûr de pouvoir le recompresser au retour.

Ces organisateurs permettent de ranger dans la valise vraiment facilement et de manière idéale. Si vous faites une pochette par personne, chacun a ses affaires facilement accessibles et vous ne mettez pas le bazar dans la valise en cherchant quelque chose.

Organisateurs de valise

2.2 Technique de pliage

Pour ranger sa valise, côté technique de rangement, vous pouvez tout simplement les rouler, les plier à la verticale ou les plier de manière classique. Alors chaque méthode a ses avantages, pour moi rouler c'est vraiment le top parce que ça permet de gagner de la place et de réduire tous les petits plis.
Par contre, c'est vrai que pour certains tissus ou certaines pièces, on peut plier de manière classique. Et si vous ne connaissez pas le pliage à la verticale, je vous laisserai découvrir l’épisode 10 du podcast qui vous explique comment faire. L'art du pliage vertical de Marie Kondo (Méthode KonMari)

Ensuite, il faut utiliser l'espace de manière optimale en mettant les articles lourds plutôt au fond et puis remplir les petits espaces avec les accessoires qui traînent par-ci par-là.

3. Organisation sur le lieu de vacances

Dès votre arrivée, vous pouvez déballer vos affaires pour éviter tout de suite le désordre. Vous utilisez tous les espaces de rangement qui sont disponibles comme les placards, les commodes et les étagères. Placez immédiatement les vêtements sur des cintres ou dans les tiroirs. Vous pouvez garder les organisateurs pour les sous-vêtements et les petites choses.

Mais si vous n'avez rien pour ranger vos vêtements dans votre logement, vous pouvez tout simplement les laisser dans les organisateurs. Quand vous avez besoin d'un vêtement, vous sortez la pochette et piochez ce dont vous avez besoin. Et vous pouvez tout de suite remettre la pochette dans la valise. C'est aussi simple que ça et ça permet vraiment de garder l'ordre dans la valise et de ne pas se retrouver en fin de séjour avec juste un tas de vêtements en boule dans la valise.

Pendant le séjour, essayez de ranger au fur et à mesure. C'est vraiment l'essentiel pour pouvoir éviter l'accumulation de vêtements sales et d'accessoires éparpillés un peu partout. Prévoyez bien des sacs de linge sale et séparez tout de suite les vêtements propres des vêtements sales. Le plus simple, c'est de centraliser tous les vêtements sales à un seul endroit pour toute la famille.

4. Le retour à la maison

Maintenant que les vacances sont finies, il faut vérifier que vous n'avez rien oublié. Vous faites un tour de votre chambre et vous remettez les vêtements dans les organisateurs. Cette fois, il vous suffit juste de séparer les vêtements sales des vêtements propres. Ça vous permet de compartimenter et de ne pas les mélanger. Donc vous faites un organisateur pour des vêtements propres qu’il vous reste et un organisateur pour les vêtements sales.

Rester organiser pendant les vacances vous facilite aussi le retour à la maison. Une fois rentré à la maison, vous pouvez déballer vos affaires et le fait que ce soit déjà dans les organisateurs, le tri du linge est extrêmement facile. Tout de suite, vous mettez au sale, vous pouvez laver et ranger rapidement et facilement.

Et petite astuce en plus, quand on prépare sa valise, le petit truc, c'est de laisser un petit espace pour ramener vos souvenirs. N'oubliez pas ce petit espace, parce que bien souvent, boucler sa valise au retour est toujours plus compliqué qu'à l’aller.

Et pour organiser vos vêtements à la maison je vous conseille cet article : Comment organiser ses vêtements?

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22/08/2022

Comment organiser ses vêtements ?

On ne porterait qu’un tiers des vêtements que nous possédons. Et pour cause, on porte quasiment toujours les mêmes vêtements.

Alors comment y voir plus clair dans sa penderie, pour ne plus avoir l’impression de n’avoir rien à mettre ?

Première étape : faire le tri

Commencez par sortir tous les vêtements de vos placards. Regroupez tout, y compris les vestes dans l’entrée, le gilet resté au salon…

Vous pouvez ensuite les étaler sur un lit ou sur le sol (en posant un grand drap en dessous pour ne pas les salir). Comme on ne peut pas mélanger les vêtements sales avec les propres, mieux vaut essayer d’être à jour dans les machines pour avoir un maximum de vêtements propres au moment du tri. Repérez approximativement la quantité de vêtements sales pour chaque catégorie (pantalon, pull, tee-shirt, …)

Procédez ensuite au grand tri : commencez par tout séparer en catégories : pulls, vestes, pantalons, shorts, tee-shirts, gilets, robes, jupes, sous-vêtements, …

Le fait de faire ces catégories vous permettra de vous rendre compte immédiatement du volume de chacune : si vous avez 70 tee-shirts, le tri serra plus drastique que pour vos 8 pulls.

Commencez par les vêtements hors saison : comme vous ne les portez pas actuellement, vous aurez plus de recul pour décider de les garder ou non.

avant apres chambre

Pour chaque catégorie, séparez les vêtements un par un en fonction de sa destination :

A conserver : vous les portez souvent et aimez les porter
A donner ou à vendre : ils sont en bon état mais ne vous plaisent pas ou plus, ou ne sont pas à la bonne taille
A recycler : tout ce qui est abimé, usé, non réparable ou non réparé (à un moment on arrête de se dire qu’on va recoudre ce gilet un jour, si ça fait des mois qu’il n’a pas été réparé, il y a peu de chances que ce soit fait un jour)
A jeter : les vêtements souillés (peinture, graisse…) ou moisis ne sont pas recyclables.
A stocker : les vêtements que vous portez à des occasions particulières : vêtements de grossesse, déguisements, … En fonction de la place dont vous disposez, vous pourrez les ranger avec les autres vêtements ou dans un autre meuble, à vous de voir.

Quelques règles simples pour vous aider à faire le tri :

Pour chaque catégorie de vêtements, comptez combien il vous en faut en fonction de votre fréquence de changement (tous les jours, tous les deux jours…), de la fréquence des machines, du temps de séchage. Vous pouvez ajouter un peu de marge.
Attention à ne pas déclasser trop de vêtements en tenues d’intérieur ou pour le bricolage. Là aussi il faut évaluer ses besoins réels.
N’hésitez pas à vous débarrasser de vos « erreurs d’achat ». Ne vous forcez pas à mettre un vêtement que vous n’aimez pas pour vous donner bonne conscience, donnez-le (ou vendez-le) pour qu’il serve à quelqu’un d’autre ! Ne gardez que ce que vous aimez vraiment porter.
En cas de doute, mettez les vêtements de côté. Si vous ne les avez pas ressortis au bout de quelques mois c’est qu’ils ne vous ont pas manqué et peuvent donc être éliminés.

pliage vetement

Concernant la destination des vêtements à donner ou à vendre :

il s’agit là d’un choix à faire en fonction du temps que vous êtes prêts à passer.

Le plus rapide est de les donner dans un point de collecte : il y en a forcément un pas loin de chez vous et il suffit de « jeter » vos sacs dans le container.

Pour vendre vos vêtements, que ce soit sur internet ou à une bourse aux vêtements, cela peut vous prendre un certain temps pour un prix parfois dérisoire. Il peut être judicieux de ne vendre que les vêtements de marque en excellent état, qui eux se vendent plus cher. Tout dépend si vous préférez la rapidité ou le pécule que vos vêtements peuvent vous rapporter.

Les vêtements à recycler sont à déposer dans les points d’apport volontaire qui reprennent les vêtements usés. Ils seront recyclés.

Deuxième étape : ranger

Si vous aviez bien défini chaque catégorie, le rangement ira assez vite.

Les vêtements hors saison :

On conseille en général de mettre de côté les vêtements hors saison. Pourtant, si la place le permet (maintenant que vous avez bien trié), il peut être plus judicieux de les laisser au même endroit, ce qui évite de perdre du temps à tout échanger deux fois par an. De plus, la température extérieure est souvent changeante et il arrive de devoir ressortir les vêtements déjà mis de côté.

Vous pouvez tout au plus passer les vêtements hors saison sur les étagères les moins accessibles.

Quelques conseils de rangement :

Plier prend beaucoup moins de place qu’accrocher sur cintres.
Evitez de faire des grosses piles car elles s’écroulent facilement et prennent beaucoup de temps à replier. Vous pouvez tester le pliage vertical si vous avez des tiroirs :

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Si vous n’avez pas de tiroirs, vous pouvez tout de même utiliser cette méthode en pliant les vêtements dans des boites.

Tout doit être visible et accessible. Evitez de placer une pile devant une autre (sauf éventuellement pour le hors saison)
Il existe des cintres spéciaux pour les ceintures, les cravates ou les foulards. A vous de voir ce que vous préférez (cintre ou boîte) en fonction de vos habitudes et de la place disponible.
Ne pas suspendre plus d’un vêtement par cintre, sauf s’ils sont coordonnés (costume par exemple).
La lingerie se range dans un tiroir compartimenté ou dans des boites ouvertes sur les étagères de l’armoire
Concernant les bijoux, plusieurs solutions s’offrent à vous : la traditionnelle boîte à bijoux ou encore le support ou le panneau à fixer au mur ou dans la porte de votre placard à vêtements.
Idem pour les chaussures : le plus fréquent est le meuble dédié (les magasins d’ameublement offrent souvent l’embarras du choix), mais vous pouvez aussi les ranger dans un support derrière une porte, ou dans des boîtes pour les chaussures peu souvent portées…
Vous pouvez utiliser l’espace sous le lit pour y glisser des bacs (avec roulettes si possible) ou des tiroirs. Cet espace peut contenir les couvertures, couettes ou linge de lit, les vêtements hors saison si vous manquez de place, ou encore des vêtements qui ne servent qu’à de rares occasions. Vous pouvez aussi les ranger dans des housses de rangement sous vide qui permettent de gagner jusqu’à 75% d’espace.

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Les points d’apport volontaire

Que peut-on y mettre ?

Vous pouvez déposer des vêtements, du linge de maison, des chaussures, de la petite maroquinerie (sacs à main, ceintures).

Les vêtements et le linge peuvent être déchirés, usés, troués : ils seront recyclés, à condition d'être propres et secs.

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Quelques consignes :

Utilisez des sacs de 50 Litres maximum (afin qu’ils puissent entrer dans les conteneurs).
Ne pas déposer les vêtements en vrac ou dans des cartons, mais dans des sacs bien fermés, pour qu’ils ne se salissent pas).
Donnez des vêtements propres et secs. Les vêtements souillés (peinture, graisse…), mouillés et moisis ne sont pas recyclables.
Attachez les chaussures par paires.
Séparez le textile des chaussures et de la maroquinerie.
Si le conteneur est plein, ne déposez pas les sacs par terre car ils risquent d’être volés ou abîmés. Appelez au numéro indiqué sur la borne.
Certaines enseignes reprennent les chaussures abîmées pour les recycler, d’autres non. Les consignes se trouvent sur la borne de dépôt.

Exemples de points d'apport volontaire :

Croix rouge
Le Relais (fait partie du réseau Emmaüs)
Association d'aide aux enfants atteints de leucémie
Colthab
L'habit box - KFB Solidaire

Attention, la présence d'un logo associatif ne signifie pas forcément que les vêtements leur sont donnés. Il s'agit souvent d'entreprises privées qui reversent une somme à l'association citée.

Pour trouver un point d'apport :

Il y a un point de collecte dans quasiment tous les supermarchés, mais aussi ailleurs.

Tous les points sont répertoriés sur http://www.lafibredutri.fr/carto

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02/01/2021

Prendre de bonnes habitudes...

Combien de fois m’a-t-on dit : « quand je range ça tient quelques jours et c’est à nouveau le bazar ». Ca vous parle ?

Cette situation arrive généralement quand on ne fait que déplacer les objets, sans leur définir une place logique. On a l’impression de ranger mais le désordre est toujours là, il est juste à un autre endroit.

En revanche, si vous avez déjà bien désencombré et organisé votre intérieur de manière logique, le problème réside ailleurs : il faut réussir à maintenir l’ordre établi.

Même avec le meilleur système de rangement/classement, quelques efforts sont encore nécessaires pour remettre régulièrement chaque chose à sa place.

Comment être certain que tout est rangé de manière logique ?

Vaste question. On peut déjà retenir 3 principes de base :

Faire des catégories
Chercher la proximité
Tenir compte de la fréquence d’utilisation

Ces principes sont détaillés dans cet article :
Les 3 règles absolues d’un bon rangement

L'idée est toujours de définir une place logique et facile pour chaque type d’objet. Cette première étape est essentielle pour qu’un logement reste vraiment rangé.

Chaque chose à sa place… en permanence !

Il faut ensuite appliquer ce principe dès qu’un nouvel objet entre dans la maison. Je parle d’objet mais ça concerne bien TOUT ce qui entre, notamment les papiers, les objets prêtés, les dessins rapportés de l’école,… bret, TOUT. Car si une place n’est pas attribuée, l’objet en question va se retrouver sur la première surface libre.

Ne cherchez pas compliqué pour autant : pour être sur de toujours remettre les choses à leur place, il faut leur trouver l’endroit le plus simple possible.

Si par exemple vous cherchez souvent vos clés, trouvez l’endroit le plus facile où les poser . Personnellement je les range toujours dans la même poche de mon sac car je l’ai forcément avec moi au moment ou je rentre (et je ne change jamais de sac).

Essayez pendant quelques jours de vous y tenir pour créer une habitude.

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Dans l’idéal on définit une place pour chaque chose immédiatement mais on sait bien qu’au moment où on rentre, on n’a pas toujours le temps, ni l’envie de le faire. Et on se dit qu’on verra ça plus tard…

Le pire ennemi du rangement : la procrastination

Si chaque catégorie d’objets est définie, tout devrait trouver sa place naturellement, sans avoir à y réfléchir.

Si malgré ça vous n’arrivez pas à vous motiver à remettre des choses à leur place, il y a 2 actions à faire :

Est-ce que c’est trop contraignant ? (chercher un escabeau, sortir une boite du fond du placard, …) Oui, oui on est tous un peu flemmards par nature et s’il y a trop de gestes à faire, on a vite envie d’aller au plus simple.

On peut donc remettre en question ce qui est déjà fait, se focaliser sur son objectif et réfléchir de manière globale pour trouver comment encore simplifier. Il faut parfois perdre un peu de temps pour en gagner plus tard.

avant-apres

Si le problème ne vient pas de là, ou qu’il n’est pas possible de simplifier plus, la seule solution est de transformer son geste en habitude, tellement ancrée qu’on le fait sans réfléchir (un peu comme on se brosse les dents avant d’aller se coucher).

Se créer des habitudes

Pour créer une habitude, il faut fournir un certain effort quelques jours. Tenez bon, soyez patient et surtout n’abandonnez pas ! Récompensez également vos réussites, ça motive à continuer.

Mais en ce qui concerne le rangement, la joie d’avoir tout remis à sa place (et donc de ne plus avoir à le faire plus tard) suffit bien souvent. Quel bonheur de s’être débarrassé de cette corvée, aussi petite soit-elle.

Vous voulez quelques bonnes habitudes concrètes à prendre ? Voici 5 exemples publiés par le magazine Elle.

L’idée générale est bien de faire des petites tâches tout de suite, surtout quand elles sont rapides à faire. C’est tout bête mais ce sont bien ces petits gestes qui vont vous aider.

Concernant la durée nécessaire pour ancrer une habitude, on évoque souvent un délai de 21 jours. Cette durée dépendrait en réalité du caractère de chacun et de l’habitude à prendre. Ce délai peut donc être plus long, mais pour une habitude demandant peu d’efforts (comme ranger tout de suite les choses à leur place), 21 jours semblent raisonnables.

Se souvenir de ses habitudes le temps que ça rentre

Vous avez enfin réussi à ranger/débarrasser tout ce qui trainait sur la table !

Maintenant il faut résister pour ne pas l'envahir à nouveau... Car même avec un intérieur bien rangé, il faut toujours un minimum d'entretien pour que ça reste bien organisé.

Comme dans tout apprentissage, au début on y pense tout le temps puis à force, ça devient tellement ancré qu'on range sans même y penser.

Astuce très moche mais efficace : mettre une petite pancarte indiquant " Ne rien poser ici ".

Pas en permanence, je vous rassure ! Juste le temps de perdre cette habitude de tout poser au premier endroit venu (on a tous cette tendance naturelle mais promis, ça se soigne !)

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En résumé, si un rangement ne tient pas dans le temps, il faut revoir son organisation : est-ce un problème de conception ou de procrastination ?

Avez-vous déjà constaté l’un ou l’autre de ces problèmes chez vous ?

Quelques détails font parfois toute la différence et ça vaut vraiment le coup d’y réfléchir.

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01/04/2019

TPE, comment gérer les entrées/sorties de papiers ?

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Vous la connaissez, cette boite qui contient pêle-mêle tout un tas de documents, dans laquelle vous priez pour ne pas avoir besoin d’y fouiller ? Quand on doit se concentrer sur son cœur de métier, il est difficile d’organiser le flux des documents qui arrivent en permanence. Rassurez-vous il y a des solutions !

Avec quelques automatismes, on peut facilement gagner du temps et fiabiliser son système de classement. De plus tous les documents ne sont pas à garder : les documents importants sont ceux qui ont un impact administratif, financier ou juridique sur l’entreprise.

Quels documents ?

En schématisant, il n’y a que 3 types de documents à maitriser :

Les documents courants : factures, courriers, devis,…
Les documents de gestion : analyse, stratégie, contrats, …
Les documents permanents : statuts, actes immobiliers, formalités de création,…

La fréquence d’entrée/sortie est inversement proportionnelle à l’importance du document. Les documents courants sont très abondants en quantité et demandent donc beaucoup de temps de traitement mais leur durée d’utilisation est faible. Attention tout de même à leur durée de conservation : si les publicités et magazines peuvent être jetés, tout document servant de justificatif comptable (facture, relevé bancaire) est à conserver 10 ans. Ces documents vont donc être rapidement archivés.

La seconde catégorie (les documents de gestion) génère peu de documents, mais un bon historique pour suivre l’évolution de l’entreprise est primordial pour la stratégie de l’entreprise à moyen et long terme.

Enfin, la 3ème catégorie est peu utilisée mais ces documents ne doivent absolument pas se perdre. Il faut donc les conserver à part et dans l’idéal les scanner pour avoir une copie numérique.

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Définir une arborescence

Un classement efficace permet de gagner du temps. S’il est bien défini, il doit être intuitif dès l’étape de rangement. On retrouve ensuite directement le document voulu, même si quelqu’un d’autre l’a rangé, et même en l’absence de ceux qui l’utilisent habituellement.

Tout passe par une bonne arborescence de départ : créer une arborescence consiste à déterminer un ensemble de dossiers et sous-dossiers permettant de classer tous les documents.

L’arborescence doit donc être compréhensible et accessible à tous les utilisateurs. Elle doit également être évolutive et s’adapter aux changements qui interviennent dans l’entreprise.

Avant de commencer, quelques questions permettent de poser les bonnes bases :

Qui sont les utilisateurs (au niveau de la production des documents, de la consultation, de la gestion)
Quelles sont les activités de l’entreprise ? Quels sont les documents qui en découlent ? ou à l’inverse : à quelle activité se rapportent les différents types de documents ?

Pour définir l’arborescence, n’utilisez pas votre organigramme mais vos activités. Ce sont elles qui doivent servir de base. Il ne s’agit pas forcément des activités commerciales. Pour classer les documents comptables, définissez les différentes « activités » comptables (fournisseurs, clients, fiscal, banque et caisse, personnel)

Attention, l’arborescence ne sera pas forcément identique pour les papiers et les données informatiques.

La durée de conservation des contrats et documents commerciaux n’étant pas la même que celle des factures, évitez de tout classer ensemble. Séparez au quotidien les documents courants des autres documents. Vous gagnerez ainsi du temps au moment d’archiver mais aussi en cas de recherche.

Documentation permanente ou de gestion :

• Contrats (eau, gaz, électricité, téléphone, internet)

• Banque (prêts, contrats)

• Fournisseurs (accords, contrats,…)

• Personnel (convention collective, contrats de travail,…)

• Immobilier (bail, loyer, achat)

• Caisses sociales (adhésion, échéanciers)

• Partenaires (comptable, syndicats, …)

• Assurances (contrats, échéances)

• Formalités de création, reprise (K-bis, annonce légale, statuts,…)

Documentation courante :

• Banque (relevé de compte) à classer par ordre chronologique

• Documents fiscaux à classer par type d’impôt

• Clients (devis, commandes, facture) à classer par ordre chronologique

• Fournisseurs (commandes, factures) à classer par ordre alphabétique

• Social (bulletins de paie, charges sociales) à classer par mois

• Immobilisations (factures) à classer par ordre alphabétique

• Documentation produits à classer par produit

• Documentation professionnelle (revues, abonnements, catalogues…) à classer par sujet

arborescence

Classer et stocker

Les documents reçus n’iront pas forcément directement dans le dossier correspondant. S’il y a un traitement à faire ou une action en attente, ils doivent passer par une étape de transition.

Exemple :

le double des devis émis ira dans un dossier « attente retour »,
le double de la facture émise ira dans un dossier « attente règlement »,…
la facture fournisseur ira dans une bannette « à comptabiliser » puis « à payer »
…

Vient ensuite le moment du classement. Si votre arborescence a bien été définie, le classement est très simple. Evitez au maximum la catégorie « Divers ». Si vous l’utilisez, vérifiez régulièrement ce qu’elle contient : si un même type de document revient plusieurs fois dans cette catégorie, interrogez-vous sur la pertinence de lui attribuer une catégorie à part entière.

Stocker a un coût, au niveau financier, mais aussi en temps de recherche : plus on garde, plus on risque de perdre du temps à retrouver le bon document. Il est donc important d’éliminer tous les brouillons, doublons, anciennes versions, documents qui ne contiennent pas d’informations importantes (convocation à une réunion, …).

archiver-ses-documents-professionnels

Selon le volume de documents que génère votre entreprise, le système de stockage ne sera pas le même. Pour une TPE, une ou plusieurs boîtes d’archives en carton suffisent pour stocker les factures et documents courants de l’année comptable écoulée. Les documents courants de l’année en cours peuvent être stockés dans des classeurs, par mois ou par ordre alphabétique, ou dans un grand trieur à soufflet.

Concernant les documents de gestion, attention à bien séparer les documents encore en cours tels que les contrats (de tout type) et ceux à archiver (contrats échus).

Archivage papier ou électronique ?

Si vous recevez des documents papiers, le fait de les scanner ne remplace pas l’original, du moins avec un scanner de bureau.

Il existe en effet une procédure de numérisation autorisée par l’administration fiscale, mais à ce jour, celle-ci nécessite le respect de plusieurs conditions généralement trop lourdes pour une TPE (signature électronique ou empreinte numérique, horodatage, procédure écrite et contrôle,…).Vous pouvez tout de même consulter l’article 102B du livre des procédures fiscales pour en savoir plus.

Ainsi, si vous scannez vos documents avec un scanner classique, cela ne vous dispense pas de conserver les originaux papiers.

Il faut également stocker vos factures papier dans un endroit « immédiatement accessible à toute requête de l’administration », c’est-à-dire en France, et dans un lieu dont vous avez l’accès.

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Si vous recevez des documents électroniques, vous devez également les conserver sous cette forme. L’impression de ces documents ne constituant pas la facture d’origine, le seul archivage papier ne suffit pas.

Seule exception : l’archivage des doubles des factures de vente. Le B.O.I. N° 4 du 11 janvier 2007 autorise à ne conserver qu’une copie électronique des factures de vente émises aux conditions suivantes :

Le document électronique doit être signé numériquement ou gravé sur un support non réinscriptible, afin d’en garantir l’intégrité
La date de son enregistrement doit être la plus proche possible de la date d’émission de la facture

Vous souhaitez vous faire aider pour la gestion de vos papiers professionnels ? Je vous accompagne dans la mise en place d’un système de classement fiable et pratique au quotidien !

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