Pourquoi ne tient-on pas ses résolutions ?

Si vous avez un bureau chez vous, il se peut que celui-ci se voie transformé avec le temps en grand espace de stockage en tout genre, incluant des piles de papiers « pour y penser ».
Alors comment améliorer son organisation ?

Le « 5S » est une méthode visant à améliorer l’organisation de son espace de travail. Si elle est principalement utilisée en entreprise, rien n’empêche de l’utiliser chez soi pour mieux s’organiser.

Pourquoi appliquer le 5S ?

Tout d’abord, à quoi sert le 5S ? A mon sens, le but le plus intéressant du 5S est de réduire la perte de temps liée à la recherche d’objets, que ce soit un papier ou une fourniture de bureau. En découlent ainsi une efficacité accrue et généralement un gain de place sur votre espace de travail. En effet, il n’est pas rare de voir tout un tas d’objets sur un bureau alors qu’ils n’ont rien à y faire.

Le terme « 5S » vient de 5 mots japonais : Seiri (débarras), Seiton (rangement), Seiso (nettoyage), Seiketsu (ordre), Shitsuke (rigueur)

En suivant ces 5 mots qui constituent chacun une étape, votre organisation devrait s’en trouver grandement améliorée. Attention, comme toujours n’espérez pas un miracle : un minimum de rigueur est toujours nécessaire mais ça tombe bien, c’est inclus dans les étapes du 5S !

Les 5 étapes en détail :

1^ère étape : Seiri / désencombrer

Pour être efficace, il faut absolument se séparer de tout ce qui ne sert pas. Un bon tri permet de se concentrer sur l’essentiel.

Comment procéder en pratique ? Nous prendrons l’exemple du bureau mais on peut également l’appliquer à n’importe quelle pièce d’une maison.

Regroupez tout ce qui se trouve sur et dans votre bureau et faites 3 tas : un pour les fournitures de bureau, un pour les papiers et un pour tout le reste. Cette première étape permet de dégrossir le travail. Vous pouvez ensuite commencer à trier le tas qui vous semble le plus facile. Si tous les tas vous semblent aussi monstrueux les uns que les autres, commencez par le premier qui vient.

Pour les fournitures, les regrouper vous permettra de repérer les doublons et de ne sélectionner que les objets les plus pratiques, dont vous vous servez vraiment. Pensez à votre réelle utilisation de l’objet en question. On a tous cette tendance à chercher une utilité plus ou moins hypothétique à un objet qu’on possède. Mais l’espace dans un bureau est assez limité. Mieux vaut donc s’en tenir aux basiques et au strict nécessaire.

Le tas des papiers pourra être trié en fonction de l’action à réaliser : à lire, à classer, à traiter, à jeter. Attention à ne pas se laisser déconcentrer par ce que vous pourriez y trouver : ce n’est pas encore le moment de traiter vos papiers. Restez concentré sur votre étape de tri.     
 

Vous aussi vous êtes parfois super motivés et d’autres fois pas du tout ? Un psychologue américain, BJ Fogg, propose une méthode pour avancer malgré le manque de motivation.

C’est très simple : lorsqu’on a la flemme (pour dire clairement les choses), au lieu de culpabiliser ou de chercher à se forcer, mieux vaut en tenir compte et se simplifier la tâche au maximum.

On ne peut pas se forcer en permanence à changer son comportement

Réaliser une tâche, aussi diverse soit-elle, nécessite un minimum de motivation, sans quoi on risque tout simplement de ne pas la faire et donc de procrastiner.

Pour rappel, la procrastination est le fait de toujours remettre à plus tard les choses à faire. Rassurez-vous, cette tendance est naturelle et donc très répandue.

Nous avons donc deux choix pour changer :

• soit on arrive à augmenter sa propre motivation, on se force même quand on n’a pas envie
• soit on fait en sorte que la tâche à faire soit la plus facile possible, comme ça, plus d’excuse pour ne pas la faire

Lorsque j’interviens chez les particuliers, nous cherchons justement à rendre le rangement le plus facile possible car on sait bien qu’être motivé à ranger en permanence relève de l’utopie. Si l’on a trop de gestes à faire pour ranger un objet, il y a de grandes chances qu’on le pose au premier endroit accessible au lieu d’aller le ranger à sa place.

D’après BJ Fogg, on commet souvent l’erreur de vouloir changer son comportement. En se disant qu’il suffit de se motiver, cela peut fonctionner à court terme mais pas dans la durée.

Pour créer de bonnes habitudes sur le long terme, tout miser sur la motivation est très souvent voué à l’échec. Il faut donc intervenir à la source et trouver pourquoi on n’a naturellement pas envie de faire la tâche en question.

Dans le cas du rangement, il y a deux causes majeures :             
- il y a trop de gestes à effectuer pour ranger   
- l’objet n’a pas de place attitrée et on ne sait pas où le mettre.             

Les vagues de motivation

Il nous arrive à tous d’avoir des élans de motivation. Dans ces moments, on arrive à faire plein de choses, on est hyper motivé. Mais cet état ne dure pas longtemps.  C’est ce que BJ Fogg appelle la vague de motivation (motivation wave).

Lorsque cette vague est haute, on peut faire un maximum de choses. Mais quand cette vague diminue, toutes les tâches compliquées nous rebutent et on ne fait que ce qui est le plus facile.

Il faut donc bien garder à l’esprit que la motivation fluctue et c’est tout à fait normal. On ne peut pas être au top en permanence. Alors, au lieu de lutter contre cette tendance naturelle, mieux vaut faire avec et s’y adapter.

Anticiper au mieux les choses à faire

Comment faire ? Tout d’abord, il faut profiter de sa « vague » de motivation pour faire un maximum de choses, notamment celles qui vous rebutent. Ainsi, lorsque votre motivation diminue il vous sera plus facile de continuer car le gros du travail est déjà lancé.

De plus, lorsque vous n’êtes pas motivé, si vous parvenez à faire au moins de toutes petites actions, c’est toujours ça de pris. Cela marche pour des choses à faire de manière ponctuelle mais aussi pour des habitudes que vous voulez mettre en place sans y parvenir.

Un exemple : vous aimeriez vous mettre au sport et en faire de manière régulière.    
Parfois vous ferez une séance de sport sans aucun souci, et parfois vous n’en aurez pas du tout envie. Dans ce cas, au lieu de faire une séance complète, fixez-vous un temps très court, par exemple 5 minutes.

 Au bout de ces 5 minutes, peut-être que vous n’avez vraiment plus envie de continuer.

Mais comme le plus difficile est de commencer, une fois lancé, vous vous sentirez sans doute plus motivé et il se peut que vous arriverez à faire bien plus que les 5 minutes initiales.

Quoi qu’il en soit vous serez toujours gagnant ! Si vous vous êtes arrêté au bout de 5 minutes, vous aurez au moins fait quelques minutes de sport au lieu d’aucune.

On simplifie les tâches au lieu de changer son comportement

Pour faciliter ces quelques minutes à faire, il faut profiter des moments de motivation pour mettre en place tout le nécessaire.  Cela permet de n’avoir aucune excuse au moment de commencer.

En reprenant l’exemple du sport, si on le fait chez soi on peut préparer le matériel nécessaire, faire de la place, choisir une tenue appropriée,… bref tout ce qui pourrait éviter de reculer lorsqu’on aura une baisse de motivation.

Le but est vraiment de pouvoir avancer par très petits pas, ce qui est mieux que de ne pas avancer du tout.

Si une tâche est trop compliquée et donc que vous la repoussez sans cesse, il faut la simplifier, la décortiquer au maximum pour avancer progressivement.

Nous sommes paresseux par nature et l’effort du moindre geste aide vraiment.

Je trouve cette approche très intéressante car elle déculpabilise. Quand on remet les choses à plus tard, on se sent coupable et on peut s’en vouloir de ne pas avoir réussi à se motiver.

Avec ces conseils, on s’organise pour réussir à tout moment à faire des petites tâches, et peut-être même à mieux tenir ses bonnes résolutions ? Qu’en pensez-vous ?