Comment éviter de perdre ses documents numériques ?

On a de plus en plus de fichiers numériques, que ce soient des photos, des vidéos ou des documents administratifs. Une panne du disque dur de votre ordinateur et tout est perdu, mais pas seulement : en cas de virus de type Ransomware, vos données sont chiffrées et on vous demande une rançon pour vous fournir la clé de déchiffrage, sans quoi vos documents sont illisibles.

Voici donc deux bonnes raisons de prendre quelques précautions avec vos fichiers.

Pour parer à ces risques, il faut toujours garder deux sauvegardes de vos données.
 

En faisant deux sauvegardes, le seul risque est que les deux appareils pourraient tomber en panne exactement en même temps. Cette probabilité est vraiment très faible, à condition de stocker les deux sauvegardes à deux endroits différents.

Les grandes entreprises  possèdent généralement un système de sauvegarde automatique sur un serveur de fichier. Ce système est mis en place par une société informatique et peut se révéler coûteux.

Pour les plus petites entreprises qui ne peuvent pas y attribuer autant de moyens, un disque dur externe de bonne qualité suffit. Pour renforcer la sécurité, il est possible de répartir les données à sauvegarder sur plusieurs disques durs simultanément selon des techniques de stockage nommées RAID.

Concernant les supports à utiliser, plusieurs choix sont possibles :
 

Les CD et DVD sont clairement obsolètes et peu fiables dans la durée. Pour vos données personnelles, les supports les plus fréquents sont la clé usb , le disque dur ou le cloud.

Personnellement, j’utilise un disque dur externe car sa capacité de stockage est plus élevée qu’une clé usb. Le seul risque est de se faire voler les deux appareils en même temps ou qu’un incendie détruise les deux. C’est pour cela qu’ils ne sont pas rangés au même endroit.

Du coup les copies doivent se faire manuellement mais je le fais une fois par mois environ ce qui est déjà bien. Cela signifie que si mon ordinateur décide de rendre l’âme, je perds au pire un mois de travail.  Mais il y a un avantage : comme les données ne sont pas synchronisées, si je supprime par erreur un document ou si un virus chiffre mes documents, la seconde copie ne sera pas affectée.

Concernant le cloud, il existe plein de sites, payants ou gratuits. En mettant vos documents en ligne, vous êtes sûrs de les retrouver même en cas d’incendie. Vous pouvez même choisir de les partager avec d’autres personnes.

Mais attention :

• Même si chaque service de stockage en ligne vous assure la confidentialité de vos données, par principe de précaution n’y mettez pas de photos ou documents que vous ne voudrez jamais diffuser.
• Ces outils ne sont pas à l’abri de bugs. Il est même déjà arrivé que des sites ferment du jour au lendemain. Gardez donc à l’esprit que le cloud n’est pas 100% sécurisé non plus. On voit bien avec l’incendie d’OVH à Strasbourg en début d’année que les serveurs externes ne sont pas infaillibles non plus.
• N’oubliez pas que le stockage en ligne est très polluant : pour alimenter les serveurs nécessaires au stockage de vos données, il faut d’énorme datacenters qui ont besoin d’être alimentés et refroidis en permanence. Cette solution est certes pratique mais tout sauf écologique.

Un arbitrage à faire
 

Il y a donc plusieurs solutions, ayant chacune ses avantages et inconvénients, à mettre en perspective en fonction de la probabilité des risques. Personnellement, je fais une sauvegarde sur disque dur externe pour parer au risque de panne, de suppression par erreur ou de virus car ces risques me semblent plus probables qu’un incendie ou un vol simultané de mon ordinateur et de mon disque dur. J’exclue le dégât des eaux qui ne peut pas toucher un appareil en hauteur.

De plus, mon disque dur externe n’étant sollicité que lors de mes sauvegardes, cela allonge d’autant sa durée de vie.

Quoi sauvegarder au juste ?
 

Il va de soi que pour faire une copie de ses données importantes, encore faut-il qu’elles soient regroupées au même endroit ou au moins dans un nombre limité de dossiers.

Si vous avez des fichiers sur le bureau d’accueil, ainsi que dans des dossiers éparpillés un peu partout, vous ne serez jamais sûr d’avoir tout sauvegardé et c’est autant de manipulations supplémentaires pour les copier.

Prenez la bonne habitude de toujours classer immédiatement vos documents. Comment ? Le mot magique : arborescence !

L’arborescence est une organisation hiérarchique de vos données. Définissez un dossier source puis des sous-dossiers. Ainsi, lors de vos sessions de sauvegarde, vous n’aurez qu’à copier ce dossier source vers votre second support de stockage.

Tant que nous en sommes à l’arborescence, pour s’en sortir, mieux vaut respecter quelques règles :

• Toujours nommer ses dossiers et ses documents : mieux vaut un long titre qui aura le mérite d’être explicite plutôt que le terme générique «  nouveau dossier »
• Limiter la profondeur de l’arborescence à quelques niveaux : si le sousdossier contient lui-même des sous-dossiers qui contiennent des sous-dossiers, qui contiennent …. On ne s’en sort plus. Je ne vais pas vous donner un chiffre précis à respecter, car cela dépend aussi du nombre de vos fichiers, mais il s’agit d’un arbitrage à faire entre classer de manière très précise et simplifier ses recherches sans avoir à cliquer sans fin sur le chemin à suivre pour retrouver le document tant cherché.
• Avant de créer un nouveau dossier, toujours vérifier qu’il n’existe pas déjà. Cela semble évident mais je vous assure que les doublons arrivent très souvent.